PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 28 mei 2015 Telichting Bevegd deputatielid: Luk Lemmens Telefn: 03 240 52 65 Agenda nr. 2/3 Prvinciale initiatieven. Dienstverlenende vereniging CIPAL. Telichting bij het beleid van de vereniging. Kennisname. Digitalisering, budgetten nder druk en veeleisende burgers: nit eerder waren de uitdagingen vr nze penbare besturen z divers. En nit eerder veranderde de cntext waarin we pereren z snel. Cipal wil haar vennten en klanten de best mgelijke en meest innvatieve prcesndersteunende diensten en IT-plssingen aanbieden, zdat ze een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening kunnen garanderen. Cipal is een tnaangevend Vlaams verheidsbedrijf met de structuur van een dienstverlenende vereniging (zals vrzien in het Vlaamse decreet van 6 juli 2001 hudende de intergemeentelijke samenwerking). De deelnemers van Cipal beslisten p de buitengewne algemene vergadering van 19 december 2008 met eenparigheid van stemmen m de explitatieperide van de dienstverlenende vereniging Cipal te verlengen met een peride van 18 jaar, ingaand p 2 april 2009 tt 1 april 2027. Missie en visie De drijfveren achter de activiteiten van Cipal zitten vervat in vier basisvragen: 1. He kunnen we besturen begeleiden naar een excellente én flexibele dienstverlening? 2. He kunnen we besturen helpen m besparingen te realiseren, waarbij ze tegelijkertijd tch een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening kunnen uitbuwen? 3. He creëren we meer cmfrt vr burgers en simultaan vr ambtenaren en bedienden? 4. He maken we nze verheidsdienstverlening eigentijdser, digitaler en mbieler? Werking en structuur In lijn met de wetgeving en m de ndige fcus en transparantie te garanderen, bracht Cipal haar bedrijfsactiviteiten nder in twee verschillende entiteiten. Ze hebben elk hun eigen dynamiek, maar ze werken nauw samen en richten zich allebei p de verheid. De dienstverlenende vereniging Cipal dv mvat alle activiteiten in pdracht van Vlaamse prvinciale en lkale besturen, de vennten / deelnemers. De cmmerciële en meer IT-gerichte activiteiten vr niet-vennten zijn ndergebracht bij Cipal IT slutins nv. Deze entiteit investeert k in hgtechnlgische spin-ffs die een meerwaarde betekenen vr ns ttaalaanbd: Green Valley Belgium nv (ebesluitvrming en zaaksystemen), Wnpartners nv (marktleider in ERP-plssingen vr sciale huisvestingsmaatschappijen) en Brcade Library Services nv (Ciblis, actief in biblitheeksystemen). Vr de verdere uitbuw van de biblitheekprjecten in Zuid-Afrika richtte Brcade Library Services nv k daar een dchter p.
