tussenblad 1
1 COMMUNICATIESAMENWERKINGSPLAN Vanuit het doorlichtingsrapport dat door prof.dr.brice De Ruyver en prof.dr.cyrille Fijnaut werd gepubliceerd, wordt een nieuwe blauwdruk met een vernieuwde korpsstructuur naar voor gebracht. Het Gentse politiekorps wordt hervormd en dat heeft korpsbrede consequenties. Bepaalde diensten of directies bestaan niet meer an sich en er is een voorstel om ze te integreren binnen een nieuwe entiteit. Waar bepaalde afdelingen definitief worden opgeheven, worden andere diensten verder uitgebouwd. Wat de zuil communicatie betreft, analyseerden de betrokken diensten Dienst Interne Communicatie, Directie Externe Relaties en Educatief Centrum de huidige situatie. Er werd een SWOT-analyse gemaakt met als doel de kernexpertise rond communicatie in kaart te brengen en zo tot een communicatiesamenwerkingsplan te komen. (zie bijlage) 1.1 HISTORIEK De verschillende diensten kregen in het Businessplan 2008 1 toebedeeld: volgend takenpakket Diensthoofd (communicatiemanager): de algemene leiding van de dienst (o.m. HRM-aspecten, organisatie, planning, coördinatie en opvolging) in overeenstemming met het mission statement dagelijks beheer van de dienst een beleid externe relaties uitstippelen en prioriteiten vastleggen budgettering overleg plegen met de korpschef en andere leidinggevenden omtrent het beleid externe relaties en de raakvlakken met andere beleidsdomeinen 1 Politiezone Gent. Businessplan 2008 i
onderhouden van alle noodzakelijke interne contacten in functie van de activiteiten van de Directie Externe Relaties onderhouden van alle noodzakelijke externe contacten in functie van de activiteiten van de Directie Externe Relaties voorbereiden van en deelnemen aan de dirman-vergaderingen opstellen van rapporten en adviezen de korpschef advies verstrekken m.b.t. de aanwezigheid van de politiezone op externe activiteiten zoals plechtigheden en andere evenementen, zelf het korps vertegenwoordigen of daartoe een geschikt personeelslid mandateren optreden als woordvoerder van de politiezone: de dagelijkse routinematige perscontacten en de crisiscommunicatie, het bijwonen en organiseren van persconferenties Secretariaat: secretariaatsopdrachten uitgaande van de directie beheer inkomende en uitgaande post telefonie opstellen collegevertogen beheer van de middelen en voorbereiding en opvolging begrotingsvoorstellen van de eigen directie beheer van de agenda van de directeur personeelsadministratie (dienstregeling, verloven, ziektes, vormingen, ) van de eigen directie Amigo: ontwikkelen van de politieshop Interne Communicatie (pr en interne communicatie): De verantwoordelijke interne communicatie: neemt kennis van de beleidsbeslissingen communiceert de beleidsbeslissingen naar het personeel en richt informatiemomenten in vertaalt reglementaire teksten naar praktische richtlijnen voor het personeel inventariseert de bestaande communicatiekanalen en analyseert de communicatienoden in de organisatie ontwikkelt het intern communicatiebeleid, -strategie en -plan inventariseert de best practices in het domein interne communicatie en implementeert ze in de organisatie participeert aan en stimuleert overlegmomenten waarbij in het bijzonder aandacht wordt besteed aan topdown, horizontale en bottom-up communicatie rapporteert aan de korpsleiding over de werking van de dienst Medewerk(st)er Interne Communicatie: staat de intern communicatieverantwoordelijke dagelijks bij vervangt hem/haar bij afwezigheid neemt kennis van de beleidsbeslissingen en vertaalt die naar praktische richtlijnen participeert aan de overlegmomenten bouwt het intranet uit tot een actief en up-to-date intern communicatiekanaal ii
