GEMETE UD VITAAL Samen in beweging Onderdeel REGIE OP EIG OPLEIDING, ONTWIKKELING & TALTGEBRUIK Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 1
Gemeente Uden Vitaal De gemeente Uden is een organisatie met lef. Een dynamische organisatie die haar interne processen verbindt met wat er in de Udense samenleving leeft. Haal het beste uit jezelf, is een voorwaarde voor succes voor onze medewerkers en daarmee ook voor het succes van Uden! Om samen met onze medewerkers dynamisch en dus vitaal en ondernemend te blijven, is duurzame inzetbaarheid en het vitaal houden van onze medewerkers van groot belang. Vitaliteitmanagement valt uiteen in verschillende onderdelen, waaronder Opleiden & Ontwikkelen van medewerkers. Hieronder is dit in een schema weergegeven. In deze notitie gaan we verder in op het onderdeel Opleiden & Ontwikkelen en op welke wijze we als werkgever en medewerkers dit gezamenlijk gaan vormgeven. Hierbij is het van groot belang dat medewerkers de regie voeren over hun eigen PLOT (= Plan Leren Ontwikkelen Talentgebruik) en daar bewust mee omgaan. Kansen creëren en pakken. De gemeente Uden wil dit vooral stimuleren en ondersteunen. Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 2
De omgeving verandert in een steeds hoger tempo, ervaren medewerkers stromen de komende jaren uit, arbeidsrelaties wijzigen van vast naar meer flexibel. De organisatie en haar medewerkers moeten klaar zijn om in te spelen op deze continue aanwezige veranderingen. Waarom duurzaam opleiden & ontwikkelen? Het vervolg op het Organisatieontwikkelingsprogramma 2DO kent de volgende kwadranten: Regie op eigen opleiding ontwikkeling - talentgebruik Van buiten naar binnen Zaken en systemen De gemeente Uden wil met het duurzaam opleiden & ontwikkelen de volgende resultaten bereiken: Regie op eigen opleiding, ontwikkeling en talentgebruik Uden is een lerende organisatie waarin medewerkers continue in ontwikkeling zijn Medewerkers voeren eigen regie over hun opleiding, ontwikkeling en inzet van hun talenten en halen inspiratie en ontwikkelingskansen uit de koers van de organisatie Organisatie faciliteert en ondersteunt de medewerkers zodat zij het beste uit zichzelf en elkaar kunnen halen Het management vergroot de sturing op competenties en talentontwikkeling/ talentinzet (scouten van talenten) Medewerkers ontdekken hun talenten, maken deze kenbaar in de jaargesprekken en zetten hun talenten in Medewerkers beschikken over kennis en vaardigheden voor hun huidig werk en toekomstig werk (relatie met Strategische Personeelsplanning) Verworven competenties en talenten van medewerkers zijn inzichtelijk en duurzaam inzetbaar Medewerkers zijn klaar voor de toekomst van werk: mobiel, flexibel, gemotiveerd, werken in netwerken door en over de organisatie heen, delen hun kennis, vaardigheden en talent met anderen binnen en buiten de organisatie Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 3
Van buiten naar binnen Medewerkers denken en werken vanuit het perspectief van de klant, de Udense gemeenschap Medewerkers leggen verbindingen tussen de vragen en behoeften vanuit de Udense gemeenschap en de interne prioriteiten en werkprocessen Medewerkers hanteren de LOL methode (= leren op locatie) Zaken en systemen Medewerkers zijn opgeleid met het digitaal werken en het werken met de diverse (zaak)systemen Medewerkers kunnen plaats- en tijdonafhankelijk werken Het management en de medewerkers zorgen voor optimale werkprocessen om de klantvraag snel en correct te beantwoorden Hoe duurzaam opleiden & ontwikkelen? Duurzaam opleiden & ontwikkelen moet een strategisch instrument zijn van onze organisatie. Strategisch opleiden en ontwikkelen Opleiden & Ontwikkelen staat niet apart als instrument, maar hangt samen met de andere HR-instrumenten. De invulling van de instrumenten is afhankelijk van de visie en koers van de organisatie. Zie in onderstaand schema de relatie naar andere HR-instrumenten. STRATEGISCHE PERSONEELS- PLANNING WERVING SELECTIE JAAR- GESPREK- K OPLEIDING ONTWIKKELING LOOPBAAN MOBILITEIT GEZOND VITAAL VOORWAAR- D BELONING Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 4
