Lean in de zorg Finance & control Wat kun jij doen? 27 maart 2018
Even voorstellen Wil van der Heijden - wvanderheijden@zorggroep-almere.nl Msc Ivan Lievestro - I.Lievestro@adcpi.nl drs Karin van der Lelij RC - karin.vanderlelij@ferocia.nl drs Xander Smit RC - xander.smit@ferocia.nl
Planning voor vandaag 16:00 17:00 Introductie Implementeren van procesverbetering 17:00 18:00 Verdieping valkuilen en successen bij implementatie 18:00 18:45 Ervaringen bij Zorggroep Almere 18:45 19:00 Wrap-up
Stelling 1 De controller is ideaal gepositioneerd om de organisatie verder te helpen met verbeteren door middel van Lean
Stelling 2 Onze organisatie is klaar met Lean!
Lean de principes in het kort (opfrissen)
Lean in historisch perspectief: Venetië Flow Ford Lopende band Deming / Ohno Toyota Production System Lean Manufacturing Lean bij overheden, zorg, gemeentes 1500 1906 1913 1941 1960 1982 1990 2005 2010 Toyoda Jidoka Training within industry The Machine that changed the world Lean in Service 3
Lean focust zich als business system op Doel, Proces en Mensen om continu de effectiviteit en efficiëntie te verbeteren. Effectiviteit Purpose Process Cultuur van continu verbeteren Efficiëntie People 2
Het werken vanuit de Lean basisprincipes draagt bij aan het continu verbeteren van effectiviteit en efficiëntie Perfectie Pull Flow Waardestroom Klantwaarde 4
De Kaizen methodiek bestaat uit 6 stappen en is gericht op het structureel oplossen van problemen Check & Borg. 6 1 Probleemdefinitie Implementatie 5 2 Feiten verzamelen en ordenen Tegenmaatregelen 4 3 Grondoorzaken analyse 6
Kaizens volgen dezelfde logica als de PDCA (Deming) cirkel Stap 1, 2, 3, 4 Wat Waarom Hoe Plan Do Stap 5 Implementatie Act / Adjust Check Stap 6 Standaardiseren of aanpassen Stap 6 Check 7
Beliefs Systems Boundary Systems Kernwaarden Te vermijden risico s Strategie Strategische onzekerheden Kritische succesfactoren Interactive Control Systems Diagnostic Control Systems
Lean Valkuilen en successen bij implementatie
- Control plan/ beheersplan: Purpose 1. De nieuwe standaard 2. De te monitoren indicatoren 3. Reactieplan - Visual management door middel van? o o o Purpose
Stel voor de belangrijke processen een RASCI Matrix op: Purpose
Evaluatie procesverbetering pose Pur CAP Model pose Pur
Lean bij Zorggroep Almere De praktijk
AANLEIDING/PROBLEEM In de afgelopen jaren is het zorgcontracterings- en verantwoordingsproces complexer geworden: meer deelonderwerpen meer partijen waarmee contracten gesloten worden tijdslijnen verschillen per onderwerp en per contractant PWC heeft in de managementletter verschillende risico s opgenomen
DOELSTELLING Komen tot een situatie waarin de processen dusdanig efficiënt zijn ingericht dat alle opbrengsten waar Zorggroep Almere recht op heeft, op basis van de contractvoorwaarden en beleidsregels, worden verzilverd. ZGA is in control. De bevindingen van de PWC interim controle zijn structureel opgelost. Het processchema dat tijdens de pilot wordt uitgewerkt, de inkoop Zorg in de wijk dient als standaard voor andere contracteringen binnen Zorggroep Almere.
RESULTATEN Een processchema van zorgcontractering tot en met jaarrekening voor contractant Zilveren Kruis De activiteiten en verantwoordelijkheden van het disciplinemanagement en ondersteunende diensten zijn uitgewerkt en afgestemd Het processchema kan toegepast worden voor de zorgcontractering 2018 Hulpmiddelen om het proces te ondersteunen Aanbevelingen tot verdere verbetering
VOORWAARDE
AANPAK Samenstellen projectgroep Disciplinemanager wijkverpleging Medewerkers Planning & Control Medewerker AO/IC Management financiële administratie Applicatiebeheer (op afroep) Mijlpalen Huidig proces Gewenst proces Verspillingen wegnemen, maatregelenmatrix KPI s en Monitoring Verantwoordelijkhedenmatrix
TOOLS SIPOC Swimming lane RACI
SIPOC Zorgcontractering - Jaarrekening START: Inkoopbeleid gepubliceerd Contracteren Controleplan opstellen en uitvoeren Inrichten en wijzigen Zorg leveren en factureren Verantwoorden omzet EINDE: Jaarrekening goedgekeurd
VISUEEL
SWIMMING LANE ANALYSEREN
SWIMMING LANE AANBOD OPSTELLEN
RACI overall
VERDERE RESULTATEN KPI s en monitoring Risicoanalyse Controleplan Aanpassingen werkproces?; ONS KPI s en rapportageset in SAS Deelwaarnemingen
NIEUWE VERANTWOORDELIJKHEDEN Planning & Control Geconsulteerd = Bewaakt en adviseert, ondersteunend aan het resultaat AO/IC Verantwoordelijk = Geeft inhoud aan het proces, heeft daar invloed op Geconsulteerd
Vragen?