Mamut Enterprise Abonnementsfacturering Mamut Enterprise Abonnementfacturering is een middel om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Deze oplossing zit inbegrepen in Mamut Enterprise E5. Nu is het mogelijk om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Indien u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde producten en/of diensten factureert kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, ook voor toekomstige perioden. De inkomsten worden dan automatisch met de juiste data in de juiste periode geboekt. kunt afspraken met daaraan gekoppeld de betreffende klanten in een eigen afsprakenregister aanmaken. De afspraak kan opgemaakt worden met producten en diensten met vastgestelde prijzen en kortingen, en instellingen over hoe de afspraak in het systeem verwerkt zal worden kunnen worden gedefinieerd; o.a. de frequentie voor wanneer en hoe vaak verkooporders aangemaakt zullen worden. Inhoud Abonnementsfacturering 2 Het abonnementsregister...3 De tabbladen onder afspraken...4 Een nieuw abonnement aanmaken...6 Klantabonnementen...6 Een nieuw klantabonnement aanmaken...8 Facturering...9 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement...9 Factureren van orders op basis van abonnement 10 1
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING ABONNEMENTSFACTURERING Abonnementsfacturering is een aparte module die u kunt gebruiken als u regelmatig aan dezelfde klant factureert voor dezelfde producten en/of diensten. Met de module hebt u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak. Belangrijk! Voor het activeren van de module Abonnementsfacturering dient u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Order/Factuur te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen. Vervolgens moet u uitloggen en het programma opnieuw starten om met de module te kunnen werken. Let op! Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. De module bestaat uit een abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan. Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen. Het register voor Klantabonnementen laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u ook bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij een order wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van orders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst orders wilt aanmaken voor klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum. 2
ABONNEMENTSFACTURERING Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Standaardregister op de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen. U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen printen, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen. Het abonnementsregister Het abonnementsregister is een venster met daarin de verschillende abonnementen die u hebt ingesteld. Rechtsboven in het venster selecteert u of u alleen actieve of alleen non-actieve abonnementen wilt bekijken of dat u alle abonnementen wilt zien, ongeacht hun status. Het overzicht toont u de abonnementsnaam, de status, de frequentie, het frequentietype en wanneer de volgende 'verwerking' van het abonnement zal plaatsvinden. Bij een 'verwerking' gaat het om het aanmaken van orders op basis van aan een abonnement gekoppelde klantabonnementen. In het abonnementsregister kunt u nieuwe abonnementen instellen, bestaande abonnementen bewerken en abonnementen non-actief maken door te klikken op de knop Verwijderen. Let op: klantabonnementen die zijn gekoppeld aan een non-actief abonnement worden niet meer weergegeven in het overzicht van klantabonnementen en vormen niet langer de basis voor het aanmaken van orders. Een abonnement is een sjabloon dat identiek is voor alle klanten aan wie worden gefactureerd voor hetzelfde abonnement. Dat wil zeggen dat aan ieder abonnement meerdere klantabonnementen zijn gekoppeld. Bij een abonnement kan het gaan om een abonnement op 3
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING een tijdschrift, krant of alert-dienst, maar ook om huur- of serviceovereenkomsten. Maak een abonnement aan voor ieder(e) abonnement of regelmatige dienst die u aanbiedt en die de basis vormt voor facturen. U voegt de producten en/of diensten aan uw abonnement toe die moeten worden meegenomen op de abonnementsfactuur en u voert de instellingen in die moeten gelden voor de orders die voor het abonnement worden aangemaakt. Met behulp van een speciale wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van uw abonnementen. U kunt de wizard starten door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard kiest u voor welke abonnementen orders moeten worden aangemaakt en of deze alleen voor een bepaalde klant moeten worden aangemaakt of voor alle klanten. Als u op de knop Abonnement weergeven klikt, opent u een venster met alle gegevens over het abonnement. U kunt de informatie van hieruit echter niet bewerken. De knop geeft informatie voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement, maar die geen toegangsrechten hebben waarmee ze wijzigingen kunnen aanbrengen. Met de knop Frequentieregister gaat u rechtstreeks naar het standaardregister, waar u frequenties kunt aanmaken