1 / 9 SEPA Instellen SEPA activeren voor uw vereniging Als eerste gaat u naar het beheercentrum om SEPA te activeren. U kiest voor beheercentrum en vervolgens voor het onderdeel IBAN / SEPA Aan de rechtste kant in uw scherm in het menu van IBAN / SEPA kiest u voor SEPA Activeren Print de handleiding (altijd makkelijk) Klik hierna op de knop Activeren. Het IBAN / SEPA menu zal aangepast worden zichtbaar in het onderstaande voorbeeld.
2 / 9 Uw Bankrekeningen Om SEPA te kunnen gebruiken ga naar het Beheercentrum en kies voor IBAN / SEPA. Klik op de optie Uw bankrekeningen. Onderstaand scherm zal geopend worden: Indien u nog geen bankrekeningen heeft staan kunt u er een toevoegen door rechts in de tabel op het plus icoon te klikken. Indien uw rekening daar al tussen staat controleer dan of de IBAN en BIC correct zijn en of de Naam rekeninghouder is ingevuld. Deze naam moet overeenkomen met de naam waarmee u het SEPA contract heeft afgesloten. Klik op Opslaan om een controle te doen of alles juist is ingevuld en om eventuele wijzigingen op te slaan. Uw SEPA contract(en)
3 / 9 Voordat u dit onderdeel gaat invoeren, moet u in het bezit zijn van een nieuwe Euro contract van uw bank. Hierin staan de gegevens die u nodig heeft voor het toevoegen van het SEPA contract. Klik op de optie Uw SEPA contracten. Voeg daar uw SEPA contract toe door rechts in de tabel op het plus icoon te klikken. Onderstaand scherm zal openen. Vul het Incassant ID in welke op uw contract vermeld staat. Het type contract is in de meeste gevallen Business to Consumer. Alleen als u als bedrijf uitsluitend bij andere bedrijven incasseert kunt u kiezen voor Business to Business. Zie onderstaande link voor de verschillen: http://www.sepa.nl/sepa/incasso/36-wat-is-het-verschil-tussen-de-normale-core-en-zakelijke-b2b-europese-incasso Kies bij bankrekening de juiste bankrekening van het SEPA contract. Kies bij Primair voor Ja. Het primaire SEPA contract wordt standaard geselecteerd bij het aanmaken van een SEPA bestand. Het is mogelijk om meerdere contracten in te voeren. Vul de maximum bedragen in volgens wat u met de bank heeft afgesproken. Klik hierna op Opslaan, om terug te keren naar het Contracten overzicht. Registratie van Machtigingen Voordat u SEPA kunt gebruiken moeten er machtigingen worden aangemaakt. Met de optie Registratie van machtigingen kunt u voor iedereen in uw bestand die op Incasso Ja staat, automatisch een machtiging laten aanmaken.
4 / 9 Deze machtiging vindt u ook terug op de relatiekaart op het tabblad machtiging. Nieuw in e-captain is dat je met de SEPA machtiging, een machtiging voor een selectie van artikelen kunt maken. Zo kun je bijvoorbeeld alleen Contributie via automatische incasso laten lopen. De SEPA machtiging houdt ook bij of het een eerste of een vervolg incasso betreft. Als u net begint met SEPA staat deze status bij iedere machtiging op eerste incasso. Banken controleren op de juiste status, indien deze niet correct is wordt de incasso afgekeurd. Het kenmerk van de machtiging wordt automatisch door e-captain gegenereerd en wordt bij elke SEPA transactie gebruikt. Als u deze stappen heeft doorlopen kunt u kiezen voor SEPA bestand samenstellen in het menu Factureren.
5 / 9 Machtiging Brieven Deze functie kan gebruikt worden om SEPA machtigingsbrieven aan te maken voor nieuwe machtigingen. Bestaande CLIEOP03 machtigingen die zijn overgezet naar SEPA hoeven niet opnieuw ondertekend te worden. Klik op de optie Machtiging brieven, onderstaand scherm zal geopend worden. Klik op Aanmaken brieven, om de machtigingsbrieven aan te maken. Klik op Download om de brieven in PDF formaat te openen. Hierna kunt u de machtigingsbrieven afdrukken voor uw leden. De tekst die in de machtigingsbrief staat is aan te passen via Beheercentrum> SEPA/IBAN> SEPA instellingen
6 / 9 Klik na het aanpassen/toevoegen van de tekst in de begeleidende brief op de knop Opslaan. Hierna zal de onderstaande melding verschijnen: Door in het machtiging scherm in de ledenkaart, of In het Registratie van Machtigingen scherm te klikken op het PDF icoon te klikken kan men een individuele machtigingsbrief selecteren en afdrukken. Standaard artikel selectie nieuwe machtiging Indien een machtiging niet geldt voor alle artikelen, kunt u in het onderstaande scherm een selctie opgeven. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld alleen contributie via automatische incasso wilt laten lopen. Ga naar Beheercentrum> SEPA/IBAN> SEPA instellingen Kies voor het onderdeel Machtiging
7 / 9 Kies de artikelen voor de nieuwe machtiging Kies voor toepassen op alle bestaande machtigingen mocht u deze wijziging willen doorvoeren. Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. Eenmalige incasso Het is mogelijk een eenmalige incasso via SEPA binnen e-captain aan te maken. Ga naar Ledenbeheer Selecteer het lid waarvoor de eenmalige incasso aangemaakt moet worden en open de ledenkaart. Ga naar het tabblad Machtigingen
8 / 9 Klik op het plus icoon om een nieuwe machtiging aan te maken. Geef bij het onderdeel Soort machtiging aan dat het om een Eenmalige machtiging gaat. Bij het onderdeel Kies artikelen verschijnt nu een knop. Klik op de knop Kies om een artikel te selecteren Kies een artikel of koppel een artikel en klik op OK Klik op Opslaan
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) 9 De eenmalige machtiging is nu aangemaakt. Open nu in de ledenkaart het tabblad Lidmaatschap Zet het onderdeel Automatische incasso op Nee Klik op Opslaan om de wijzigen door te voeren Opmerking: Omdat SEPA relatief nieuw is raden wij aan om slechts een paar posten in uw eerste SEPA bestand te plaatsen. Als het SEPA bestand succesvol is aangemaakt en het bedrag op uw rekening is bijgeschreven kunt u over gaan op de normale manier. Neem bij eventuele problemen z.s.m. contact op met de helpdesk. / 9