Dinsdag 2 juli 2013 Te Laat: Afwezig (verwittigd): Charltte, Brecht, Gilles, Arnut Afwezig niet verwittigd: Augustijn, Timthy GSM: 1) Datum vlgende AV Vlgende AV: wensdag 18 - dnderdag 19 september 2013 2) Mededeling van de vrzitter - VTK-Blauw en VTK-Gren werden tijdens de examens niet z ged pgeruimd. Ngmaals de prep m je eigen rmmel p te ruimen en je afval in de vuilnisbak te depneren. - De accmmdatie van de verblijfplaats van de VTK-driedaagse met mrgen met zijn allen pgeruimd wrden. 3) Regels en afspraken 4) Vrbije activiteiten Clse the bks - De begrting van CTB is in rde. Er is namelijk een kleine verscht. - De muziek was echter niet al te denderend. Als de muziek beter was geweest dan zu er waarschijnlijk meer gedanst wrden. - Lcatie: Wat betreft de lcatie (Tijuana) wrdt er pgemerkt dat de trap naar beneden redelijk gevaarlijk is. In het vervlg zu het k beter zijn m vraf een vast bedrag vr het persneel vr vestiaire en WC te betalen. Z meten de leden niet telkens betalen. - Wiki: In het algemeen wrdt er vrgesteld m een pagina p de wiki te maken van alle zalen die we huren. Z zuden we die beter met elkaar kunnen vergelijken. Ok dient er een verslag gemaakt te wrden ver Clse the Bks. Er werd namelijk ng nit een verslag geschreven. Michiel zu dit in rde brengen. Dit zu vanaf nu elk jaar meten gedaan wrden.
VTK-driedaagse - De sfeer was gedurende het ganse weekend ged. - Verblijf in de Blaarmeersen: Het slapen in tenten vrmt niet echt een prbleem. Indien de VTK-driedaagse vlgend jaar pnieuw hier drgaat kunnen de veldbedden van BEST eventueel geleend wrden. Deze zuden handig zijn als het weer tegenvalt. Het beperkt aantal duches is wel een prbleem. Eventueel kan een duchewagen gehuurd wrden. - Begrting: Wat betreft de begrting vallen de VTK-driedaagse, lintenverdracht en praesidiumetentje nder één bedrag. Er wrdt vrgesteld m dit budget te splitsen. Dit vrstel wrdt gestemd en gedgekeurd. - Shiftenlijst: De shiftenlijst zu beter verdeeld meten wrden in het vervlg. Ok de shiften zelf zuden cncreter meten pgedeeld wrden. De shiftenlijst was k niet vlledig gevuld maar dit is misschien eerder te wijten aan het feit dat ze later werd pengezet dan nrmaal. Er wrdt k pgemerkt dat er meer shiften vr de vrbereiding meten vrzien wrden in het vervlg. Er wrdt k vrgesteld m te vragen aan de leden m zelf hun eigen brd af te wassen. Dit is een ged idee maar dit met dan wel vanaf de eerste dag gevraagd wrden. - Er wrdt pgemerkt dat de mail met de praktische infrmatie vr de VTK-driedaagse best eerder wrdt verstuurd. 5) Kmende activiteiten Bach Launch - Verver: Er met een plssing gevnden wrden vr het verver van het statin te Ieper naar de verblijfplaats. Te vet is het namelijk te ver. Er is wel een lijnbus die aansluit p de aankmst van de trein van Gent naar Ieper. Het is de bedeling dat de meeste eerstejaars deze bus nemen. Daarm zu het niet slecht zijn m k p de site te vermelden wanneer deze bus vertrekt en welke trein ze daarvr meten nemen. Er wrdt vrgesteld m eventueel een belbus te bellen vr de mensen die de lijnbus missen. Er wrdt echter pgemerkt dat een belbus enkel kan gevraagd wrden als er in twee uur geen andere bus rijdt. Dit met eens pgezcht wrden. De bus met niet betaald