Financiële administratie Inrichting

Transcriptie

1 Financiële administratie Inrichting Volgorde van de financiële inrichting De volgorde waarop u de financiële administratie inricht is als volgt: 1. Administratie/boekjaren Leg bij Administraties in de module Configuratie uw administratie(s) vast. U kunt meerdere administraties met verschillende instellingen, rekeningschema s, dossiers en boekingen creëren. Per administratie dient u boekjaren in te richten. Indien u voorheen een dossieradministratie hebt gevoerd met Kleos en nu omschakelt naar de financiële administratie, is het raadzaam om een nieuw boekjaar te openen, ook al is het niet 1 januari. Alle (ongewenste) boekingen staan dan in een gesloten boekjaar zodat u met een nieuw en gezuiverd boekjaar kunt beginnen. 2. Grootboekrekeningschema Leg bij Rekeningstelsel in de module Configuratie uw grootboekrekeningschema vast. Zie bijlage 1 onderaan dit hoofdstuk voor een voorbeeld van een rekeningstelsel. Als u met een lege database begint met Kleos is dat rekeningstelsel al aanwezig. Indien u bent begonnen met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan hebt u het rekeningstelsel daaruit overgenomen. Doordat u een nieuw boekjaar hebt geopend, kunt u nietgebruikte grootboekrekeningen voor dat boekingsjaar verwijderen. Dat kan alleen zolang er nog geen boekingen op die grootboekrekening in het desbetreffende boekjaar zijn gemaakt. 3. Dagboeken Uw dagboeken legt u vast in de module Configuratie bij Dagboeken. Als u met een lege database begint met Kleos, dan is dat dagboekstelsel al aanwezig. Indien u bent begonnen met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan hebt u het dagboekstelsel daaruit overgenomen. Bij beide beginsituaties dient u bij ieder dagboek aan te geven wat het laatst gebruikte dagboeknummer is. Mogelijk dient u zelf nog dagboeken toe te voegen, bijvoorbeeld voor de verschillende zakelijke bankrekeningen. Doordat u een nieuw jaar hebt geopend, kunt u nietgebruikte dagboeken voor dat boekingsjaar verwijderen. Dat kan alleen zolang er nog geen boekingen op dat dagboek in het desbetreffende boekjaar zijn gemaakt. 4. Declaratieonderdelen Leg uw declaratieonderdelen vast bij Declaratieonderdelen in de module Configuratie. Zowel als u met een lege database begint met Kleos, als wanneer u begint met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan zijn de declaratieonderdelen al aanwezig. Normaliter is het dus niet nodig iets te veranderen in dit inrichtingsonderdeel. 5. Boekingsgang declaraties en nota s Leg uw declaratiemodellen vast bij Declaratiemodellen in de module Configuratie. Als u met een lege database begint met Kleos is de boekingsgang via de declaratiemodellen al volledig ingericht. Als u begint met een gevulde database waarvan de gegevens zijn overgezet uit een ander pakket (conversie), dan hebt u de boekingsgang daaruit overgenomen. In beide gevallen is het in principe niet nodig om de declaratiemodellen aan te passen. Als u echter uw grootboekrekeningschema hebt Module Financieel Financiële administratie Inrichting Pagina 1 van 6

2 gewijzigd, zult u mogelijk ook andere grootboekrekeningen willen koppelen aan de diverse declaratiemodellen. In dat geval dient u deze stap wel uit te voeren. 6. Btw-instellingen Voor een correcte btw-boekingsgang van inkoop en verkoop, dient u bij de overgang van de dossiernaar financiële administratie de btw-tarieven aan de juiste grootboekrekeningen te koppelen. 7. Diverse parameters De instellingen en parameters voor de financiële administratie legt u vast in de module Configuratie bij Administraties, tabblad Instellingen. Er is op dit scherm één parameter die u niet tegenkomt als u van de dossieradministratie gebruikmaakt. Indien u handmatig inboeken declaraties toegestaan aanvinkt, kunt u tijdens het inboeken van ontvangsten via bank- of kasboek ook betaalde declaraties die (nog) niet met Kleos zijn gemaakt, inboeken. Inrichting boekingen Grootboekrekeningen In de module Configuratie kunt u bij Administratie, Rekeningstelsel de bestaande rekeningen aanpassen of verwijderen (indien er in het gekozen boekjaar geen boekingen op die rekening aanwezig zijn) en nieuwe rekeningen aanmaken. Zie aldaar voor een uitgebreide beschrijving. Dagboeken Bij Administratie, Dagboeken (module Configuratie) legt u voor de verschillende dagboeken de boekstuknummering vast. Bovendien kunt u hier nieuwe dagboeken aanmaken, dat is bijvoorbeeld nodig als u meerdere bankrekeningen hebt. Daarnaast dient bij bankrekeningen de juiste tegenrekening en het nummer te worden gekozen. Btw Kleos wordt uitgeleverd met vier btw-tarieven: 1. geen btw (0%) 2. btw laag (6%) 3. btw hoog oud (19%) 4. btw hoog (21%) Deze inrichting is vastgelegd bij Declaratie, Btw-tarieven in de module Configuratie. Bij overgang van een dossieradministratie naar een financiële administratie, dient u aan de btw-tarieven de juiste grootboekrekeningen te koppelen. Open daartoe de diverse btw-tarieven en klik op het tabblad Administratie. Zet de juiste grootboekrekeningen in de juiste kolommen en klik vervolgens op OK. Doe dit voor alle vier de btw-tarieven. Module Financieel Financiële administratie Inrichting Pagina 2 van 6

