Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer *2010 4.0 Inleiding Dit hoofdstuk gaat over het op orde houden en beheren van Excel bestanden. De hier besproken zaken kunnen tijd besparen en het werken veiliger maken. 4.1 Bestanden namen geven Waarom is dit belangrijk? Over het algemeen wordt er niet veel aandacht besteed aan hoe bestanden genoemd worden. Het invoeren van een systeem voor bestandsbenaming heeft een aantal voordelen, te weten: gebruikers kunnen bestanden beter en makkelijker vinden het is duidelijk wat de laatste versie van een bestand is bestanden gaan minder vaak verloren of raken minder vaak zoek gebruikers zullen beter georganiseerd overkomen (en ook zijn) richting collega's, hun managers, klanten etc. Een systeem ontwerpen Hier zijn een paar tips: Naam wees gedetailleerd en noem het bestand niet gewoon 'boekhouding' omdat er boekhoudingsinformatie in staat. Denk na over wat er uniek is aan het bestand, of waarover het gaat of voor wie je het gemaakt hebt. Stel, er staan verkoopcijfers in van de beddenafdeling over het eerste kwartaal van 2010, dan zou je dit bestand '2010kw1bedverkoop' kunnen noemen. Gebruik een duidelijke datumaanduiding JJMMDD in je bestandsnaam, bijvoorbeeld 120128Bestandsnaam. Bij gebruik hiervan kunnen bestanden gemakkelijk gesorteerd worden in een map door met de rechtermuisknop te klikken op de optie Sorteren op naam. Na sorteren wordt dan ook duidelijk wat de meest recente versie van het bestand is. Lengte Probeer de bestandsnaam te beperken tot een paar woorden. Als de bestanden als tegels (standaard) worden weergegeven in de mappen, dan zijn alleen de eerste 25 karakters van de naam zichtbaar. Als er meer 25 letters nodig zijn, dan is waarschijnlijk de essentie van het bestand nog niet geformuleerd. Daarnaast zijn 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
lange bestandsnamen ook lastiger uit elkaar te houden. Bovendien kunnen lange bestandnamen ook problemen geven in onder andere Mac-systemen of bv bij het branden op CD's. Ongewone karakters Probeer het gebruik van karakters als &,. ( ) % # ~ / \ { } [ ] : ; @ te vermijden. Deze karakters worden soms gebruikt door het systeem (bijvoorbeeld als scheidingstekens in de mappenstructuur) en kunnen bij gebruik in bestandsnamen leiden tot systeemverstoringen. Eenheid bewaren Probeer de eenheid te bewaren in de naamgeving van de bestanden. Aangeraden wordt om de gekleurde opties hieronder te gebruiken: o Hoofdlettergebruik: zoals in een zin/hoofdletters/kleine letters. o Ruimte tussen woorden: geen spatie/laag streepje (_)/afbreekstreepje (-)/spatie. Versies Bij het ontvangen van een bestand van een ander, het bewerken ervan en vervolgens het opnieuw op slaan wordt er vaak gekozen voor een toevoeging als v2, v3 etc. In zulke gevallen luidt het advies: 2120128Bestandsnaamv2. Bestandsextensies De laatste drie, vier (of vijf) letters van de bestandsnaam zijn ook van wezenlijk belang. Bestanden gemaakt met Excel versie 2003 of eerder hadden ".xls" als extensie. De versies 2007 en 2010 hebben ".xlsx" als extensie, ".xlsm" refereert aan een versie 2007 of 2010 bestand met macro's. (Er zijn er nog een meer zoals: ".xlc" voor Excel Grafieken, ".xlv" voor Excel VBA modules.) Met zoveel verschillende versies van Excel en met evenveel verschillende mogelijkheden heeft Microsoft voor de 2010 versie het Office Vertrouwenscentrum geïntroduceerd. Dit is beschikbaar via het Lint: Bestand > Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het vertrouwenscentrum: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
In Excel 2010 is een nieuwe optie aanwezig: 'Instellingen voor bestandsblokkering' waar de verschillende bestandstypes geblokkeerd en vervolgens niet geopend kunnen worden of alleen in de nieuwe Beveiligde weergave (in deze alleen-lezen weergave zijn de meeste opties voor bewerken uitgeschakeld). 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
4.2 Mappen Beheren Onjuist bestandsbeheer kan het verlies van bestanden en tijd betekenen en zorgen voor oplopende frustraties. Mappen zijn bedoeld om een logische indeling te bieden met lijsten die op een eenvoudige manier kunnen worden beheerd. De volgende punten zijn behulpzaam bij het opzetten van een logische indeling: Constructie Denk na over een structuur in het mappensysteem en begin met het hoogste niveau, bv: o Administratie o Verkoop o Marketing o Personeelszaken o ICT-afdeling 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
