Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) Berekening in UBplus

Transcriptie

1 Wet Aanpak Schijnconstructies () Berekening in UBplus Versie: 1.4 Versiedatum: Auteur: wk

2 Inleiding Sinds 2015 is de Wet Aanpak Schijnconstructies () van kracht en op 1 januari 2017 is het verbod op inhoudingen op het minimumloon in werking getreden. Vanaf administratiejaar 2017 is in UBplus de berekening opgenomen die gebruikt kan worden om ervoor te zorgen dat een inhouding in een loonberekening niet leidt tot een schending van de. Inhoudingen en verrekeningen op het minimum loon zijn bij beginsel verboden door de, maar op het minimum loon moeten wel inhoudingen worden gedaan waar een wettelijke basis voor bestaat zoals loonheffingen en pensioen. Andere inhoudingen en verrekeningen moeten om die reden berekend worden op grond van het netto loon. Daarom wordt in UBplus de term Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon (NEBML) gebruikt en berekend; de berekening heet dan ook voluit NEBML-berekening. Deze handleiding geeft alle functies weer voor het gebruik van de NEBML berekening in UBplus. 2

3 Inhoudsopgave Inleiding kontrole inschakelen in UBplus Blokkade loonberekening bij Uren -> Klaarzetten Bekijk Looninformatie NEBML- berekening (Afwijkend) Uurloon vaststellen voor de -berekening Vergoeding behoort tot het normale loon (m.b.t de NEBML bruto netto berekening) Wettelijk toegestane inhoudingen op het minimum loon Vergoeding is geen onderdeel van de NEBML onderbetaling berekening Op de vergoeding is een maximale inhouding van toepassing i.v.m. BML Maximum inhouding verhogen met Netto loon -/- NEBML Inhouding ZW-A premie (aanvullende ziektewet) Verrekening negatief loon kontrole bij Looncheck Overzicht aangepaste vergoedingen Extra inhoudingen m.b.t. aangepaste vergoedingen

4 1. kontrole inschakelen in UBplus In UBplus is het mogelijk om loonberekeningen te blokkeren die volgens de -berekening in UBplus niet zijn toegestaan. Hiervoor moet eerst op administratie-niveau deze optie worden aangezet. Ga hiervoor in het menu naar Bestand -> Systeemfuncties -> Administraties. Selecteer de desbetreffende administratie waar deze blokkade moet worden ingesteld en ga vervolgens naar het tabje Kontrole -> Verloning. In dit scherm kan de functie Kontroleren op NEBML onderbetalingen bij klaarzetten loonberekening worden aangezet. Vergeet deze wijziging niet op te slaan en en start UBplus opnieuw op om de optie te activeren. 2. Blokkade loonberekening bij Uren -> Klaarzetten Na het toepassen van de -kontrole worden loonberekeningen waarbij sprake is van een onderbetaling geblokkeerd bij Uren -> Klaarzetten ( Geblokkeerd ). Het is vervolgens aan de gebruiker om te besluiten wat er met de loonberekening dient te gebeuren: Als de gebruiker ertoe besluit dat de loonberekening wel voldoet aan de wettelijke vereisten, kan voor Wel 4

5 klaarzetten gekozen worden. Met Niet klaarzetten wordt de loonberekening niet meegenomen in de loonbatch en kan een aanpassing verricht worden in de inhoudingen (de onkosten vergoedingen) op het loon, zodat er de -onderbetaling wordt opgeheven. UBplus maakt zelf geen aanpassingen in de inhoudingen op het loon als er een onderbetaling wordt gedetecteerd. 3. Bekijk Looninformatie NEBML- berekening De door UBplus gemaakte NEBML berekening wordt opgeslagen en kan getoond worden met de button Bekijk loon informatie tijdens klaarzetten bij Uren -> Klaarzetten. 5

