Functie Graadnaam: beleidsmedewerker Functienaam: beleidsmedewerker Afdeling: Beleidsondersteuning Dienst: Beleidsondersteuning Functionele loopbaan: A1a A3a Doel van de entiteit De beleidsmedewerker ondersteunt de algemeen directeur, het managementteam en het bestuur bij het uitstippelen en het vorm geven van de strategische lijnen van het beleid voor stad en OCMW. Plaats in de organisatie Werkt onder de directe leiding van en rapporteert aan de algemeen directeur. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 8
Kernresultaten Managementteam Meewerken aan de coördinatie en het managen van de algemene werking van het lokaal bestuur. Doel: een efficiënte beleidsvoorbereiding, -uitvoering en evaluatie realiseren voorbereiden, deelnemen en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) Strategische beleidsvoering Het uitwerken van strategische beleidsdoelstellingen en het toetsen en bijsturen van de strategische visie van de stad teneinde optimale ondersteuning te verlenen aan de uitvoering van de beleidsbeslissingen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen zorgen voor een langetermijnvisie m.b.t. de globale organisatie beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's meewerken aan de opmaak van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de missie en visie in beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voldoende kennis verzamelen teneinde een visie te kunnen ontwikkelen van waaruit beleidsvoorstellen kunnen worden geformuleerd aan het college en aan de gemeenteraad CC Consult pagina 2 van 8
Toelichten van dossiers aan het beleid Met betrekking tot de dossiers eigen aan de dienst een correcte, bondige en informatieve toelichting geven op vergadermomenten van de diverse beleidsorganen. Doel: de specifieke beleidsorganen de nodige inlichtingen verschaffen opdat deze in de mogelijkheid zijn om een degelijke beslissing te kunnen nemen voorafgaandelijke dossierbespreking met de medewerkers van de desbetreffende afdeling of dienst zorgen voor de nodige overkoepelende analyses en onderzoeken van impact van het dossier op de organisatie toelichting van de dossiers eigen aan de dienst aan de mandatarissen tijdens de voorziene vergadermomenten beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s instaan voor (de opvolging van) het uitvoeren van de beslissingen van de beleidsorganen Projectmatig werken Specifieke, duidelijk afgebakende en dienst overschrijdende (verbeter)projecten op een gestructureerde wijze aanpakken. Doel: vooropgestelde doelen structureel behalen de principes en werkwijzen van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen vooropgestelde timing bewaken het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau houden leren uit de verschillende projecten en de conclusies ter beschikking stellen van de organisatie en toepassen in volgende projecten opvolging en eventueel bijsturing van projecten projectmatige ondersteunen van de algemeen directeur bij diens beleidsuitvoerende verantwoordelijkheden (strategische projecten, coördinatie dienstoverschrijdende dossiers, ) Externe communicatie Het onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen. Doel: de werking en de belangen van het lokaal bestuur extern verdedigen bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden CC Consult pagina 3 van 8
de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, opbouwen en onderhouden van externe relatienetwerken actief en participatief deelnemen aan netwerkmomenten binnen de sector instaan voor een adequate externe communicatie en public relations zorgen voor de toepassing van de wet openbaarheid van bestuur het stadsbestuur of de stedelijke administratie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, Interne communicatie Het afstemmen van de werking van de stedelijke administratie met de verschillende politieke en andere actoren teneinde, door een goede communicatie en het nastreven van consensus, een effectief en efficiënt politiek en ambtelijk bestuur te bevorderen. Instaan voor een open interne communicatie en de interne communicatiestromen binnen de dienst vormgeven. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Personeelsbeleid frequent overleg met de algemeen directeur om problemen te bespreken, advies te verlenen, meewerken aan een vlotte en open communicatie binnen de organisatie en met het bestuur organiseren en opvolgen van intern overleg (overlegvergaderingen of commissies voorzitten of bijwonen) signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse medewerkers informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waar de dienst mee bezig is meewerken aan en waken over een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen waken over de scheiding tussen politiek en administratie, het respecteren van elkaars rol beleidsbeslissingen communiceren naar de verschillende diensten, zodat de medewerkers op de hoogte zijn van de genomen beslissingen meningen en standpunten van het stadspersoneel vertolken naar het beleidsniveau Instaan voor het personeelsbeleid van de organisatie in overleg met de algemeen directeur en het managementteam CC Consult pagina 4 van 8
Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de dienst instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers (onthaalbeleid) in overleg met het managementteam (art. 171) eindverantwoordelijkheid opnemen van de rechtspositieregeling, het personeelsbehoeftenplan, organogram en functiebeschrijvingen van de organisatie Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 5 van 8
grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en Communicatiemanagement: kent de beleid methoden en werkmiddelen van communicatiemanagement Financieel management: kent de methoden en werkmiddelen van financieel management HRM-management: weet wat een goed personeelslid is en kent de verschillende personeelsbeleidsinstrumenten Strategisch management: kent de theorieën X en technieken die er bestaan rond strategisch management PC-Vaardigheden Rekenbladen (Excel) X Software eigen aan de functie X Tekstverwerking (Word) PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties (PowerPoint) Werking en Procedures en procesbeheer: kent de werking werkmiddelen van de dienst kent de procedures die gevolgd moeten worden om de eigen opdracht te vervullen Projectmatig werken: kent het principe van X projectmatig werken en kan het toepassen kan de verschillende stappen in een project herkennen Werking van de stedelijke organisatie X Werkmiddelen en werkmethodieken: kan werken met de beschikbare werkmiddelen heeft achtergrondkennis van de werkmiddelen om de opdracht tot een goed Wetgeving en regelgeving einde te brengen Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie: is op de hoogte van de wetgeving die voor het uitoefenen van de functie belangrijk is X CC Consult pagina 6 van 8
grondig voldoende elementair Gedragscompetenties Wetgeving en regelgeving m.b.t. de stad: is op de hoogte van de wetgeving die op lokale besturen van toepassing is (administratief recht, nieuwe gemeentewet, decreet lokaal bestuur) X Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag Persoonsgebonden gedrag Competentie Plannen en organiseren: structuur brengen in tijd en ruimte en prioriteiten stellen bij het aanpakken van problemen Voortgangscontrole: de voortgang van processen en taken opvolgen in de tijd. Flexibiliteit: de mogelijkheid om zich snel aan te passen en om effectief te werken in diverse situaties en met diverse personen of groepen kan verschillende taken combineren kan problemen of plotse veranderingen in de omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen opvangen door zich aan te passen Visieontwikkeling: zaken op een afstand kunnen bekijken en ze in hun ruimere context plaatsen kunnen afstand nemen van de dagelijkse praktijk om zich te concentreren op het beleid op langere termijn Analytisch denken: een (complexe) situatie kunnen begrijpen, onderscheiden en onderzoeken dit veronderstelt een systematische aanpak van problemen, bepalen van prioriteiten op een rationele wijze, het identificeren van tijdsaspecten, verbanden leggen, anticiperen op en vooruitdenken Teamwerk en samenwerken: toont een echte intentie tot constructief samenwerken met anderen deel willen uitmaken van een team en betrekken van anderen samenwerking boven competitiviteit en separate werking stellen Integriteit: handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke X X X CC Consult pagina 7 van 8
Probleemoplossend gedrag behandeling, correctheid en transparantie Initiatief: uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen Klantgerichtheid: wil anderen helpen en dienen richt aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die verwachtingen overtreffen Organisatiebewustzijn: bekwaamheid om de informele structuren, de machtsrelaties en de positie van de organisatie te begrijpen is in staat de werkelijke beslissers te identificeren en de personen die invloed op hen hebben is in staat om het effect in te schatten van nieuwe gebeurtenissen X X CC Consult pagina 8 van 8