Voorstel. : C. Hietkamp /J. Smit. Competentiemanagement

Transcriptie

1 Voorstel Aan : Management Team Zaaknummer : Status : Openbaar / Ter bespreking Datum : 18 maart 2014 Afdeling : Bedrijfsvoering Paraaf Raad: : Nee Medewerk(st)er : C. Hietkamp /J. Smit medewerk(st)er: Telefoonnummer : Or : Ja Ter kennisgeving Portefeuillehouder : Duijn, W. van Communicatie: : Nee Bijlage(n) : 1 Evaluatie : Nee Onderwerp: Competentiemanagement Samenvatting: In het MD-traject hebben de leidinggevenden aangegeven te willen sturen op (kern)competenties (=competentiemanagement) en hebben zij 5 kerncompetenties voor leidinggevenden benoemd. Deze zijn afgeleid van de doelstellingen van de gemeente Katwijk en de LEAN-filosofie. Vervolgens zijn deze kerncompetenties in een werkgroep geconcretiseerd naar kenmerken. De kerncompetenties voor leidinggevenden met bijbehorende kenmerken dienen nu te worden vastgesteld. Tegelijk wordt een vervolgtraject geschetst, waarin 3 kerncompetenties voor medewerkers worden benoemd en een aanpak wordt gegeven voor de uitwerking en borging daarvan. Om medewerkers en leidinggevenden te laten wennen aan het werken met de nieuwe kerncompetenties en ruimte te scheppen voor het verder uitkristalliseren van competentiemanagement, wordt een groeimodel voorgesteld. Gevraagde beslissing: Het MT wordt gevraagd de directie te adviseren: 1. De vijf in de nota genoemde kerncompetenties voor leidinggevenden met bijbehorende kenmerken (zie bijlage) conform vast te stellen. 2. De drie in de nota genoemde kerncompetenties voor medewerkers conform vast te stellen. 3. HRM opdracht te geven om, in een werkgroep met de LEAN- adviseurs, OR (als vertegenwoordiger van de medewerkers) en enkele leidinggevenden, de kerncompetenties van medewerkers te voorzien van kernmerken en deze medio najaar ter bespreking in te brengen in het MD-traject. 4. HRM opdracht te geven het vervolgtraject (stappen 4, 5, 6 en 7) vorm te geven. 5. De periode tot te bestempelen als proefperiode voor competentiemanagement. Na het verstrijken van deze periode te evalueren en op basis van de uitkomsten een definitieve vorm te kiezen. Intern advies LEAN-adviseurs Extern advies n.v.t. Management Team Akkoord: Datum besluit Nr. 18 maart 2014

2 Zaaknummer : Onderwerp : Competentiemanagement Inleiding Deze notitie komt voort uit het MD-traject, waarin de leidinggevenden hebben aangegeven te willen gaan sturen op competenties. De gemeente Katwijk wil toe groeien naar de organisatie die de beste gemeentelijke diensten verleent van Nederland, onder het motto goed, beter, de beste. De gemeente gebruikt hiervoor de LEAN-methode. Het realiseren van deze ambitie in een veranderende omgeving stelt andere eisen aan de manier van werken, en daarmee aan leidinggevenden en personeel. In het MD-traject hebben de leidinggevenden aangegeven te willen gaan sturen op competenties, om een focus en houvast te hebben bij het realiseren van genoemde ambitie. Zij hebben toen 5 kerncompetenties benoemd voor leidinggevenden. Deze zijn afgeleid van de doelstellingen van de gemeente Katwijk en de LEAN-filosofie. De nieuwe kerncompetenties vervangen de huidige 4 kerncompetenties, die op zijn geïntroduceerd bij de fusie (mensgericht, resultaatgericht, omgevingsgericht en professionaliteit). In 2007 is een lichte variant van competentiemanagement geïntroduceerd, waarbij genoemde 4 kerncompetenties zijn geïntegreerd in de gesprekscyclus. De insteek van deze variant was om leidinggevenden houvast te bieden en tegelijk ruimte te scheppen voor vertaling naar de specifieke situatie van de afdeling of het team. Dit competentiemanagement is echter nooit goed van de grond gekomen. Beoogd resultaat Leidinggevenden focus en houvast bieden in het sturen op de kennis, vaardigheden, houding en gedrag die hun medewerkers nodig hebben voor het werken in een LEAN-organisatie, die de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland wil worden. Leidinggevenden en medewerkers richting te geven voor de ontwikkeling van de bij LEAN passende kerncompetenties. Argumentatie en aanpak Wat is een (kern)competentie? Een competentie is de specifieke mix van kennis, ervaring en vaardigheden, houding en gedrag en persoonskenmerken, die nodig is om goed te kunnen functioneren in een werksituatie. Het accent ligt op het effectief kunnen toepassen van kennis, ervaring en (gedrag)vaardigheden in praktijksituaties. We onderscheiden kerncompetenties en functie-gebonden competenties. Kerncompetenties zijn de competenties die kenmerkend zijn voor de werkcultuur en gelden voor de hele organisatie. Kerncompetenties vloeien rechtstreeks voort uit de doelen die we als organisatie willen bereiken. Ze brengen tot uitdrukking hoe de organisatie wil werken en wat de organisatie van haar medewerkers vraagt. Functie-gebonden competenties zijn de competenties die nodig zijn om een bepaalde functie goed te kunnen vervullen. Kerncompetenties en functie-gebonden competenties geven richting en houvast in de aansturing, ontwikkeling en ondersteuning van de medewerkers. Wat is competentiemanagement? Competentiemanagement is het sturen op (kern)competenties. 18 maart 2014

