PPM John van Rouwendaal
Project Portfolio Management Projectportfolio Programma Projectportfolio Project 12-9-2011 2
PPM & OGC A coordinated collection of stragic processes and decisions that together enable the most effective balance of organizational Change and BAU (Business As Usual) 12-9-2011 3
PPM & PMI The centralized management of one or more portfolios, which includes identifying, prioritizing, authorizing, managing, and controlling projects, programs, and other related work to achieve specific strategic business objectives. 12-9-2011 4
PPM & IPMA A portfolio is a set of projects and/ or programmes, which are not necessarily related, brought together for the sake of control, coordination and optimisation of the portfolio in its totality. 12-9-2011 5
Wat is PPM niet? Application Portfolio Management Product Portfolio Management IT Portfolio Management Asset Portfolio Management Enterprise Portfolio Management Investment Portfolio Management Investment Management Resource Portfolio Management Options Management Pipeline Management Software Portfolio Management Governance Process 12-9-2011 6
PPM = de goede dingen doen Prioriteit voor Project BBQ of voor Project Brand Blussen? PPM gaat ook over collectief leren/ verbeteren: Als een organisatie via PPM ontdekt dat zij altijd alleen maar (bepaalde) brandjes aan het blussen is, dan valt er iets te leren c.q. te verbeteren. 12-9-2011 7
Scientifically Proven Benefits Harvard: 25% increase of expected value without corresponding increase in spending MIT: groei en agility zijn verbonden aan PPM MIT: kostenbesparing tot 40% 12-9-2011 8
Waarom juist nu PPM: Besturingsachterstand Control & Continuïteit waarborgen Operatie/Lijn Projecten 12-9-2011 9
Waarom juist nu PPM: Druk op de markt Kostenbesparing Kansen benutten Minder kansen Kortere time to market 12-9-2011 10
Arlande aanpak Pragmatisch = nut en bruikbaarheid dus niet per se conform een methode dus niet per se gegroeide praktijk Elke omgeving vergt aangepast gedrag (contigentiebenadering): De beste PPM vorm is afhankelijk van de organisatie waarbinnen PPM moet dienen. Doel: Blijvend Werkend Krijgen 12-9-2011 11
Resultaat over 6 Sporen Besturing (besluitvormingsstructuur) Beleid (selectie- en prioriteringcriteria) Processen (werkwijzen) Informatie (data en tooling) Mens (competenties en cultuur) Organisatie (PPM Office) 12-9-2011 12
Operatie (demand) Spoor 1 Besturing (besluitvormingsstructuur) Directie Directie Portfolio Strategy Board Staf Regiegroep Domein I Regiegroep Domein II Regiegroep Domein III Regiegroep Domein IV Regiegroep Domein V Projectgroepen Uitvoering (supply) 12-9-2011 13
Spoor 2 Beleid (selectie- en prioriteringcriteria) Projectclassificatie Welke projecten vallen onder PPM Welke indeling qua besturing Type projecten Gate / Fase criteria sets 1. Kwaliteit & Compleetheid (documentatie + proces) 2. Strategie alignment / Waarde propositie 3. Portfolio balans/ Resources beschikbaarheid/ Afhankelijkheden 12-9-2011 14
Operationele afdelingen Spoor 3 processen (werkwijzen) Plannen Doelen Beleid Strategie, Architectuur, Finance, Capaciteit Toetsing Toetsing Lijst met Initiatieven Samenstellen Subset Initiatieven Initiatief Deel Portfolio Portfolio Accoord Top Hoog Middel Laag Accoord Deel Portfolio Top Hoog Middel Laag Project Portfolio Management Proces Advisering Initiatief Portfolio Strategy Board Besluitvorming Regiegroep Opdrachtgever Projectboard Voortgang Mandate BC Projectleider PB PID Producten Voortgang EOP Uitvoerende afdeling(en) 12-9-2011 15
Financiële processen Architectuur processen Spoor 4 Informatie (data en tooling) Strategie bepalen PPM- kernprocessen Portfolio samen stellen Portfolio Advies, besluitvorming Project Initiatie, Start-up Portfolio Executie Monitoren Project Uitvoering en Afronding Informeren staande organisatie Capaciteitsplanning & urenbesteding 12-9-2011 16
Spoor 5 Mens Opleiding, coaching en begeleiding okt nov dec Q1 Q2-Q3 Doelgroepen: Coaching en begeleiding PSB en Regiegroep leden Kick-off PPM PPM/PM OG/PM en PPMO NTB Opdrachtgevers Project Managers Kick-off+ PPM/PM Opdrgever & proj.mgmt PPMO NTB PPMO-leden Toetsers Kick-off + PM/PPM/P PMO PPM Office NTB NTB Leidinggevenden Kick-off (PPM/PM) 12-9-2011 17
Verantwoorden Operationele afdelingen Spoor 6 organisatie (PPM Office) Directie Strategie, Architectuur, Finance, Capaciteit Toetsen Samenstellen Portfolio Strategy Board Project Portfolio Management Proces Besluitvormen Advisering Besluitvorming PPM- Office Regiegroep Opdrachtgever Projectboard Projectleider Voortgang Informeren Uitvoerende afdeling(en) 12-9-2011 18
Spoor 6: Organisatie (Positionering PPMO) Raad van Bestuur PSB Staf PPM- Office MT Unit 1 MT Unit 1 MT Unit 1 REGIEGROEPEN 12-9-2011 19
Resultaat in 4 stadia: Groeimodel Informeel & Ad hoc Deeloplossingen Totaaloplossing Optimalisering & Benefits Management Bestuur & Beleid Processen & Informatie Mens & Organisatie Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 12-9-2011 20
Resultaat in 4 stadia: Streef naar Balans Informeel & Ad hoc Deeloplossingen Totaaloplossing Optimalisering & Benefits Management Bestuur & Beleid Processen & Informatie Mens & Organisatie Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 12-9-2011 21
Afsluiting Arlande Deelname aan APMG? Deelname aan PPM avondsessie? Workshop professionele bedrijfsvoering? Ontvangen nieuwsbrief? Stuur je gegevens naar info@arlande.nl 12-9-2011 22