Individu versus collectief Risicomanagement volgens M_o_R Douwe Brolsma nthen! 2010 M_o_R is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.
Voorstellen Douwe Brolsma Trainer, coach en adviseur op het gebied van : Project georiënteerd werken Organisatieverbetering Risicomanagement PRINCE2 en M_o_R geaccrediteerd trainer APMG Language Owner voor M_o_R Partner in: ABC@WORK (www.abcatwork.nl) Gedrag, houding en cultuur nthen! (www.nthen.nl) - Methodisch werken 2 PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.
Agenda Een aantal definities M_o_R een overzicht Individu versus Collectief wat bied M_o_R? Het dilemma in perspectief 3
Wat is een Risico? M_o_R definieert risico s als: Een onzekere gebeurtenis of reeks gebeurtenissen die, als die zou plaatsvinden, effect zou hebben op het bereiken van doelstellingen Een risico bestaat uit een combinatie van de waarschijnlijkheid dat een waargenomen bedreiging of kans plaatsvindt en de omvang van de impact ervan op de doelstellingen 4
Wat is Risicomanagement? M_o_R definieert Risicomanagement als: De systematische toepassing van principes, aanpak en processen op de taken van het identificeren en beoordelen van risico s, en vervolgens het plannen en implementeren van risicomaatregelen. Het doel is het ondersteunen n van een betere besluitvorming doormiddel van een goed zicht op de risico s en hun waarschijnlijke impact. 5
Dilemma De term dilemma duidt gewoonlijk een keuze aan uit twee of meer alternatieven, die even (on)aantrekkelijk zijn. De keuze kan daarom niet op alleen logische basis gemaakt worden. De weg uit een dilemma is dan ook vaak een zeer persoonlijke keuze. 6
Voorbeeld uit de praktijk In 2004 bracht bierbrouwer Herog Jan het Dilemma van Arcen op de markt. Brouwer Gerard van den Broek had twee bieren gebrouwen, maar slechts één zou zich in de toekomst Hertog Jan mogen noemen. Van elk van beide bieren kwamen er drie in een sixpack, waaruit de consument de lekkerste mocht kiezen. 7
Management of Risk Richtlijn voor Practitioners een overzicht
OGC Portfolio Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC. 9
M_o_R Geschiedenis In reactie op het Turnbull report (1998) - internal control and audit provisions of the codes on good governance Ontwikkeld door de Office of Government Commerce (OGC) Eerst als The Orange Book, beschikbaar sinds 2001 M_o_R: Guidance for Practitioners, OGC, 2002 De laatste update was in 2007 Refresh loopt in 2010 met nieuwe uitgave verwacht in 2011 10
M_o_R karakteristieken Gelieerd aan Good Governance Het is Public Domain en gebaseerd op Best Practice Branche onafhankelijk Betrekt alle medewerkers in een organisatie Vervangt niet maar voorziet in een kader, structuur en een communicatieomgeving Relevant voor alle niveaus in de organisatie 11
Op alle niveaus in een organisatie Strategisch/ corporate niveau (lange-termijn doelstellingen) Programma niveau (middellange-termijn doelstellingen) Project niveau (korte-termijn doelstellingen) Beslissingen over bedrijfsstrategie Beslissingen over vertaalslag van strategie naar actie P3O Support Office Consistentie & Integriteit Operationeel niveau (korte termijn doelstellingen) Beslissingen voor de inzet van actie Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC. 12
Relaties tussen organisatieperspectieven Doelstellingen verandermanagement Dagelijkse managementdoelstellingen Strategische risico s Programmarisico s Operationele Risico s Projectrisico s 13 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Het M_o_R Framework 14 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
De 12 Governance Principes Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC. 15
12 Principes van Risicomanagement Belemmeringen voor M_o_R wegnemen Ondersteunende Cultuur Rolen en Verantwoordelijkheden Ondersteuningsstructuur Waarschuwingsindicatoren Reviewcyclus Organisatiecontext Stakeholderbetrokkenheid Organisatiedoelstellingen Rapporteren M_o_Raanpak 16 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
De M_o_R Aanpak 17 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Het Procesmodel 18 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
