GEWIJZIGD zie markeringen Gemeenteraad 30 mei 2013 8 Kerkdriel, 9 april 2013 Onderwerp Aansluiting Streekarchief Bommelerwaard bij Regionaal Archief Rivierenland te Tiel m.i.v. 1-1-2014. Beslispunten 1. Instemmen met het opheffen van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Bommelerwaard en aan te sluiten bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland met ingang van 1 januari 2014. 2. Instemmen met de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland 2014 3. De achterblijvende gebouwafhankelijke lasten op te nemen in de financiele administratie van Zaitbommel en de lasten te verdelen op dezelfde basis als binnen het Streekarchief Bommelerwaard, namelijk. naar rato van het inwonertal. 4. Te benoemen tot leden en plaatsvervangende leden van het algemeen bestuur van het RAR met ingang van 2014 de leden van het college en van de gemeenteraad die nu al als zodanig zijn benoemd in relatie tot de huidige gemeenschappelijke regelingen. 5. Instemmen met de conceptbegroting voor 2014 voor de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (na aansluiting van het Streekarchief Bommelerwaard). 6. Instemmen met de Uitgangspuntennota met betrekking tot het beleidsprofiel van het Regionaal Archief Rivierenland na aansluiting van het Streekarchief Bommelerwaard. Inleiding In maart 2012 heeft het dagelijks bestuur van het Streekarchief Bommelerwaard (SAB) aangegeven een aansluiting bij het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) te Tiel te overwegen en het RAR gevraagd daar besprekingen over te willen openen. Het RAR heeft daarin toegestemd nadat in de colleges van B&W van Zaitbommel en Maasdriel was uitgesproken dat er geen principiele bezwaren waren tegen een dergelijke aansluiting. In november 2012 heeft het Algemeen Bestuur van het SAB de gemeenteraden geinformeerd over een onderzoek naar de mogelijkheid en de wenselijkheid om het SAB aan te laten sluiten bij het RAR. Door de diensten is daarvoor een sterkte-zwakte analyse opgesteld, een vergelijking van taken en omvang van de diensten en zijn overwegingen genoemd waarom een aansluiting zinvol is, in de nota "Plannen aansluiting Streekarchief Bommelerwaard bij het Regionaal Archief Rivierenland'. Aan de gemeenteraden is verzocht om in principe akkoord te gaan met de aansluiting als het onderzoek opievert dat de verwachte voordelen haalbaar zijn en er aanvaardbare oplossingen zijn gevonden voor de mogelijke nadelen. De gemeenteraad is in principe akkoord gegaan. Kernvraag Bent u bereid in te stemmen met het opheffen van de GR SAB per 1-1-2014 en gelijktijdig toe te treden tot de GR RAR te Tiel? Beoogd effect 1. Verbetering en versterking archiefzorg in de Bommelerwaard 2. Verlaging kosten per inwoner Argumenten De nieuwe dienst beschikt over meer personeel en is minder kwetsbaar in de taakuitvoering. De uren van openstelling kunnen hierdoor ook ruimer zijn dan de huidige twee dagen bij het SAB De nieuwe dienst heeft ruimere mogelijkheden om archieven en collecties te digitaliseren. Naast het uitbesteden van digitaliseringopdrachten kan digitalisering ook in huis plaats vinden door de beschikbaarheid van eigen scanners waarover het RAR beschikt. 1
De nieuwe dienst heeft ruimere mogelijkheden om archieven en collecties te digitaliseren. Naast het uitbesteden van digitaliseringopdrachten kan digitalisering ook in huis plaats vinden door de beschikbaarheid van eigen scanners waarover het RAR beschikt. Het SAB heeft momenteel niet de mogelijkheid om het belangrijke toezicht op het beheer van de moderne (digitale) archiefvorming bij de gemeenten adequaat uit te oefenen. Het RAR heeft hiervoor de kennis in huis en personeel (1,5 fte) beschikbaar. Bij het SAB wordt al enige jaren bezuinigd. Er is geen financiele ruimte om de steeds belangrijk wordende digitale dienstverlening substantieel uit te breiden. Voor de nieuwe dienst wordt dit een speerpunt in haar beleid en zijn daar middelen voor Het fysieke bezoek aan het SAB is met het toenemen van de digitalisering van bronnen en het toegankelijk maken ervan via de website al enige jaren aan het dalen. Digitalisering zorgt voor dat