De definitie van een Standaard Implementatie van FlexService Auteur(s) : Dirk van Dijk Datum : Oktober 2006 Versie : 002 Status : Draft
Inhoudsopgave Inleiding...4 Bureau...4 Model...6 Component...7 Statussen & controles...7 Soorten...9 Autorisatie...10 Inrichting grootboek / overdracht naar fin. Pakket...10 Criteriumboom...14 Documenten...14 Factuur en Loonslip...14 Medewerker...14 Tabblad inrichting...15 Rapporten algemeen (anders dan loonslip en factuur)...15 2 / 11
Inleiding Dit document beschrijft de standaard implementatie van FlexService, oftewel, welke handelingen vallen binnen de implementatie van FlexService indien een standaard implementatie wordt afgenomen. Bureau In de bureaustructuur omvat de standaard implementatie het inrichten van 1 holding, met 1 werkmaatschappij en maximaal 3 vestigingen. Voorbeeldfiguur: 1 holding 1 werkmaatschappij 3 vestigingen Ook als er eigenlijk geen sprake is van een holding, wordt er een (dummy) holding aangemaakt, zodat als er te zijner tijd extra werkmaatschappijen bij komen, deze eenvoudig toe te voegen zijn. Is er ten tijde van de implementatie sprake van meer werkmaatschappijen en vestigingen dan valt het aanmaken hiervan buiten de standaard implementatie. 3 / 11
Model In de modellen-range omvat de standaard implementatie het inrichten van 3 componentmodellen en hulp bij het aanmaken van 1 tekstmodel. Voorbeeldfiguur: 3 componentmodellen 1 tekstmodel mee helpen maken / uitleggen hoe het werkt De reden dat we bij tekstmodellen uitleggen hoe het werkt / helpen met het aanmaken, is dat we vinden dat het belangrijk is dat u als klant snel wijzigingen kunt doorvoeren in de tekstmodellen. Daarvoor moet u niet afhankelijk zijn van FlexService; als er een extra alinea in de bevestiging naar klanten moet komen, dan moet dit zo snel mogelijk, en zonder kosten doorgevoerd worden. Vandaar dat het belangrijk is deze kennis in de eigen organisatie te hebben. Ten aanzien van de componentmodellen blijkt het in de praktijk dat er met 3 modellen vaak voldoende mogelijkheden zijn. In bovenstaand voorbeeld is sprake van: 1. Fase A Administratief/Medisch 2. Fase A Administratief/Medisch vakantiekrachten 3. Fase B/C Maar als u niet met vakantiekrachten werkt, maar wel Technisch/Industrieel uitzendt is het volgende ook mogelijk: 1. Fase A Administratief/Medisch 2. Fase A Technisch/Industrieel 3. Fase B/C Zijn er nog meer componentmodellen nodig, dan is dat zondermeer mogelijk, alleen valt de inrichting van die extra modellen buiten de standaard implementatie. 4 / 11