Denk vervolgens na over de submappen in elke hoofdmap. De structuur zou voor elke hoofdmap exclusief moeten zijn (geen dubbele mappen) waarbij de hele verzameling van mappen binnen de structuur alles zou moeten omvatten. Verhoudingen Als vuistregel zouden er 5 tot 10 bestanden in een map worden opgeslagen. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld 12 maandelijkse bestanden voor een jaar kunnen uiteraard zonder probleem in dezelfde map worden opgeslagen. Als er meer dan 10 bestanden in een map staan, is het over het algemeen lastiger om een bestand later terug te vinden. Noodzaak Maak geen onnodige mappen aan. Pas als je meerdere soortgelijke bestanden hebt die in een aparte map zouden moeten worden bewaard, is het handig om een nieuwe map aan te maken. Volgorde Soms is het wenselijk de mappen in bepaalde volgorde te zien in de submappen. De volgorde wordt echter bepaald door het systeem, bijvoorbeeld op alfabet of op datum. Het toevoegen van een nummer of een letter aan het begin van de naam van de map, bv: 1. Verkoop, 2. Marketing of a. Klanten, b. zorgt er voor dat het systeem deze volgorde te aanhoudt bij het sorteren van de mappen. 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
Archiveren Geleidelijk zullen er meer bestanden en mappen bijkomen die niet langer nodig zijn. Deze nemen ruimte in beslag en maken het geheel minder overzichtelijk. Verwijderen is soms geen optie en dan kan het aanmaken van een aparte 'archiefmap een oplossing bieden voor het opslaan van oude bestanden en mappen. De Archiefmap zelf kan bijvoorbeeld "z. Archief" genoemd worden zodat de map altijd onderaan staat in de lijst en niet verward kan worden met actieve bestanden en mappen. 4.3 Een back-up maken De frequentie waarmee een back-up gemaakt wordt, zal afhangen van het werkpatroon en de waarde die aan de gegevens wordt toegekend. Als het de verwerking van veel gegevens betreft met veel wijzigingen, dan is het aan te raden dagelijks een back-up te maken. Een gedetailleerde uitleg over hoe een back-up te maken, valt buiten het kader van deze cursus. Echter, de volgende opties kunnen van pas komen: CD, DVD enz. Dit zijn vaak tijdrovende methodes die bovendien beperkt zijn in grootte (per disk), maar een redelijk goedkope manier zijn om iets voor langere tijd te archiveren. Extern geheugen Maak een back-up van de computer op een externe harde schijf als er veel bestanden zijn of op een memory stick als de bestanden daarop passen. Er zijn relatief goedkope memory sticks in de handel die tientallen gigabytes aan bestanden kunnen opslaan en kunnen vele malen gewist en hergebruikt worden. 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
Lokale back-up Sommige bedrijfsnetwerken hebben een centrale server waar veelal back-ups worden opgeslagen van de op het netwerk aangesloten computers. Ga hier echter niet automatisch van uit. De systeembeheerder kan aangeven waarvan er wel of geen back-up wordt gemaakt. Remote of On-line back-up Met de populariteit van de 'cloud -technologie is ook de mogelijkheid om een backup te laten maken via het internet steeds populairder geworden. Er is een groeiend aantal providers, zoals idrive, die deze service aanbieden. De grote voordelen hiervan zijn ondermeer: o back-ups kunnen zo ingesteld worden dat ze automatisch en op vaste tijdstippen worden gedaan; o de data (gewoonlijk) kan van elke plek op de wereld benaderd worden; en o bij een catastrofe in huis of op het werk (brand, overstroming, inbraak) zijn de gegevens nog steeds veilig opgeslagen. De enige nadelen zijn dat de interface wellicht wat wennen met zich meebrengt, de kosten die ermee gepaard gaan en het feit dat je ervoor online moet zijn. 4.4 Een wachtwoord kiezen Wachtwoorden kunnen ingesteld worden om de bestanden te beveiligen. Als een wachtwoord gekozen wordt wat gekraakt kan worden door computers of gemakkelijk geraden kan worden door mensen, zijn de bestanden in gevaar. De volgende maatregelen kunnen hierbij helpen: maak wachtwoorden minimaal 8 karakters lang; neem er letters (hoofdletters en kleine letters door elkaar), cijfers en minstens één niet-alfanumeriek karakter in op (bijvoorbeeld: @ # % of? ); als het wachtwoord gedeeld moet worden met een collega, stuur het bestand en het wachtwoord dan apart, nooit in dezelfde email; gebruik als wachtwoord niet een naam, opeenvolgende getallen, de naam van de favoriete sportteam etc. Deze zijn te algemeen en kunnen gemakkelijk geraden worden. 4.5 Andere spreadsheetprogramma s Hoewel Microsoft Excel het meest populaire en meest gebruikte spreadsheet ofwel rekenbladprogramma in de wereld is, zijn er een aantal andere programma s waarvan de gegevens onderling uitwisselbaar zijn met kopiëren en plakken. Hier zijn er een paar: 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer
Naam Door: Beschrijving Googledocs Google Een webapplicatie aangeboden door Google. Gebruikers maken en bewerken documenten online terwijl ze tegelijkertijd samenwerken met andere gebruikers aan die documenten. Het kent een beperkt aantal functies ten opzichte van Excel. Numbers Apple Is onderdeel van iwork. De focus van Numbers ligt op gebruiksvriendelijkheid en elegantie, meer dan op functionaliteit. Draaitabellen zijn bijvoorbeeld niet beschikbaar. Calc OpenOffice.org Gratis te downloaden, open-source-programma gebaseerd op Excel. - 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer