Handleiding HB-plus Samenwerken Handleiding voor gebruikers Versie 01.02 8/4/2015 09/09/2015
Inhoud Inhoud 1. Over dit document... 1 2. Starten met Samenwerken als een Service... 2 3.... 3 3.1. Starttegels verwijderen... 3 3.2. Documentenbibliotheek... 3 3.2.1. Het lint... 3 3.2.2. Een nieuw document aanmaken... 4 3.2.3. Documenten opladen... 5 3.2.4. Documenten openen en bewerken... 6 3.2.5. Een document verwijderen... 6 3.2.6. Een document hernoemen... 7 3.2.7. Delen... 7 3.2.8. Terugkeren uit de Office Web App... 8 3.2.9. In & -uitchecken... 8 3.2.10. Openen met Explorer (Verkenner)... 10 3.2.11. Samenwerken... 10 3.3. Takenlijst... 13 3.4. Discussies... 14 3.5. Waarschuwingen... 15 3.6. Zoeken... 16 4. Documenteigenschappen... 17
Over dit document 1. Over dit document
Starten met Samenwerken als een Service 2. Starten met Samenwerken als een Service Wanneer u surft naar uw toegewezen teamsite, wordt u automatisch doorverwezen naar de volgende pagina. Dit is de algemene loginpagina voor HB-plus Samenwerken als een Service: U dient hier in te loggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord voor werkplekdiensten (AD account@ict.vlaanderen). Hierna komt u op uw site:
3. 3.1. Starttegels verwijderen Wanneer u een nieuwe site krijgt toegekend, zullen u ongetwijfeld de tegels opvallen die op de startpagina van uw site staan. Als u deze wilt verwijderen, klikt u op verwijder deze net boven de tegels. 3.2. Documentenbibliotheek 3.2.1. Het lint Alle acties die u kan uitvoeren binnen HB-plus Samenwerken zitten gebundeld in een handige tool: het lint. Het lint bevindt zich steeds bovenaan de pagina, tenzij u in de Office Web App een document aan het wijzigen bent. Merk op: afhankelijk van uw scherm- en/of venstergrootte kan het uitzicht van het lint verschillen. Het lint is tevens context gebonden, m.a.w.: sommige acties zullen al dan niet beschikbaar zijn afhankelijk van waar u zich bevindt in de omgeving. Als voorbeeld hieronder het lint van de documentenbibliotheek, waarbij een aantal vaak gebruikte zaken worden aangehaald, met indicatie van het menu waarin u ze kan vinden. 3.2.1.1. Het menu Bestanden Nieuw: Aanmaken van nieuwe documenten, mappen. Uploaden van een nieuw document.
Openen en uitchecken: Met uitchecken voorkomt u dat iemand anders het document gelijktijdig bewerkt Beheren: Bekijken met wie een bepaald item gedeeld is, verwijderen van een item. Delen en bijhouden: Delen van documenten en mappen, (e-mail-)melding instellen bij wijzigingen van een bepaald document. Volgen van een document of map. Aantal: Een exemplaar downloaden van een document (lokale kopie maken). 3.2.1.2. Het menu Bibliotheek Delen en bijhouden: Een koppeling naar het geselecteerde object per e-mail verzenden Waarschuw mij: een melding krijgen als iets gewijzigd wordt aan het geselecteerde object Verbinden en exporteren: Openen met Explorer laat toe om een map snel weer te geven in Windows Verkenner 3.2.2. Een nieuw document aanmaken Om een nieuw document aan te maken klikt u in de linker navigatie op Documenten en gaat u in de map staan waar u het document wenst aan te maken. Vervolgens klikt u op de knop Nieuw document. Merk op dat u vanuit dit menu ook een nieuwe map kan aanmaken. Geef een bestandsnaam op wanneer dit wordt gevraagd. Sla het document op door linksboven op het opslaan-icoon te klikken:
Wanneer u klaar bent, kan u eenvoudig terugkeren naar de documentenbibliotheek door op de site-link bovenaan te klikken: 3.2.3. Documenten opladen Klik op Nieuw document en vervolgens op Bestaand bestand uploaden. Kies het bestand dat u wenst te uploaden en klik op OK. U ziet het document verschijnen in uw PDC.
U kan eveneens bestanden en mappen slepen naar uw webbrowser. 3.2.4. Documenten openen en bewerken Klik op de link van het document, waarna het standaard in de WebApp opent. Kies nu linksboven in het Document bewerken -menu om verder te gaan in de WebApp of om het document te openen in de Office client. 3.2.5. Een document verwijderen Om een document te verwijderen uit uw documentenbibliotheek, doet u het volgende: Klik op de drie puntjes naast het item dat u wenst te verwijderen. Klik hierna opnieuw op de drie puntjes in dit nieuwe menu. Kies vervolgens voor Verwijderen. Bevestig door op OK te klikken.
