Profiel Hoofd Bedrijfsvoering 1 juni 2016 Opdrachtgever Stichting De Haagse Scholen Voor meer informatie over de functie Erik Frieling, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden
Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie Hoofd Bedrijfsvoering 5 3 De gewenste capaciteiten 6 4 De arbeidsvoorwaarden 7 5 De selectieprocedure 8 Bijlage I: Functiebeschrijving Hoofd Afdeling Bedrijfsvoering Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 2 van 11
1 De organisatie De Haagse Scholen (DHS) is een ambitieuze stichting voor primair en speciaal (en voortgezet speciaal) openbaar onderwijs. De Haagse Scholen omvat 53 scholen, verspreid over ruim 70 locaties in alle wijken van de stad Den Haag. De scholen omvatten onder meer drie scholen voor speciaal basis onderwijs, zes scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs en een peuterspeelzaal. De scholen kennen een grote diversiteit in onder meer grootte, onderwijsprofiel, leerlingenpopulatie, onderwijsaanbod, onderwijsinnovatie en innoverend vermogen. DHS biedt onderwijs aan ca. 14.400 leerlingen en heeft ca. 1.850 medewerkers. De Haagse Scholen wordt geleid door een twee hoofdig College van Bestuur dat verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De Haagse Scholen heeft een eigen bestuurskantoor, dat ondersteuning geeft aan het bestuur, de bovenschoolse directeuren en aan de scholen. Het bestuurskantoor omvat een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Beleid en Advies. De organisatiestructuur is in onderstaand organigram weergegeven. College van Bestuur (2 fte) GMR (0,5 fte) Control (2 fte) Bedrijfsvoering (20,3 fte) Beleid & Advies (13,8 fte) Ondersteuningsteam Bovenschoolse Directie (2,0 fte) Ondersteuningsteam 27 scholen 26 scholen Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 3 van 11
De laatste jaren heeft DHS volop geïnvesteerd in het verbeteren van de onderwijsopbrengsten. De bedrijfsvoering en dienstverlening zijn beheersmatig op orde gebracht en de financiële positie is gestabiliseerd. De relaties tussen scholen en het bestuurskantoor zijn verbeterd en het imago bij de partners van DHS is verbeterd. Het lerend vermogen van DHS is toegenomen. DHS is een grote speler in Den Haag en kan zich richten op een breder aanbod door regie te nemen op onderwijs gerelateerde diensten zoals de voor- en vroegschoolse educatie. Er is zeer veel kennis in huis die nog beter benut en uitgedragen kan worden. Voor de periode 2015-2020 onderkent DHS de volgende bedreigingen: Het leerlingaantal staat onder druk door lokale krimp en door toename van aanbod in het bijzonder onderwijs. DHS wil meer investeren in de kwaliteit van het personeel door te investeren in professionalisering van leerkrachten, leidinggevenden en onderwijs ondersteunend personeel. Ook vanwege de arbeidsmarktkrapte en gebrek aan goed opgeleid personeel. Door maatschappelijke onrust, zoals radicalisering, wordt de basisveiligheid van een deel van de leerling populatie bedreigd. De bekostiging is niet stabiel en zeker, waardoor kwaliteit en formatie onder druk kunnen komen te staan. Voor de periode 2015-2020 onderscheidt DHS de volgende sterktes: De bedrijfsvoering is in control waardoor meer tijd en energie kan uitgaan naar het bieden van goed onderwijs. Er is veel kennis in huis om leerlingen goed onderwijs te bieden en invulling te geven aan onderwijsvernieuwing. Er is een vertrouwensbodem en daarmee een goed fundament voor verdere ontwikkeling van onderwijs, mens en organisatie. Voor de periode 2015-2020 ziet DHS ruimte voor verbetering op de volgende thema s: Het onderwijs meer eigentijds maken en vernieuwen. Investeren in de ontwikkeling van competenties en vaardigheden van alle medewerkers. Doortastender personeelsbeleid, zodat de professionaliteit van de mensen en de kwaliteit van de organisatie en het onderwijs verbetert. De ICT infrastructuur is goed opgebouwd, de toepassing ervan kan beter. Versterken van het vermogen om van beleid naar uitvoering te komen. Meer aandacht voor het externe imago in PR en marketing. Hieruit voortvloeiend staan in het ambitiestatement 2015-2020 de ambities centraal om eigentijds onderwijs te bieden, kennis en vakmanschap binnen DHS te benutten en te ontwikkelen en om het imago in de stad te verbeteren. Om deze ambities vorm te geven heeft DHS drie opdrachten geformuleerd, namelijk: 1 Werken aan pedagogisch-didactische onderwijsvernieuwing. 2 Ontwikkelen van de professionaliteit van de medewerkers en de cultuur. 3 Verstevigen van de profilering van DHS: binnen en buiten. Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 4 van 11
