Slimmer werken, niet harder

Transcriptie

1 Lean Management bij gemeenten Slimmer werken, niet harder Tekst: Riek Veurink / Fotografie: Kees Winkelman

2 En ineens hoor je het overal om je heen: Lean Management als manier om ontwikkelingen in gemeenteland het hoofd te bieden. A+O fonds Gemeenten vroeg studente Alma Vermeulen om onderzoek te doen naar werkwijzen en resultaten. Lean doe je allereerst om kwaliteit te verbeteren. Het waren donkere wolken, waaronder in Eindhoven het idee geboren werd om met Lean aan de slag te gaan. Programmamanager Slim Werken Paul Vos: We kregen een bezuinigingsdoelstelling voor onze kiezen die zó groot was, dat onze wethouder zei: dit redden we niet als we allemaal alleen maar een stapje harder zetten. We hebben een visie nodig op hoe we het écht anders gaan doen. Dat past ook bij de nieuwe rol die we als overheid hebben. En dus werd er in Eindhoven drie jaar geleden een Slim Werkenteam opgericht. Dit team, bestaande uit zeven mensen uit de organisatie die een opleiding in Lean hebben gehad, is beschikbaar voor sectoren met een vraag over hun proces. Tenminste, als die vraag voldoet aan in ieder geval twee eisen: de kwaliteit van het werk wordt er beter van en er is in potentie geld mee te besparen. Paul Vos: Paul Vos Gedrag en leiderschap zijn de motoren van échte vernieuwing Vos: Wat we grofweg doen, is de huidige situatie analyseren in interactieve sessies met mensen van de werkvloer. Zij hebben immers de kennis van de praktijk. Vervolgens gaan we even los van de grond: wat wil de klant en hoe kunnen we het

3 Jan den Hollander: Lean gaat over samenwerken op basis van een ambitieus verbeterdoel proces hier het beste op inrichten? Ten slotte brengen we die twee, de huidige praktijk en de stip aan de horizon, weer bij elkaar. Daarbij betrekken we bedrijfsvoering en ICT. Want we hebben natuurlijk niks aan ideeën die niet uitvoerbaar zijn. Kortere doorlooptijden, minder geld Eindhoven is een van de tien gemeenten waar Alma Vermeulen onderzoek deed naar ervaringen met Lean. Ze vroeg onder meer hoe ze Lean toepassen, wat de gevolgen en bevorderende en belemmerende factoren zijn. Vermeulen constateerde allereerst dat Lean op verschillende manieren wordt toegepast. Logisch ook, want gemeenten beginnen er om verschillende redenen aan. Lean had in elke gemeente gevolgen: van meer kwaliteit voor de burger tot aan fte s die kwamen te vervallen. Vermeulen: Je kunt je overigens afvragen of Lean de beste methode is als je alleen als doel hebt om een bezuiniging te realiseren. Lean is immers ooit ontworpen om het product te verbeteren. Daar is Paul Vos het helemaal mee eens. We wilden in Eindhoven een beweging op gang brengen van kwaliteits-

4 Michel Melis en Jan den Hollander op basis van een ambitieus verbeterdoel. Je projecteert je werkproces volledig op de klant. Voor de klant zijn bijvoorbeeld doorlooptijden belangrijk. Als je die weet terug te brengen van drie maanden naar twee weken, heb je een mooie kwaliteitsslag gemaakt. En het gevolg is vaak ook dat je het werk in zo n proces met minder mensen en middelen kunt uitvoeren. Maar dit is bijvangst, geen doel op zich. Als je Lean alleen inzet als bezuinigingstool, wordt het een instrument. En dat is het niet, het is een filosofie die gericht is op het continu verbeteren en waarmee je ook efficiency bereikt. verbetering. Daar investeren we bijvoorbeeld in door te werken in actieteams op de werkvloer, met coaching, opleiding en het spelen van Lean-games. Natuurlijk vinden we het fijn als door het anders inrichten van processen ook bespaard kan worden, maar zonder goede borging van continu verbeteren krijg je al gauw terugval in oude gewoonten en wordt slimmer werken vooral harder werken. Daar zijn ze het in Katwijk, waar ze vier jaar geleden zijn begonnen met Lean, helemaal mee eens. Organisatie adviseur Jan den Hollander: Lean gaat over samenwerken Doorzetten in de praktijk Het belangrijkste onderzoeksresultaat is volgens Vermeulen dat elke laag binnen de gemeente betrokken moet worden bij de invoering van Lean. Vermeulen: Dat is nodig om ervoor te zorgen dat de Lean filosofie niet in een bureaulade belandt, maar diep doordringt in de werkwijze van alle werknemers. Want dat laatste - doorzetten is nog wel een toer. Paul Vos: Het primaire proces is in the lead bij de uitvoering van de verbeterideeën, ons Slim Werkenteam ondersteunt daarbij. In de praktijk valt het niet mee. Mensen hebben het allemaal

