Best Practice User Group Nederland

Transcriptie

1 onderdeel van de Best Practice User Group Nederland De autoriteit voor het toepassen van Best Practices in Nederland PRINCE2, MSP and M_o_R are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries

2 ABC Best Practice in Projecten Risicomanagement in de praktijk PRINCE2, MSP and M_o_R are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries

3 Douwe Brolsma Trainer, coach en adviseur op het gebied van : Integraal projectmanagement (IPMA, PRINCE2, Projectmatig Werken, MSP) Organisatieverandering (verantwoord professionaliseren en reorganiseren) Risicomanagement (Professionaliseren van gedrag en houding voor behoorlijk bestuur en het dagelijkse werk) PRINCE2 en M_o_R geaccrediteerd trainer APMG Language Owner voor M_o_R Vennoot van nthen! ( en ABC@Work ( 3

4 Wat gaan we doen? Wat is M_o_R? Wat is ABC? Interactieve opdracht Inventarisatie en conclusies 4

5 Management of Risk Richtlijn voor Practitioners een kort overzicht

6 Wat is een Risico? M_o_R definieert risico s als: Een onzekere gebeurtenis of reeks gebeurtenissen die, als die zou plaatsvinden, effect zou hebben op het bereiken van doelstellingen 6

7 Het doel van Risicomanagement Het doel is het ondersteunen van een betere besluitvorming doormiddel van een goed zicht op de risico s en hun waarschijnlijke impact. 7

8 OGC Portfolio Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 8

9 M_o_R Geschiedenis In reactie op het Turnbull report (1998) - internal control and audit provisions of the codes on good governance Ontwikkeld door de Office of Government Commerce (OGC) Eerst als The Orange Book, beschikbaar sinds 2001 M_o_R: Guidance for Practitioners, OGC, 2002 Eerste refresh in 2007 Refresh dit jaar (2010) n.a.v. MSP en PRINCE2 updates 9

10 M_o_R karakteristieken Gerelateerd aan behoorlijk bestuur Public Domain en een Best Practice Branche onafhankelijk Generiek voor alle organisaties Betrekt alle medewerkers in een organisatie Vervangt niet maar voorziet in een structuur, kader en een communicatieomgeving Relevant voor verschillende perspectieven 10

11 Op alle niveaus in een organisatie Strategisch/ corporate niveau (lange-termijn doelstellingen) Programma niveau (middellange-termijn doelstellingen) Project niveau (korte-termijn doelstellingen) Operationeel niveau (korte termijn doelstellingen) Beslissingen over bedrijfsstrategie Beslissingen over vertaalslag van strategie naar actie Beslissingen voor de inzet van actie P3O Support Office Consistentie & Integriteit Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 11

12 Relaties tussen organisatieperspectieven Doelstellingen verandermanagement Dagelijkse managementdoelstellingen Strategische risico s Programmarisico s Operationele risico s Projectrisico s Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 12

13 Het M_o_R Framework 13 Crown Copyright Reproduced under licence from OGC.

14 De 12 Governance Principes Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 14

15 12 Principes van Risicomanagement Belemmeringen voor M_o_R wegnemen Ondersteunende Cultuur Rollen en Verantwoordelijkheden Ondersteuningsstructuur Waarschuwingsindicatoren Reviewcyclus Organisatiecontext Organisatiedoelstellingen Stakeholderbetrokkenheid Rapporteren M_o_Raanpak Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 15

16 De M_o_R Aanpak Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 16

17 Het Procesmodel Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 17

18 De M_o_R Processtappen M_o_R Processen Identificeren: Context De risico s identificeren Beoordelen: Schatten Evalueren Plannen Implementeren Communiceren Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 18

19 Verankeren en reviewen Crown Copyright Reproduced under licence from OGC. 19

20 Waar zijn we? Wat is M_o_R? Wat is ABC? Interactieve opdracht Inventarisatie en conclusies 20

21 De ABC - ijsberg Behavior objectief waarneembaar gedrag Attitude houding en overtuiging, Een gevoel of mening die je hebt over iets of iemand Cultuur geaccepteerde manier van werken binnen de organisatie, waarden en normen 21

22 Wat is risicobereidheid? (risk appetite) Risico zoekend neemt risico s, probeert nieuwe zaken, te optimistisch, houdt van een uitdaging, onderschatten de bedreigingen Risico tolerant is ontspannen bij onzekerheid, kop in het zand, Ignore als maatregel Risico avers actief uit de weg gaan, bang, beredenerend, minder bereid nieuwe zaken uit te proberen Risico Neutraal - het ideaal, comfortabel met de besluitvorming, wel overwogen, breng maatregelen in lijn met de kansen en bedreigingen (in proportie) Afgeleid van interview van Janice Preston - PMI Podcast Únderstanding and Managing Risk Attitude: David Hillson and Ruth Murray-Webster (ISBN: ) 22

23 Risico Neutraal Kernkwadrant Kwaliteit Ondernemend Moedig, progressief, proactief, voortvarend, ondernemend Valkuil Roekeloos Onbezonnen, oogkleppen, doel heiligt de middelen, jonge honden, cowboy, rennen zonder plannen Allergie Rigide (Gezapig) Bang, apathisch, initiatiefloos, uitstellen, besluiteloos, overmatig conservatief, duik gedrag, passief, reactief, gezapig Uitdaging Behoedzaam Behoudend, pragmatisch, conservatief, zorgvuldig, gecontroleerd 23

24 OF denken Kwaliteit Ondernemend Valkuil Roekeloos Allergie Negatieve spiraal Verstard Uitdaging Behoedzaam Tweespalt in de organisatie, tegenwerken, verdeel en heers, afstraffen, klagen. minachting 24