2 De functie Hoofd Bedrijfsvoering Voor de afdeling bedrijfsvoering zoekt DHS een afdelingshoofd. Deze functie wordt momenteel op tijdelijke basis vervuld. Met het oog op de verdere ontwikkeling en professionalisering van de afdeling is continuïteit in de invulling gewenst. Als Hoofd Bedrijfsvoering geeft u leiding aan uw afdeling (circa 20 fte), stuurt u de bedrijfsvoering van DHS op alle terreinen aan en werkt u nauw samen met het Hoofd Beleid en Advies en de Concerncontroller. U valt onder het College van Bestuur en maakt deel uit van het Managementteam. Op de afdeling Bedrijfsvoering werken medewerkers van verschillende disciplines. Deze disciplines zijn de financiële administratie, de personeels- en salarisadministratie, ICT en facilitaire zaken. De werkzaamheden die worden uitgevoerd zijn voornamelijk operationeel van aard. De laatste tijd is er hard gewerkt om de basisstructuur van het bestuursbureau vorm te geven en gelijktijdig te zorgen dat de informatievoorziening tijdig en betrouwbaar is. Hier is nog een aantal stappen in te zetten, de basis is op orde. Procesoptimalisatie door onder meer vereenvoudiging van werkprocessen en digitalisering van systemen kan nu meer aandacht krijgen alsook het stimuleren en enthousiasmeren van de medewerkers om daartoe initiatieven te ontplooien en intensiever interdisciplinair samen te werken. Als afdelingshoofd zorgt u met uw medewerkers er voor dat de bedrijfsvoering van DHS state of the art is en dat de operationele ondersteuning van de scholen klantgericht en efficiënt wordt georganiseerd. De kerntaken die daarbij horen zijn onder meer: Het ontwikkelen van beleid voor de aandachtsgebieden van de afdeling. Het zorg dragen voor een kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering. Het zorg dragen voor een adequate ondersteuning op operationeel niveau van de scholen op het gebied van facilitaire zaken, ICT, financiën, personeels- en salarisadministratie en verzuimadministratie. In de bijlage is een uitgebreide functiebeschrijving opgenomen met daarin een detailuitwerking van de werkzaamheden. Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 5 van 11
3 De gewenste capaciteiten De kandidaat die wij zoeken: Heeft academisch werk- en denkniveau. Heeft kennis, ervaring en inzicht in de vakgebieden die deel uitmaken van de afdeling bedrijfsvoering. Ervaring in het onderwijs is een pre. Heeft kennis van maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden waarmee DHS te maken heeft. Heeft ervaring met het aansturen van veranderingen. Heeft ervaring in een leidinggevende functie. Beschikt over een situationele en coachende stijl van leiding geven. Is vaardig in het ontwikkelen van mensen. Beschikt over een strategische, integrale blik. Werkt vanuit overzicht. Is van nature een teamspeler en gericht op het maken van verbinding. Beschikt over een flexibele en pragmatische instelling. Is analytisch, doelgericht en komt snel tot de kern. Is dienstverlenend. Heeft uitstekende adviesvaardigheden. Werkt met open vizier, is toegankelijk en communicatief sterk. Toont betrokkenheid, is sensitief en tegelijkertijd krachtig. Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 6 van 11
4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een full time functie, inschaling conform cao PO, schaal 14. Standplaats is Den Haag. Vanaf 22 augustus a.s. gaat het kantoor van De Haagse Scholen verhuizen naar het Johanna Westerdijkplein in Den Haag. Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 7 van 11
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op locatie Den Haag. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door De Haagse Scholen Allereerst voeren kandidaten gesprekken met een commissie waarin onder meer het College van Bestuur participeert, daarna met een commissie waarin schooldirecteuren, GMR en staf zijn vertegenwoordigd. Een pre-employment check en referentie-onderzoek maken deel uit van de procedure, een assessment kan deel uitmaken van de procedure. Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en wordt de kandidaat in dienst genomen. Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 8 van 11
Bijlage I: Functiebeschrijving Hoofd Afdeling Bedrijfsvoering Context De Haagse Scholen is een stichting voor primair en speciaal openbaar (voortgezet) onderwijs. De Haagse Scholen omvat 53 scholen, verspreid over meer dan 70 locaties in de stad. De Haagse Scholen heeft een eigen bestuurskantoor, dat ondersteuning geeft aan het bestuur, de bovenschoolse directeuren en aan de scholen. Het bestuurskantoor omvat een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Beleid en Advies. De afdeling Bedrijfsvoering heeft als kerntaken: Ontwikkelen van beleid voor de aandachtsgebieden van de afdeling. Zorg dragen voor een kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering. Zorg dragen voor een adequate ondersteuning op operationeel niveau van de scholen op het gebied van facilitaire zaken, ICT, financiën, personeels- en salarisadministratie en verzuimadministratie. Op de afdeling Bedrijfsvoering werken medewerkers (ongeveer 20 fte) die voornamelijk operationele werkzaamheden hebben. De