HOE ERG was het? OGD op weg naar de toekomst. Oost Groningen Digitaal de Gezamenlijke Regionale ICT Dienst. Historie

Transcriptie

1 Oost Groningen Digitaal de Gezamenlijke Regionale ICT Dienst 05 september 2013, Ernst Wallinga Manager OGD a.i. / Kwartiermaker GRID A GOOD STORY IS LIKE AN ICEBERG je moet veel weglaten om het te kunnen vertellen. OGD op weg naar de toekomst Toen: situatie 2011 en daarvoor Transitie: stabilisatie en herstructurering 2012 / 2013 Straks: verzelfstandiging en professionalisering Toekomst: consolidatie en focus op toegevoegde waarde Historie 2003: POP programma: samenwerking op I&A gebied 2008: OGD als programma binnen Streekraad Oost Groningen Automatiseringsafdeling: 21,6 fte: 22 mensen vast, waarvan 4 vacatures» 2 tot 5 stagiaires» 1 werkervaringsplaats» Tijdelijke inhuur op projectbasis Inmiddels 10 jaar onzekerheid personeel qua positie en toekomst t/m 2011 Noodverbandjes leggen en branden blussen... HOE ERG was het? HOE ERG was het? nou... 1

2 ANALYSE BEDRIJFSVOERING Onderkende RISICO s (2011) Personeel Management Medewerkers Klanten Toegevoegde waarde Financiën Organisatie Primaire processen Besturende processen Ondersteunende processen Middelen Communicatie Personeel Management Medewerkers Klanten Toegevoegde waarde Financiën Organisatie Primaire processen Besturende processen Ondersteunende processen Middelen Communicatie Onderschrijving van de conclusies tussentijdse evaluatie OGD (WagenaarHoes) RISICO S beheersen 2012 / 2013 Bouwen aan vertrouwen Versterken management en personeel Vernieuwen infrastructuur (project HOI) Migratie bestaande netwerken naar één netwerk Inrichten en professionaliseren primair proces Opruimen en ordenen Samenwerkingspartners aan boord houden: vertrouwen! INFRASTRUCTUUR oud OUDE infrastructuur OGD houdt per saldo 9 in elkaar vervlochten netwerken met kunst en vliegwerk in de lucht De netwerken waren verschillend ingericht en niet goed beschreven, waardoor het devies was: afblijven De systemen zijn instabiel, deels niet veilig en daarmee erg storingsgevoelig Opslag van gegevens zorgden voor onbeheerste groei Veel incidenten vragen om veel aandacht Veel nieuw initiatieven vragen nog steeds veel aandacht 2

3 INFRASTRUCTUUR nieuw datacenter 1 datacenter 2 NIEUWE infrastructuur OGD beheert 1 netwerk waarbinnen alle gemeenten zijn ondergebracht: minder werk en eenheid De systemen zijn stabiel en snel De systemen zijn schaalbaar (kan worden uitgebreid) De kosten voor het beheer vallen lager uit Geen grote verstoring van de bedrijfsvoering bij de gemeenten meer Groen qua stroomverbruik Gevolgen Qua automatisering nu nog niet geïntegreerd Dus qua werkprocessen ook nog niet 100% integreerbaar Met nieuwe infrastructuur problemen opgelost qua: Integratie werkprocessen Stabiliteit en beschikbaarheidsystemen Gereed voor thuiswerken en veilige toegang tot netwerk Na extra aanpassing netwerk snel gereed voor papierloos vergaderen Kansen gemeenteraden afhandeling beter en sneller Papierloos vergaderen wordt mogelijk Ondersteuning van ipads en smartphones is mogelijk Overal toegang tot RIS Nieuwe ICT platform maakt straks digtale burgerparticipatie mogelijk (met aanpassingen, maar het fundament ligt er) Gemeente nog beter digitaal bereikbaar Voortgang op zaken mogelijk, D!mpact gaat nog meer opleveren INRICHTEN Organisatie Continuïteit en verandering in één organisatie: Projecten en beheer splitsen Niet meer ongebreideld opdrachten verstrekken zonder middelen: boter bij de vis Niet meer starten met nieuwe zaken zonder opdracht: geen verrassingen achteraf Eén begroting en één financieel systeem: huidige situatie onwerkbaar: spreadsheets geen eigen begroting maar putten uit 5 begrotingen Onderling sterk verschillende begrotingen Sturen op één plaats: directie OGD, gemeenten zijn klant 3

4 VOORDELEN samenwerking Lagere Kosten (minder meerkosten ) Hogere Kwaliteit Stabiliteit en Continuïteit Flexibiliteit om verandering te ondersteunen Zonder ICT staat de gemeente stil De echte winst zit niet in ICT maar in de besparing die bereikt kan worden bij de ondersteuning van bedrijfsprocessen! TIJDELIJKE organisatie Stuurgroep: strategische sturing en besluitvorming Ambtelijke regiegroep: invulling op onderdelen Manager OGD a.i.: Beheersen en verminderen risico s Kwartier maken nieuwe organisatie Management volgens clusters: tijdelijk en vacature(s) NIEUWE organisatie Verzelfstandiging OGD: NV GRID Gezamenlijke Regionale ICT Dienst Rechtsvorm: Naamloze Vennootschap Alle OGD medewerkers gaan over Colleges: voorgenomen besluit vastgesteld Ondernemingsraden: instemming Vakbonden: akkoord TAAIE zaken Ontvlechting en migratie naar HOI blijkt complexer dan gedacht en duurt langer Medewerkers hebben grote achterstand qua kennis en ervaring en moeten bovendien alle zeilen bijzetten Vertrouwen komt te voet en gaat te paar LATER 2013 en verder Groeien in markt en in dienstenportfolio, maar eerst laten zien. Wanneer je focust op kosten gaat de kwaliteit omlaag, wanneer je focust op kwaliteit gaan de kosten omlaag. (Gerco Rietveld, auteur managementboek van het jaar 2010) 4

5 VRAGEN? 5