plaatsgebondenheid van een archiefdienst afneemt. Kanttekeningen 1. De fysieke afstand tot de archiefdienst wordt voor de inwoners van de Bommelerwaard groter wat kan leiden tot minder betrokkenheid. Echter, de nieuwe archiefdienst heeft als speerpunt in het beleidsplan de digitale dienstverlening aan bezoekers. Nog meer dan nu al het geval moeten onderzoekers online, via de website, straks bronnen kunnen raadplegen waardoor een fysiek bezoek niet nodig is. Verder worden bezoekers op verschillende manieren tegemoet gekomen: a. In de gemeenten Zaitbommel en Maasdriel wordt een historische informatiezuil geplaatst waar bezoekers terecht kunnen b. De openingstijden van de nieuwe dienst zijn ruimer dan de huidige twee dagen bij het SAB c. Er is een ruime faciliteit voor vrijwilligers. De inzet van vrijwilligers is zeer belangrijk bij het verder ontsluiten van gedigitaliseerde bronnen. d. Beide diensten hebben een vriendenstichting. Zoals nu verwacht wordt blijven beide stichting bestaan en zal de Bommelerwaardse stichting zich ook alleen richten op de Bommelerwaardse archieven en collecties waardoor specifiek Bommelerwaardse betrokkenheid behouden blijft. 2. De archieven van het SAB kunnen geplaatst worden in de depots van het RAR. Dit betekent echter wel dat de gereserveerde ruimte voor aanwinsten van archieven van de deelnemers in de komende jaren drastisch afneemt. Op termijn moet hiervoor een oplossing komen. In de begroting van de nieuwe dienst is financiele ruimte gereserveerd om te zijner tijd een nieuw depot bij te bouwen. Het is echter ook mogelijk om extern depotruimte te huren. Met name reeds gedigitaliseerde archieven kunnen extern gehuisvest worden omdat zij fysiek niet meer geraadpieegd worden. 3. Het SAB en het RAR hebben in het verleden verschillende keuzes gemaakt ten aanzien van de automatisering en de dienstverlening via de website. Het meest efficient en voordelig is de oplossing waarbij voor een systeem wordt gekozen. Technisch zijn de huidige verschillen overbrugbaar. In de begroting van de nieuwe dienst zijn voldoende financiele middelen gereserveerd om de beide systemen ineen te schuiven. 4. Tijdens de behandeling van de nota in de gemeenteraad te Maasdriel werd er vanuit gegaan dat bij een aansluiting de gemeente Zaitbommel het huidige gebouw van het SAB zou aankopen. Mede op basis daarvan is de gemeenteraad van Maasdriel in principe akkoord gegaan met het voorstel. Bij de behandeling kort daarna van het plan in de raad te Zaitbommel bleek dat het college zocht naar een andere oplossing. De gemeente Zaitbommel werkt aan verkoop of verhuur. Er is intussen gezocht naar een oplossing waarbij het risico voor de komende drie jaren is gedekt (zie de opmerkingen bij "bedrijfsvoering"). Bedrijfsvoering Financieel Begroting 2014 RAR. In de huidige begroting 2013 van SAB is voor Zaitbommel en Maasdriel gezamenlijk een bijdrage opgenomen van 543.267. In deze begroting wordt uitgegaan van het BTW ondernemersregime, zodat de BTW ( 36.492) buiten de kosten valt. Dit betekent dat de bijdrage exclusief BTW 506.775 bedraagt. Ook wordt rekening gehouden met een prijsstijging van 114%. Dit betekent dat de budgetten mogen stijgen tot 514.400. De begroting voor de dienst die ontstaat na aansluiting van het SAB bij 2
M Raadsvoorstel het RAR voor 2014 laat een bijdrage zien voor Zaitbommel en Maasdriel gezamenlijk van 481.400 (resp. 254.218 en 227.031). Dit betekent een structureel voordeel van gezamenlijk. Bovendien is in dezelfde begroting een bedrag opgenomen van 85.000 voor frictiekosten, die in 10 jaar worden afgeschreven. Ook is opgenomen een meegenomen bedrag aan reserves van 80.000 (voornamelijk t.b.v. automatisering). Opheffen qemeenschappelijke regeling SAB. Als gevolg van de toetreding tot het RAR per 1-1-2014 is het financieel niet verstandig de gemeenschappelijke regeling (GR) te laten voortbestaan voor alleen het achterblijvende gebouw aan de Van Heemstraweg West. Wij stellen voor om dit deel administratief op te nemen in de administratie van Zaitbommel en de netto lasten te verdelen over Zaitbommel en Maasdriel conform de verdeelmaatstaf die gold voor de