5 druk om hun eigen zaak draaiende te houden, daardoor schuiven ze de implementatie van verbeteringen soms voor zich uit. Zo ontstaat een vicieuze cirkel. Wij hebben een soort innovatiefonds waarmee we die cirkel doorbreken: uit dat potje betalen we onder meer tijdelijke inhuur om achterstanden weg te werken en ruimte te geven aan vakspecialisten om te werken aan verbeteringen. Daarnaast vraagt de uitvoering van Lean commitment en bevlogenheid van leidinggevenden, anders kom je er niet. Gedrag en leiderschap zijn de motoren van échte vernieuwing. Om van Lean een duurzame organisatiefilosofie te maken, volgen ze in Katwijk drie sporen. Lean adviseur Michel Melis: We hebben Lean allereerst gekoppeld aan het management development traject en we hebben samen met de directie, afdelingshoofden en teamleiders de Leanfilosofie in Katwijk ontwikkeld. Den Hollander: Daarnaast heeft de OR vanaf het allereerste begin aan tafel gezeten. Zo kon ze van meet af aan meedenken, in plaats van achteraf geconfronteerd te worden met al genomen besluiten. Ten slotte heeft Katwijk een Flexafdeling ingericht, onder andere voor medewerkers die door Leantrajecten boventallig worden. Melis: Bij Lean staan de mensen op de werkvloer centraal. Zij staan immers het dichtst bij het werk en de klant. Medewerkers mogen hun eigen werkproces herontwerpen, en dat zorgt voor een hoge mate van betrokkenheid. Tegelijkertijd is er onzekerheid: wat betekent een nieuw werkproces voor mijn plek binnen de organisatie? Daarvoor is een werkgarantie voor onbepaalde tijd afgesproken in de Flexafdeling. Daarin zijn alle instrumenten voor mobiliteit ondergebracht. En daarmee kunnen we medewerkers zo veel mogelijk op basis van hun

6 eigen voorkeur inzetten op een andere plek in de organisatie. Dat scheelt ook weer externe inhuur. Niet perse leuker Vermeulen interviewde voor haar onderzoek niet alleen gemeenten, maar raadpleegde ook een flitspanel bestaande uit bijna drieduizend medewerkers in gemeenteland, over hoe ze hun werk ervaren. Heel opvallend is dat medewerkers die nog niet met Lean Management bezig zijn, verwachten dat hun werk leuker wordt na implementatie van Lean. Bijvoorbeeld omdat ze minder overbodige handelingen hoeven te doen. Het gekke is dat medewerkers die al bezig waren met Lean, niet vonden dat hun werk er leuker op werd. In Katwijk hebben ze de daar wel een verklaring voor. Den Hollander: Lean gaat onder andere over het standaardiseren van werkprocessen om fundamenteel te kunnen verbeteren en om gegarandeerde kwaliteit te kunnen bieden aan de klant. Dat je daardoor allemaal op eenzelfde manier gaat werken, is voor sommige collega s wennen. Waar de een het juist als heel positief ervaart, omdat het rust in het werk schept, heeft de ander er meer moeite mee. Kijken op de werkvloer Volgend jaar loopt het programma Slim Werken in Eindhoven af. Paul Vos: Ik weet zeker dat we doorgaan, op welke manier dan ook. Het verbeteren van processen is niet begrensd in de tijd. Als we Lean verinnerlijken kunnen we veel sneller en beter inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Ook in Katwijk gaan ze verder met hun Katwijk-way. Melis: De werkvloer staat voor ons vanaf 2014 centraal. Hoe zorg je ervoor dat de nieuwe werkprocessen ook daadwerkelijk zo worden uitgevoerd? De Lean- en HR adviseurs gaan dagelijks de werkvloer op om er samen met het management voor te zorgen dat eind 2014 alle teams succesvol standhouden en continu verbeteren. Download hier het rapport van Alma Vermeulen