van takendebat naar reorganisatie Gent Plus Netwerk Organisatiebeheersing 10 feb 2015

Transcriptie

1 van takendebat naar reorganisatie Gent Plus Netwerk Organisatiebeheersing 10 feb

2 Introductie en situering takendebat fase 1: 2011 takendebat = ONDERZOEK takendebat fase 2: 2012 thematische analyses = ONDERZOEK manteam(s) najaar 2012: traject nieuwe legislatuur en debat organisatie = ONTWERP voorjaar 2013: stadsbrede workshops groeiende consensus noodzaak reorganisatie n.a.v. BBC-introductie = ONTWERP kernteam TED 2013: deelbeslissingen in kader van thematische analyses zorgen voor noodzaak voorstel nieuwe organisatieblauwdruk = ONTWERP in opdracht van college werkte secretaris voorstel uit = UITVOERING 2

3 1. Situering takendebat Wat? nuchtere zelfanalyse in open sfeer wat -vraag voorstel van kerntaken voor de toekomst hoe -vraag efficiëntie Waarom? Uitgangspunt: hoe een betere stad worden? beter en sneller strategische doelen (cf. Gent 2020) bereiken sneller inspelen op nieuwe maatschappelijke omstandigheden aandacht voor kwaliteit en klantvriendelijkheid Bijkomende reden: financieel evenwicht beheersen efficiënter werken evenveel/meer doen met dezelfde middelen nog meer moderne & flexibele organisatiestructuur nodig 3

4 2. Hoe verliep het concreet? Eind 2010 Voorjaar t/m juni 2011 Juni t/m november2 011 December 11 tot juni 2012 Juni 2012 Juli t/m december 2012 Vanaf januari 2013 Coördinatie: kernteam: beleid en administratie, interne ondersteuning (kabinetten en Dienst Organisatieontwikkeling), externe begeleiders klankbordgroep: college en managementteam Strategische analyses via werksessies met diensthoofden en medewerkers departementshoofd bepaalde team voorjaar 2011: debat per departement/dienst zoveel mogelijk in overleg met medewerkers extern begeleid 4

5 3. Wat werd opgeleverd? Eind 2010 Voorjaar t/m juni 2011 Juni t/m november2 011 December 11 tot juni 2012 Juni 2012 Juli t/m december 2012 Vanaf januari 2013 Resultaten per departement Link naar andere projecten, departementen en satellietorganisaties Conclusies en aanbevelingen per departement 5

6 4. Wat waren de eerste resultaten? Aanbevelingen per departement in overleg met depthoofd Acties te realiseren op korte termijn kleinere acties - succesverhalen draagvlak voor latere structurele maatregelen soms al gestart Negen thematische analyses (TA) verbeteren effectiviteit en efficiëntie op langere termijn complexer bijkomend en diepgaander thematisch onderzoek basis voor gefundeerde beslissing later 6

7 5. Wat is er mee gebeurd? opstap naar 9 thematische analyses Overzicht van de 9 thematische analyses TA 1: naar een integraal en strategisch welzijnsbeleid voor de Stad Gent, onderbouwd door het meest geschikte organisatiemodel TA 2: vorm geven aan een entiteit (departement of dienst) Samenleven TA 3: uitwerken van een model voor het zo efficiënt en effectief mogelijk aanbieden van diverse vormen van logistieke ondersteuning TA 4: onderzoeken van de haalbaarheid, wenselijkheid en meest optimale vorm van verzelfstandiging van (delen van) onderwijsinstellingen TA 5: uitwerken van een structureel samenwerkingsmodel voor een geïntegreerde benadering van het plannen, vergunnen en beheren van de ruimte in Gent 7

8 5. Wat is er mee gebeurd? opstap naar 9 thematische analyses TA 6: uitwerken van het meest optimale model voor sociale tewerkstelling en tewerkstelling van laaggeschoolden bij de Stad Gent TA 7: onderzoek om het onderhoud van het openbaar domein zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren TA 8: optimaliseren van de werking van de ondersteunende diensten/departementen (en dus de ondersteunende processen) vanuit de SSC-gedachte TA 9: onderzoeken van de haalbaarheid en wenselijkheid van een centrale huisvesting van alle stadsdiensten 8