Component FlexService wordt opgeleverd met een uitgebreide componenten-bibliotheek, met een uitgebreide range aan uursoorten, vergoedingen en inhoudingen. Mocht u zelf echter speciale inhoudingen, vergoedingen of uursoorten kennen, die op een bijzondere manier verantwoord dienen te worden in het grootboek, dan behoort het aanmaken van vier van dergelijke inhoudingen/vergoedingen/uursoorten tot de standaard implementatie. Het is uiteraard mogelijk om meer dan 4 maatwerk vergoedingen/inhoudingen/uursoorten aan te maken, maar dit valt buiten de standaard implementatie. Statussen & controles FlexService wordt opgeleverd met standaard statussen voor klanten, kandidaten, aanvragen en plaatsingen. Voorbeeldfiguur: Standaard statussen voor kandidaten Het kan echter zijn dat u voor bijvoorbeeld kandidaten zelf extra statussen gedefinieerd hebt. Het inrichten van tot maximaal 4 extra statussen valt onder de standaard implementatie. Beschikbaar Inschrijving Afgewezen Werkend Historisch Leegloop Voorbeeldfiguur Het kan zijn dat u zelf een afwijkend model hebt van statussen; dit kan geheel ingericht worden in FlexService, waarbij maximaal 4 extra statussen vallen onder de standaard implementatie 5 / 11
Soorten FlexService wordt uitgeleverd met standaard kandidaat, klant, aanvraag en plaatsings-soorten (zie figuur hieronder). Het aan en uit zetten van deze standaard soorten valt onder de standaard implementatie. Het toevoegen en inrichten van nieuwe soorten valt buiten de standaard implementatie. 6 / 11
Autorisatie Standaard is FlexService ingericht met een rechtengroep voor de Front- en BackOffice. Daarnaast is er ook een rechtengroep voor het functioneel beheer van FlexService. Meestal is dit voldoende. Het kan echter zijn dat u aanvullende rechten gedefinieerd wil hebben voor een of meerdere medewerkers binnen uw organisatie. Deze aanpassingen zijn zondermeer mogelijk, maar vallen buiten de standaard implementatie. Inrichting grootboek / overdracht naar fin. Pakket In FlexService is sprake van een standaard grootboek. Indien voor de koppeling van FlexService naar uw eigen financieel pakket aanpassingen gemaakt dienen te worden in dit grootboek, dan is dit uiteraard mogelijk, maar het valt buiten de standaard parameterisatie. Hieronder de standaard grootboekrekeningen van FlexService. Grootboekrekening GROOTBOEKREKENINGNAAM 114100 BETALINGEN ONDERWEG FLEX 114200 AFGEDRAGEN LOONBESLAGEN FLEX 120000 KRUISPOSTEN 130000 DEBITEUREN 133000 KREDIETBEPERKING GEFACTUREERD 134000 KREDIETBEPERKING INKOOP 134100 TE FACTUREREN OMZET FLEX 134200 GEFACTUREERDE OMZET FLEX 140000 CREDITEUREN 144100 TE FACTUREREN INKOOP 144200 GEFACTUREERDE INKOOP 150000 AF TE DRAGEN BTW HOOG 151000 AF TE DRAGEN BTW LAAG 152000 TE VORDEREN BTW HOOG 153000 TE VORDEREN BTW LAAG 172000 SOCIALE LASTEN WA FLEX 172100 SOCIALE LASTEN WW FLEX 172200 SOCIALE LASTEN WAO FLEX 172400 SOCIALE LASTEN ZFW FLEX 177000 ZW-A VERZ FLEX 178000 AF TE DRAGEN BIJDRAGEN ZVW 182000 LOONBELASTING FLEX 191000 AF TE DRAGEN PENSIOENPREMIE FLEX 191500 AFGEDRAGEN PENSIOENPREMIE FLEX 210000 NETTOLONEN ONDERWEG FLEX 210100 NETTOLONEN BETAALD FLEX 210300 NETTO LONEN VOORSCHOT KAS BETAALD FLEX 210400 NETTO-LONEN VOORSCHOT BANK BETAALD FLEX 210500 CORRECTIES BETALINGEN FLEX 7 / 11