en beheren. Frequenties bepalen wanneer/hoe vaak verkooporders worden aangemaakt op basis van de diverse klantabonnementen die aan het abonnement zijn gekoppeld. Er zijn twee soorten frequenties: "Aantal dagen interval" en "Vaste datum per maand". Als u kiest voor "Aantal dagen interval" kunt u om de x dagen na de laatste orderaanmaak orders genereren. Met "Vaste datum per maand" kunt u aangeven dat u orders wilt aanmaken op dag X om de Y maand(en), bijv. om de twee maanden op de 3e dag, op de 15e van elke maand, om de drie maanden op de 1e van de maand enz. Door te klikken op de knop Print kunt u het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen afdrukken. De tabbladen onder afspraken Het tabblad Artikelregels Op het tabblad Artikelregels van de abonnementskaart kunt u de artikelen toevoegen die op basis van het abonnement moeten worden gefactureerd. De artikelen moeten in het artikelregister staan om aan een abonnement te kunnen worden toegevoegd. Om een artikel aan het abonnement toe te voegen, klikt u op Nieuw of Artikellijst weergeven. Het tabblad Vracht Op het tabblad Vracht kunt u invoeren welke leveringsvoorwaarden er moeten gelden voor het abonnement, de beschikbare leveringswijzen, gewicht, formaat enz. De informatie die u op dit tabblad registreert, wordt overgebracht naar aangemaakte orders die zijn gebaseerd op dit abonnement als u 'Abonnementsinstellingen' selecteert in de velden op het tabblad Abonnementsinstellingen. Het tabblad Tekst Op het tabblad Tekst kunt u tekst invoeren die wordt weergegeven op afgedrukte orders en facturen. U kunt de tekst rechtstreeks in het tekstveld invoeren of selecteren uit een reeks verschillende teksttypen in de vervolgkeuzelijst. Het is mogelijk om op verschillende rapporten verschillende teksten weer te geven. 4
ABONNEMENTSFACTURERING Als u Gewone tekst kiest uit de lijst, kunt u op de zoekknop rechts naast de vervolgkeuzelijst klikken om te kiezen uit een reeks voorgedefinieerde teksten uit het standaardregister. De gewone tekst zal zowel op afgedrukte orders als facturen worden weergegeven. Tekst inzamellijst wordt ingevoerd als u een eigen tekst hebt die u wilt laten weergeven op afgedrukte inzamellijsten. Tekst op pakbon wordt weergegeven op pakbonnen. Als u kiest voor Serviceorder tekst, kunt u in het veld links uw tekst invoeren die moet worden weergegeven op afgedrukte serviceorders. De tekst in het veld rechts wordt weergegeven op servicefacturen. U kunt de tekst van het veld links naar het veld rechts verplaatsen door op de pijlknop te klikken. Het tabblad Diversen Op het tabblad Diversen voert u uw instellingen in voor responstype, afronden, formulier, project, btw e.d. De instellingen die u op dit tabblad invoert, worden overgebracht naar aangemaakte orders die zijn gebaseerd op dit abonnement als u 'Abonnementsinstellingen' selecteert in de velden op het tabblad Abonnementsinstellingen. Het tabblad Abonnementsinstellingen De instellingen bij Abonnementsinstellingen bepalen dat informatie uit de velden van het abonnement moet worden overgebracht naar een order of dat de instellingen die zijn verricht in andere delen van het systeem moeten gelden. Standaard worden de instellingen ingevoerd als Abonnementsinstellingen, maar dit kan indien nodig worden overschreven. 5
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Een nieuw abonnement aanmaken U kunt als volgt een nieuw abonnementstype aanmaken 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer de titel van het abonnement in. Desgewenst kunt u ook een omschrijving geven van waar het abonnement voor bedoeld is. 4. Voer uw instellingen in m.b.t. Frequentie, Betalingsvoorwaarden, Onze ref. en Referentie. 5. De hieraan gerelateerde informatie registreert u op de tabbladen voor Artikelregels, Vracht, Tekst, Diversen en Abonnementsinstellingen. 6. Klik op Opslaan als u klaar bent met het registreren van uw abonnementsinformatie. 7. Klik op de knop Afsluiten om het abonnementsvenster te sluiten. Klantabonnementen Het venster Klantabonnementen geeft u een volledig overzicht van alle klantabonnementen die u hebt ingesteld, d.w.z. alle overeenkomsten tussen klanten in uw klantenregister en abonnementen in uw Abonnementenregister. U kunt een bepaald abonnement zoeken op klantnummer in het klantabonnement of u kunt op de zoekknop klikken om een klant op te zoeken in de geopende klantenlijst. Met behulp van de vervolgkeuzelijsten Abonnement en Status kunt u een selectie maken, zodat alleen bepaalde abonnementen of abonnementen met een bepaalde status worden weergegeven. Als u de sorteerwijze van de abonnementen wilt wijzigen, kunt u klikken op de kop voor de kolom waarop u wilt sorteren. 6
