Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Asten. Nr. CVDR46230_1 3 oktober 2017 Organisatiebesluit gemeente Asten Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten; gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen het Organisatiebesluit van de gemeente Asten. Hoofdstuk 1 De structuur van de ambtelijke organisatie Artikel 1 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (vanaf nu college van bw genoemd) staat de directie aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. 2. De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de loco-secretaris/directeur. 3. De ambtelijke organisatie van de gemeente Asten is voorts ingedeeld in afdelingen. 4. De afdelingen worden geleid door de afdelingshoofden. 5. Onder directe verantwoordelijkheid van de directie en dus buiten de afdelingen functioneren de concerncontroller en de juridisch controller. 6. De communicatie-adviseur en de coördinator Integrale Veiligheid en Rampenbestrijding zijn gepositioneerd binnen een afdeling, maar hebben een rechtstreekse adviesbevoegdheid aan directie en bestuur. 7. De plaats van de in de vorige leden genoemde organisatorische eenheden wordt aangegeven in het bij dit besluit gevoegd organigram. Artikel 2 1. Als afdelingen, bedoeld in artikel 1, derde lid, worden ingesteld: a. de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling (RO); b. de afdeling Openbare Werken (OW); c. de afdeling Interne Dienstverlening (ID); d. de afdeling Publiekszaken (PZ); e. de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). 2. De brandweer valt onder de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling en is afzonderlijk geregeld in de Organisatieverordening Brandweer. Artikel 3 1. De directie is verantwoordelijk voor het beheer van de organisatie. 2. De gemeentesecretaris is algemeen directeur van het ambtelijk apparaat. 3. Het dagelijks beheer en de leiding van de afdelingen is onder toezicht van de directie opgedragen aan de verschillende afdelingshoofden. 4. De directie leidt de concerncontroller en de juridisch controller, met behoud van de advies- en rapporteringsruimte die bij de functie van controller past. Artikel 4 Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan de directie, al dan niet op voorstel van het afdelingshoofd, iedere afdeling onderverdelen in subafdelingen. Hoofdstuk 2 Algemene bepalingen Hoofdstuk 2 Algemene bepalingen Artikel 5 1. De stijl van leidinggeven is vooral coachend van aard en is gebaseerd op het geven van voorbeeldgedrag. Directie en afdelingshoofden stellen heldere kaders en bevorderen dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatiedoelen. 2. Bij benoeming van een werknemer worden vooraf de vereiste competenties vastgesteld. Het competentieprofiel is het toetsingskader voor de geschiktheid bij benoeming en functioneren. 3. Medewerkers, afdelingshoofden en directie werken samen aan het realiseren van de vastgestelde doelstellingen van de diverse afdelingen en van de organisatie als geheel. 1

2 4. Van alle medewerkers, medewerkers en directie wordt verwacht dat zij een dienstverlenende en klantgerichte attitude hebben en dat zij zich flexibel opstellen bij veranderingen van hun takenpakket. 5. De directie stelt de algemene voorwaarden om de interne en externe mobiliteit van het personeel te bevorderen. Afdelingshoofden hebben hiervoor aandacht en vervullen hierin een faciliterende rol. Artikel 6 Belangrijke uitgangspunten binnen de ambtelijke organisatie zijn: a. de organisatie werkt op grond van een missie, visie en strategie b. de organisatie werkt planmatig aan de concretisering van de missie en visie in beleid, producten en diensten c. de organisatie werkt met maximale verantwoordelijkheden voor afdelingshoofden en medewerkers, diep in de organisatie d. de organisatie is plat, zodat de lijnen kort zijn; e. de organisatie is transparant; f. in de organisatie is een onderscheid in bestuurlijke en ambtelijke taken en verantwoordelijkheden: het bestuur bestuurt op hoofdlijnen van beleid, het management managet en voert het bedrijf; g. de organisatie wordt aangestuurd door de directie en afdelingshoofden met een krachtig leiderschap dat planmatig denkt en werkt; h. buiten de lijn zijn de concerncontroller en de juridisch controller gepositioneerd die onder meer bestuur en management adviseren over bedrijfsvoering en de (juridische) kwaliteit van besluitvorming; i. de inkoop vindt plaats op grond van de samenwerking in BIZOB ; de directie stimuleert waar mogelijk de projectmatige aanpak van zaken. Hoofdstuk 3 De gemeentesecretaris Artikel 7 1. De gemeentesecretaris zorgt voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van bw en zorgt ervoor dat de leden van het college van bw over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen. 2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en tijdige advisering aan het college van bw Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college van bw ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten. 3. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een snelle uitvoering van de besluiten van het college van bw. 4. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college van bw genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden. 5. De gemeentesecretaris oefent zijn taak uit in nauwe samenwerking met de directie. 6. De directeur is met het oog op de vorming van een sterk partnership tussen het college van B&W en de directie als loco-secretaris en mede-directielid als adviseur aanwezig tijdens de vergaderingen van het college van b&w. Artikel 8 1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester als bestuurlijk coördinator ter zijde. 2. De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat. Daarnaast is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen en ook bij de bewaking van het functioneren van het college van bw als collegiaal bestuur. 3. De gemeentesecretaris voert hiertoe onder meer regelmatig afstemmingsoverleg met de raadsgriffier. Artikel 9 Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 7 en 8 van overeenkomstige toepassing op door de raad, het college van bw en de burgemeester ingestelde commissies. Artikel Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand kan hij daarvoor een beroep doen op de directie en de afdelingen. 2. De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het college van bw ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per afdeling, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van 2

