Webmail met 09 07
1 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE 1 1 MAIL 2 1.1 Starten 2 1.2 Mail lezen 3 Sorteren 4 Zoeken 4 Bericht openen 4 1.3 Mail versturen 6 Bericht opstellen 6 Bericht met bijlage 6 Antwoorden 7 Doorsturen 7 1.4 Adresseren 7 Adres typen 7 Adres opzoeken 8 1.5 Mail beheren 9 Mailoverzicht 9 Mappen 11 1.6 Adresboeken 13 Contactpersoon toevoegen 15 Groepen maken 15 1.7 Afwezigheidbericht 16 1.8 Automatisch doorsturen van berichten 17 1.9 Mail filters 18 1.10 Standaardinstellingen 21 INDEX 23
2 1 MAIL 1.1 Starten Daar de bediening van een gewone mailclient, zoals Thunderbird of Outlook, handiger is dan die van de webclient, gebruikt u in het algemeen de webclient alleen wanneer het nodig is, te weten in de volgende gevallen: 1. bijvoorbeeld thuis of op reis Zonder verdere instellingen aan te brengen kunt u eenvoudig mail lezen en versturen vanaf elke plaats met een Internetverbinding (bijv. een Internetcafé). 2. om mail te filteren Hoewel Thunderbird en Outlook ook IMAP-mail kunnen filteren is het efficiënt de binnenkomende mail te ordenen aan de bron. U kunt de webmailclient () vinden door in de internetbrowser van uw keuze te gaan naar: https://webmail.rug.nl Op uw scherm krijgt u het volgende inlogscherm: Bij Username vult u uw RUGnummer of studentnummer in (b.v. p123456 of s123456), bij Password uiteraard het bijbehorende wachtwoord Klik daarna op Sign in Na een succesvolle login zal de webmailclient geladen worden. Het scherm ziet er ongeveer zo uit: 1 MAIL Starten
3 1 3 4 2 5 1. Navigatievenster met standaard het folderoverzicht van de mail In het folderoverzicht ziet u al uw mailfolders zoals u dat ook gewend bent in uw gewone mailclient. U ziet de Inbox, waar alle nieuwe mail automatisch binnenkomt. De foldertrash met daarin de verwijderde berichten. In de foldersent vindt u de door u verstuurde berichten. De Drafts folder waar mailtjes in opgeslagen kunnen worden die nog niet af zijn of pas later verzonden moeten worden. U kunt hier ook zelf nieuwe folders maken. 2. Knoppen om andere functie te activeren U kunt hier kiezen om de agenda, het adresboek of de programmainstellingen te openen. Bij het selecteren van een andere functie zullen de inhoud van het navigatievenster en mailoverzicht uiteraard worden aangepast aan de gekozen functie. 3. Mailoverzicht Het mailoverzicht geeft de inhoud weer van de in het navigatievenster geselecteerde mailfolder. Hier kunt u mail selecteren om te lezen, verwijderen, verplaatsen, te markeren of door te sturen. 4. Mailinhoud Hier ziet u de inhoud van de in het overzicht geselecteerde e-mailbericht. 5. Instant messaging venster Lijst met groepsleden waarmee u kunt chatten. Links van de tab Buddy List ziet u een toggle knop om het Instant Messaging venster te verbergen dan wel te tonen. 1.2 Mail lezen In het mailoverzicht vindt u de berichten van de in het folderoverzicht geselecteerde folder. Standaard ziet u hier de ingekomen berichten met de meest recente bovenaan. De berichtenlijst is gesorteerd op datum. 1 MAIL Mail lezen
4 Sorteren Klik in het vak Folders de gewenste map, en in het vak met de berichtenlijst het gewenste bericht. Nu verschijnt in het vak beneden de inhoud van het bericht. De knoppen voor reageren, doorsturen, printen en verwijderen bevinden zich boven de berichtenlijst. U kunt de berichtenlijst sorteren op datum ofop een ander veld dan datum door op een van de kolomkoppen te klikken. De sorteervolgorde wordt aangegeven met de sorteerknop: oplopend: punt omhoog of aflopend: punt naar beneden Zoeken Zoeken naar een bepaald bericht in de lijst kan via het zoekvenster rechtsboven het overzicht. U kunt zoeken op onderwerp, afzender, berichtinhoud of een uitgebreide zoekopdracht geven via Advanced Search. Het mailoverzicht wordt vervolgens gefilterd op het zoekitem. U krijgt de complete lijst weer door te klikken op de knop Clear in het zoekvenster. Bericht openen U kunt een bericht in het overzicht openen door dubbelklikken. Het bericht wordt dan geopend in een apart venster. U kunt op deze manier meerder berichten openen en schakelen door bovenin op de gewenste tab te klikken. 1 MAIL Mail lezen