9 Timing vervolgtraject traject aanpak Eind 2010 Voorjaar t/m juni 2011 Juni t/m november2 011 December 11 tot juni 2012 Juni 2012 Juli t/m december 2012 Vanaf januari 2013 Thematische analyses spitsen zich toe op taken onderzoekswerk voor nieuwe bestuur Eind 2010 Voorjaar t/m juni 2011 Juni t/m november2 011 December 11 tot juni 2012 Juni 2012 Juli t/m december 2012 Vanaf januari 2013 fundamentele beslissingen vanaf uitvoering 9

10 Thematische analyses 10

11 van takendebat naar nieuwe organisatiestructuur 11

12 Doelstellingen nieuw org.model We kiezen ervoor om een meer resultaatsgerichte, slagkrachtige en besluitvaardige organisatie te zijn met een focus op haar kerntaken en dit opgedeeld in drie richtinggevende dimensies: persoons- en grondgebonden pijler en ondersteuning. We zetten extra in op transparante, effectieve en klantgerichte dienstverlening in functie van de geformuleerde doelstellingen. Onze organisatie is beheersbaar en procesgedreven: een efficiënte organisatie. We realiseren een stabiele samenwerking (dus ook noodzaak eenheid van leiding) en nabijheid door fysieke herhuisvesting. We zorgen voor een gezond evenwicht beleid-ondersteuning en een beheersing van overhead. Duidelijke bestaffing in de beleids- en ondersteunende departementen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Duidelijke afspraken rond beleidsvoorbereiding en -uitvoering. 12

13 Waarom? Moderne, flexibele stadsorganisatie opzetten Efficiëntie stimuleren: Bundeling van de voornaamste activiteiten en processen met logische, inhoudelijke samenhang of noodzaak van nabijheid en maximaliseren van positieve effecten op klantgerichtheid Flexibele inzetbaarheid van mensen verhogen over de entiteiten heen, in functie van fluctuaties in werkdruk, bundeling van specifieke expertises, creatie van back-up, inspelen op wijzigende maatschappelijke noden, etc. Bestaande samenwerkingen bestendigen Financiële situatie respecteren Integraal werken over de verschillende beleidsdomeinen 13

14 Nieuw organogram 14

15 hoe de reorganisatie managen? 15

16 Naam Gent als gemeenschappelijke deler voor iedereen We doen het voor Gent en de Gentenaars Nadruk ligt op samenwerken Verder verwijst naar toekomst (tijdsdimensie) en naar meerwaarde (kwaliteitsdimensie) Geheel is meer dan de som van de delen Creatie van meerwaarde Linken en netwerken (cfr. Google+) 16

17 Projectorganisatie Fin IT 17

18 Persoonlijkheid Aanpak projecten Reorganisatie is een verzameling van interfererende projecten Alle geïdentificeerde projecten worden integraal aangepakt via de IAO-methodiek, obv 7 organisatiebouwstenen: 1. Visie/Strategie 2. Processen 3. Structuur Structuur Processen 4. Persoonlijkheid 5. Systemen 6. Cultuur Kennis Vaardigheid Attitude Individueel actieterrein Gedrag Resultaat Strategie Visie 7. Leiderschap Systemen Cultuur Leiderschap 18

19 Projectflow Project werking Sturing Gent+ Initiatie & Coördinatie Politiek Officialisering Projectleider Na afstemming met de bevoegde schepen Na afstemming met het betrokken dep.hoofd Eventueel andere betrokkenen Masterprojectleider op PMO/PMO+ Gemeenschappelijk managementteam Kernteam Gent+ College/Gemeenteraad/Commissies Vast bureau of BCPO/OCMW-raad A m b t e l i j k Bestuur l i jk Projectwerking Gent+ Politiek 19

20 20