Selectiereglement en functieomschrijving STATUTARISERING SENIOR DOSSIERBEHEERDER NATUURLIJKE RIJKDOMMEN Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Land en Bodembescherming, Ondergrond, Natuurlijke Rijkdommen Standplaats Hasselt Adjunct van de directeur A111 Vacaturenummer: 1 FUNCTIECONTEXT De afdeling Land en Bodembescherming, Ondergrond, Natuurlijke Rijkdommen situeert zich in het departement Leefmilieu, Natuur en Energie en is belast met de bescherming en het duurzaam beheer van de bodem en de ondergrond, met inbegrip van de valorisatie van natuurlijke rijkdommen. Binnen deze afdeling opereert een dienst Natuurlijke Rijkdommen te Brussel die wordt geflankeerd door een buitendienst Natuurlijke Rijkdommen met standplaats te Gent voor de provincies West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen en met standplaats te Hasselt voor de provincies Antwerpen, Limburg en Vlaams- Brabant. De dienst Natuurlijke Rijkdommen te Brussel staat o.a. in voor de opmaak van beleidsdocumenten, van wet- en regelgeving, van het algemeen oppervlaktedelfstoffenplan en de delfstoffennota s per samenhangend oppervlaktedelfstoffengebied, behandelt aanvragen van opsporings- en winningsvergunningen in uitvoering van het decreet betreffende de diepe ondergrond, schrijft beleidsondersteunende onderzoeksopdrachten uit over oppervlaktedelfstoffen en de valorisatie van de diepe ondergrond, beheert de geologische pijler van de Databank Ondergrond Vlaanderen, en werkt mee aan generieke beleidsprocessen. De buitendienst Natuurlijke Rijkdommen staat o.a. in voor de opmaak van beleidsdocumenten m.b.t. het grindbeleid, opdrachten uitvoeren m.b.t. de uitvoering van het Oppervlaktedelfstoffendecreet en het Grinddecreet, ondersteunen van de oppervlaktedelfstoffenplanning (delfstoffennota s, vraaggestuurde ontginningsprojecten) met terreinkennis, adviseren in diverse advies- en overlegprocessen aangaande milieuthema s en ruimtelijke ordening, vergunningsvoorwaarden opvolgen, controletaken op groeves verrichten en landmeetkundige opmetingen van de ontginningsplaatsen uitvoeren en verwerken.
Je zal invulling geven aan een functie inzake dossierbeheer externe aanvragen natuurlijke rijkdommen (senior dossierbeheerder) op de buitendienst Natuurlijke Rijkdommen te Hasselt die gehuisvest is in het VAC-gebouw, Koningin Astridlaan 50 bus 6, te Hasselt. Meer specifiek komen minstens volgende aspecten aan bod. Je controleert de volledigheid van ingediende dossiers m.b.t. ontginning van oppervlaktedelfstoffen: werkplan, voortgangsrapporten, afpalingsplan, plan eindafwerking, gestelde financiële zekerheid (FZ), certificaat van herkomst, Je beoordeelt werkplannen, voortgangsrapporten, aanvraag-, opbouw-, afbouwdossiers en garantiebewijzen FZ. Je evalueert de impact van het overlappend beleid van andere administraties relevant voor ontginning van delfstoffen. Je neemt deel aan overleg, je formuleert en verdedigt een visie/standpunt, je adviseert. Je onderzoekt of de aanvraag voldoet aan de reglementering, aan procedures, vastgelegde beleidsopties. Je maakt een voorstel van advies (milieuvergunning, bouwvergunning, MER, RUP, ) of beslissing (werkplan, voortgangsrapport, dossier FZ, ) op. Je verwoordt vaststellingen en bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen, beslissingen en processen-verbaal. Je verdedigt het standpunt inzake natuurlijke rijkdommen in werkgroepen m.b.t. de delfstoffennota s en de Ruimtelijke Uitvoeringsplannen voor de verschillende delfstoftypes. Je werkt mee aan vergaderingen over MER-rapporten en aan de PMVC s van de betrokken provincies. Je adviseert klanten over de te volgen procedure, over beleidsplannen en dossiers en over regelgeving. Je controleert de naleving van de wetgeving en van de vergunningsvoorwaarden bij vergunningsplichtige ontginningen. Je controleert of herstructureringen van ontgonnen groeven ook volgens het plan voor de eindafwerking of het nabestemmingsplan worden uitgevoerd. Je controleert of de FZ voldoende gesteld werden. Je controleert of het certificaat van herkomst voldoende uitgebreid is. Vanuit je ervaring in dossierbeheer externe aanvragen NR en degelijke terreinkennis en contacten met het werkveld draag je tevens bij aan alle aanpassingen van de regelgeving inzake oppervlaktedelfstoffen en aan alle aanpassingen van sectorale voorwaarden VLAREM rubriek 18 en 60. Binnen het team van de buitendienst Natuurlijke rijkdommen (10 personen) zal je met alle teamleden samenwerken, vooral met de 6 personen met standplaats Hasselt. Je bent, in functie van de noodwendigheden, bereid in te springen waar nodig. Je geeft dagelijkse leiding aan 5 medewerkers met standplaats Hasselt bij afwezigheid van het pendelend diensthoofd (verantwoordelijk voor twee standplaatsen). 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. vergunningen e.d. teneinde omtrent deze aanvragen een advies of beslissing te kunnen formuleren. pagina 2 van 10 Selectiereglement en functieomschrijving
Mee organiseren, coördineren en opvolgen van de werkzaamheden van de buitendienst, formuleren van adviezen en ontwikkelen van initiatieven teneinde een positieve bijdrage te leveren tot de voorbereiding en bijsturing, uitvoering en evaluatie van het beleid. Ter plaatse inspecteren, controleren en begeleiden teneinde de naleving van reglementeringen en de uitvoering van beleidsbeslissingen na te gaan en teneinde de bevoegde overheden te informeren en te adviseren. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen - Gegevens verwerken en invoeren in de computer - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Voorbereiden van terreinbezoek - Verzamelen van informatie en gegevens (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - Checklist opmaken voor financiële gegevens - De volledigheid van het dossier controleren: werkplan, voortgangsrapporten, afpalingsplan, plan eindafwerking, gestelde FZ, certificaat van herkomst,... Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, etc. - Beoordelen van werkplannen - Beoordelen van voortgangsrapporten - Beoordelen van aanvraag-, opbouw-, afbouwdossiers en garantiebewijzen FZ - Evalueren van de impact van het overlappend beleid van andere administraties relevant voor dossiers inzake ontginning van delfstoffen - Opstellen van rapporten, informatiedossiers, nota's,... - Dossiers voorbereiden voor de beleidsverantwoordelijken - Deelnemen aan overleg, formuleren van visie en adviseren - Adviezen opmaken in het kader van de delfstoffennota s, milieuvergunningsaanvragen, MERprocedure en bouwvergunningsaanvragen - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Selectiereglement en functieomschrijving pagina 3 van 10
- Alle relevante elementen uit het dossier, verslagen en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Vroegere dossiers raadplegen en analyseren (Voorstel van) beslissing of advies Advies of beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Uitwerken van een voorstel van advies (milieuvergunning, bouwvergunning, MER, RUP, ) of beslissing (werkplan, voortgangsrapport, dossier FZ, ) - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen, beslissingen en processen-verbaal - Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie - Initiëren van de uitvoering van de beslissing Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen en/of eventueel zelf organiseren van vergaderingen teneinde de (deel)organisatie te vertegenwoordigen. - Informatiedoorstroming en samenwerking met afdeling Milieu-Inspectie - Medewerking verlenen aan bepaalde stuurgroepen - Verdedigen van het standpunt van de dienst/afdeling in vergaderingen en geven van feedback aan de afdeling - Verdedigen van het standpunt inzake natuurlijke rijkdommen in werkgroepen rondom de delfstoffennota s en de Ruimtelijke Uitvoeringsplannen voor de verschillende delfstoftypes - Medewerking verlenen aan vergaderingen over MER-rapporten - Medewerking verlenen aan de PMVC s van de betrokken provincies - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Klanten informeren over beleidsplannen en dossiers en over regelgeving - Contacten met het werkveld - Deelnemen aan overleg met belanghebbenden Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek pagina 4 van 10 Selectiereglement en functieomschrijving
- Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Opmaken van verslagen van terreinbezoeken of van processen-verbaal teneinde de bevoegde overheden te adviseren of te informeren en om hen in staat te stellen de gepaste maatregelen te nemen. Bijdragen tot studies, beleidsvisies, projecten, adviesraden en deel uitmaken van comités, commissies teneinde de vaststellingen die ter plaatse gedaan worden, te integreren in het beleid en de algemene werking. - Dossiers toelichten op vergaderingen van adviescommissies - Informatie selecteren en beschikbaar stellen voor studies - Nakijken of de termijnen en voorwaarden gerespecteerd worden - De beslissing afdwingbaar maken - Klachten en beroepen rond het dossier behandelen - Verslagen van de terreinbezoeken maken - Bij vastgestelde overtreding een aanmaning met onderrichtingen aan de betrokkene toesturen of een proces-verbaal opmaken en bezorgen aan het parket - Verslagen overleggen aan de gemeente, de provincie, een ander departement - Bevelen geven tot het nemen van maatregelen in het kader van de milieuwetgeving - Bij inbreuken op de milieuwetgeving dwangmaatregelen opleggen en het beroep daartegen opvolgen - Werken stilleggen Controle en inspectie Uitvoeren van controle/inspectie ter plaatse teneinde na te gaan of de reglementering correct wordt toegepast en/of de individuele vergunning wordt nageleefd - Controleren van de naleving van de wetgeving en van de vergunningsvoorwaarden bij vergunningsplichtige ontginningen - Controleren of herstructureringen van ontgonnen groeven ook volgens het plan voor de eindafwerking / nabestemmingsplan worden uitgevoerd - Controleren of de FZ voldoende gesteld werden - Controleren of het certificaat van herkomst voldoende uitgebreid is Selectiereglement en functieomschrijving pagina 5 van 10
Beleidsadvies Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit. - Vanuit zeer uitgebreide ervaring in dossierbeheer externe aanvragen NR en degelijke terreinkennis en contacten met het werkveld bijdragen aan alle aanpassingen van de regelgeving inzake oppervlaktedelfstoffen, van sectorale voorwaarden VLAREM rubriek 18 en 60, en van interne dienstorders - Vanuit zeer uitgebreide ervaring in dossierbeheer externe aanvragen NR en degelijke terreinkennis en contacten met het werkveld bijdragen aan het opstellen van delfstoffennota s en RUP s voor oppervlaktedelfstoffen Kennisdelen Bouwt kennis verder uit en stelt die ter beschikking teneinde het kennisniveau van het team op peil te houden. - Begeleiden van minder ervaren collega s (dossierbeheerders externe aanvragen, administratieve medewerkers) voor taken buitendienst NR (team Hasselt) - Door zeer uitgebreide ervaring opgebouwde vakinhoudelijke kennis ter beschikking stellen van het team bij het bespreken van dossiers en bij het periodiek intern overleg - Bewaken van de kwaliteit en uniformiteit bij de behandeling van alle dossiers van de buitendienst NR (team Hasselt) 3 COMPETENTIEPROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent momenteel tewerkgesteld binnen het departement LNE. Je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte voor een statutaire selectie in de graad van adjunct van de directeur. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. Je hebt een master in de geologie of in de (industriële) wetenschappen met een specialisatie in natuurlijke rijkdommen of je bent in het bezit van een masterdiploma en hebt minimum 10 jaar ervaring met natuurlijke rijkdommen. pagina 6 van 10 Selectiereglement en functieomschrijving
3.2 COMPETENTIES 3.2.1 gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Klantgerichtheid niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Samenwerken niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Zorgvuldigheid niveau 3 Neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit van het werk van anderen Benoemt kwaliteitscriteria voor de organisatie en zorgt dat anderen deze kennen Bewaakt de kwaliteit van het werk van anderen en maakt hen attent op fouten Analyseert de oorzaak van gesignaleerde afwijkingen en stelt oplossingen voor om deze te voorkomen Ontwikkelt en bewaakt systemen en procedures gericht op het voorkomen van onnauwkeurigheden Selectiereglement en functieomschrijving pagina 7 van 10
Is alert op mogelijkheden tot verbetering op detailniveau Analyseren niveau 3 Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse Oordeelsvorming niveau 3 Vormt een geïntegreerd oordeel Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt 3.2.2 Vaktechnische competenties IT applicaties: Computervaardigheden - Beheersing standaardpakketten en/of pakketten relevant voor de functie (bv. Word, Excel, Outlook, internet ) Communicatievaardigheden schrijftechnieken: Vergaderen, notuleren & verslaggeven Organisatie - kennis van de organisatie: Kennis hebben van de eigen organisatie (structuur, werking, procedures, dienstverlening, werkveld) Organisatie - informatie- data- en documentatiebeheer: Documentmanagementsystemen Milieu kennis: Natuurlijke rijkdommen Milieu regelgeving: Natuurlijke rijkdommen, Vergunningsprocessen 4 SELECTIEPROCEDURE Cv-screening: 22/10/2015 Interview: 28/10/2015 Elk van bovenstaande stappen is een eliminerende stap. pagina 8 van 10 Selectiereglement en functieomschrijving
5 SALARISSCHAAL Je wordt statutair aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. 6 PROEFTIJD Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan ten laatste op 21 oktober 2015. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier naar: sollicitaties@lne.vlaanderen.be. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij de overeenkomstige vacature op https://www.vdab.be/vlaamse-overheidintern/jobs. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je het standaard sollicitatieformulier gebruikt en je je kandidatuur uiterlijk op 21 oktober 2015 naar ons stuurt. 8 CONTACTGEGEVENS Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Eddy Leenders, diensthoofd natuurlijke rijkdommen: 011 74 27 31 of eddy.leenders@lne.vlaanderen.be. Voor bijkomende informatie over de arbeidsvoorwaarden/selectieprocedure kun je contact opnemen met Jolijn Lust, selectiedeskundige: 02 553 84 72 of jolijn.lust@lne.vlaanderen.be. 9 AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR PERSONEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best Selectiereglement en functieomschrijving pagina 9 van 10
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. pagina 10 van 10 Selectiereglement en functieomschrijving