5 U sluit een venster met de sluitknop rechtsboven in de tab. Door in de header van een geopend bericht te klikken op de keuzeknop naast de geadresseerde of de afzender opent u een snelmenu. Via dit snelmenu kunt u een bericht opstellen aan de bewuste persoon of deze uitnodigen voor een vergadering. Ook ziet u een tijdlijn van de komende 12 uur in de agenda van de geadresseerde of afzender en de tijdstippen die als bezet/vrij staan genoteerd. Door met de rechter muisknop op een bericht in de berichtenlijst te klikken opent u een snelmenu. Via dit snelmenu kunt u onder andere kiezen voor het openen, beantwoorden, doorsturen van berichten. 1 MAIL Mail lezen
6 1.3 Mail versturen Bericht opstellen Om zelf een mailbericht op te stellen en te verzenden kiest u de werkbalkknop New Mail links bovenaan in het navigatievenster of de knop Write in de werkbalk boven het mailoverzicht. Nu verschijnt het volgende venster: Indien er nog andere berichten waren geopend ziet u dat bovenaan het New Mail venster in de vorm van verschillende tabbladen waarin het soort bericht en onderwerp worden vermeld. Dit nieuwe bericht opent een extra tabblad met de titel [No subject]. U typt het bericht eventueel met opmaak in het berichtvenster. U typt het adres van de ontvanger rechtstreeks in het vak achter To: of zoekt het op door Address Book te kiezen en daarin een adres te selecteren. Door de knop Options aan te klikken kunt u: het belang van het bericht aangeven met Priority om een ontvangst- en/of leesbevestiging vragen voor het bericht via Receipt de optie Rich Text (voor een bericht met opmaak) uitvinken, de opmaak werkbalk verdwijnt dan Wilt u de opmaak standaard uitschakelen dan kan dat via Options linksonder in het navigatievenster, Mail, General. U kunt het bericht opslaan met de knop Save. Het bericht wordt bewaard in de map Drafts en kan daar worden geopend om te bewerken. Bericht met bijlage U kunt een bijlage toevoegen aan het bericht met de knop Attach. U selecteert het bestand dat moet worden mee gestuurd. Boven het berichtvenster verschijnt een 1 MAIL Mail versturen
7 kop met de naam, soort en grootte van de bijlage. Met de knop Remove kunt u een bijlage weer verwijderen. Er kunnen geen onbeperkt grote bestanden worden verstuurd of ontvangen. Binnen de RUG geldt als grens 8 MB, inclusief overhead (effectief ca. 7 MB). Wilt u grotere bestanden versturen, gebruik dan BARS (Big Attachment Relay System) via bars.rug.nl. Hiermee kunnen bestanden tot 100 MB verstuurd worden. Om het bericht te verzenden klikt u op de knop Send. Antwoorden Een bericht beantwoorden kan via Reply, te vinden in het snelmenu of als knop in de werkbalk. Als het oorspronkelijke bericht was verstuurd naar meer dan één persoon, kunt u met de knop Reply All alle oorspronkelijk geadresseerden een antwoord sturen. Als u een ontvangen bericht beantwoordt, zal doorgaans het oorspronkelijke bericht worden aangehaald in uw antwoord. Of dit gebeurt, kunt u instellen via Options (linksonder in het navigatievenster), Mail, General. Doorsturen Is een bericht naar uw mening niet, of niet alleen voor u bestemd, dan kunt u het doorsturen door op de knop Forward te klikken of Forward in het snelmenu te kiezen. U krijgt de keus om het bericht als Attachment of Inline te versturen. Met Attachment