Decentralisaties Servicepunt71/HRM ondersteunt bij veranderende eisen aan ambtenaren

Transcriptie

1 Decentralisaties Servicepunt71/HRM ondersteunt bij veranderende eisen aan ambtenaren Door: Martine van Dijk A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman

2 Net zoals bij alle gemeenten, raken de decentralisaties ook Servicepunt71 als shared service center voor de gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De serviceeenheid HRM zet zich in binnen de vier gemeenten en adviseert hen waar dat nodig is. Onder andere over de gevolgen voor personeel en organisatie bij invoering van de decentralisaties. Maar om goed advies te geven moet je wel weten waar het om draait en samenwerken met andere collega s. Servicepunt71 doet dit door bewustwording, verdieping en verbreding van kennis op het gebied van decentralisaties. Servicepunt71 is een organisatie die vanaf 1 januari 2012 de bedrijfsvoeringsonderdelen Inkoop, Financiën, HRM, ICT, Facilitaire Zaken en Juridische Zaken van bovengenoemde gemeenten onder zijn hoede heeft. Kathleen Wong, senior HRM-adviseur en Iole Elderhorst, opleidingsadviseur, houden zich dagelijks bezig met HRM-zaken voor de aangesloten gemeenten. Samen met hun collega Debbie Helaha, senior beleidsadviseur, hebben zij de hoofden bij elkaar gestoken en nagedacht over het verbeteren van de dienstverlening op het gebied van veranderende organisaties. Dit heeft geleid tot een proces, waarbij samenwerking het sleutelwoord is. Samenwerking binnen de eigen organisatie en vooral samenwerking met de managers van de gemeenten. Door bewust te worden van wat de veranderende overheid onder andere vanwege de decentralisaties voor invloed heeft op de gemeentelijke organisatie, de mensen die in deze organisaties werken en zich hierin te verdiepen, kan er beter geanticipeerd worden op de vraag van gemeenten. Collega s vinden elkaar sneller. Bewustwording, verdieping en verbreding Het idee ontstond doordat Iole Elderhorst betrokken werd bij het scholingsprogramma van een van de gemeenten. Zij stelt daarbij altijd de vragen waar je naartoe wilt, waarom je dat wil en wat je wil bereiken. In het geval van de decentralisaties vroeg ik mij af of scholing nu de enige oplossing is om medewerkers klaar te maken voor deze verandering. Om gemeenten goed te kunnen adviseren, is het belangrijk dat we weten wat er speelt en wat er op ze

3 Kathleen Wong: Bij de huidige decentralisaties is er geen eenduidig antwoord waar we naar op zoek zijn. af gaat komen. Daarnaast moeten we ons dan ook afvragen wat dat voor ons als HRM-afdeling betekent en welke rol we hierin kunnen spelen, zegt Iole. Volgens beiden gaat het hier niet om de zoveelste reorganisatie, zoals weleens wordt gesuggereerd. Kathleen Wong: Bij de huidige veranderingen zoals de decentralisaties is er geen eenduidig antwoord of juiste oplossing. Ook wij hebben dat antwoord of die perfecte oplossing dus niet. Dat betekent dat er ook geen concreet eindpunt is waar naartoe gewerkt kan worden. Bij HRM van Servicepunt71 is er voor de aanpak binnen de organisatie gekozen voor een drieluik: bewustwording, verbreding en verdieping van onze eigen HRM-mensen om die manager beter te kunnen ondersteunen. Er is van tevoren geen Kathleen Wong vaste route uitgestippeld. Na elke HRM-themabijeenkomst gaan we op zoek naar welk vervolg daar het beste bij past. Van A naar Beter. Om bewustwording te creëren hebben we, naast informatie over wat de verandering nu precies is en wat de invoering van de decentralisaties betekent, een leidinggevende uitgenodigd om de vraag vanuit zijn perspectief helder te krijgen. Aan de vervolgstappen wordt momenteel hard gewerkt, de fase van verdiepen is nu aangebroken. Een collega die zich bezighoudt met organisatieadvies is casussen aan het voorbereiden die we