210900 NETTO-LONEN VERREKENDE VOORSCHOTTEN FLEX 213000 AF TE DRAGEN SPAARLONEN FLEX 213100 AFGEDRAGEN SPAARLONEN FLEX 214000 AF TE DRAGEN BIJDRAGE LEVENSLOOPREGELING 214100 AFGEDRAGEN BIJDRAGE LEVENSLOOPREGELING 235000 OPB RES VAKGLD FLEX 235100 OPB RES VAKDGN FLEX 235200 OPB RES FEESTDGN COLLECTIEF FLEX 235300 OPB RES FEESTDGN INDIVIDUEEL FLEX 235400 OPB RES KORT VERZ COLLECTIEF FLEX 235500 OPB RES KORT VERZ INDIVIDUEEL FLEX 235600 OPB RES SCHOLING FLEX 235700 OPB RES POB FLEX 236000 RES SOC LN OVER RES FLEX 237000 OPB LEEGLOOP 237100 OPB ZIEKTE 238000 UITBET RES VAKGLD FLEX 238100 UITBET RES VAKDGN FLEX 238200 UITBET RES FEESTDGN COLLECTIEF FLEX 238300 UITBET RES FEESTDGN INDIVIDUEEL FLEX 238400 UITBET KORT VERZ COLLECTIEF FLEX 238500 UITBET RES KORT VERZ INDIVIDUEEL FLEX 238600 UITBET RES SCHOLING FLEX 239000 AFB SOC LN OVER RES FLEX 241000 RES CONTRACTVERP FLEX 241500 UITBET RES CONTRACTVERP FLEX 242000 RES SER FLEX 242000 RES SER FLEX 244000 RES ARBEIDSONG FLEX 244500 UITBET RES ARBEIDSONG FLEX 245000 RES SOC LN CONTRACTVERP EN ARBEIDSONG FLEX 245500 UITBET RES SOC LN CONTRACTVERP. EN ARBEIDSONG. FLEX 246000 RES VAKGLD OVER FEESTDGN FLEX 246500 UITBET VAKGLD OVER FEESTDGN FLEX 730000 NORMALE UREN FLEX 730100 OVERUREN FLEX 730200 TOESLAGUREN FLEX 730300 REISUREN FLEX 730500 REISKOSTEN ONBELAST FLEX 730600 KM VERGOEDINGEN BELAST FLEX 730700 EIGEN BIJDRAGE AUTO VAN DE ZAAK 730900 PENSIOENLASTEN FLEX 731000 SCHOLINGSBIJDRAGE FLEX 731100 ZW-A FLEX 731400 SOCIALE LASTEN WA FLEX 731500 SOCIALE LASTEN WW FLEX 731600 SOCIALE LASTEN WAO FLEX 731800 SOCIALE LASTEN ZFW FLEX 731900 WERKGEVERSBIJDRAGE ZVW 732000 WERKNEMERSBIJDRAGE ZVW 8 / 11
732600 HEFFING SPAARLOON FLEX 732700 WVA-KORTING FLEX 733000 OVERIGE BRUTO VERGOEDINGEN FLEX 733100 OVERIGE NETTO VERGOEDINGEN FLEX 733200 OVERIGE BRUTO INHOUDINGEN FLEX 733300 OVERIGE NETTO INHOUDINGEN FLEX 733400 WACHTDAGCOMPENSATIE FLEX 733500 BIJDRAGE LEVENSLOOPREGELING WG 735000 OPB VAKGLD FLEX 735100 OPB VAKDGN FLEX 735200 OPB FEESTDGN FLEX 735300 OPB RES FEEST GN INDIVIDUEEL FLEX 735400 OPB KORT VERZ FLEX 735500 OPB RES KORT VERZ INDIVIDUEEL FLEX 736000 OPB RES SOC LN OVER RES FLEX 741000 OPB RES CONTRACTVERP FLEX 742000 OPB RES SER FLEX 744000 OPB RES ARBEIDSONG FLEX 745000 OPB RES SOC LN CONTRACTVERP EN ARBEIDSONG FLEX 746000 OPB RES VAKGLD OVER FEESTDGN FLEX 750000 BRUTO CORRECTIEVERGOEDING 751000 BRUTO CORRECTIE-INHOUDING 755000 NETTO CORRECTIEVERGOEDING 756000 NETTO CORRECTIE-INHOUDING 780000 KOSTEN UREN INLEEN DOORLEEN ZZP 781000 REISKOSTEN INLEEN DOORLEEN ZZP 830000 OMZET NORMALE UREN FLEX 830100 OMZET OVERUREN FLEX 830200 OMZET TOESLAGUREN FLEX 830300 OMZET REISUREN FLEX 830500 OMZET REISKOSTEN ONBELAST FLEX 830600 OMZET KM-VERGOEDINGEN BELAST FLEX 840000 OMZET BEMIDDELINGSVERG FLEX 850000 OMZET OVERIG FLEX 860000 OMZET BRUTO CORRECTIEVERGOEDING 861000 OMZET BRUTO CORRECTIE-INHOUDING 865000 OMZET NETTO CORRECTIEVERGOEDING 866000 OMZET NETTO CORRECTIE-INHOUDING 880000 OMZET UREN INLEEN DOORLEEN ZZP 881000 OMZET REISVERGOEDINGEN INLEEN DOORLEEN ZZP 9 / 11
