Instaan voor een effectieve en efficiënte logistieke keten van het moment van bestelling tot het afleveren van de goederen bij de interne klanten.

Transcriptie

1 FUNCTIEOMSCHRIJVING Hoofd materiaalbeheer en logistieke stromen 1. Functietitel Hoofd materiaalbeheer en logistieke stromen 2. Doel van de functie Instaan voor een correct intern aankoopbeleid door het volledige interne aankoopproces te coördineren, bewaken en af te stemmen op de vigerende regelgeving en noden van het ziekenhuis. Instaan voor een effectieve en efficiënte logistieke keten van het moment van bestelling tot het afleveren van de goederen bij de interne klanten. Garanderen van een correcte voorraad op de diensten door samen met zijn team de voorraden op de diensten aan te vullen op gestructureerde wijze en volgens vooraf vastgestelde normen. 3. Graad/Niveau/Weddenschaal A4a-A4b 4. Plaats in de organisatie Departement: Logistieke diensten Rapporteert hiërarchisch aan: Bestuurder-directeur Wordt vervangen bij afwezigheid door: Evaluatoren: Bestuurder-directeur 1

2 5. Resultaatsgebieden Resultaatsgebied 1: Beleid en organisatie Erop toezien dat de dienstverlening is afgestemd op de strategische visie van het ziekenhuis, alsook op de regelgeving inzake overheidsopdrachten Volgt de ontwikkelingen betreffende de regelgeving inzake overheidsopdrachten op en ondersteunt hiermee de Bestuurder-directeur bij het ontwikkelen van de visie en het beleid van het ziekenhuis op lange en middellange termijn. Respecteert deze regelgeving op elk moment bij het uitoefenen van zijn functie en past ze doelgericht toe Werkt actief aan de implementatie van de strategische visie van het ziekenhuis, evenals van de volledige zorgorganisatie door het onderschrijven ervan en het begeesteren van elk personeelslid binnen zijn dienst, zodat ook zij hiernaar handelen Stelt kostenbewustzijn voorop binnen zijn functioneren en in zijn beleid. Sensibiliseert zijn eigen medewerkers hieromtrent, moedigt hen aan in deze geest hun functie binnen de logistieke werking op te nemen en deze houding aan te moedigen bij hun interne klanten Staat, in samenspraak met de betrokken actoren, in voor de vormgeving en uitwerking van de procedures en flow van het intern logistiek proces. Communiceert deze op gepaste wijze aan alle betrokken actoren, vervult hierin een voorbeeldfunctie, motiveert alle betrokken actoren tot een correcte naleving ervan, volgt op en stuurt bij waar nodig Resultaatsgebied 2: Voorraad- en materiaalbeheer Instaan voor en opvolgen van diverse taken met het oog op het realiseren van een kostenbewust, efficiënt en transparant voorraad- en materiaalbeheer Is verantwoordelijk voor de realisatie van een kwalitatief en effectief voorraad- en materiaalbeheer binnen het ziekenhuis door in te staan voor de coördinatie en organisatie van de taken van het magazijn, de centrale bevoorrading en een vlotte samenwerking met alle betrokken partijen Zorgt dat de aanwezige uitrusting en materieel binnen het ziekenhuis geïnventariseerd wordt, toetst deze inventaris af aan de noden met de betrokken actoren en garandeert het opstellen van de nodige procedures en handleidingen voor een correct en efficiënt gebruik ervan Garandeert dat de gepaste programma s beschikbaar zijn binnen het ziekenhuis om alle aspecten betreffende voorraad- en materiaalbeheer (bestelling, levering, opvolging stock, financiële afhandeling) correct te kunnen opvolgen zowel met de (interne) klanten als naar de leveranciers. Werkt hiertoe samen met verschillende diensten, onder meer IT, facturatie, 2