4 met onze afdeling gaan behandelen. Je kunt het zien als een soort intervisie in het groot. Met dertig collega s behandelen we de casussen in verschillende werkvormen, waardoor iedereen er wat aan heeft. Er ontstaat op deze manier een geheel nieuwe werkwijze: kennis delen en daardoor wijzer worden van elkaar en als organisatie sterker worden. Geloof in je eigen kracht. Geen vast eindpunt Na de tweede sessie, bekijken Debbie, Iole en Kathleen hoe de derde sessie eruit komt te zien. Dit heeft te maken met het feit dat er geen vast eindpunt in zicht is als het gaat om bijvoorbeeld de decentralisaties. Kathleen Wong: We gaan kijken hoe het er op dat moment voorstaat. Er zijn steeds weer nieuwe veranderingen gaande die de route kunnen wijzigen. Iole Elderhorst sluit hier volledig bij aan: Ik heb in de afgelopen tien jaar dat ik voor gemeenten werk nog nooit zo n grote verandering gezien. Het is een organisch proces, waarbij men zich blijft ontwikkelen. Dat is ook niet erg, het is juist interessant. We moeten alert blijven en kritisch blijven kijken naar al deze ontwikkelingen en onszelf blijven afvragen wat ons onderscheidt van ieder ander willekeurig adviesbureau. Het onderscheid is voor Servicepunt71 duidelijk: We hebben enorm veel deskundigheid in huis, specifiek op het gebied van gemeenten. Door deze kennis te bundelen staan we samen sterker en kunnen we anticiperen op de vraag van gemeenten. We hebben een helikopterview en kunnen verbanden leggen. Tijdens de themabijeenkomsten willen we ons hierop focussen. Hoe achterhalen we nog beter de vraag van de leidinggevende? Niet alleen voor Servicepunt71 is er geen concreet eindpunt, gemeenten lopen hier net zo goed tegenaan. Iole: Leidinggevenden zijn bezig met het bouwen van een brug, waarvan nog niet duidelijk is waar deze naartoe gaat. Zij lopen er overheen, terwijl zij hem nog aan het bouwen zijn. Daar willen wij bij helpen, kijken waar we al wel in kunnen adviseren, kunnen voorsorteren. Het geheim van samenwerken Door te inventariseren en kennis te delen, wordt samenwerking gestimuleerd. Iole is een kei in opleidingsadvies, ik op het gebied van HRM, een ander

5 Iole Elderhorst: Leidinggevenden zijn bezig met het bouwen van een brug, waarvan nog niet duidelijk is waar deze naartoe gaat. Zij lopen er overheen, terwijl zij Lole Elderhorst hem nog aan het bouwen zijn. weer in WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning), zegt Kathleen. Door op de hoogte te zijn van elkaars expertise, kun je elkaar om hulp vragen en inzetten waar nodig. Je weet wie je moet benaderen, zoekt elkaar op en stimuleert elkaar. Dat vind ik heel belangrijk. Dit is terug te zien op de afdeling, waar steeds meer mini-brainstorms en overleggen ontstaan: Het moet een second nature gaan worden. Collega s zoeken elkaar op en geven aan dat ze het heel fijn vinden om steeds meer samen te werken. Een organisatie heeft meer invloed bij nauwe samenwerking en kan adequater reageren op ontwikkelingen en vragen vanuit het werkveld. Er wordt uitgegaan van de eigen kracht in plaats van te wachten op de opdrachten die het management geeft. Je kunt het ook wel vergelijken met overheidsparticipatie: Burgers nemen steeds meer initiatieven, het komt op een andere plek te liggen. Als het een goed initiatief is, wordt het gesteund, zo merkten we bij ons initiatief.

6 Resultaat Een resultaat is lastig te benoemen, omdat het een continue lopend proces is. Toch kan er op twee verschillende vlakken verandering geconstateerd worden, bij de eigen organisatie en bij gemeenten. Collega s geven duidelijk aan dat ze al veel meer inzicht hebben in de andere eisen aan medewerkers bij de gemeenten als gevolg van onder andere de decentralisaties en wat het betekent. Doordat iedereen ermee bezig is, houdt men elkaar op de hoogte en wordt je gestimuleerd en geïnspireerd, zegt Iole. Bij gemeenten komt het proces ook op gang, zij zullen ten slotte eind 2014 voor de decentralisaties iets aantoonbaars moeten kunnen laten zien. Steeds meer zijn gemeenten aan het nadenken over ontwikkeling en opleiding, welke stappen ze al kunnen nemen. Wij krijgen hier positieve reacties op. Voor de eigen organisatie hebben Kathleen en Iole ook een mooi toekomstbeeld voor ogen: Het creëren van een eigen transitie die zorgt voor een continue stroom van sterker worden in je vak en elkaar opzoeken. Want samen sta je sterker. <