wordt het oorspronkelijke bericht als een bijlage aan een nieuw door u te typen bericht toegevoegd. In het vak Subject van het bericht staat het onderwerp van het oorspronkelijke bericht met de toevoeging Fwd:. Door een bericht Inline door te sturen wordt de tekst van het oorspronkelijke bericht direct in het venster om een bericht te typen geplaatst. U kunt dan desgewenst nog tekst aan het bericht toevoegen als toelichting. Ook hier wordt Fwd: toegevoegd aan het subject vak. 1.4 Adresseren Adres typen U kunt een mailbericht adresseren door in het vak achter To: het e-mailadres te typen. Bij het typen van het adres verschijnt er automatisch een lijst met adressen waarin de getypte tekens voorkomen. 1 MAIL Adresseren
8 Deze tekens worden vet weergegeven in de getoonde adressen. Er zijn verschillende manieren om een mailbericht te adresseren, waarvan de belangrijkste zijn: To: bericht is gericht aan deze persoon CC (Carbon Copy): deze persoon ontvangt een kopie van het bericht BCC (Blind Carbon Copy): deze persoon ontvangt een kopie zonder dat de andere ontvangers dat weten Adres opzoeken U kunt het e-mailadres opzoeken in een van uw adresboeken: klik dan op de knop Address Book of klik dubbel op een van de knoppen To, CC of BCC. Standaard hebt u een eigen persoonlijk adresboek All Contacts en het algemene adresboek Corporate Directory. Selecteer een adres in een van de adresboeken en klik op To, CC of BCC Het geselecteerde adres wordt achter een van deze velden ingevuld. Klik op Accept om de gekozen adressen te bevestigen Zoeken U kunt een adres vinden door in het zoekvak van het adresboek (een deel van) de gezochte naam te typen. 1 MAIL Adresseren
9 Tijdens het typen zal de lijst met namen waarmee de getypte tekst begint worden getoond en aangepast naarmate u meer typt. Met de knop Clear kunt u het zoekvak leeg maken en de volledige lijst terughalen. 1.5 Mail beheren Mailoverzicht In het mailoverzicht ziet u een lijst met de berichten in de Inbox of van een in het folderoverzicht geselecteerde folder. Door met de rechter muisknop op een bericht te klikken opent u een snelmenu. Via dit snelmenu kunt u onder andere kiezen voor de standaardopdrachten als het openen, beantwoorden, doorsturen en printen van berichten. Verder vindt u hier ook de opdrachten om berichten te verwijderen, te verplaatsen of te kopiëren. Met de opdracht Mark in het snelmenu kunt u berichten markeren als ongelezen/gelezen of van een "vlaggetje" voorzien om aan te geven dat het bericht van belang is en dat er nog naar moet worden gekeken. Er verschijnt een (rood) vlaggetje in de laatste kolom van het mailoverzicht. Onder Other in het snelmenu vindt u nog extra opdrachten om 1 MAIL Mail beheren
10 de afzender van het geselecteerde bericht aan het adresboek toe te voegen; het bericht te gebruiken voor het maken van een afspraak in de agenda of het maken van een taak; de volledige header van het bericht te tonen; alle berichten van de afzender te laten zien Verplaatsen bericht U kunt een bericht verplaatsen door deze met de rechter muisknop aan te klikken of via de knop Move in de werkbalk. Kies Move to Folder en selecteer de map waar deze moet komen. Bevestig met Move to Folder. Kopiëren bericht U kunt een bericht verplaatsen door deze met de rechter muisknop aan te klikken of via de knop Move in de werkbalk. Kies Copy to Folder en selecteer de map waar deze moet komen. 1 MAIL Mail beheren