3 Waarom competentiemanagement? Een LEAN-organisatie kenmerkt zich door een klant- en resultaatgerichte werkcultuur, waarbij nauw wordt samengewerkt in processen. Dit vraagt om: proactieve medewerkers die hun verantwoordelijkheid nemen om het beste uit zichzelf halen voor het behalen van afgesproken resultaten en uitkomsten, individueel en als team. resultaatgerichte leidinggevenden die hun medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid geven om zelf te bepalen op welke wijze zij toewerken naar doelen of uitkomsten en hen daarin faciliteren. De doelstellingen en bijbehorende werkcultuur dienen tot uitdrukking te worden gebracht in kerncompetenties. Dit om leidinggevenden en medewerkers een focus te geven in het ontwikkelen van de kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig zijn voor werken volgens LEAN. Welke kerncompetenties zijn nodig? MT en teamleiders hebben in het MD-traject de volgende 5 kerncompetenties voor leidinggevenden benoemd: Inspireren en stimuleren Analyseren en verbeteren Klantgericht Resultaatgericht Samenwerken. Deze kerncompetenties zijn inmiddels uitgewerkt in kenmerken en besproken in het MD-traject: zie bijlage. Van de 5 kerncompetenties voor leidinggevenden, zijn er 3 rechtstreeks van toepassing op de medewerkers. Dit zijn: Klantgericht Resultaatgericht Samenwerken. Deze kerncompetenties vervangen de huidige kerncompetenties die zijn geïntroduceerd bij de fusie. Aanpak: groeimodel Competentiemanagement is een leer- en groeiproces voor zowel leidinggevenden als medewerkers, waarbij de (kern)competenties uiteindelijk volledig geïntegreerd zullen worden in de gesprekcyclus en daarmee ook in SPP. Dit proces begint met het op strategisch niveau, dus top down, vaststellen van de kerncompetenties die nodig zijn. Deze kerncompetenties zijn min of meer abstracte containerbegrippen die voor vele interpretaties vatbaar zijn. Om ermee te kunnen werken is een vertaalslag nodig. Allereerst dienen ze te worden voorzien van op maat van de organisatiedoelstellingen en LEAN toegesneden kenmerken, zoals die in de bijlage zijn beschreven voor de leidinggevenden. De kerncompetenties die nu voor medewerkers worden voorgesteld moeten nog concreet worden gemaakt met kenmerken. Het formuleren van deze kenmerken kan worden opgedragen aan een werkgroep die advies uitbrengt aan het MT. Indien deze kenmerken nog niet scherp genoeg blijken te zijn en onvoldoende houvast bieden voor de gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden, is nog een laatste vertaalslag nodig naar gedragscomponenten. Het meest effectief is deze verdieping op teamniveau, dus bottom up, vorm te geven. Met name omdat hier maatwerk nodig is (klantgerichtheid bij het ene werkveld behoeft een wat andere invulling dan in het andere werkveld) en draagvlak bij het personeel. De gedragscomponenten moeten worden herkend en erkend door de medewerkers. Dat kan alleen als zij actief worden betrokken in het formuleren van zichtbaar 3