The M_o_R Process M_o_R Processen Identificeren: Context De risico s identificeren Beoordelen: Schatten Evalueren Plannen Implementeren Communiceren 19 2010 nthen! Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Embed and Review Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC. 20
Individu versus Collectief Wat bied M_o_R
12 Principes van Risicomanagement Belemmeringen voor M_o_R wegnemen Ondersteunende Cultuur Rolen en Verantwoordelijkheden Ondersteuningsstructuur Waarschuwingsindicatoren Reviewcyclus Organisatiecontext Stakeholderbetrokkenheid Organisatiedoelstellingen Rapporteren M_o_Raanpak 22 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
De M_o_R Aanpak 23 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
M_o_R rollen Het bestuur (risico-kampioen) Interne auditcommissie Risico-commissie Centrale risicofunctie Risicomanager Programme, project en operationele managers Personeelsleden 24
Het Procesmodel 25 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Identificeren Context Plan Implement Identify Assess Inputs Regelgevingskader en eisen corporate governance Risicomanagementbeleid Handleiding risicomanagement - processen Activiteitsdocumenten Leerpunten Technieken SWOT-analyse Belemmeringen Context Outputs Activiteitsanalyse Doelen- Het verkrijgen van informatie over. De doelstellingen van de activiteit De scope van de activiteit De volledigheid en de aannames De stakeholders en hun doelstellingen De verhouding van de activiteit t.o.v. de organisatiestructuur De eigen omgeving van de organisatie De aanpak van risicomanagement van de organisatie PESTLE-analyse RACI-diagram Stakeholderanalyse Risicomanagementstrategie Stakeholderskaart Leerpunten 26 Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Stakeholdermatrix Interesse Stakeholders Strategische doelen Financieel Operationele verandering Relatie met klanten Publieke veiligheid Concurentie positie Business partner Projectteams Klanten Pers en media Vakbonden Staff Wetgevingsinstanties 27
Stakeholder Power-Impactmatrix Low Medium High Laag Gemiddeld Hoog Potentiële impact van de organisatieactiviteit op de stakeholders 28 Belangrijkheid van de stakeholders voor de organisatieactiviteit Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Stakeholder Power-Impactmatrix Low Medium High Laag Gemiddeld Hoog Potentiële impact van de organisatieactiviteit op de stakeholders 29 Belangrijkheid van de stakeholders voor de organisatieactiviteit Crown Copyright 2007. Reproduced under licence from OGC.
Identificeren de risico s identificeren Deelnemers: omvattende aanpak om blinde vlekken te voorkomen Technieken om breed te identificeren: Checklists protocollen Workshops Leerpuntenlogboeken Brainstormen Risicodatabase GAP analyse Consensus bereiken tussen de deelnemers 30
Beoordelen schatten Deelnemers: De juiste kennis en expertise Onbevooroordeeld (risiconeutraal) Niet uit op een resultaat dat een eigen doel dient Technieken om schatten te ondersteunen: Pareto analyse Waarschijnlijkheidimpactraster Risicokaart CRAMM Waarschijnlijkheidsbomen Expected value Consensus bereiken over schattingen 31
Lijn versus project risicobereidheid Risico zoekend neemt risico s, probeert nieuwe zaken, te optimistisch, houdt van een uitdaging, onderschatten de bedreigingen Risico tolerant is ontspannen bij onzekerheid, kop in het zand, Ignore Ignore als maatregel Risico avers actief uit de weg gaan, bang, beredenerend, minder bereid nieuwe zaken uit te proberen Risico Neutraal - het ideaal, comfortabel met de besluitvorming, wel overwogen, breng maatregelen in lijn met de kansen en bedreigingen (in proportie) 32 Afgeleid van interview van Janice Preston (PMI Podcast http://www.thepmpodcast.com/index.php?option=com_content&task=view&id=110&itemid=9/ ) Únderstanding and Managing Risk Attitude: David Hillson and Ruth Murray-Webster (ISBN: 978-0-566-08798-1)
Risico Neutraal Kernkwadrant Kwaliteit Ondernemend Moedig, progressief, proactief, voortvarend, onderzoekend, avontuurlijk, spannend Allergie Rigide (Gezapig) Bang, apathisch, initiatiefloos, uitstellen, besluiteloos, overmatig conservatief, duik gedrag, passief, reactief, gezapig Valkuil Roekeloos Onbezonnen, oogkleppen, doel heiligt de middelen, jonge honden, cowboy, rennen zonder plannen Uitdaging Behoedzaam Behoudend, pragmatisch, conservatief, zorgvuldig, gecontroleerd, veilig en betrouwbaar 33
