Dienstreis buitenland reis- en voorschotaanvraag indienen - werkinstructie Deze informatie behandelt de self service Dienstreis buitenland reis- en voorschotaanvraag indienen. Tijdigheid Stem de reisaanvraag van en de begroting voor de buitenlandse dienstreis tijdig af met de verantwoordelijk budgethouder. Zeker indien sprake is van een voorschotaanvraag. Twee keer per maand wordt het voorschot uitbetaald op ca. de 3 e en 24 e van de desbetreffende maand. Scannen De onderliggende begroting voor de voorgenomen dienstreis dient te worden gedigitaliseerd. De gedigitaliseerde begroting dient als bijlage in PDF-format te worden opgenomen in de reisaanvraag. Vlucht en hotel boeken Voor vlucht(en) en (hotel)overnachting(en) geldt dat u deze: zelf kunt boeken en de kosten declareert via het digitale declaratieproces; of kunt laten boeken door het externe reisbureau ATP door te bellen of te e-mailen naar ATP. Vermeld het unieke reisnummer van uw reeds geaccordeerde reisaanvraag in VUnet. ATP stuurt een factuur aan de VU. U declareert de kosten voor hotel(s) en vlucht(en) niet. Let op! Boek niet zelf de reis via www.atp.nl. Proces Een reis- en aanvraag wordt opgestart via de self service Dienstreis buitenland reis- en voorschotaanvraag indienen in VUnet. Page 1 of 6
Kies de self service Dienstreis buitenland reis- en voorschotaanvraag indienen. Direct wordt het aanvraagformulier getoond. Hoofdscherm Indienen reis- en voorschotaanvraag Vul begin- en einddatum in van de voorgenomen dienstreis. Vermeld de begin- en eindtijd. Vermeld het reisland en de regio. n.b.: Het invullen van reisland en regio is nodig voor een juiste berekening van de dagvergoeding, die later wordt gedeclareerd. Vermeld de plaats. n.b.: Eerder gekozen plaatsen zijn opvraagbaar via de zoekfunctie naast het systeemveld plaats. Indien andere bestemmingen zijn aangedaan tijdens dezelfde dienstreis, kies de knop Andere reisbestemmingen invoeren. Subscherm Andere reisbestemmingen invoeren Kies een regel aan Andere bestemming. Page 2 of 6
Selecteer de regel Andere bestemming en vul in deze regel de datum, plaats en reden in. Vul de velden Reisland en Regio. Indien sprake is van nog een andere bestemming, kies de knop Extra reisbestemming goedkeuren en toevoegen om een extra bestemming toe te voegen aan de dienstreis. Indien geen sprake is van een andere bestemming, kies de knop Accepteren. Kies bovenin de knop Ontwerp opslaan om de extra reisbestemmingen op te slaan. Kies bovenin de knop Aannemen om terug te keren naar het hoofdscherm. Hoofdscherm Indienen reis- en voorschotaanvraag Vul de reden in van de dienstreis. n.b.: Vul de eigen achternaam, reisdoel en -bestemming in bij de omschrijving. Bijvoorbeeld: Pieterse, Onderzoek, Ijsland. Dit vergroot de herkenbaarheid van declaraties. Voer de geschatte kosten op. n.b.: Dit bedrag is afkomstig uit de onderliggende reisbegroting. Indien een voorschot is gewenst, kies de knop Voorschot invoeren. Page 3 of 6
Subscherm Voorschot invoeren Vul het bedrag in van het gewenste voorschot. Het voorschot kan maximaal 75% bedragen van de opgevoerde geschatte kosten. Kies bovenin de knop Ontwerp opslaan om het voorschot op te slaan. Kies bovenin de knop Aannemen om terug te keren naar het hoofdscherm. Hoofdscherm Indienen reis- en voorschotaanvraag Kies het juiste ordernummer door de knop Ordernummer invoeren aan te kiezen. Page 4 of 6
Subscherm Ordernummer invoeren Selecteer het juiste ordernummer waarop het voorschot moet worden doorbelast. Maak gebruik van de zoekhulp om het juiste ordernummer te vinden. Er zijn drie selectiemogelijkheden: 1. Eerder gebruikte orders 2. Zoekhulp op basis van budgethouder 3. VU Zoekhulp CO gebied status en geldstroom n.b.: Toelichting zoekhulpen: (1) Toont eerder gebruikte ordernummers; (2) Ondersteunt zoeken op naam van budgethouder; en (3) Ondersteunt het zoeken op controlling area. Kies bovenin de knop Ontwerp opslaan om het gekozen ordernummer op te slaan. Kies bovenin de knop Aannemen om terug te keren naar het hoofdscherm. Kies de knop Bijlagen bovenin het scherm. Voeg de begroting toe als digitale bijlage in PDFformat. Subscherm Bijlagen Kies de knop Browse om de digitale begroting in PDF-format te selecteren. Kies de knop Upload om de geselecteerde digitale begroting toe te voegen. Kies bovenin de knop Ontwerp opslaan om de gekozen bijlage op te slaan. Page 5 of 6
Kies bovenin de knop Controleren om naar het vervolgscherm te gaan. Laatste vervolgscherm Indienen reis- en voorschotaanvraag Standaard staat onder Laatste actie de optie Opslaan en ter goedkeuring verzenden aan. Kies bovenin de knop Opslaan en ter goedkeuring verzenden om de aanvraag op te slaan en te verzenden aan de budgethouder ter beoordeling. Indien de aanvraag alleen dient te worden opgeslagen, kies onder Laatste actie voor Ontwerp opslaan en vervolgens de knop Opslaan en ter goedkeuring verzenden. n.b.: De naamsgeving van deze knop is in dit geval verwarrend, omdat de naam suggereert dat ook verzending plaatsvindt naar de budgethouder. Indien het aanvraagformulier dient te worden weergegeven, kies de knop onderin Aanvraagformulier weergeven. Page 6 of 6