3 zijn taak nodig zijn. De ambtenaren hebben de plicht tot het verstrekken van de gevraagde inlichtingen. Artikel 11 De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor: a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; b. het op tijd en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; c. een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid; d. de samenhang en ook een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatorische eenheden; e. een goede kwaliteit van het management en de ambtelijke organisatie; f. het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie. Artikel Indien de gemeentesecretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college van bw. 2. Vervanging vindt plaats door de directeur, loco-secretaris of, bij diens afwezigheid, door de tweede loco-secretaris of een daartoe door de gemeentesecretaris of loco-secretaris aangewezen ambtenaar. Hoofdstuk 4 Directie Artikel In de directie hebben de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur en de loco-secretaris, tevens directeur zitting. 2. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie. 3. De concerncontroller, de juridisch controller, de communicatie-adviseur en de P&O-adviseur adviseren de directie gevraagd en ongevraagd rechtstreeks. Op uitnodiging van de voorzitter van de directie nemen zij geregeld deel aan directievergaderingen. 4. De voorzitter van de directie kan in incidentele gevallen (naar aanleiding van de agenda) functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen. 5. In geval van afwezigheid van de secretaris treedt de loco-secretaris op als voorzitter. Artikel De directie bewaakt de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken. 2. De directie draagt zorg voor; a. Alle onder hen ressorterende projecten; b. Strategische beleidsvisies; c. Organisatorische ontwikkeling; d. Bestuursadvisering. 3. De leden van de directie streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij onenigheid beslist de voorzitter. 4. De directie kan de directietaken onderling in portefeuilles verdelen en deze periodiek onderling laten rouleren. Artikel De voorzitter van de directie stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de directie vast en zorgt ervoor dat zo mogelijk ten minste een dag voor de vergadering de agenda en bijbehorende stukken in het bezit zijn van de leden van de directie. De directieleden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de bestuurs- en directiesecretaresses. 2. De voorzitter van de directie is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van het andere lid van de directie doorkruisen dan wel inperken. De voorzitter kan deze bevoegdheid alleen maar uitoefenen nadat hij dit van tevoren heeft besproken in de directie. Tevens informeert de voorzitter het college van bw hierover in zijn eerstvolgende vergadering. Hoofdstuk 4 Afdelingen Artikel Aan het hoofd van een afdeling staat een door de directie benoemd afdelingshoofd. Het afdelingshoofd regelt zijn / haar eigen vervanging. 3

4 2. Onder de eindverantwoordelijkheid van het daarvoor aangewezen directielid zijn de afdelingshoofden integraal verantwoordelijk voor het voortbrengen van de producten van hun afdelingen en voor de realisatie van managementdoelstellingen. 3. Binnen de vastgestelde hoofdstructuur regelt het hoofd van de afdeling de indeling van zijn afdeling. 4. De afdelingshoofden zijn in de eerste plaats integraal manager en hebben een coachende rol, daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor; - het resultaat; - de juiste inzet van middelen en de beheersing daarvan; - de kwaliteit en kwantiteit van de productie. 5. Het afdelingshoofd rapporteert aan de directie. Artikel 17 Met inachtneming van door de directie gestelde regels zorgt het afdelingshoofd voor een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdeling opgedragen taken. Artikel Het college van bw kan een kader stellen voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming bestuursopdracht. 2. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de organisatorische eenheid tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald. 3. Bij afdelingsoverstijgende bestuursopdrachten kan de directie besluiten tot een projectmatige aanpak. Hoofdstuk 5 Mandatering en delegatie Artikel Het college van bw danwel de burgemeester mandateren hun bevoegdheid tot het nemen van besluiten, niet zijnde algemeen verbindende voorschriften, zoveel mogelijk aan ambtenaren. 2. Mandatering vindt plaats in overleg met de betrokken ambtenaar en zijn leidinggevende. 3. Niet gemandateerd worden de bevoegdheden tot het nemen van besluiten die: a. strijdig zijn met een beleidsregel, een richtlijn of een wettelijk voorschrift; b. belangrijke politieke gevolgen of ongewenste precedentwerking hebben; c. worden genomen op bezwaar; d. ingrijpende financiële gevolgen hebben, zoals het overschrijden van een krediet of het ontstaan van meerjarige financiële verplichtingen. 4. In geval van twijfel over het van toepassing zijn van het derde lid, overlegt de ambtenaar met zijn leidinggevende. Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel Eenmaal per twee jaar brengt de voorzitter van de directie aan het college van bw een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens dit besluit bepaalde. Dit kan gebeuren als onderdeel van de managementrapportage over de realisatie van het bedrijfsjaarplan. 2. Het rapport wordt tevens voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Artikel 21 Voor zover dit nodig is kunnen door de directie voor bepaalde afdelingen of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld. Artikel Dit gewijzigde organisatiebesluit treedt in werking op 1 mei 2010 en werkt terug tot 30 juni Dit Organisatiebesluit vervangt het Organisatiebesluit van 1 november 2006, Verordening nr Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Asten. Aldus vastgesteld door de het college van burgemeester en wethouders van Asten op 27 april

5 Secretaris, mr. W.M.A. Verberkt Burgemeester, Ir. J. Beenakker 5

6 6

7 7

8 Bijlage bij Organisatiebesluit gemeente Asten: Organigram ambtelijk apparaat gemeente Asten Gekantelde organisatiestructuur invoering vanaf