11 Bevestig met Copy to Folder. Verwijderen bericht U kunt een bericht verwijderen door: klikken op de knop Delete in de werkbalk gebruik van de toets op het toetsenbord met de opdracht Delete in het snelmenu Het bericht wordt in de prullenbak (Trash folder) geplaatst. Zo nodig kunt u weggegooide berichten nog redden door ze uit de prullenbak te verplaatsen naar een andere map. Als u berichten in de map Trash zelf weggooit met de toets of de knop Delete in de werkbalk zijn ze definitief weg. U kunt de prullenbak in z'n geheel legen door in het snelmenu Empty Trash te kiezen. Via Options, Mail, General kunt u de instellingen voor het verwijderen van berichten wijzigen. Mappen In het folderoverzicht vindt u onder Mail de persoonlijke folders met daarin standaard de volgende mappen: de Inbox, Trash, Sent en Drafts. Map maken U kunt een map maken met de knop Create Mail Folder of via het snelmenu van Personal Folders. Het dialoogvenster Create Mail Folder verschijnt. 1 MAIL Mail beheren
12 Selecteer eventueel een map waar de nieuwe map onder moet komen U kunt geen submappen maken in de Inbox. Typ een naam voor de map in het daarvoor bestemde veld en sluit af met Create De nieuwe map verschijnt in het folderoverzicht. Voor een map die submappen bevat verschijnt een driehoekje Door hierop te klikken worden de onderliggende mappen getoond. Bij opnieuw klikken op het driehoekje wordt de lijst weer ingeklapt. Map verwijderen U kunt een map verwijderen door deze met de rechter muisknop aan te klikken en uit het snelmenu Delete Folder te kiezen. 1 MAIL Mail beheren
13 Map verplaatsen U kunt een map verplaatsen door deze met de rechter muisknop aan te klikken, uit het snelmenu Move to Folder te kiezen en de map te selecteren waar deze moet komen. Bevestig met Move to Folder. Map kopiëren U kunt mappen niet echt kopiëren. Natuurlijk kunt u op een andere plaats wel een gelijknamige map maken en vervolgens de inhoud ernaartoe kopiëren. 1.6 Adresboeken Standaard hebt u een eigen persoonlijk adresboek All Contacts en het algemene adresboek Corporate Directory. Adresboeken kunnen behalve e-mailadressen veel meer persoonsgegevens (postadres, werkadres, telefoonnummer(s) etc.) bevatten. U kunt nieuwe contacten toevoegen aan uw persoonlijke adresboek of bestaande contacten aanpassen. Ook kunt u de gegevens uit adresboeken van andere programma's (bijv. Outlook, Thunderbird) importeren en groepen maken. Via het onderdeel Address Book in het linkervenster opent u de adresboeken. 1 MAIL Adresboeken
14 Het volgende venster verschijnt: In uw persoonlijke adresboek All Contacts kunt u: Contacten toevoegen, bewerken, verwijderen Contact selecteren om bericht te verzenden, uit te nodigen voor een vergadering of toe te voegen aan de chat lijst Groepen maken Contacten printen Adresboeken (Outlook, Thunderbird) importeren/ exporteren Het algemene adresboek Corporate Directory kunt u gebruiken om Adressen op te zoeken Contacten toevoegen aan het persoonlijke adresboek Contacten te printen Contact selecteren om bericht te verzenden, uit te nodigen voor een vergadering of toe te voegen aan de chat lijst 1 MAIL Adresboeken
15 Door met de rechtermuistoets op een adres in de lijst te klikken opent u een snelmenu. Contactpersoon toevoegen Een contactpersoon toevoegen aan uw persoonlijke adresboek kan als volgt: Selecteer All Contacts en klik op de knop New Contact Het scherm vertoont alle mogelijk in te vullen gegevens van de contactpersoon. Vul de gegevens in en klik op Save om deze te bewaren. De gegevens van een contactpersoon bewerken kan door deze in de lijst te selecteren en te klikken op de knop Edit. Groepen maken U kunt een groep maken bestaand uit meerdere contactpersonen. Deze contactpersonen worden geselecteerd uit uw persoonlijke adresboek. Klik op de knop New Group in het linkervenster onder Address Book Geef de groep een naam en voeg contactpersonen aan de groep. Sluit af met Create Group. Deze wordt toegevoegd onder Address Book. 1 MAIL Adresboeken