3.2.6. Een document hernoemen Om een document in uw documentenbibliotheek te hernoemen, doet u het volgende: Klik op de drie puntjes naast het item dat u wenst te verwijderen. Klik hierna opnieuw op de drie puntjes in dit nieuwe menu. Kies vervolgens voor Eigenschappen bewerken. Geef de nieuwe naam op en druk op Opslaan. 3.2.7. Delen Als u niet wenst dat iemand toegang heeft tot uw volledige teamsite, maar wel tot bepaalde mappen/documenten, kan u er voor kiezen om deze individueel te delen. Hiervoor klikt u op de 3 puntjes naast de bestandsnaam om het menu te openen. Vervolgens klikt u op Delen.
Typ nu in het nieuwe venster de naam van de perso(o)n(en) waarmee u dit bestand wenst te delen. Merk op dat u hier ook het toegangsniveau kan bepalen. Klik hierna opnieuw op Delen. 3.2.8. Terugkeren uit de Office Web App Wanneer u aan het werken bent in de Office Web App en wenst terug te keren naar uw Samenwerken-omgeving kan u dit doen door eenvoudigweg op de naam van uw site te klikken, linksboven het scherm. 3.2.9. In & -uitchecken Als uw beheerder vereist dat documenten uitgecheckt worden, of als u zelf wilt vermijden dat iemand het document gelijktijdig met u bewerkt, kan u er voor kiezen het document uit te checken vooraleer u het begint te bewerken. Klik hiervoor op de drie puntjes naast het document om het menu te openen en klik vervolgens opnieuw op de drie puntjes in dit nieuwe menu. Kies nu voor uitchecken.
Een uitgecheckt document kan u herkennen aan het groene pijltje: Nadat u het document hebt bewerkt, mag u niet vergeten het terug in te checken. Doet u dat niet, dan worden uw wijzingen niet zichtbaar voor anderen en kunnen anderen het document niet bewerken. Om het document terug in te checken kan u dezelfde weg volgens als voorheen, of kiezen voor Inchecken vanuit het Bestand -menu in uw Office WebApp/Client. Wanneer u dit gevraagd wordt, maakt u best een vermelding van de aangebrachte wijzigingen onder Versieopmerkingen :
3.2.10. Openen met Explorer (Verkenner) Als u een aantal acties wilt uitvoeren op meerdere documenten, kan het soms interessant zijn om uw documentenbibliotheek te openen in Windows Verkenner. Ga hiervoor naar uw documentenbibliotheek, klik in het lint op Bibliotheek en kies voor Openen met Explorer. Mogelijk dient u opnieuw uw referenties op te geven vooraleer u volgend venster ziet. 3.2.11. Samenwerken Bij het Samenwerken als een Service-platform staat samenwerking centraal. Het is dan ook mogelijk om gelijktijdig een document te bewerken met meerdere personen indien dit document niet door iemand uitgecheckt is. 3.2.11.1. In de Office client Wanneer een document gelijktijdig bewerkt wordt door meerdere auteurs, zal Office dit laten weten door middel van een pop-up op het scherm:
Merk op dat wijzigingen van andere auteurs er vaak pas doorkomen wanneer u uw document even opslaat (u hoeft het hiervoor niet te sluiten, uiteraard). Wijzigingen van andere auteurs herkent u aan de achtergrondkleur: 3.2.11.2. In de Office WebApp Het gedrag in de WebApp is analoog aan dat van de lokale client:
3.3. Takenlijst Om een eerste taak toe te voegen, klik op Nieuwe taak Geef een naam op, en stel de begin- en einddatum in. Indien relevant, kan u deze taak ook toewijzen aan iemand uit het adressenbestand.
Hierna wordt u terug naar het overzicht gebracht. 3.4. Discussies Met discussies kunt u vragen lanceren binnen uw team, waarna anderen hier commentaar kunnen op geven. Om een eerste discussie te starten, klik op nieuwe discussie.
Geef het onderwerp op en duid aan of dit al dan niet een vraag is. Vanaf nu is deze discussie beschikbaar voor anderen. 3.5. Waarschuwingen Indien u op de hoogte wilt gehouden worden van wijzingen aan een document, map, Documentenbibliotheek, Takenlijst, Of om het even welk ander object in uw site, kan u ervoor kiezen een waarschuwing in te stellen. U zal dan een e-mail krijgen als het object werd aangepast. U selecteert hiervoor het object (als u geen selecteert is de actie van toepassing op het bovenliggend object, in dit geval de volledige documentenbibliotheek). Vervolgens kiest u in het lint voor Bestanden en Waarschuw mij. Kies nu voor Een waarschuwing instellen voor dit document.
In het venster dat nu verschijnt, kan u ervoor kiezen om meteen een e-mail te ontvangen van zodra er een wijziging is, of een dagelijkse/wekelijkse samenvatting te ontvangen. 3.6. Zoeken U hebt ongetwijfeld al opgemerkt dat u soms 2 zoekvelden op uw schermpagina ziet staan. Het veld rechtsboven de pagina vindt u terug doorheen de site, en kan u gebruiken om zowat alles terug te vinden in uw site. Het veld in het midden van het scherm hoort bij de app (Documentenbibliotheek, Takenlijst, Enquête, ) en zal enkel items terugvinden die in de huidige context passen.
Documenteigenschappen 4. Documenteigenschappen Wijzigingshistoriek Versie Datum Auteur Opmerkingen 01.00 4/08/2015 Timothy Delodder Initiële versie 01.01 07/09/2015 Joelle Boon Redactie