6 Hieronder volt een uitleg van de gebruikte definities in de looninformatie: CAO uren per week: Het aantal uren per week zoals bekend is in de uitzending basisgegevens. Minimum uurloon: Het bruto minimum uurloon op basis van het aantal uren per week. Netto uitbetaald: Het netto bedrag wat wordt uitbetaald inclusief de inhouding van het loonbeslag maar exclusief de inhouding van een voorschot (voorschotten mogen volgens de worden verrekend met het minimumloon, indien dit schriftelijk met de werknemer is overeengekomen). vergoedingen: Totaal aan vergoedingen die wel mogen worden ingehouden op het minimum loon (zie hoofdstuk 6 van deze handleiding) en vergoedingen waarvan een gedeelte mag worden ingehouden op het minimum loon. BML: Het Bruto Minimum Loon in de loonberekening, t/m 31 december 2017 het aantal uren (geen over- en reisuren) vermenigvuldigd met het minimum uurloon. Vanaf 1 januari 2018 (met ingang van UBplus versie 6.8) zullen alle uren (inclusief over- en reisuren) worden vermenigvuldigd met het minimum uurloon. NEBML: Het Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon. onderbetaling: Het netto uit te betalen bedrag en de vergoedingen (die op het Bruto Minimum Loon mogen worden ingehouden) moeten gezamenlijk hoger zijn dan het Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon. Is de som van deze twee gezamenlijk lager dan het Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon dan is er sprake van een onderbetaling en wordt het bedrag van de onderbetaling door UBplus getoond. berekening maximale inhouding: het Bruto Minimum Loon x het percentage (wat is ingevoerd bij de onkostenvergoeding zie para. 6.2.) + eventueel verschil tussen het daadwerkelijk uitbetaalde netto loon en het Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon. aangepaste vergoedingen: De inhouding zoals ingevoerd door de gebruiker -> vergoeding. 4. (Afwijkend) Uurloon vaststellen voor de -berekening In sommige gevallen is het noodzakelijk om een ander uurloon in te stellen dan het bruto minimum uurloon op basis van het aantal uren per week. Er zijn gevallen denkbaar dat een uurloon gebruikt wordt dat lager is dan het bruto minimum uurloon. Bijvoorbeeld in het geval dat een werknemer een WAJONG-uitkering heeft en de werkgever loondispensatie heeft verkregen bij het in dienst nemen van de werknemer. Als het uurloon niet wordt aangepast, zal het bruto minimum uurloon worden toegepast in de berekening, wat in deze uitzonderlijke gevallen niet correct is. Daarom kan de gebruiker zelf het uurloon vaststellen voor de -berekening. Ga hiervoor naar de desbetreffende werknemer en vervolgens naar de map Administratie linksonder in het scherm. Vervolgens kan gekozen worden voor het mapje Uurloon. Bij de functie Toepassing kan gekozen worden voor code ML Berekening NEBML (Netto Equivalent v/h Bruto Minimum Loon). 6

7 5. Vergoeding behoort tot het normale loon (m.b.t de NEBML bruto netto berekening) Het kan zijn dat bepaalde onkostenvergoedingen in UBplus moeten worden gerekend tot het normale loon voor de berekening van het Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon. Het is aan de gebruiker om vast te stellen of een specifieke vergoeding tot dit normale loon behoort. Indien dat het geval is kan in het menu bij Bestand -> Systeemfuncties -> Onkostenvergoedingen de desbetreffende onkostenvergoeding aangepast worden (door middel van de functie wijzig). In het tabje Gebruik kan de functie Vergoeding is onderddeel van de NEBML brutto netto berekening worden aangezet (zie afbeelding hieronder). Als deze aanpassing wordt opgeslagen zal de onkostenvergoeding meegenomen worden in de berekening van het NEBML. 7

