Reorganisatie Stad & OCMW Gent Toelichting staten-generaal provincie Oost- Vlaanderen 21 maart 2014
2 I. Doelstelling van de reorganisatie Door het implementeren van een nieuwe organisatiestructuur die maximaal de organisatiestrategie en de bedrijfsprocessen ondersteunt, ervoor zorgen dat de diensten van Stad Gent en OCMW Gent nog efficiënter én effectiever werken binnen de financiële en beleidslijnen, en met aandacht voor kwaliteit én klantvriendelijkheid.
3 II. Principes van de reorganisatie 1. Een meer resultaatsgerichte, slagkrachtige en besluitvaardige organisatie met focus op haar kerntaken, die inzet op een transparante, effectieve en klantgerichte dienstverlening ifv de geformuleerde doelstellingen, met oog voor stabiele samenwerking (dus ook noodzaak van eenheid van leiding). 2. Een meer efficiënte organisatie opgebouwd volgens de principes van beheersbaarheid en proceslogica met een gezond evenwicht tussen beleid (kerndepartementen) en ondersteuning (ondersteunende departementen), Duidelijke bestaffing in de beleids- en ondersteunende departementen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden Duidelijke afspraken rond beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering een beheersing van de overhead, een structurele reductie van de langetermijnkosten, en aandacht voor nabijheid door fysieke herhuisvesting. 3. Een meer innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) met een motiverend personeelsbeleid en principes van talentmanagement, We vertrouwen elke medewerker regelcapaciteit inzake werkorganisatie toe Elke medewerker kent zijn doelstellingen en resultaatsgebieden in functie van zijn/haar bijdrage aan kwaliteitsvolle dienstverlening We leggen zoveel als mogelijk de link tussen individuele behoeftes en organisatienoden De juiste medewerker op de juiste plaats waar we maximaal inzetten op interne mobiliteit op basis van een gemeenschappelijke waardenset en met aandacht voor diversiteit (respect voor eigenheid/cultuur). Verder te concretiseren (onder meer dmv indicatoren) zodat dit ook als een bruikbaar toetsingskader kan worden gebruikt doorheen de reorganisatieprojecten
Persoonlijkheid 4 III. Scope van de reorganisatie Organisatiescope (blauwdruk obv politiek akkoord) Alle diensten van Stad Gent als OCMW Gent zijn in scope 3 domeinen: 1. Persoonsgebonden materie: Samenleven & Welzijn, Ouderenzorg, Sociale Dienstverlening, Vrije tijd en Onderwijs, Opvoeding & Jeugd, 2. Grondgebonden materie: 2 entiteiten obv grondige procesanalyse en -logica (TBD) 3. Ondersteuning: FM, Mensen & Middelen en Bedrijfsvoering Per domein worden alle projecten die mogelijks voortvloeien uit de nieuwe blauwdruk geïnventariseerd Projectscope Alle geïdentificeerde projecten worden integraal aangepakt via de IAO-methodiek, obv 7 organisatiebouwstenen: Structuur Processen 1. Visie/Strategie 2. Processen 3. Structuur 4. Persoonlijkheid 5. Systemen 6. Cultuur Kennis Vaardigheid Attitude Individueel actieterrein Gedrag Resultaat Strategie Visie 7. Leiderschap Leiderschap Systemen Cultuur
huidig organogram stad 5
huidig organogram ocmw 6
OCMW-Raad Gemeenteraad 7 CBS Kabinetten en Fracties Financieel beheerder Voorzitter OCMW OCMW-Secretaris Burgemeester Stadssecretaris Strategisch Coördinator Onthaal ( publiekszaken ) Persoonsgebonden materie Grondgebonden materie Samenleven en Welzijn Onderwijs en Opvoeding Vrije Tijd Werken, wonen, ruimtelijke ordening, leefmilieu en openbaar domein Sociale Dienstverlening Ouderenzorg Ondersteuning Stad & OCMW Facility Management Mensen en Middelen Bedrijfsvoering
Transversale trajecten (waarden, leiderschap, herhuisvesting, IAO, LEO, DIA, projectwerking, ) 8 V. Programmaorganisatie CBS / GR VB / Raad Kernteam Reorganisatie Voorzitter: Burgemeester Samenstelling: kernteam TED+ (incl. OCMW voorzitter en fin. beheerder OCMW) Sponsorgroep (MT Stad/OCMW) Programmastuurgroep (onder voorzitterschap van beide secretarissen) Masterprojectteam Persoon Masterprjct manager Masterprojectteam Grond Masterprjct manager Sponsoren Dep.hoofden Masterprjct manager Masterprojectteam Ondersteuning Support team (org.ontwikkeling, interimmgt, loopbaanbegeleiding & vorming, mobiele ploeg, mgtondersteuning, departementale resources, ) Programma mgt Project mgt Per masterproject: Trekker: 1 masterprojectmanager Samenstelling masterprojectteam: mix stad / OCMW (ivt), senior gebruikers & leveranciers P P P P P P P P P Trekker: 1 projectleider per project (P)
9 VI. Timing Start effectieve uitvoering van de reorganisatie: 2014 Streefdoel volledige realisatie: 2018
GDC Personeelsbeheer Pilootproject in de reorganisatie van Stad & OCMW Gent (toelichting op staten generaal provincie Oost-Vlaanderen 21 maart 2014) 10
Wat? Fusie van 3 aparte personeels- & loonadministraties (Stad, OCMW en Onderwijs Gent) naar 1 Gedeeld DienstverleningsCentrum (GDC) Uitgangspunten: De klant staat centraal Incl. diversiteit in klantengroepen Incl. respect voor eigenheid van elke organisatie binnen groep Gent Streven naar maximale efficiëntie Handhaven of verhogen van de kwaliteit in de dienstverlening 11
Kader Reorganisatie Stad en OCMW Gent Blauwdruk nieuwe organisatie vertalen naar het dienstverleningsmodel 3 clusters Persoonsgebonden materie Grondgebonden materie Ondersteuning 12
Plan van aanpak Structuur GDC Klantenmodel uitgetekend (Q4 2013) Gemeenschappelijk organigram (Q2 2014) Uittekenen van gemeenschappelijke Processen (Q1 Q3 2014) Implementatie van integraal softwaresysteem (start: Q1 2014 realisatie 1/01/2016) Invulling nieuw organogram (vanaf Q3 2014 Q3 2015) Huisvesting (streefdoel: Q4 2014) Cultuur (continu) 13
Grootste uitdagingen GDC Personeelsbeheer: volledig operationeel als 1 geïntegreerd geheel op 1 januari 2016 Met de huidige personeelsleden instaan voor de dienstverlening aan ongeveer 9100 medewerkers Fusie en automatisatie moet de pensioenuitstroom binnen het GDC volledig opvangen Waarborgen van kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan diverse klantengroepen binnen Groep Gent (Stad, OCMW, AGB s, enz.) 14
Projectstructuur Stuurgroep schepen personeel secretarissen (ad-hoc) dept.hfd HR en dept.hfd P&O + dept. Hfd OO directeur GDC personeel Projectgroep directeur GDC personeel projectleider verandercoach Alle keuzes met respect voor beide organisaties Bewaken in-/ outscope GDC Personeelsbeheer = 1 team Even veel aandacht voor projectmgt. als changemanagement WG organigram WG communicatie WG competenties en vorming WG processen WG systemen WG digitalisering WG facilities WG ICT 15
Tot Slot The secret of change is to focus all of your energy, not on fighting the old, but on building the new. - Socrates 16