16 U kunt: Alle contactpersonen in de groep een bericht sturen Alle contactpersonen in de groep uitnodigen voor een vergadering De groep een andere naam geven De groep verwijderen Deze opties vindt u in het snelmenu dat verschijnt bij rechtsklikken op de groep. U kunt contactpersonen toevoegen, verwijderen door de groep te selecteren en te klikken op de knop Manage Group. 1.7 Afwezigheidbericht Als u bij afwezigheid graag uw binnenkomende post automatisch beantwoord wilt hebben, dan kunt u dat als volgt doen: Kies Options, Mail, Vacation Message Het tabblad Vacation Message verschijnt: Vink Enable auto-reply aan 1 MAIL Afwezigheidbericht
17 Hiermee wordt het automatisch beantwoorden van berichten geactiveerd. U geeft de periode van uw afwezigheid op door een start- en einddatum in te vullen: Klik dubbel in het invoervak achter Start en kies een begindatum in de kalender Klik dubbel in het invoervak achter End en kies een einddatum Iedere afzender van een bericht krijgt de eerste keer bij het sturen van een e-mail een bericht van uw afwezigheid. U kunt aangeven na hoeveel uur dit bericht opnieuw moet worden gestuurd naar dezelfde persoon. Klik in het invoervak achter Hours between replies: en vul het aantal uren in Wilt u bijvoorbeeld dat het bericht na vijf dagen wordt herhaald, vult u 120 in. Typt u de waarde 0 (nul) in het invoervak, dan wordt elk bericht automatisch beantwoord. Klik in het invoervak achter Subject: en type het onderwerp van het automatische antwoord in, bijvoorbeeld Vakantie Type de tekst van het bericht bestemd voor collega's (alle RUG medewerkers) in het invoervak bij Message to co-workers: Collega's zijn degenen die in het algemene adresboek (Corporate Directory) staan. Type de tekst van het bericht bestemd voor andere afzenders dan collega's in het invoervak bij Message to other senders: Klik op Save Preferences om de instellingen te bewaren 1.8 Automatisch doorsturen van berichten U kunt ervoor zorgen dat binnenkomende berichten automatisch worden doorgestuurd naar een ander e-mailadres. Kies Options, Mail, Forwarding Het tabblad Forwarding verschijnt: 1 MAIL Automatisch doorsturen van berichten
18 Vink Enable automatic forwarding aan Hiermee wordt het automatisch doorsturen van berichten geactiveerd. Typ het e-mailadres in het invoervak bij Forwarding Meerdere adressen typt u gescheiden door een komma. Standaard wordt er een kopie van het doorgestuurde bericht bewaard. Klik op Save Preferences om de instellingen te bewaren 1.9 Mail filters Om een filter in te stellen waarmee binnenkomende berichten automatisch worden verplaatst naar een bepaalde map, worden doorgestuurd of verwijderd, gaat u als volgt te werk: Kies Options, Mail, Mail Filters Het tabblad Message Filters verschijnt: 1 MAIL Mail filters
19 Klik op New Filter om een filter toe te voegen Het tabblad New Filter verschijnt: Type een naam in het invoervak bij Filter Name Bepaal de voorwaarden waaraan de inkomende berichten moeten voldoen. U kunt een van de volgende opties selecteren: Match all the following: selecteer deze optie als alle ingestelde voorwaarden moeten gelden Match any of the following: selecteer deze optie als één van de ingestelde voorwaarden moet gelden Match all incoming: selecteer deze optie als de ingestelde voorwaarden voor alle binnen komende mail moeten gelden U ziet twee keuzelijsten en een invoervak voor het definiëren van de voorwaarden. In het eerste keuzevak selecteert u het mailonderdeel waarop het filter moet letten: 1 MAIL Mail filters