3 Declaratieonderdelen Bij het aanmaken van een nieuwe declaratie kiest u welke declaratieonderdelen (aangemaakt als activiteiten of verschotten) op de declaratie in rekening gebracht moeten worden. In Kleos is in de module Configuratie standaard een aantal soorten declaratieonderdelen geconfigureerd. Zie de beschrijving bij Declaratieonderdelen. Declaratiemodellen Nadat het stelsel van grootboeken, dagboeken, btw-tarieven en declaratieonderdelen is vastgelegd, dient de boekingsgang van de declaraties te worden ingericht. In de module Configuratie bepaalt u bij Declaratie, Declaratiemodellen per declaratiemodel hoe de boekingen dienen te verlopen. De volledige boekingsgang kan worden ingericht per administratie. Ook dit onderdeel is standaard bij uitlevering van Kleos al volledig ingericht. Indien u echter nieuwe grootboekrekeningen hebt aangemaakt waarop tijdens het declareren geboekt moet worden, dient u dat hier in te richten. Kleos onderscheidt de volgende declaratiemodellen: declaratie creditnota voorschotnota inkoopfactuur Alle vier modellen kennen varianten met en zonder btw. Er kunnen geen nieuwe onderdelen worden toegevoegd. Om een correcte boekingsgang te kunnen waarborgen, kunnen de meeste instellingen van een declaratiemodel niet worden gewijzigd. U kunt wel de volgende onderdelen aanpassen: Module Financieel Financiële administratie Inrichting Pagina 3 van 6

4 De volgorde van de declaratieregels op de declaratie. Selecteer een onderdeel en klik linksboven in het scherm op Omhoog of Omlaag om de volgorde op het desbetreffende model (declaratie, creditnota, voorschotnota of inkoopfactuur) te wijzigen. De grootboekrekening per declaratieonderdeel waarop de boeking gedaan wordt (zowel credit als debet). Selecteer het desbetreffende onderdeel en klik in de kolom credit of debet om een andere grootboekrekening te selecteren. Alle te kiezen grootboekrekeningen worden getoond. Indien het gewenste nummer er niet tussen staat, hebt u het niet correct ingericht. Mogelijk is het geen verkooprekening of is het niet gekoppeld aan het juiste type (opbrengsten). De eigenschappen per declaratieonderdeel worden aan de rechterzijde van het scherm getoond. Om een correcte boekingsgang te kunnen garanderen zijn deze eigenschappen dus niet wijzigbaar. Rechtenbeheer Bij ingebruikname van de financiële administratie kunt u per gebruiker of gebruikersgroep vastleggen wie welke rechten heeft. U doet dat in de module Configuratie bij Kantoor, Contract & Autorisaties, Rechtenbeheer. Kies het domein 'Financiële administratie' en geef per gebruiker(sgroep) aan welke rechten deze heeft. Module Financieel Financiële administratie Inrichting Pagina 4 van 6