De werking van Cipal dv is gebaseerd p intergemeentelijke samenwerkingsprincipes, d.w.z. dat de ksten van de diensten en plssingen verdeeld wrden ver die besturen die p haar dienstverlening berep den. Aangezien Cipal dv geen winstdelstellingen nastreeft, wrden alle middelen geïnvesteerd in de eigen werking, enerzijds het uitbuwen van een kwalitatieve en inhudelijke dienstverlening en anderzijds het vernieuwen en up-t-date huden van het diensten- en prductenaanbd, daarbij rekening hudend met de evlutie p de markt en de vragen van haar vennten/deelnemers. Strategische pijlers Onze strategie ntvuwt zich rnd drie strategische pijlers: Samenwerking Beleidsndersteuning IT-expertise Geen andere rganisatie kan een vergelijkbare knwhw en sectrkennis aanreiken. Bvendien maakt de kruisbestuiving tussen de drie pijlers ns uniek in het Vlaamse verheidslandschap. Cipal IT slutins nv heeft sftware en IT-infrastructuur als fcus, terwijl Cipal dv zich vrnamelijk richt p samenwerking en beleidsndersteuning. Samenwerking Samenwerken zit in de genen van Cipal dv. De werking is gebaseerd p intergemeentelijke samenwerkingsprincipes. Want samen analyseren, beslissingen nemen, investeren, aankpen den en ervaringen delen, maakt besturen slagkrachtiger. Samenwerken is tevens een antwrd p een steeds meer tenemende cmplexiteit en het kstenplaatje dat hiermee gepaard gaat. We kunnen deze kernbdschap in de vlgende punten samenvatten: In-huse-principe levert heel wat vrdelen p Cipal dv is een uitznderlijke intercmmunale. We innen geen werkingsbijdragen van nze vennten en veren nze pdracht uit znder tussenkmst van privékapitaal. We zijn eigendm van, wrden gecntrleerd dr en werken vr nze deelnemers. Daarm laat de wetgever de vennten te m verheidspdrachten in-huse te te wijzen. Schaalgrtte en beschikbare expertise zijn belangrijke treven Intergemeentelijke samenwerking kan een grt vrdeel pleveren bij de benadering van grte spelers en hun verdelers. Met een schaalgrtte van 233 besturen kunnen we immers veel betere vrwaarden bedingen dan bij een individuele benadering. Intensieve IT-samenwerking is dé hefbm vr een tekmstgerichte lkale bestuurswerking Dat een perfrmante IT-mgeving nntbeerlijk is in het kader van een hedendaagse serviceverlening, heft geen betg. Onze mening is echter dat besturen niet langer zelf heven in te staan vr het beheer van hun ITinfrastructuur en tepassingen. Dr deze taken uit handen te geven, kmt er namelijk flink wat extra tijd vrij m te fcussen p de service aan de burger. Beleidsndersteuning Om een antwrd te bieden p de stijgende nd aan strategische begeleiding en ndersteuning bij de vele veranderingsprcessen, investeerde Cipal in een team met gespecialiseerde knwhw en ruime ervaring in tal van beleidsdmeinen. De Cipaladviseurs cmbineren een drgedreven sectrkennis met expertise p strategisch, rganisatrisch en financieel vlak. De afdeling Beleidsndersteuning is een vlledig zelfstandige dienst binnen de dienstverlenende vereniging die neutraal en technisch nafhankelijk advies garandeert ver alle expertisedmeinen heen, ls van de applicaties en IT-dienstenleveranciers waar besturen mee werken.