Externe Communicatie (pr, externe communicatie en pers): dagelijks opvolgen van de interne en externe informatiebronnen (kranten, dagrapporten, coördinatieverslagen, ) en initiatieven die de politie neemt en een nieuwswaarde hebben (actieve nieuwsgaring) zich informeren bij en afspraken maken met externe diensten (vb. stedelijke Dienst voorlichting, bestuurlijke en gerechtelijke overheden) redigeren en verspreiden van persberichten en -mappen artikels schrijven voor intern of extern gebruik organiseren van en deelnemen aan evenementen, tentoonstellingen en beurzen maken van presentaties voor extern gebruik sensibiliseren van het personeel van de politiezone omtrent het belang van de prfunctie en het uitdragen van een positief imago betrekken van het personeel van de politiezone op een actieve wijze bij de uitvoering van de pr- en persfunctie openstaan voor alle suggesties die kunnen bijdragen tot een optimalisering van het extern communicatiebeleid en formuleren van voorstellen teneinde de interne en externe communicatie te verbeteren signaleren van disfuncties die via de externe contacten opgevangen worden aan de Directie Kwaliteitszorg adviseren van de korpsleiding omtrent de pr-aspecten verbonden aan beleidsbeslissingen. uitwerken/uitvoeren van projecten die de externe communicatie bevorderen en optimaliseren ondersteunen van personeel van de politiezone bij haar externe communicatie alle noodzakelijke contacten onderhouden die verband houden met de uitvoering van het beleid externe relaties Grafische Cel (grafisch werk web): maken van fotografisch beeldmateriaal en video-opnames creëren en updaten van attractieve websites iii
1.2 VOORSTEL De implementatie van een hervormde structuur heeft een onmiddellijke weerslag op het personeels- en het facilitymanagement (infrastructuur, financiële/materiële middelen). 1.2.1 PERSONEEL Als overheidsdienst heeft ons korps de taak om met de beschikbare personele middelen, een kwalitatieve en bestendige dienstverlening naar de burger toe te garanderen. In de huidige maatschappij dringt de nood zich op om te evolueren naar een verhoogde interactieve relatie met de burger. Sociale netwerken maken deel uit van ons onlinebestaan en geraken meer en meer ingeburgerd. Als we de elektronische tweerichtingscommunicatie met de burger willen bewerkstelligen, moeten we hier als politie zeker aan deelnemen. Ook de look & feel - hét uithangbord van de organisatie - moet voordurend worden bewaakt aangezien ze deel uitmaakt van de corporate identity en het korpsimago beïnvloedt. iv
Modaliteiten Bovenstaande behoeften genereren uiteraard extra personele capaciteit. Een ideale personeelsformatie ziet er in termen van personeelssterkte als volgt uit: Diensthoofd (communicatiemanager): 1 FTE Secretariaat:1 FTE Amigo: 1 FTE Interne Communicatie (pr en interne communicatie): 3 FTE Externe Communicatie (pr, externe communicatie en pers): 4 FTE Grafische Cel (grafisch werk web): 2 FTE Stagiairs Arteveldehogeschool en UGent 1.2.2 FACILITY De kwaliteit van de dienstverlening naar de interne en externe stakeholders wordt mede bepaald door de infrastructuur, de financiële en materiële middelen die ter beschikking worden gesteld. Een correcte en volledige interne en externe doelgroepencommunicatie vereist een goede afstemming van de informatiehuishouding en communicatie. Niettegenstaande informatie en communicatie afzonderlijke entiteiten zijn, zijn ze onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het één kan niet zonder het ander. Modaliteiten Toegankelijk departement: De communicatiedienst moet nauwe contacten onderhouden met de interne stakeholders die: informatie aanleveren: het Educatief Centrum, de Preventiedienst, de Documentatiedienst, het Interventiezakboekje, de Dienst Protocol projectmatig extra ondersteuning moeten genieten Meetrooms: voor gestructureerde overlegmomenten tussen de - interne en externe stakeholders Pressroom: persconferenties zijn een interessant communicatiemiddel om de burger te informeren. In bepaalde omstandigheden is het van groot belang dat de pers op een goed georganiseerde manier van de correcte informatie wordt voorzien. De pressroom moet met de nodige ICT-toepassingen worden uitgerust. ICT-voorzieningen (internet, intranet, sociale media, ) voor de dagdagelijkse werking Onthaalfaciliteiten: externe partners moeten met stijl worden ontvangen (ontvangstruimte, koffie en toebehoren, alles voorzien van look & feel) Portefeuille communicatie: werkingsmiddelen die in het kader van communicatie kunnen worden aangewend en beheerd v