wrden dr de eerstejaars. Men kan wel eventueel laten aanvinken p de site bij het inschrijven f ze een buzzypas hebben f niet. - Themafeestje: Interne stelt vr m eens een ander thema nemen dan een futfeestje. Een alternatief zu zijn een rubik s cube party. Het cncept hiervan is dat iedereen aankmt met de verschillende kleuren van de rubik s cube. Op het einde van de avnd met iedereen in één kleur zijn. Dit cncept heeft als vrdeel dat de leden elkaar beter leren kennen tijdens het uitwisselen van de verschillende kledingsstukken. Openingsfuif - Special act: Er werd reeds naar verschillende artiesten (Peter Van de Veire, ) gemaild maar deze waren vaak ver budget. Er wrdt vrgesteld m een imitatr-act, bijvrbeeld van Michael Jacksn, te laten kmen. Er zu dan p de affiche special act: Michael Jacksn kmen. Als dit een gede
band is, zu deze er wel de sfeer kunnen in brengen. Om er zeker van te zijn dat de band ged is, zu Feest eventueel vraf een ptreden kunnen bijwnen van de band. De vraag kmt echter f dergelijke band wel vldende vlk trekt. Smmige zijn van mening dat er een grte naam p de affiche met staan m vlk te lkken. Een ander idee is m een lid van een bekende band, bijvrbeeld de drummer van Netsky, te vragen m dan de naam van de band p de affiche te kunnen zetten. Ng een ander vrstel is m happy hur (pinten aan de helft van de prijs) te huden m vlk te lkken. Smmige zijn van mening dat dit eerder mariginaal is en niet echt effectief zu zijn. Eventueel kan een imitatr-act gecmbineerd wrden met happy hur. Sprt-kick ff (eerste dnderdag van academiejaar) - Suggesties vr één f andere activiteit mgen drgestuurd wrden naar Sprt. - Swies gaat de Sprt-kick ff k dit jaar dr p de parking vr de Plateau. Daar passeren immers de meeste studenten. - Er wrdt eraan herinnerd dat het gebruik van de parking p tijd met aangevraagd wrden aan stad Gent. Recruitment-kick ff (tweede week van academiejaar) Infmment IAESTE (eerste f tweede week van academiejaar) 6)Algemeen Wat met de strips in bvenrd? - Bvenrd is altijd een vuilnisbelt. De vraag is wat we hieraan kunnen den. Als bvenrd er netter zu uitzien, zuden de studenten misschien meer de neiging hebben m het prper te huden. Z wrdt er vrgesteld m bvenrd te herschilderen, een nieuwe hes rnd de kussens van de zetels te den en een ander laminaat p de vler te leggen. - Een andere vraag is f de strips wel gelezen wrden. Er nemen k mensen strips mee naar huis. Tch wrdt er beslten m de strips daar te laten staan. Deze kunnen eventueel gesrteerd wrden dr de schachten vlgend jaar. Er zuden k nieuwe rekken meten kmen m de strips in te plaatsen. - Er wrdt vrgesteld m het lkaal een andere bestemming te geven. Het lkaal is echter te klein m iets ander mee te den. Facebk versus Q&A - De Q&A p de VTK-site wrdt weinig gebruikt. Dit is waarschijnlijk enerzijds te wijten aan het bestaan van Facebk en anderzijds aan het feit dat de Q&A p dit mment niet echt praktisch is. Er wrdt vrgesteld m een vlledige nieuwe Q&A te maken die beter geïntegreerd is in de website. Deze zu efficiënter zijn dan de Q&A die we nu hebben. Er zu k een Facebk-app kmen m dit te integreren met Facebk. - Het praesidium met dan zelf wel het gede vrbeeld geven m deze app te gebruiken.