3 Resultaatsgebied 3: Kwalitatieve dienstverlening Instaan voor de organisatie en coördinatie van, toezicht op en de evaluatie van de werking binnen zijn dienst om kwalitatieve en veilige dienstverlening te garanderen Waakt op elk moment bij de uitvoering van zijn taken over de naleving van de vooropgestelde operationele en financiële objectieven Evalueert op regelmatige basis het aankoopbeleid evenals het voorraad- en materiaalbeheer binnen het ziekenhuis. Bundelt zijn informatie, analyseert en interpreteert ze en doet voorstellen tot optimalisatie of verandering aan de directie. Implementeert, stuurt, begeleidt en evalueert veranderingsprocessen. Betrekt de nodige actoren hierbij en werkt op constructieve wijze met hen samen en dit binnen de afgesproken timing Beschikt over een grondige theoretische kennis van zijn domein en is in staat om deze in de praktijk toe te passen Verwerkt alle verkregen informatie nauwkeurig. Rapporteert op een relevante en objectieve manier de nodige informatie naar de personen die hiertoe bevoegd zijn Voert zijn opdrachten nauwkeurig en zorgvuldig uit. Reflecteert over de eigen geleverde kwaliteit van het werk en verbetert waar nodig Werkt in het kader van zijn functie inter- en multidisciplinair samen met het oog op het realiseren van een effectief aankoopbeleid, voorraad- en materiaalbeheer Werkt actief mee aan het uitbouwen van de expertise van het ziekenhuis door mee te werken aan georganiseerde projecten en hierbij een persoonlijke inbreng te leveren, draagvlak te creëren en actief mee te werken aan een vlotte implementatie ervan Betrekt de eigen medewerkers en de andere betrokken actoren bij het opstellen van procedures, volgt de correcte toepassing ervan op en stuurt bij indien nodig Is op elk moment vriendelijk, correct en behulpzaam voor zowel interne als externe klanten, zelfs wanneer deze zich niet correct gedragen. Verwacht dit eveneens van de eigen logistieke medewerkers, volgt op en stuurt bij indien nodig Fungeert als centraal aanspreekpunt voor zowel (interne) klant(en) als leveranciers. Neemt klachten ter harte en gaat efficiënt en probleemoplossend te werk. Rapporteert aan zijn leidinggevende en verwijst door indien nodig Houdt zich aan de ethische en wettelijke bepalingen inzake aankoop, voorraad- en materiaalbeheer. Waakt erover dat eigenbelang geen plaats heeft en dat alle materialen van het ziekenhuis uitsluitend voor de vooropgestelde doeleinden worden aangewend en volgt hierin de deontologische code van het ziekenhuis. Stelt hier zelf het goede voorbeeld en verwacht dit eveneens van de eigen medewerkers. Volgt op en stuurt bij indien nodig 3