8 6. Wettelijk toegestane inhoudingen op het minimum loon 6.1 Vergoeding is geen onderdeel van de NEBML onderbetaling berekening Volgens de zijn inhoudingen op het minimum loon verboden, tenzij er een wettelijke basis is voor de inhouding. Inhoudingen op het minimum loon zijn ook toegestaan als het een inhouding betreft voor de huisvesting, de (nominale premie van de) zorgverzekering en in aantal andere gevallen die worden omschreven door de (indien de werknemer hiervoor een schriftelijke volmacht heeft verleend). Deze specifieke inhoudingen moeten door de gebruiker zelf in UBplus worden bepaald en worden ingesteld. In UBplus is het daarom mogelijk om bij de onkostenvergoeding aan te geven dat de vergoeding geen onderdeel is van de NEBML onderbetaling berekening. Ga hiervoor in het menu naar Bestand -> Systeemfuncties -> Onkostenvergoedingen en selecteer de onkosten vergoeding en pas deze aan (via wijzig). Bij het tabje Gebruik kan vervolgens de allerlaatste optie Vergoeding is GEEN onderdeel van de NEBML onderbetaling berekening worden geselecteerd en sla deze wijziging vervolgens op. 6.2 Op de vergoeding is een maximale inhouding van toepassing i.v.m. BML Uit de volgt dat voor de inhouding van de huisvesting een maximum geldt van 25% van het voor de werknemer geldende minimumloon. Daarom is de gebruiker in UBplus de optie geboden om op de vergoeding een maximale inhouding toe te passen als de vergoeding geen onderdeel is van de NEBML onderbetaling berekening. Ga hiervoor bij de onkostenvergoeding naar het tabje. Standaard zal het percentage op 0% staan, wat betekent dat de instelling niet van toepassing is (oftewel de totale 8

9 vergoeding kan worden ingehouden op het minimum loon). De gebruiker kan hier zelf een percentage opgeven, in het geval van de huisvesting kan hier worden ingevoerd. 6.3 Maximum inhouding verhogen met Netto loon -/- NEBML In hetzelfde scherm als waar een maximum percentage van een inhouding op het BML kan worden ingevoerd, kan de optie Maximum inhouding verhogen met Netto loon -/- NEBML worden aangezet. Deze functie zorgt ervoor dat een maximum inhouding percentage van het bruto minimum loon verhoogd wordt met het verschil tussen het werkelijk berekende netto loon en het door UBplus berekende Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon (NEBML). Deze functie kan worden gebruikt in gevallen waarin bijvoorbeeld een inhouding wordt verricht voor de huisvestingskosten en de werknemer een netto loon ontvangt wat hoger is dan het NEBML. Wordt deze functie niet gebruikt (uitgevinkt) dan zal een inhouding met een maximum percentage van 25% alleen verrekend worden over het Netto Equivalent van het Bruto Minimum Loon. Er wordt dan geen rekening gehouden met een hoger uurloon op basis waarvan eventueel een hogere inhouding op mag worden ingehouden. 6.4 Inhouding ZW-A premie (aanvullende ziektewet) Voor de Zwa-premie geldt dat deze niet op het minimum loon kan worden ingehouden. De inhouding van de Zwa-premie op het bruto loon kan leiden tot een onderbetaling. Om de Zwa-premie niet in te houden zijn er twee keuzes voor de gebruiker van UBplus. Als het slechts een enkele werknemer betreft kan in de loonberekeningsgegevens van de werknemer, de premieplicht voor de Zwa worden uitgezet. Dat kan in de loonberekeningsgegevens onder het tabje Premieplicht. Het is ook mogelijk om op 9