20 onderwerp, afzender, berichtgrootte etc. In het tweede keuzevak kunt u specificeren of het mailonderdeel gelijk moet zijn aan de tekst, ongelijk eraan, of dat de tekst erin moet voorkomen of juist niet. In het blanco invoervak geeft u de tekst op die in het mailonderdeel (niet) moet voorkomen. Hebt u To, From, CC of Recipient opgegeven dan typt u het e-mailadres in het tekstvak. Voor Subject typt u de tekst en voor Message Size de grootte in kilobytes. Kies de gewenste voorwaarden in de twee keuzelijsten Typ de tekst in het blanco invoervak U kunt de lijst met voorwaarden uitbreiden door op de plus knop te klikken en voorwaarden wissen met de min knop. Onder Perform the following actions: geeft u aan wat er moet gebeuren met de berichten die aan de gedefinieerde voorwaarden voldoen. Ook hier kunt u acties toevoegen met de plus knop en acties verwijderen met de min knop. Kiest u voor het verplaatsen (Move message to) of kopiëren (Copy message to) van berichten dan kunt u met de Select knop de gewenste map selecteren. Bij het kiezen van Forward message to om mail door te sturen, typt u het e-mailadres van de persoon waar de berichten naartoe moeten. Do not include messages received before vinkt u aan om aan te geven dat het filter niet moet worden uitgevoerd voor berichten die voor de geselecteerde datum zijn binnengekomen. U selecteert de gewenste datum in het bijbehorende invoervak. Do not include messages received after vinkt u aan om aan te geven dat het filter niet moet worden uitgevoerd voor berichten die na de geselecteerde datum zijn binnengekomen. U selecteert de gewenste datum in het bijbehorende invoervak. Met het aanvinken van Stop after processing this filter wordt er geen ander filter meer uitgevoerd na het huidige filter. Kies de gewenste actie(s) Bewaar het filter met Save Filter 1 MAIL Mail filters
21 Nu komt de lijst van ingestelde filters in beeld: (In dit voorbeeld alleen het filter Verplaatsen cursusmail ) Het filter zal nu werken op alle binnenkomende post die aan de opgegeven eisen voldoet. U schakelt een filter uit of weer in door het vinkje onder Enabled aan te klikken. Wilt u nog meer filters dan kunt u met New Filter een filter toevoegen. U wijzigt filters met Edit Filter en verwijdert filters door Delete Filters te kiezen. De volgorde waarin de filters worden uitgevoerd is te wijzigen met Move Up en Move Down. Eventueel aangebrachte wijzigingen bewaart u met Save. 1.10 Standaardinstellingen U kunt de standaardinstellingen voor de verschillende onderdelen wijzigen via de functie Options linksonder in het navigatiescherm. U kunt de taal-, datum- en/of tijdinstellingen wijzigen onder Global, General. De standaardinstelling voor deze opties in Engels. 1 MAIL Standaardinstellingen
22 Onder Mail, General kunt u onder andere bepalen wat er met gewiste berichten moet gebeuren en of de berichten die u verzendt bewaard moeten blijven. U kunt een standaardondertekening voor uw berichten maken via Mail, Signature. Onder Mail, Account Settings vindt u het alternatief voor een handtekening, de zgn. vcard (visitekaart). Op de vcard kunt u een aantal gestandaardiseerde gegevens kwijt: Door op het pictogram op de vcard te klikken, krijgt de ontvanger de uitgebreide informatie. 1 MAIL Standaardinstellingen
23 INDEX A Adresboek corporate 13 persoonlijk 13 Attachment 7 Automatisch beantwoorden 16 B BCC 8 Bericht adresseren 8 automatisch doorsturen 18 beantwoorden 6, 7 bewaren 6 bijlage toevoegen 7 doorsturen 7 markeren 9 nieuw 6 verplaatsen 10 verwijderen 11 Bericht van afwezigheid 16 Berichtenlijst 4 C CC 8 Chatvenster 3 Contactpersoon toevoegen aan adresboek 15 F Folderoverzicht 3 Functieoverzicht 3 G Groep maken 15 H Handtekening 22 I Inloggen 2 M Mailoverzicht 3 Map maken 11 verplaasten 13 verwijderen 13 O Openen bericht 5 S Sorteervolgorde 4 Sorteren berichtenlijst 4 Standaardinstelling taal 22 Standaardondertekening 22 T To 8 INDEX
24 V VCard 22 Z Zoeken adres 9 berichten 4 INDEX