4 Resultaatsgebied 4: Coachen, leiding geven en ontwikkeling Via situationeel leiderschap, aangevuld met een adequate inzet van zijn personeel, zijn medewerkers coachen naar optimale prestaties zodat de kwaliteitsvolle dienstverlening verder geprofessionaliseerd en geoptimaliseerd wordt Geeft advies omtrent het personeelsbehoeftenplan aan de HR manager, verleent zijn medewerking inzake het aanwerven van nieuw personeel en zet zijn medewerkers adequaat in door een correcte werkverdeling, dienstroosterplanning en verlofregeling toe te passen en dit binnen het afgesproken personeelsbehoeftenplan Is verantwoordelijk voor het onthaaltraject van zijn nieuwe medewerkers Is aanspreekpunt voor zijn medewerkers indien zij vragen/steun nodig hebben en verwijst gericht door indien nodig Omschrijft de taken en verplichtingen van de eigen medewerkers, communiceert deze op gepaste wijze en waakt over de correcte toepassing ervan. Stuurt bij indien nodig Stimuleert het probleemoplossend vermogen van zijn medewerkers, geeft duidelijke en constructieve feedback en helpt indien nodig Stimuleert en ondersteunt zijn medewerkers om hun takenpakket efficiënt en kwaliteitsvol uit te voeren en bezorgt hen alle nodige en relevante informatie en opleiding Uit vertrouwen in zijn medewerkers. Is in staat om hen te begeleiden en te ondersteunen zodat ze kunnen groeien in hun functie. Heeft inzicht in de opleidingsbehoeften en stelt in samenspraak met zijn medewerkers en de vormingsverantwoordelijken een vormingstraject op Stuurt het functioneren van zijn medewerkers bij door middel van functionerings- en evaluatiegesprekken Organiseert teamvergaderingen (min. 3 maal per jaar) en licht genomen beslissingen loyaal toe Past zijn leiderschapsstijl aan aan de omstandigheden Creëert een positief werkklimaat dat effectieve en efficiënte samenwerking garandeert Waakt erover dat elke medewerker ethisch handelt, zowel naar collega s, patiënten als het ziekenhuis Neemt zelf deel aan permanente vorming en netwerkmomenten ten einde de eigen kennis en vaardigheden op peil te houden, rekening houdend met de uitdagingen en verwachtingen binnen de zorgsector Resultaatsgebied 5: Veiligheid en preventie op het werk Waken over en actief meewerken aan een veilige en gezonde werkomgeving voor zichzelf en anderen Is op de hoogte van de geldende regels omtrent veiligheid, preventie en hygiëne, past deze correct toe en waakt ook bij collega s over een correcte toepassing Waakt over correct onderhoud van de middelen door de personeelsleden en studenten en zorgt dat de personeelsleden over persoonlijke beschermingsmiddelen beschikken Waarborgt de uitvoering van het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van de medewerkers en studenten. Staat in voor een veilige werkomgeving, communiceert de meest recente richtlijnen aan zijn medewerkers Organiseert opleiding betreffende de veiligheidsrichtlijnen voor zijn medewerkers Werkt preventief, curatief en repressief aan een werkomgeving waarin grensoverschrijdend gedrag zoals geweld, pesterijen en seksuele intimidatie vermeden worden 4

5 Optioneel resultaatsgebied 6 : aankoopbeleid Instaan voor en opvolgen van diverse taken met het oog op het realiseren van een kostenbewust, efficiënt en transparant aankoopbeleid Voert diverse (aankoop)taken uit in functie van de realisatie van een kostenbewust aankoopbeleid Staat in voor de technische voorbereiding, uitwerking, afsluiting en opvolging van aankoopen/of raamovereenkomsten voor werken, diensten en leveringen binnen het ziekenhuis Inventariseert en analyseert de vraag van de (interne) klant op correcte wijze. Vertaalt deze in technische specificaties, conform de geldende normen en voorschriften, daarbij rekening houdend met de markt. Stelt in samenspraak met de betrokken actoren en zijn leidinggevende de budgetten per aankoop en/of overeenkomst op, volgt deze nauwkeurig op en rapporteert op regelmatige basis Staat in voor de technische inbreng (opmaak bestek) bij marktconsultaties, evenals voor de analyse en evaluatie (gunningsverslag)van de ingediende kandidaturen, offertes of voorstellen, voor de eigen procedures en voor deze die in samenwerking met de Aanvullende Diensten van Farys worden afgehandeld. Rapporteert zijn bevindingen aan de directie op gestructureerde wijze en maakt in samenspraak met hen een gegronde beslissing Staat in voor de evaluatie van de leveranciers met betrekking tot uitgevoerde werken, leveringen en diensten, kwaliteit, naleving afspraken, leveringstermijnen, volgt hen op en stuurt bij indien nodig. Rapporteert de stand van zaken op regelmatige basis aan de Bestuurder-Directeur Alle taken opgenomen in deze taakomschrijving zijn niet limitatief. 6. Competenties Situationeel leiding geven Projectorganisatie Visie ontwikkelen Coachen van medewerkers Collegialiteit Zelfstandig werken Innovatie Stressbestendigheid Klantvriendelijkheid Loyaliteit Jobkennis Kwalitatief werken Kwantitatief werken 7. Ervaring 4 jaar relevante ervaring 8. Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Beschikken over een masterdiploma 5