1.2.3 NETWORKING 1.2.3.1 Social networking Het onderhouden van de bestaande contacten is van noodzakelijk belang. De contacten moeten als het ware warm gehouden worden. Er moet op een open manier worden gecommuniceerd omdat dit bijdraagt tot een verhoogd vertrouwen van het personeel wat op haar beurt de korpsidentiteit én het korpsimago ten goede komt. Modaliteiten Handhaven externe netwerken: Overheden De contacten met de bestuurlijke en gerechtelijke overheid onderhouden zodat de communicatie rond bepaalde onderwerpen op een gestroomlijnde manier gebeurt. Pers De pers is een belangrijke partner in de informatieverstrekking naar de burger. De contacten met deze externe stakeholder moeten permanent aandacht krijgen. Hogescholen en universiteiten Studenten kunnen vanuit hun specifieke theoretische en praktische achtergrond een interessante bijdrage bieden aan onze dagdagelijkse praktijk. Andere politiezones Uitwisselen van knowhow tussen politiezones draagt bij tot een gezamenlijke en gedeelde communicatievisie binnen het politielandschap. Senioren Het contact met op pensioen gestelde politiemensen is verrijkend voor het doelgroepenbeleid waar senioren een onderdeel van uitmaken. vi
Handhaven interne netwerken Communicatie-experts De aanwezige communicatie-expertise in het korps in kaart brengen en streven naar een efficiënte inzet van deze expertise. Zo wordt een overzicht gemaakt van de verschillende actoren die in het kader van welbepaalde thema s de perswoordvoering op zich kunnen nemen. Communicatiebeheerders/informatieantennes Aangezien communicatie en informatie onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden, spreekt het voor zich dat een optimale informatiehuishouding een absolute vereiste is om effectief en efficiënt te kunnen communiceren. Het onderhouden van het netwerk van de informatieantennes vermijdt een versnippering van de bestaande informatie. t Straf Contact t Straf Contact is een netwerk dat bestaat uit medewerkers van de verschillende secretariaten binnen ons korps. Het zijn heel belangrijke aanspreekpunten die aangewend kunnen worden om overkoepelende acties vlot te laten verlopen, afspraken tussen de verschillende diensten na te laten komen en de interne communicatie te bevorderen. 1.2.3.2 Structureel netwerkplatform en evaluatie Met alle interne stakeholders en bestaande netwerken moeten structurele netwerkplatforms plaatsvinden die in een jaarplanning zijn opgenomen. De korpsidentiteit wordt sterk bepaald door het zelfbeeld van de personeelsleden. Het is van belang om te streven naar een collectieve ambitie zodat een intern draagvlak wordt gecreëerd. De corporate identity heeft op haar beurt een invloed op het korpsimago dat naar de buitenwereld wordt uitgestraald. Omdat de korpsidentiteit zo bepalend is voor het korpsimago is het van belang om regelmatig na te gaan welke korpsidentiteit er heerst en dit af te toetsen aan de gewenste identiteit. Modaliteiten Structureel netwerkplatform - jaarplanning vii
januari februari Overheden Pers Interne partners Externe partners Wekelijks overleg Korpschef en Communicatiedienst maart april mei juni juli augustus september oktober november december t Straf Contact Overheden Pers t Straf Contact Interne enquête: via de jaarlijkse bevraging van het personeel kan de corporate identity geëvalueerd en eventueel bijgestuurd worden in functie van de uitstraling van een positief korpsimago. Analyse externe bronnen: bronnen zoals de veiligheidsmonitor, het jaarverslag van de ombudsdienst, de media, geven aan hoe het korps door de buitenwereld wordt gepercipieerd. Samenwerking interne partners: interne diensten zoals ondermeer de Dienst Kwaliteitszorg, Dienst Intern Toezicht, Dienst Interne Zaken, Klachtenafhandeling kunnen bijdragen tot de evaluatie van de korpsidentiteit en het korpsimago. viii