4 gedrag. Actieve betrokkenheid in deze vertaalslag voedt bovendien de bewustwording van wat LEAN-werken voor de medewerker betekent. Indien ook leidinggevenden behoefte hebben aan verdieping van de kenmerken voor leidinggeven kan de uitwerking worden ingelast als onderdeel van het MD-traject. Competentiemanagement is nog niet (volledig) ontwikkeld en de organisatie moet wennen aan werken volgens de nieuwe kerncompetenties. Daarom is het verstandig een proefperiode in te lassen, waarin leidinggevenden en medewerkers ervaring kunnen opdoen met het werken volgens de nieuwe kerncompetenties. Zo wordt hen ruimte geboden om toe te groeien naar de gewenste manier van werken en kan die werkwijze bovendien scherper worden vormgegeven op basis van ervaringen in de praktijk. Ter ondersteuning van dit groeiproces wordt in het 2 de kwartaal 2014 in het MD-traject een training opgenomen: Competentiegericht leidinggevengespreksvoering en begeleiden van medewerkers. Desgewenst kan deze training t.z.t. ook op maat worden gemaakt en verzorgd voor medewerkers. Middelen De training Competentiegericht leidinggeven: gespreksvoering en begeleiden van medewerkers en eventuele andere leeractiviteiten die het werken met (kern)competenties ondersteunen, worden bekostigd uit het Strategisch Opleidingsplan. Uitvoering 2-4 De 5 kerncompetenties en bijbehorende kenmerken, conform de bijlage, voor MT/directie leidinggevenden vaststellen 2-4 De 3 kerncompetenties voor medewerkers vaststellen. MT/directie 2-4 Opdracht om de bij de kerncompetenties voor medewerkers behorende kenmerken vorm te geven in een werkgroep, waarin vertegenwoordigd: HRM, MT/directie Uitvoering HRM enkele leidinggevenden, de OR (als vertegenwoordiger van de medewerkers) en de LEAN-adviseurs. Okt./nov. Opleveren kenmerken medewerkers en bespreking in het MD-traject. HRM e halfjaar 2015 Uitwerking kenmerken medewerkers in gedragscomponenten op teamniveau Teamleiders/ onderst. HRM Dec Onderzoek doen naar en selecteren van functie-gebonden competenties voor HRM leidinggevenden en medewerkers, ter vervanging van de huidige (kern)competenties. Daarbij zou de competentiebox van HR 21*) als informatiebron of hulpmiddel kunnen fungeren. De kerncompetentie inspireren, stimuleren zal worden meegenomen in de vormgeving van functiegebonden competenties voor medewerkers (bijvoorbeeld in termen van motivatie en enthousiasme) Het ontwikkelen van een nieuwe gesprekscyclus waarin SPP en de personeelsgesprekken zijn geïntegreerd, met daaraan gekoppeld een systeem voor methodisch beoordelen en belonen. Daarbij inbegrepen is de wijze waarop leidinggevenden zullen worden beoordeeld op de bij de kerncompetenties behorende kenmerken (van leidinggevenden wordt verwacht dat zij voor alle competenties een voldoende scoren). Een feedback-instrument zal onderdeel uitmaken van het beoordelingsinstrument. HRM 2016 Evaluatie en eventuele bijstelling HRM 4

5 Na elke stap in het traject vindt communicatie plaats via intranet, Katwijk.NU en in de afdelings- of teamoverleggen. De OR zal worden betrokken bij alle stappen van het vervolgtraject. *) HR21 is een drieluik (functiebeschrijvingen, competentiebeschrijvingen en resultaatbeschrijvingen) waarvan Katwijk alleen het onderdeel functiebeschrijvingen afneemt. De competentiemodule (competentieboxen) is vrij toegankelijk via de site van het A+O-fonds en staat ons ter beschikking. De module voor resultaatbeschrijvingen kan tegen betaling worden afgenomen van Buitenhek. Bijlage(n) Overzicht kenmerken kerncompetenties leidinggevenden 5