Naast het leggen van verbindingen met de visie en koers van de organisatie als ook met de overige HR-instrumenten, kan Opleiden & Ontwikkelen ook worden gericht op het klaarstomen van de medewerker op zijn/ haar toekomst als goed medewerker onafhankelijk waar hij of zij werkzaam is. Hiermee vergroot je als organisatie de duurzame inzetbaarheid van de medewerker. Een ander belangrijk element, is het bezien van het Opleiden & Ontwikkelen vanuit de 1-Overheid gedachte. Het gezamenlijk als overheidsorganisaties onze medewerkers opleiden & ontwikkelen. Denk hierbij aan: uitwisseling van opleidingsprogramma s met elkaar, gezamenlijke leerkaart, ondernemend ambtenaarschap in Brabant. Ook het aangaan van leer- en ontwikkelingsrelaties met het bedrijfsleven en met opleidingsinstituten behoort tot het strategisch toepassen van dit instrument. Structureel en organisatorisch opleiden en ontwikkelen Opleiden & Ontwikkelen vindt nog te veel ad hoc plaats. Door het duurzaam opleidingsbeleid in lijn te brengen met de organisatiedoelstellingen en met de duurzame inzetbaarheid van de medewerker, creëert de organisatie een structureel organisatorisch geheel op dit vlak. Hiertoe behoort ook benoemen van de te behalen resultaten en het meten van het rendement van opleidingen en ontwikkelingstrajecten (smart maken). Uiteraard dient de organisatie diverse faciliteiten te bieden voor het opleiden & ontwikkelen. Het opleidingsbudget van de organisatie is één van de aspecten die daarvoor kan worden ingezet. Operationeel maken van opleiden en ontwikkelen Door het aanbrengen van diversiteit in leren en ontwikkelen als ook meer de focus te leggen op verandering in houding en gedrag, creëren we meer de situatie van opleiding met impact. Denk aan: Opleiding en training gericht op gewenste kerncompetenties Verschil in leren en ontwikkelen van diverse (leeftijds)groepen en teams (kies wat past) Het opleiden & ontwikkelen afstemmen op de voorkeur voor een leerstijl van de individuele medewerker Variatie in de vormen van Opleiden & Ontwikkelen te bieden, zoals e- learning, mentorschap Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 5
Wat te doen met duurzaam Opleiden & Ontwikkelen? Duurzaam Opleiden & Ontwikkelen heeft alles te maken hoe deze worden ingebed in de organisatie en dus onderdeel uitmaken van de Jaarcyclus HRM gemeente Uden en uiteraard met de overige HR instrumenten. In bijlage 1 is via een tekening de Jaarcyclus HRM gemeente Uden weergegeven, waarin het Organisatie Opleiding & Ontwikkelplan als ook het PLOT van de medewerker onderdeel van uitmaken. In de bijlage 2 staan de (jaarlijkse) activiteiten vermeld op het gebied van duurzaam Opleiden & Ontwikkelen op de volgende niveaus: 1. Strategisch opleiden en ontwikkelen 2. Structureel organisatorisch opleiden en ontwikkelen 3. Operationeel opleiden en ontwikkelen Tevens is een opzet van het Organisatie Opleiding & Ontwikkelplan, het PLOT formulier en een nieuwe regeling faciliteiten Leren Ontwikkelen Talentgebruik bijgevoegd. Leer Ontwikkel budget In de meerjarenbegroting staan, exclusief nog eventueel te realiseren bezuinigingen, de volgende ramingen opgenomen op het gebied van opleiding. Omschrijving 2014 2015 2016 2017 Ecl Gemeentebrede 126.100 129.789 129.789 129.789 34201 opleidingen Noodzakelijke 179.962 179.962 179.962 179.962 34600 opleidingen Gewenste 12.493 12.493 12.493 12.493 34601 opleidingen Totaal 322.244 322.244 322.244 322.244 Het totale opleidingsbudget bedraagt 1,8% van het budget loonsomkosten voor het personeel. Volgens de Monitor gemeenten 2012 (Personeel in perspectief) van het A+O fonds bedragen de gemiddelde bestede opleidingskosten (opleiding en ontwikkeling) in 2012 van alle gemeenten 1,9% van de loonsom. Van de gemeenten in de categorie van 20.000 tot 50.000 inwoners bedraagt dit percentage 1,8% van de loonsom. Daarnaast zet de organisatie in het kader van leren ontwikkelen talentgebruik de uren in van de loopbaancoach en de HR-adviseurs voor advies en coaching, zoeken en bemiddelen bij stages/ werkervaringsplaatsen/ detacheringen (intern of extern), Uden academie, loopbaanscan, Online Talent Manager testen, loopbaantrajecten, EVC-trajecten, ondernemend ambtenaarschap Brabant. Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 6