Onze vennten kunnen daarvr berep den p experten in: rganisatiemanagement strategisch management prject- & prgrammamanagement financieel management infrmatie- en privacybeleid veranderingsmanagement Hierdr helpt Cipal de besturen m hun interne werking naar een hger niveau te tillen. IT-expertise Al ruim drie decennia staat Cipal bekend m haar IT-diensten en sftwareplssingen die alle werkdmeinen van het lkaal bestuur mvatten. Hewel het prtfli met tal van nieuwe diensten werd uitgebreid, blijft IT één van de speerpunten van ns ttaalaanbd. Om hgstaande plssingen te blijven garanderen en een vinger aan de pls te huden in een snel veranderende cntext, investeert Cipal cntinu in zwel inhudelijke als technische cmpetenties vr haar expertisecentra: beleid & financiën persneel en rganisatie burgerzaken grndgebiedzaken zrg & welzijn frnt- en midffice biblitheken & musea belastinginning en -verwerking Naast het buwen van sftwaretepassingen, neemt k infrastructuurbeheer een belangrijke plaats in binnen de activiteiten van Cipal IT slutins nv. De IT-technische mgevingsvereisten wrden namelijk alsmaar cmplexer en besturen zijn vaak niet meer in staat m al deze cmpetenties eigenhandig te beheren. Om lkale besturen te ntzrgen van alle beslmmeringen en risic s p het vlak van IT-beheer en infrastructuur, investeerde Cipal in Geel in een vlwaardig verheidsdatacenter, het allereerste p Vlaamse bdem. Vrtaan kunnen lkale besturen hun IT-infrastructuur en het bijbehrende beheer veilig uitbesteden. Dr de tepassingen en data van verschillende besturen samen te brengen in één gemeenschappelijk datacenter, wrdt IT-beheer plts een stuk gedkper en efficiënter. Bvendien is de cmplexiteit beter beheersbaar, wat zelfs vr centrumsteden met een eigen IT-departement niet langer vanzelfsprekend is. Verder biedt het datacenter de ndige garanties p cntinuïteitsvlak. Op die manier kunnen nze vennten meer middelen vrijmaken m IT strategisch in te zetten met het g p een klantgerichte dienstverlening. Cipal-bestuursrganen Deelnemers/vennten Cipal heeft de rechtsvrm van een dienstverlenende vereniging in de zin van het Decreet van 6 juli 2001 hudende de Intergemeentelijke Samenwerking (DIS). Dit wil zeggen dat steden en gemeenten, prvincies, OCMW s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden deelnemer (vennt) kunnen wrden van Cipal dv en z mee participeren in haar beleid. Alle aandelen van Cipal dv zijn in handen van haar aangeslten lkale en prvinciale besturen en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Op dit genblik telt Cipal dv 233 vennten, verdeeld ver: 127 gemeenten 93 cmw s
2 prvinciebesturen 11 intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Een verzicht van alle deelnemers/vennten van Cipal dv kan u vinden p www.cipal.be (menu: ver ns - nze bestuursrganen algemene vergadering). Bestuurs- en verlegrganen Elke deelnemer van Cipal is vertegenwrdigd in de algemene vergadering en elke deelnemer heeft recht p een vertegenwrdiger in het statutair vrziene adviescmité. De algemene vergadering kiest de raad van bestuur, die p haar beurt het directiecmité samenstelt. De deelnemers van Cipal hebben dus een maximale inspraak in het beleid van Cipal. De prvincie Antwerpen is in de dienstverlenende vereniging vertegenwrdigd via de vlgende kapitaalsplaatsing: 1.085 aandelen, een waarde vertegenwrdigend van 135.625,-. De vrzitter van de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en het Directiecmité is, vlgens de bepalingen van het decreet, steeds een afgevaardigde van de aangeslten gemeenten. Vr de beleidsperide 2013-2018 is dit Dhr. Schrns Walter, schepen stad Mechelen. Raad van bestuur 25 leden 20 vertegenwrdigers van de aangeslten gemeenten 2 vertegenwrdigers van de aangeslten cmw s 3 vertegenwrdigers van de aangeslten prvincies + 3 leden met raadgevende stem van de aangeslten gemeenten Directiecmité 7 leden 4 leden van de aangeslten gemeenten 3 leden van de aangeslten prvincies De namen van de leden van de Raad van Bestuur en het Directiecmité zijn terug te vinden p www.cipal.be (menu: ver ns - nze bestuursrganen). De gebruikers van de verschillende Cipal-plssingen kunnen daarnaast k ng