25 EN denken Kwaliteit Ondernemend Valkuil Roekeloos Uitdaging Allergie Verstard Behoedzaam Een volwassen organisatie kenmerkt zich in het gedrag en de houding met het basisprincipe behoedzaam ondernemerschap 25

26 Waar zijn we? Wat is M_o_R? Wat is ABC? Interactieve opdracht Inventarisatie en conclusies 26

27 Definitie van een KLANT Een klant is de afnemer van een goed of dienst van een leverancier. In principe is het zo dat hier betaling tegenover staat. Voor veel organisaties zijn klanten een belangrijke bron om - direct of indirect - inkomsten te verwerven. In sommige sectoren worden klanten met een andere term aangeduid: In het openbaar vervoer wordt de klant ook wel aangeduid met de term reiziger of passagier. In de medische wereld spreekt men van patiënten. In zorgsectoren waar geen medische ingrepen worden verricht, zoals die van maatschappelijk werker of therapeut in de geestelijke gezondheidszorg, spreekt men eerder van cliënt dan van patiënt of klant. Bij dienstverlenende beroepen zoals die van advocaat of notaris noemt men de afnemers van die diensten normaal gesproken cliënten. In de sociale sector spreekt men van cliënten. Bij een woonvoorziening gebruikt men ook de term resident. In de horeca en de gevangenis spreekt men van gasten. In de bouwwereld is de klant (die het gebouw en de architect zal betalen) een bouwheer of opdrachtgever. De klanten van een tussenpersoon worden ook wel opdrachtgevers genoemd.

28 AANNAME KLANT TEVREDENHEID is een van de belangrijkste strategische speerpunten om de organisatie succesvol te laten zijn Eens? 28

29 Top 10 Succes-criteria 1. Mate van Gebruikersbetrokkenheid 2. Ondersteuning hogere management 3. Duidelijke formulering van eisen 4. Gedegen planning 5. Realistische verwachtingen 6. Kleinere mijlpalen 7. Competente projectleiding 8. Eigenaarschap 9. Duidelijke Visie en doelstellingen 10. Doelgericht team Bron: Standish Group 29

30 Top 10 Faal-criteria 1. Onduidelijke eisen en specificaties 2. Gebrek aan gebruikersbetrokkenheid 3. Veranderende eisen en specificaties 4. Gebrek aan ondersteuning door hogere management 5. Onrealistische verwachtingen 6. Gebrek aan resources 7. Gebrek aan planning 8. Niet meer nodig 9. Onrealistische tijdschema s 10. Nieuwe technologie Bron: Standish Group 30

31 Chaos Reports Standish group successful Challenged Failed % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 31

32 Opdracht Op basis van je eigen ervaring: Van welk gedrag of houding heeft de KLANT het meest last gehad bij het werken in jouw/jullie jullie projecten? Gebruik de formuliertjes om er maximaal 2 aan te kruisen 32

33 OPDRACHT 2 Bepaal in groepjes van 4 of 5 personen: Van welk gedrag of houding heeft de KLANT het meest last van gehad bij het werken in projecten? Wat is de top 2 per groep? 33

34 VRAAG 1 Was dit een acceptabel risico voor de klant? Ja of Nee 34

35 VRAAG 2 Was er iemand expliciet verantwoordelijk om DIT risico te adresseren? Ja of Nee 35

36 Waar zijn we? Wat is M_o_R? Wat is ABC? Interactieve opdracht Inventarisatie en conclusies 36

37 De Resultaten Risicofactoren 1. Niet meer nodig 2. Onvoldoende competente projectleiding 3. Te grote mijlpalen 4. Team onvoldoende doelgericht 5. Gebrek aan ondersteuning door hogere management 6. Onrealistische verwachtingen 7. Veranderende eisen en specificaties 8. Gebrek aan resources 9. Gebrek aan planning 10.Onrealistische tijdschema s 11.Onduidelijke eisen en specificaties 12. Nieuwe technologie 13.Gebrek aan Eigenaarschap 14.Gebrek aan gebruikersbetrokkenheid 15.Onduidelijke Visie en doelstellingen 16. Aantal 37

38 Inventarisatie en conclusies Aanname: Jullie zijn KLANT gericht? JA NEE Bevestiging: 100% 0% Het grootste gedrags- en houdingsrisico is 1. Was dit een acceptabel risico voor de klant? -% -% 2. Was er iemand verantwoordelijk voor DIT risico? -% -% Welk gedrag (B zichtbaar) en welke houding (A onder water) moet aan gewerkt worden als maatregel? 38

39 DANK!

40 Extra slides en info

41 Beschikbare literatuur Management of Risk: Practitioner Guidance (NL en UK) (ongeveer 54,-) For successful Management of Risk Think M_o_R (ongeveer 19,-) Management of Risk Pocketbook (ongeveer 5,-) Pakket prijs (incl. verzending ongeveer 80,- Euro) 41

42 De examens (certificering) Het Foundation examen 45 multiple choice vragen gesloten boek 45 minuten 23 punten of meer om te slagen Het Practitioner examen (OTE) 3 uur (incl.inleestijd) open boek met casus en bijlagen 9 vragen 20 punten per vraag 1 vraag algemeen over de theorie 2 vragen over elk van de 4 toepassingsgebieden (Strategisch, Programma, Project en Operationeel) Totaal moet minimaal 90 punten worden gehaald (voor traineraccreditatie ligt de grens bij 66% = 120 punten) 42