Verdeling leer- en opleidingsbudget Voor de jaarlijkse verdeling van het leer- en opleidingsbudget zijn de volgende zaken leidend: 1. Organisatie Opleiding & Ontwikkeling plan 2. PLOT van de medewerker (Plan leren ontwikkelen talentgebruik) 3. Besteding van deel van leer- en opleidingsbudget aan inzetvergrotende en mobiliteitsbevorderende maatregelen voor de medewerkers Ad.1: Opleidingen en trainingen die nodig zijn vanuit organisatieontwikkeling perspectief, strategische personeelsplanning, kerncompetentie ontwikkeling, ondernemerschap. Ad. 2+3: Opleidingen en trainingen voor individuele medewerkers. Elke medewerker dient minimaal eenmaal per drie jaar een activiteit te doen ter vergroting van zijn/ haar arbeidsinzet dan wel bevordering van zijn/ haar mobiliteit. Voor de opleidingen en trainingen onderdeel 2 en 3 blijft een verdeling van het budget per afdeling gehanteerd. Per afdeling wordt de verdeling gebaseerd op het aantal medewerkers van die afdeling. Inkomsten op opleidingsgebied Op het gebied van opleiding en ontwikkeling kan de gemeente inkomsten vergaren door onder andere: Subsidieverstrekking door het A+O fonds gemeenten Afdrachtvermindering onderwijs via de Belastingdienst ESF subsidie voor sommige onderdelen Samenspel tussen medewerkers, OR en organisatie Duurzaam opleiden & ontwikkelen is een samenspel tussen de medewerkers, de ondernemingsraad en de organisatie. Alleen dan kan er succes ontstaan. Het is gericht op werk, de organisatie en de mens. Vooral op wat mogelijk is, het potentieel. De toekomst van werk en leren gaat er anders uitzien. Door daar op te anticiperen, creëer je gezamenlijk duurzame inzetbaarheid. Klaar voor de toekomst Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 7
Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 8
Bijlage 2: (Jaarlijkse) activiteiten op het gebied van duurzaam Opleiden & Ontwikkelen Strategisch opleiden en ontwikkelen Activiteit Door wie Wanneer Gerealiseerd op Formuleren en vaststellen duurzaam opleidingsbeleid MT, P&O en OR 4 e kwartaal 2013 November 2013 Strategische Personeelsplanning verder uitwerken: speerpunten komende 3 tot 5 jaar en hoe dat te bereiken MT en P&O 4 e kwartaal 2013/ Jaarlijkse actualisatie Continue proces Bepaalde kerncompetenties medewerkers centraal stellen in 2014 MT, P&O en OR 2014 Januari 2014 Leerkaart voor overheidsorganisaties ontwikkelen i.s.m. provincie, waterschap en andere gemeenten P&O 2013/ 2014 Gereed februari/ maart 2014 Netwerk ondernemende ambtenaren Brabant (Flexibele ambtenaar/ ZPP) Secretaris en P&O Pilotjaar 2013 en half 2014 01-01-2013 Aangaan van leer- en ontwikkelrelaties met bedrijven en opleidingsinstituten Leidinggevenden en P&O Vanaf 2014 Deelname Proeftuin vernieuwende arbeidsrelaties (Beter werken in het openbaar bestuur) Secretaris en P&O 2012-2013 22-06-2012 Loopbaan en mobiliteitsbeleid vaststellen MT, P&O en OR 2012 26-06-2012 Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 9
Structureel organisatorisch opleiden en ontwikkelen Activiteit Door wie Wanneer Gerealiseerd op Formuleren en vaststellen MT, P&O en OR 4 e kwartaal 04-02-2014 duurzaam opleidingsbeleid, regeling opleidingsfaciliteiten medewerkers 2013 Organisatie Opleiding en Ontwikkelplan jaarlijks opstellen o.a. afgestemd op SPP, duurzame inzetbaarheid, Concernplan, Afdelingsplan, Clusterplan en PLOT van medewerker Leidinggevenden/ coördinatoren i.s.m. P&O en OR Vanaf 2014 Opleidingsbudget jaarlijks verdelen op basis van het Organisatie Opleiding en Ontwikkelplan MT en P&O Vanaf 2014 Operationeel opleiden en ontwikkelen Activiteit Door wie Wanneer Gerealiseerd op PLOT (= Plan Leren Ontwikkelen Talentgebruik) jaarlijks opstellen en bespreken in jaargesprekken P&O ontwikkelt format voor integratie Jaargesprek en PLOT onderdelen Jaarlijks (start in 2014) Voorkeur Leerstijl per medewerker of groepen medewerkers in kaart brengen Medewerker(s) i.s.m. P&O 2014 t/m 2015 Uden Academie verder ontwikkelen P&O 2013 t/m 2016 Leerkaart publiceren op Intranet P&O 2013 t/m 2016 Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 10
Operationeel opleiden en ontwikkelen Activiteit Door wie Wanneer Gerealiseerd op Variaties van leren en ontwikkelen van medewerkers formuleren en publiceren op Intranet P&O 2013 t/m 2016 Activiteiten Loopbaan en Mobiliteit uitvoeren (zie notitie Loopbaan en Mobiliteit) Leidinggevenden en P&O 2013 t/m 2016 Allianties sluiten met opleidingsinstituten of andere organisaties in het kader van opleiden en ontwikkelen P&O 2014 t/m 2015 Duurzaam opleidingsbeleid gemeente Uden 2013 2016 versie 2 (vastgesteld 04-02-2014) 11