- Algemene pmerking Wiki: VOP en Ingenieursprject II zu meten nderverdeeld wrden per richting (buwkunde, werktuigkunde, ). ISIC-kaarten - Algemeen: Deze kaarten zijn duurder dan nze lidkaarten. Vr een kaart zu er 3,15 eur meten betaald wrden waarvan er swies 0,5 eur van de verzekering vr het FK inzit. De eerste dagen zuden er twee printers die 150 kaarten per uur kunnen printen. Op de achterkant van deze kaart kunnen we ng steeds kiezen wat er p kmt. - Vrdeel: Vrdeel van een ISIC-kaart is dat deze internatinaal kan gebruikt wrden. In het buitenland wrden de huidige studentenkaarten sms meilijk aanvaard. Het systeem van scannen zu daarmee k verbeterd wrden. Z kan bijvrbeeld het al dan niet gedpt zijn k ingegeven wrden in de database zdat gedpten gemakkelijk twee bnnetjes kunnen krijgen bij elke gliarde. - Nadeel: Prbleem is wel dat er per kaart k een guidgids met aangekcht wrden. Eventueel kan er wel nderhandeld wrden m een kleiner aantal guidgidsen te kpen. Een ander nadeel is dat ISIC z gemakkelijk aan de ugent-emailadressen van nze leden geraakt. Maar eigenlijk wrdt er nu k een ledenlijst drgegeven aan het FK. - Er wrdt beslten m ng niet samen te werken met ISIC. - Ander vrstel: Er wrdt beslist m een eigen harde kaart te maken die vr meerdere jaren gebruikt wrdt. De leden zuden z nline via de site kunnen betalen. Hiervr is een harde kaart ndig mdat de leden anders zuden kunnen fefelen met de barcdes. De lidkaart zu dan vr vijf f drie jaar geldig zijn. Vrlpig wrdt er gepteerd vr drie jaar. - Het prbleem is echter dat de barcdes maar een jaar geldig zijn. Een plssing zu kunnen zijn m met barcdes te werken die bijvrbeeld drie jaar geldig zijn. De barcde zu dan elk jaar meten geactiveerd wrden. De kaarten kunnen eventueel tijdens de drie jaar geüpdatet wrden dr er een sticker p te plakken. - Een alternatief vr het systeem met stickers is m de scannen met een database. Dan zu er wel telkens meten gescand wrden. Maar z hebben we k meer infrmatie ver welke leden naar welke activiteiten kmen. Om het scannen vltter te laten verlpen kunnen vaste scanners aangeschaft wrden. Op de cursusverkp kan dan bijvrbeeld één persn vrtdurend scannen terwijl de andere de beken halen en afrekenen. - De printer kan eventueel geleased wrden. Omdat de printer dan gemakkelijk kan hersteld wrden wrdt hiervr gepteerd. - Nu luidt de vraag f het haalbaar is m een andere kaart en een ander betaalsysteem in te veren tegen vlgend academiejaar. Eventueel kan Web & ICT hieraan pririteit geven. Dit met k ng gestemd en gedgekeurd wrden. Hiervr met echter wel geweten zijn wat het kst m een printer te leasen. Omdat dit dringend is wrdt er beslten m ver deze tpic nline te stemmen.
7) Varia - Tweedehandsbekensysteem p de site. Mensen die een bek willen verkpen kunnen dat bek aanvinken p een lijst p de site. De mensen die beken ndig hebben kunnen hun beken k aanvinken. Een ander idee is m p de site een frum te maken waar mensen kunnen zetten welk bek ze willen verkpen. Er wrdt vrgesteld m een bekenverkp te huden. Maar de vraag kmt heveel succes een dergelijke verkp zu hebben. Daarm is het misschien beter m eerst te kijken p de Q&A heveel vraag er hiernaar is. Smmigen zijn echter van mening dat dit niet tt de taken van een studentenvereniging behrt. Z wrdt er beslten m dit vrlpig niet te den. - Beide camera s zijn mmenteel stuk. Er met gekeken wrden heveel het herstellen van de camera kst. Indien ndig kan een nieuwe camera aangekcht wrden. - Er werd een reservesleutel vr de kar aangekcht. Deze sleutel zu echter in de muurkluis bewaard wrden zdat deze enkel in geval van nd uitgehaald wrdt. - Er wrdt gevraagd m een andere brstel m affiches te plakken. Er werd echter nlangs een nieuwe brstel aangekcht. Er wrdt pgemerkt dat er beter eens een deftige brstel zu wrden aangekcht. Maar aangezien er dr verschillende mensen geplakt wrdt en de brstel na het plakken niet deftig wrdt weggezet is het beter m regelmatig een gedkpere brstel te kpen. - Onkstennta s mgen ng niet ingebekt wrden deze vakantie. Je stuurt best vraf een mailtje naar Penning. - Reminder m ggle-dc met rekeningnummers aan te vullen. - Oprep m mails aandachtiger te lezen. - Reminder m geen zatte ft s van de leden p Facebk te plaatsen. Eén ft met een link naar de site mag wel. - Nieuw systeem m puntjes van de vergadering dr te mailen. Bij agendapunten waarbij je denkt dat enige achtergrndinfrmatie nuttig kan zijn, stuur je deze dr naar het ganse praesidium. Z weet iedereen nmiddellijk waarver het gaat tijdens de vergadering. - De sleutels van de het ude praesidium meten drgegeven wrden aan de nieuw leden. Er zal hiervr een envelp in de kluis geplaatst wrden. Diegene die ng geen sleutel hebben kunnen hieruit één nemen en een mailtje sturen naar Secretaris. Mmenteel werden al drie sleutels teruggeven. Er wrdt één gegeven aan Cursus en één aan Interne. De derde sleutel is vr Emmelie.