afdeling strekt zich uit over diverse disciplines en expertises. Hoofd afdeling Bedrijfsvoering Het afdelingshoofd geeft leiding aan de afdeling, stuurt de bedrijfsvoering van DHS aan op alle terreinen en werkt nauw samen met het hoofd afdeling Beleid en Advies. Het afdelingshoofd ressorteert hiërarchisch onder het College van Bestuur. Doel van de functie Het afdelingshoofd zorgt er voor dat de bedrijfsvoering van DHS state of the art is en dat de operationele ondersteuning van de scholen klantgericht en efficiënt wordt georganiseerd. Werkzaamheden Beleid en ondersteuning analyseert en vertaalt het concrete (meerjaren)programma van de afdeling naar de organisatie, stelt prioriteiten en bewaakt deze; volgt interne en externe ontwikkelingen op het vakgebied en beoordeelt deze op relevantie voor het (meerjaren)beleid van DHS; analyseert en ontwikkelt, in overleg met het hoofd afdeling Beleid en Advies, (strategische) beleidsvoorstellen voor de aandachtsgebieden, waarvoor de afdeling bedrijfsvoering verantwoordelijk is; initieert projecten; stelt (meerjaren)plannen op voor de stichting en de eigen afdeling, incl. budgetten; neemt deel aan relevante lokale en landelijke netwerken. Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 9 van 11
Leiding geven stuurt medewerkers van de afdeling aan, inhoudelijk en hie rarchisch; ontwikkelt en borgt de kwaliteit van de afdeling en haar medewerkers; draagt zorg voor een goede communicatie binnen de afdeling en vanuit de afdeling naar buiten; borgt met het CvB overeengekomen niveau van bedrijfsvoering en operationele dienstverlening naar de scholen; plant en organiseert het werk van de afdeling; onderhoudt goede relaties met voor de organisatie relevante interne en externe partijen, zoals de GMR, RvT, collega schoolbesturen en de gemeente Den Haag; is lid van het managementteam van DHS dat onder voorzitterschap staat van de voorzitter College van Bestuur; voert gesprekken met medewerkers in het kader van de gesprekkencyclus. Projecten en producten Geeft leiding aan, of voert complexere taken en projecten uit, met name op financieel en administratief gebied; organiseert, in samenwerking met de controller, de planning en controlcyclus van de scholen en de stichting. Operationele ondersteuning van de scholen Stuurt een efficie nte en klantgerichte operationele ondersteuning van de scholen van DHS aan; draagt er zorg voor dat er binnen de gegeven formatie voldoende beschikbaarheid is voor hulpvragen van schooldirecties; ontwikkelt kennis over effectieve manieren van operationele ondersteuning van scholen. Professionalisering Draagt zorg voor de professionalisering van de medewerkers binnen de afdeling; werkt systematisch aan de eigen professionele ontwikkeling. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslist bij/over: de vertaling en ontwikkeling van het strategisch meerjarig beleid van het CvB voor de bedrijfsvoering van DHS, het leiding geven aan de afdeling in het kader van het personeelsmanagement, zoals gesprekkencyclus en opdrachtverstrekking, de kwaliteit van de productie van medewerkers. Kader: werkt binnen algemeen geformuleerde strategische kaders van De Haagse Scholen; Verantwoording: aan het College van Bestuur over de bruikbaarheid van het ontwikkelde (strategisch) beleid op bedrijfsvoering, de kwaliteit van de bedrijfsvoering, het leiding en sturing geven aan de afdeling en de inbreng binnen het managementteam. Kennis en vaardigheden Brede kennis en inzicht in de vakgebieden die deel uitmaken van de afdeling bedrijfsvoering; kennis van maatschappelijke en financieel-economische aangelegenheden waarmee DHS te maken heeft; kennis van en vaardig in het leidinggeven aan (de medewerkers binnen) bedrijfsvoering. vaardig in het aansturen van veranderingen; Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 10 van 11
vaardig in het ontwikkelen van mensen in de afdeling; vaardig in het projectmatig handelen; vaardig in het ontwikkelen, afstemmen, uitdragen, implementeren en verdedigen van beleid. Contacten Met het College van Bestuur, het bovenschools management, het hoofd van de afdeling Beleid en Advies en de controller over beleid en implementatie van de bedrijfsvoering om af te stemmen en draagvlak te verkrijgen; met de schoolleiders over implementatie van bedrijfsvoering om af te stemmen en te borgen. met relevante vertegenwoordigers van andere schoolbesturen in en buiten Den Haag over bedrijfsvoeringszaken om informatie uit te wisselen; Met relevante vertegenwoordigers van de gemeente Den Haag over gemeentelijk beleid en uitvoeringszaken om af te stemmen; het ministerie van OCW en andere ministeries en met relevante vertegenwoordigers van de PO raad over ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering van scholen om informatie uit te wisselen. Academisch werk- en denkniveau Hoofd Bedrijfsvoering/profiel/2 juni 2016 11 van 11