Waardeer elkaars kwaliteiten Kwaliteit Ondernemend Valkuil Roekeloos Uitdaging Allergie Rigide Behoedzaam Omgaan met onzekerheid vereist behoedzaam ondernemerschap 34
Plannen Organisatie-eigenaarschap: eigenaarschap: Eigenaarschap toerekenbaarheid Risico-eigenaar: Persoon die verantwoorde rdelijk is voor het waarborgen dat de geplande maatregel wordt geïmplementeerd Risico-actionee: Verantwoordelijk nadat gedragslijn, kosten en timing zijn overeengekomen met de risico-eigenaar 35
Het dilemma in perspectief Waar gaat het mis?: Snelheid vs. Volledigheid Opleggen vs. Gedragen beslissing Eigen belang vs. Algemeen belang (aswolk en luchtvaart)
Top 10 Faal-factoren 1. Onduidelijke eisen en specificaties 2. Gebrek aan gebruikersbetrokkenheid 3. Veranderende eisen en specificaties 4. Gebrek aan ondersteuning door hogere management 5. Onrealistische verwachtingen 6. Gebrek aan resources 7. Gebrek aan planning 8. Niet meer nodig 9. Onrealistische tijdschema s 10. Nieuwe technologie Bron: Standish Group 37
Top 10 Succes-factoren 1. Mate van Gebruikersbetrokkenheid 2. Ondersteuning hogere management 3. Duidelijke formulering van eisen 4. Gedegen planning 5. Realistische verwachtingen 6. Kleinere mijlpalen 7. Competente projectleiding 8. Eigenaarschap 9. Duidelijke Visie en doelstellingen 10. Doelgericht team Bron: Standish Group 38
Chaos Reports Standish group 2009 2006 2004 8 7 6 2002 5 2000 4 successful Challenged Failed 1998 2996 1994 3 2 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 39
Risicoprotocol 40 1. Gebrek aan ondersteuning door hogere management 2. Gebrek aan eigenaarschap 3. Onduidelijke eisen en specificaties 4. Gebrek aan gebruikersbetrokkenheid 5. Onduidelijke Visie en doelstellingen 6. Veranderende eisen en specificaties 7. Onrealistische verwachtingen 8. Gebrek aan resources 9. Gebrek aan planning 10. Te grote mijlpalen 11. Resultaten zijn niet meer nodig 12. Onvoldoende competente projectleiding 13. Nieuwe technologie
Wat speelt bij U? (maximaal 2 kruisjes) 41 Risicoprotocol 1. Gebrek aan ondersteuning door hogere management 2. Gebrek aan eigenaarschap 3. Onduidelijke eisen en specificaties 4. Gebrek aan gebruikersbetrokkenheid 5. Onduidelijke Visie en doelstellingen 6. Veranderende eisen en specificaties 7. Onrealistische verwachtingen 8. Gebrek aan resources 9. Gebrek aan planning 10. Te grote mijlpalen 11. Resultaten zijn niet meer nodig 12. Onvoldoende competente projectleiding 13. Nieuwe technologie 14. score
Resultaat Risicoprotocol Indiv. Aantal 42 1. Gebrek aan ondersteuning door hogere management 2. Gebrek aan eigenaarschap 3. Onduidelijke eisen en specificaties 4. Gebrek aan gebruikersbetrokkenheid 5. Onduidelijke Visie en doelstellingen 6. Veranderende eisen en specificaties 7. Onrealistische verwachtingen 8. Gebrek aan resources 9. Gebrek aan planning 10. Te grote mijlpalen 11. Resultaten zijn niet meer nodig 12. Onvoldoende competente projectleiding 13. Nieuwe technologie 14.
De Resultaten Vraag JA NEE 1 Wil jouw organisatie KLANTGERICHT zijn? x% x% 2 Het GROOTSTE risico is: 3 - Is DIT het grootste risico voor de KLANT? x% x% 4 - Is er iemand verantwoordelijk (geweest) om DIT risico te adresseren? x% x% 43
Beschikbare literatuur Te koop op: http://www.apmg-businessbooks.com, http://www.managementboek.nl en/of http://www.nthen.nl Management of Risk Guidance for Practitioner (UK en NL) (ongeveer 54,-) For successful Management of Risk (UK) Think M_o_R (ongeveer 19,-) Management of Risk Pocketbook (UK) (ongeveer 5,-) 44 (Prijzen onder voorbehoud)
De examens (certificering) Het Foundation examen 45 multiple choice vragen gesloten boek 45 minuten 23 punten of meer om te slagen Het Practitioner examen (OTE) 3 uur (incl.inleestijd) open boek met casus en bijlagen 9 vragen 20 punten per vraag 1 vraag algemeen over de theorie 2 vragen over elk van de 4 toepassingsgebieden (Strategisch, Programma, Project en Operationeel) Totaal moet minimaal 90 punten worden gehaald 45