10 systeemniveau in te stellen dat bij uitbetaling van uren tegen minimum loon de Zwa premie niet wordt ingehouden. Deze optie kunt u vinden in het hoofdmenu bij Bestand -> Systeemfuncties -> Administraties -> Administratie basisgegevens, onder het tabje Loon en vervolgens onder het tabje Instellingen. 7. Verrekening negatief loon Vanaf 1 januari 2018 (UBplus versie 6.8) gelden een aantal criteria voor de verrekening van negatief loon. Met negatief loon wordt een negatieve netto berekening (die bijvoorbeeld is ontstaan door een correctieberekening) van een eerdere loonberekening bedoeld die op een later moment verrekkend dient te worden. Negatief loon moet binnen zes maanden na de aanmaakdatum van de negatieve netto berekening worden ingehouden. Daarnaast geldt er eem maximum voor de hoogte van het in te houden negatieve loon. Deze maximum houdt verband met de NEBML, om er voor te zorgen dat bij de inhouding van negatief loon geen sprake zal zijn van een -onderbetaling. De berekening geldt als volgt: Werkelijk Netto Loon NEBML + 10% van het BML = Het maximum van het negatieve loon dat verrekend mag worden. Als het negatieve loon hoger is dan het maximum, zal UBplus alleen het maximum verrekenen. De stand (inhouding negatieve loonstrook correctie) wordt hierbij aangepast. De negatieve stand zal dan bij een volgende loonberekening verrekend moeten worden. Voorbeeld: Het in te houden loon betreft 500. Het Werkelijk Netto Loon 700 NEBML = 295 (het maximum in te houden verrekening negatief loon). 295 wordt verrekend met het uitbetaalde netto loon 700 = 405. De stand van het nog in te houden negatief loon; =

11 8. -kontrole bij Looncheck Het is ook mogelijk om de -kontrole toe te passen in de Looncheck (Uren -> Overzicht Ingevoerd -> Looncheck). Hiervoor is slechts benodigd dat op het moment dat het overzicht wordt aangemaakt, de functie berekening opnemen staat aangevinkt. In het volgende rapport zijn dezelfde waarden opgenomen als in de Loon informatie bij Uren -> Klaarzetten zoals het BML, NEBML en de onderbetaling. 9. Overzicht aangepaste vergoedingen Zoals eerder vermeld, zullen aangepaste inhoudingen niet automatisch worden meegenomen in een volgende loonberekening. Echter het is wel mogelijk voor de gebruiker om inzichtelijk te krijgen welke inhoudingen in het verleden zijn aangepast door een -berekening en hierop actie te ondernemen. Ga hiervoor in het menu naar Overzicht -> Lonen -> Aangepaste -vergoedingen en maak hier een overzicht aan. 11

12 10. Extra inhoudingen m.b.t. aangepaste vergoedingen In versie B 169 (2017) is er een extra optie gekomen om latere verrekeningen van de aangepaste vergoedingen op te nemen in het Overzicht aangepaste vergoedingen. Hiermee vindt er echter geen automatische verrekening van aangepaste vergoedingen in latere loonberekeningen plaats. De bedoeling is dat de gebruiker in het Overzicht aangepaste vergoedingen bekijkt welke bedragen niet konden worden ingehouden en deze bedragen vervolgens in een latere loonberekening probeert in te houden door middel van een onkostenvergoeding (inhouding). Als in het sjabloon van deze onkostenvergoeding de koppeling code 15 Extra inhoudingen aangepaste vergoedingen geselecteerd wordt, dan zal deze inhouding in het Overzicht aangepaste vergoedingen en een extra kolom worden getoond met Stand te verrekenen. Met deze tool kan de gebruiker bijhouden welke inhoudingen zijn aangepast en hoe ze in een later stadium alsnog verrekend worden. Ga hiervoor naar Bestand -> Systeemfuncties -> Onkostenvergoedingen en maak een nieuwe onkostenvergoeding aan. Selecteer bij Koppeling code 15 Extra inhoudingen aangepaste vergoedingen. 12

13 Pas deze vergoeding bij een werknemer toe met het bedrag dat nog verrekend kan of moet worden, en kies voor een vergoeding onbelast eenmalig (OE). Nadat de loonberekening is uitgevoerd, zal deze inhouding worden opgenomen in het Overzicht -> Lonen -> Aangepaste -vergoedingen en zal de Stand te verrekenen worden aangepast met het bedrag dat is ingehouden. 13