zetelen in uiteenlpende verlegrganen zals gebruikersvergaderingen en werkgrepen en dragen p die manier mee bij tt een cntinue verbetering en verrijking van het diensten- en IT-aanbd van Cipal. Cipal is met andere wrden een rganisatie van en vr de penbare besturen, een IT-partner ten dienste van de verschillende bestuursniveaus, die bijdraagt tt een interbestuurlijke samenwerking p het vlak van e-gvernment, beleidsndersteuning en IT. De stevige verankering met haar gebruikersbasis en de cmbinatie van inhudelijke dmeinexpertise én IT - maakt Cipal uniek in Vlaanderen. Persneel De ttale Cipal-grep telt 279 (stand p 30 april 2015) medewerkers, waarvan er 134 zijn ndergebracht bij Cipal dv. Het vergrte gedeelte van deze medewerkers zijn experten en adviseurs die pereren vanuit de verschillende expertisecentra: beleid & financiën, burgerzaken, grndgebiedzaken, persneel & rganisatie, zrg & welzijn, Binnen Cipal IT slutins nv zijn 145 medewerkers tewerkgesteld, vrnamelijk ITprfessinals: netwerkingenieurs, specialisten in het beheer van datacenters, databeveiligingsexperten, experten in clud cmputing, sftware-ntwikkelaars, enz
Financieel In tegenstelling tt vele andere intercmmunales vraagt Cipal geen jaarlijkse werkingsbijdragen aan haar vennten. Cipal verwerft haar eigen inkmsten en genereert haar eigen kasmiddelen waarmee investeringstrajecten gefinancierd wrden. Bekjaar 2014 (cijfers nder vrbehud 1 ) De cijfers van het bekjaar 2014 wrden gedgekeurd dr de Algemene Vergadering van 12 juni 2015. Het jaarverslag 2014 met de balansen werd intussen aan alle vennten vergemaakt. De financiële resultaten van 2014 tnen aan dat de grei zich drzet. Cipal beschikt ver een sterke kaspsitie en heeft p balansdatum 31 december 2014 geen schulden meer p lange termijn. Dit laat Cipal te de vernieuwingsperatie verder dr te zetten. De bedrijfsresultaten, die de vrbije periden en dan vral in 2010 en 2011 belangrijke tekrten vertnden, verbeteren stapsgewijs: de explitatieresultaten van 2012, 2013 en 2014 tnen dat er stelselmatig vruitgang wrdt gebekt. Investeringen Cipal zet vral in p innvatie en vernieuwing. Dankzij deze peratie verwachten we dat k de bedrijfsresultaten in 2015 psitief zullen blijven evlueren. Ons sterke resultaat hebben we in de eerste plaats te danken aan de drdachte investeringsen innvatieplitiek binnen nze kernactiviteiten. De belangrijkste investeringen en vernieuwingen van 2014 hebben betrekking p: Beleids- en beheerscyclus Fiscaliteit-suite Lkale authentiek brn HR-suite E-decisin Midffice IntelliStamp Datacenter Brcade Library Services Bedrijfspbrengsten De gecnslideerde bedrijfspbrengsten in 2014 bedregen 44.332 k Eur, wat een stijging betekent in vergelijking met 2013 van 4.927 k Eur. De mzet bedreg 39.860 k Eur welk eveneens een stijging betekent van 4.206 k Eur in vergelijking met de mzetcijfers van 2013. Binnen de rubriek geprduceerde vaste activa werd in 2014 een ttaal van 1.178 k Eur gebekt, met name inzake de ntwikkeling van nieuwe sftwaretepassingen in Cipal dv en Cipal IT slutins nv, de verderzetting van de in 2013 gestarte ntwikkelingstrajecten binnen Green Valley Belgium nv en de verrijking met bijkmende functinaliteiten van de Brcade-sftware vr biblitheken. De andere bedrijfspbrengsten zijn tegenmen tt 3.336 k Eur in bekjaar 2014. Het betreft hier nder andere uit vrgaande jaren vergedragen pbrengsten uit de verkp van de gebuwen. Terugbetaling van schade dr de verzekering, recuperatie vrdelen van alle aard en dergelijke wrden standaard k nder de pst andere bedrijfspbrengsten geregistreerd. 1 Alle cijfers nder vrbehud van gedkeuring dr de Algemene Vergadering van 12 juni 2015.