ABONNEMENTSFACTURERING Vanaf het venster Klantabonnementen kunt u nieuwe klantabonnementen instellen door een klant te combineren met een geregistreerd abonnementstype en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. U kunt einddata voor abonnementen invoeren/bewerken, klantabonnementen pauzeren of volledig stopzetten. Aan ieder klantabonnement kunnen een begin- en einddatum (als deze vaststaat) worden toegekend. Klantabonnementen kunnen ook handmatig worden stopgezet en gepauzeerd, als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Gestopte of gepauzeerde klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. Als u klanten hebt aan wie voor meerdere abonnementen gefactureerd moet worden, moet u voor elk abonnement een apart klantabonnement aanmaken. Met behulp van een wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van klantabonnementen. De wizard wordt gestart door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard bepaalt u voor welke abonnementen u orders wilt genereren en of de orders voor alle klanten of slechts voor één klant gegenereerd moeten worden. Door op de knop Abonnement weergeven te klikken, kunt u de gegevens van een abonnement bekijken. U kunt de informatie echter niet bewerken. Deze knop kan handig zijn voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement maar geen toegangsrechten hebben voor het bewerken van abonnementen. Door op de knop Print te drukken, print u een rapport met daarin de toekomstige factuurabonnementen. 7
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Een nieuw klantabonnement aanmaken Aanmaken van een nieuw klantabonnement Een Klantabonnement koppelt een klant aan een abonnement. Alle klanten waaraan gefactureerd moeten worden op basis van een klantabonnement moeten aan één van uw abonnementen worden gekoppeld. 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering. 2. Klik op de knop Klantabonnementen. 3. Klik op Nieuw. 4. Selecteer de betreffende klant en klik op OK. 5. Selecteer het abonnement waaraan u de klant wilt koppelen uit de Abonnementvervolgkeuzelijst. 6. Voer ook een status in als het abonnement later actief moet worden gemaakt en niet meteen. 7. Voer de begindatum in als deze afwijkt van de huidige datum en een einddatum als deze al is overeengekomen. 8. Klik op OK. 8
ABONNEMENTSFACTURERING Facturering Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement Stap 1:2 De wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnementen start u vanaf de vensters Abonnementsregister of Klantabonnementen. Bij de eerste stap van de wizard selecteert u de abonnementen of klanten waarvoor u orders wilt aanmaken. Aanmaken van orders 1. Klik op de knop Order/Factuur op de werkbalk om de wizard te starten. 2. Selecteer of u alle abonnementen wilt meenemen of een selectie wilt maken voor slechts een abonnement. Als u kiest voor het laatste, kunt u op de bladerknop klikken om het betreffende abonnement te selecteren in de lijst met beschikbare abonnementen. 3. Selecteer of alle klanten in de selectie moeten worden meegenomen of slechts een klant. Als u ervoor kiest om één enkele klant mee te nemen, klikt u op de bladerknop om die klant te zoeken. 4. Voer in tot welke datum abonnementen in de selectie moeten worden meegenomen. 5. Vink het vakje voor Statusoverzichten weergeven aan als u deze wilt bekijken. 6. Klik op OK. 9
MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFACTURERING Stap 2:2 In stap 2 van de wizard krijgt u een overzicht van de klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt op basis van de uw selecties in de voorgaande stap. Klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt, worden standaard geselecteerd. U kunt echter het selectievinkje verwijderen voor abonnementen die u deze keer niet wilt meenemen. Als u alle benodigde wijzigingen in de selectie hebt aangebracht, klikt u op Voltooien om de orders aan te maken. Als ervoor hebt gekozen om een statusrapport van alle aangemaakte orders te bekijken, wordt dit nu weergegeven. De aangemaakte orders vindt u in de gewone module Order/Factuur, die bereikbaar is via Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur. Factureren van orders op basis van abonnement Orders die zijn aangemaakt via de wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement worden overgeboekt naar de Order-module. Van daaruit kunnen zij op de gebruikelijke manier gefactureerd worden. Overgeboekte abonnementsorders factureren: 1. Klik op de knop Factuur in de Order/Factuur-module om het factureringsproces te starten. 2. Selecteer Filter links naast het venster. 3. Selecteer het gewenste afdruktype en pas de instellingen daarvan aan. 4. Klik op OK. 10
ABONNEMENTSFACTURERING 5. Maak een selectie op basis van het abonnement dat u wilt factureren door dit te selecteren in de vervolgkeuzelijst Abonnement. 6. Klik op OK. 7. Pas de selectie aan met behulp van de pijlknoppen als er orders zijn die u niet wilt factureren. 8. Klik op OK. Rapport: Toekomstige factuurabonnementen Het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen laat zien welke orders u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van uw bestaande klantabonnementen. U bepaalt tot hoe ver in de toekomst u facturen wilt weergeven door de datum in het selectievenster in te voeren. Ook bepaalt u of u toekomstige facturen wilt bekijken voor één klant of voor alle klanten en of alle abonnementen moeten worden weergegeven of slechts één. U kunt het rapport printen door op de knop Print op de werkbalk bovenin de vensters Klantabonnementen of Abonnementsregister te klikken. U kunt het rapport ook vanuit de Rapportmodule printen. 11