5 Bijlage 1 Standaard grootboekrekeningschema Nummer Omschrijving Balansgroep 0090 Kapitaal Vaste activa 0100 Privéopnamen Vaste activa 0120 Privéstorting Vaste activa 0400 Goodwill Vaste activa 0410 Gebouwen en terreinen Vaste activa 0420 Machines en installaties Vaste activa 0430 Inventaris Vaste activa 0440 Auto's en transportmiddelen Vaste activa 0500 Afschrijvingen goodwill Vaste activa 0510 Afschrijving gebouwen en terreinen Vaste activa 0520 Afschrijving machines en installaties Vaste activa 0530 Afschrijvingen inventaris Vaste activa 0540 Afschrijvingen auto's en transportmiddelen Vaste activa 0610 Onderhanden werk Tussenrekeningen 0750 Langlopende schulden Langlopende schulden 0999 Initieel Initieel 1000 Kas Vlottende activa 1010 Bank Vlottende activa 1020 ING Vlottende activa 1080 RC Stichting derdengeld Vlottende activa 1090 Stichting derdengeld Kortlopende schulden 1300 Debiteuren Vlottende activa 1320 Vord. omzetbelasting Vlottende activa 1340 Ov.vord. & overl.activa Vlottende activa 1510 Schuld aan kredietinstelling Kortlopende schulden 1515 Ov.kort.schuld & overl.passiva Kortlopende schulden 1520 Vooruitontvangen bedragen Kortlopende schulden 1521 Voorschot RvR Kortlopende schulden 1560 Te betalen loonbelasting/premies Kortlopende schulden 1570 Te betalen sociale lasten Kortlopende schulden 1590 Te betalen netto loon Kortlopende schulden 1595 Reservering vakantiegeld Kortlopende schulden 1600 Crediteuren Kortlopende schulden 1700 Af te dragen BTW Hoog Kortlopende schulden 1701 Af te dragen BTW 6% Kortlopende schulden 1703 Af te dragen BTW 21% Kortlopende schulden 1710 Af te dragen BTW 0% Kortlopende schulden 1715 Af te dragen BTW Geen Kortlopende schulden 1720 Te verrekenen BTW Hoog Kortlopende schulden 1721 Te verrekenen BTW 6% Kortlopende schulden 1722 Te verrekenen BTW 0% Kortlopende schulden 1723 Te vorderen BTW 21% Kortlopende schulden 1730 Te verrekenen BTW Geen Kortlopende schulden 1750 Betaalde omzetbelasting Kortlopende schulden 2000 Kruisposten Vlottende activa 2100 Voorschotten Kortlopende schulden 2110 Eigen bijdragen Kortlopende schulden 2120 Depotbedragen cliënten Kortlopende schulden 2200 Verschotten belast hoog Verschotten 2210 Verschotten laagbelast Verschotten 2220 Verschotten onbelast Verschotten 4000 Bruto lonen Personeelskosten 4002 Bijzondere beloning Personeelskosten Module Financieel Financiële administratie Inrichting Pagina 5 van 6

6 4004 Feestdagentoeslag Personeelskosten 4005 Vakantietoeslag Personeelskosten 4007 Overhevelingstoeslag Personeelskosten 4008 OHT bijz. tarief Personeelskosten 4010 Sociale lasten Personeelskosten 4020 Pensioenlasten Personeelskosten 4050 Overige personeelskosten Personeelskosten 4070 Ontvangen uitkeringen en subsidies Personeelskosten 4100 Autokosten Auto- en transportkosten 4110 Benzinekosten Auto- en transportkosten 4120 Onderhoudskosten Auto- en transportkosten 4160 Reiskosten Auto- en transportkosten 4200 Huisvestingskosten Huisvestingskosten 4220 Schoonmaakkosten Huisvestingskosten 4250 Energiekosten Huisvestingskosten 4300 Kantoorkosten algemeen Kantoorkosten 4310 Abonnementen/vakliteratuur Kantoorkosten 4315 Contributies Kantoorkosten 4320 Porti Kantoorkosten 4330 Telefoonkosten Kantoorkosten 4340 Computerkosten Kantoorkosten 4350 Drukwerk Kantoorkosten 4355 Kopieerkosten Kantoorkosten 4390 Overige kantoorkosten Kantoorkosten 4400 Representatiekosten Representatiekosten 4500 Accountantskosten Algemene kosten 4510 Bankkosten Algemene kosten 4520 Verzekeringen Algemene kosten 4600 Afschrijvingskosten goodwill Afschrijvingen 4610 Afschrijvingskosten gebouwen en terreinen Afschrijvingen 4620 Afschrijvingskosten machines en installaties Afschrijvingen 4630 Afschrijvingskosten inventaris Afschrijvingen 4640 Afschrijvingskosten auto's en transportmiddelen Afschrijvingen 8000 Honorarium Omzet 8010 Resultaat honorarium Omzet 8020 Opbrengst kantoorkst binnenland Omzet 8100 Honorarium toevoegingen Omzet 8110 Resultaat honorarium toevoegingen Omzet 8120 Opbrengst kantoorkst toevoegzaken Omzet 8200 Honorarium buitenland Omzet 8210 Resultaat honorarium buitenland Omzet 8220 Opbrengst kantoorkst buitenland Omzet 8800 Resultaat verschotten Omzet 9010 Betalingsverschillen Overige baten/lasten 9020 Koersverschillen Overige baten/lasten 9100 Renteopbrengsten Overige baten/lasten 9200 Rentekosten Overige baten/lasten 9600 Afrondingsverschillen Overige baten/lasten 9900 Onverdeeld resultaat Vaste activa Module Financieel Financiële administratie Inrichting Pagina 6 van 6