Bedrijfsksten De gecnslideerde bedrijfsksten in 2014 bedregen 44.403 k Eur, wat een stijging betekent van 3.958 k Eur in vergelijking met 2013. De ksten van aankpen van handelsgederen en de aan de mzet gerelateerde diensten bedragen 7.843 k Eur en zijn daarmee 348 k Eur lager dan in 2013. De ksten vr diensten en diverse gederen nemen te met 4.121 k Eur tt 12.119 k Eur. De tename van ksten vr diensten en diverse gederen is te verklaren dr de tename van de mzetcijfers (4.206 k Eur) in vergelijking met 2013. De ksten van bezldigingen en sciale lasten bedragen 22.623 k Eur welk een afname betekent van 135 k Eur ten pzichte van het bekjaar 2013. In 2014 werden vr 632 k Eur aan ntslagksten ten laste van het resultaat genmen. Daarnaast zijn heel wat persneelsleden ingestapt in het Cipal-bedrijfswagenplan, waardr we een verschuiving pmerken van ksten naar de rubriek diensten en diverse gederen, andere bedrijfsksten en financiële ksten. De afschrijvingen p prichtingsksten, immateriële en materiële vaste activa nemen te met 451 k Eur tt 1.255 k Eur en zijn vrnamelijk te te schrijven aan de afschrijving van geactiveerde investeringsprjecten. In 2014 zijn zwel vrzieningen vr risic s en ksten tegevegd, besteed als teruggenmen. De vrzieningen vr risic s en ksten bedragen 400 k Eur in 2014 ten aanzien van 558 k Eur in 2013. Bedrijfsresultaat Samengevat kmen we hierdr tt een bedrijfsresultaat van -71 k Eur, wat p zich andermaal een verbetering betekent ten pzichte van vrige bekjaar. Tegenver bekjaar 2013 wrdt zelfs een verbetering gerealiseerd van 969 k Eur. Niettegenstaande zijn k in bekjaar 2014 bijkmende vrzieningen aangelegd en werden er vr 632 k Eur aan ntslagksten gebekt. De verwachting is dat deze verbetering zich de vlgende jaren verder zal drzetten ten gevlge van het versneld drveren van vernieuwingstrajecten. Overzicht financiële kerncijfers Cipal-grep gecnslideerd (Cipal dv en Cipal IT slutins nv) OMZET mzet 2014 39,8 miljen eur mzet 2013 35,6 miljen eur mzet 2012 30,5 miljen eur BEDRIJFSRESULTAAT resultaat 2014 resultaat 2013 resultaat 2012-0,7 miljen eur -1,0 miljen eur -1,5 miljen eur Cipal dv (enkelvudig) RESULTAAT 2014 Omzet 2014 28,17 miljen eur Bedrijfsksten 2014 32,83 miljen eur Bedrijfsresultaat 2014-0,20 miljen eur Besluit Dr de unieke cmbinatie van al de bvenstaande elementen is Cipal met haar aanbd dé tnaangevende speler in Vlaanderen.
In het Evaluatierapprt 2007-2012/Ondernemingsplan 2013-2018 werd duidelijk het kader geschetst vr de werking van de dienstverlenende vereniging Cipal vr de kmende beleidsperide. Er werd vertrkken van een aantal uitgangspunten en delstellingen die de werking gedurende de vlgende jaren vrm zullen geven. Fcus p klantgerichte dienstverlening Fcus p duurzame en sterkere intergemeentelijke samenwerking Fcus p kstendelende principes Fcus p innvatie en vernieuwing als mtr van grei en tegevegde waarde Fcus p beleidsgerichte expertisecentra gericht p het strategisch ambtelijk niveau Fcus p versterking van het menselijk kapitaal als heksteen van het beleid Fcus p efficiëntie- en kwaliteitsverbeteringen in bestaande peratinele prcessen Fcus p grei, ndersteund dr geznde financiën Fcus p samen greien, samen gsten en samen preven en dit vr heel Vlaanderen Bij het uitzetten van deze krijtlijnen had Cipal steeds de nden en beheften van de lkale besturen en haar vennten/deelnemers vr gen. De interesse van nze penbare besturen, en de financiële vruitzichten, tnen aan dat Cipal duidelijk in de juiste richting beweegt.