Criteriumboom Bij oplevering van FlexService bevat de z.g. criteriumboom oftewel alle kenmerken die aan kandidaten en klanten gehangen kunnen worden een uitgebreide selectie van items. Al deze items kunnen door u zelf aangepast en beheerd worden. We adviseren deze kennis binnen uw eigen organisatie vast te leggen, zodat u snel en zonder kosten kunt reageren op wijzigingen in marktomstandigheden en deze kunt vertalen naar gewenste kenmerken in de criteriumboom. In de standaard implementatie valt algemene uitleg over de inrichting van de criteriumboom. Indien u het onderhoud van de criteriumboom aan FlexService uitbesteedt (wat we niet aanraden) dan valt dit buiten de standaard implementatie. Documenten Vanuit FlexService kunt u zelf mailings versturen en mergedocumenten aanmaken. Deze mailings en documenten worden samengesteld op basis van sjablonen die u zelf aan kunt maken in FlexService. We adviseren om deze kennis binnen uw eigen organisatie vast te leggen, zodat u snel en zonder kosten een mailing of een merge-document kunt samenstellen. In de standaard implementatie valt onbeperkt uitleg over het aanmaken van deze documenten. Indien u het aanmaken en beheren van merge-documenten aan FlexService uitbesteedt (wat we niet aanraden) dan valt dit buiten de standaard implementatie. Factuur en Loonslip Het aanpassen van de lay-out van de standaard FlexService Factuur en standaard FlexService Loonslip valt binnen de standaard implementatie. Inhoudelijke aanpassingen aan beiden vallen er echter buiten, en zullen op nacalculatiebasis doorbelast worden. Medewerker Uw eigen medewerkers van de Front- en BackOffice dienen aangemaakt te worden in module medewerker. Op basis hiervan kunnen logins aangemaakt worden, en kan het relatiebeheer van een klant, contactpersoon of kandidaat toegewezen worden aan die medewerker. In de standaard implementatie is geen limiet aan het aantal medewerkers en logins wat aangemaakt wordt. Tabblad inrichting FlexService kent per module een groot aantal tabbladen. De volgorde waarin deze getoond worden, en welke tabbladen standaard aanstaan en welke naar wens opgeroepen kunnen worden wordt uitgeleverd volgens een best practice. Indien u af wil wijken hiervan (bijvoorbeeld een andere volgorde van tonen van tabbladen, danwel andere tabbladen standaard aan/uit), dan is dit mogelijk, maar dit valt buiten de standaard implementatie. 10 / 11
Rapporten algemeen (anders dan loonslip en factuur) FlexService wordt standaard uitgeleverd met enkele honderden rapporten. Deze rapporten zijn ontstaan vanuit klantwensen de afgelopen jaren. Het kan natuurlijk zo zijn dat uw specifieke proces een speciale rapportage vereist die nog niet bekend is in FlexService. Het maken van speciale maatwerkrapporten waar we het dan over hebben valt buiten de standaard implementatie van FlexService. Hiernaast ziet u een voorbeeld van een aantal rapporten. 11 / 11