GR SAB, nl. op basis van inwonertal. Splitsinq activa SAB per 31-12-2013. Het uitgangspunt is dat de alle gebouw gerelateerde componenten achterblijven bij de beide gemeenten. Het doel om is om indien mogelijk het gebouw zo snel mogelijk af te stoten, dan wel kostendekkend te exploiteren. De gebouwcomponenten zijn: - investering (boekwaarde) in (van) het gebouw Van Heemstraweg West; De boekwaarde van het totale gebouw is per 31-12-2013 1.306.000. Jaarlijks wordt ongeveer 50.000 afgeschreven. Het verschil tussen eventuele verkoop en de boekwaarde komt t/m 2015 ten gunste/ten laste van beide gemeenten. - geldleningen; Per 31-12-2013 bedraagt de leningportefeuille 1.333.464 (5 leningen met een gemiddeld rentepercentage van 5,04%). Het is zonder een aanzienlijke boete ( 383.000) niet mogelijk om deze leningen vervroegd af te lossen. Dit laatste is financieel gezien geen optie. Gezien de liquiditeitspositie van beide gemeenten kunnen beide gemeenten (of een gemeente) deze leningen overnemen tegen 3,5% (indicatie huidige marktrente en gemiddelde rente van beide gemeenten), Het verschil (contante waarde 178.300) kan worden betaald door het SAB uit het Fonds gebouwenbeheer, dat per 31-12-2012 een saldo kent van 347.000. - het fonds onderhoud gebouwen. Het fonds gebouwenbeheer kent bij de jaarrekening 2012 een saldo van 347.000; dit fonds is gebaseerd op de functie van streekarchief en daarnaast is bepaald onderhoud uitgesteld. Bij het afstoten van het gebouw kan de voorziening vrijvallen. Uitgaande van de hiervoor genoemde financiele bevindingen kan worden geconcludeerd dat met inbegrip van het gezamenlijke financiele voordeel groot er financiele ruimte is om t/m 2016 de achterblijvende huisvestingslasten te dekken. We gaan dan uit van het zogenaamde worst-casescenario en dat betekent dat er tot die tijd geen koper of huurder wordt gevonden. Zaitbommel is bereid het eventuele risico na 1-1-2016 volledig voor hun rekening te nemen, maar dit betekent ook dat een eventueel voordeel dat nadien tot stand komt ook voor Zaitbommel is. Maasdriel loopt op deze manier geen risico omdat alles t/m 2015 gedekt is. 3
Omschrijving 2014 2015 2016 2017 Huisvestingskosten Correctie rentepercentage van 5 naar 3,5% variabele huisvestingskosten Huisvestingskosten nieuw Huuropbrengst Saldo (netto huisvestingslasten) Gezamenlijk voordeel nieuwe GR Overblijvende huisvestingslasten 2 2 2 233 000 Omschrijving 2014 2015 2016 2017 Fonds gebouwenbeheer 1-1-2014 Af: contante waarde rentecorrectie Onttrekking a.g.v. saldo hierboven Stand voorziening per 31-12 347.000-178.300 168.700-119.200 119.200-69.700 69.700-20.200 20.200 - -29.300 Personeel en organisatie Het personeel van het SAB wordt ingepast in de organisatie van het RAR. Er wordt geen personeel ontslagen. Een concept organisatiestructuur is opgesteld. Zodra tot aansluiting is besloten kunnen gesprekken met de medewerkers plaatsvinden om een goede inpassing te realiseren. Het personeel krijgt de rechtspositie van de gemeente Tiel. Juridische zaken Uit een oogpunt van zuiverheid en om het bestuurlijk beiang van de aansluiting te onderstrepen is gekozen voor een nieuwe gemeenschappelijke regeling die aan alle acht deelnemende gemeenten ter vaststelling zal worden aangeboden. Evaluatie Bij een aansluiting van het SAB bij het RAR blijkt dat: de kwaliteit van het archiefbeheer en de beschikbaarstelling toeneemt; de kosten per inwoner dalen; het risico betreffende de huidige huisvesting is, conform de tabel op de vorige bladzijde, voor 2014 t/m 2016 gedekt. Daarnaast is het zo dat Zaitbommel m.i.v. 1-1-2016 het totale risico overneemt en het eventuele voordeel bij verkoop of verhuur van het gebouw. Bijlagen 1. Nota aansluiting Streekarchief Bommelerwaard bij het Regionaal Archief Rivierenland 2. Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland 2014 3. Begroting Regionaal Archief Rivierenland 2014 4. Uitgangspuntennota met betrekking tot het beleidsprofiel van het Regionaal Archief Rivierenland na aansluiting van het Streekarchief Bommelerwaard. Burgemeester en wethouders van Maasdriel, "Secretaris, d emeester, mr. ing. A.P.J.M. de Jong drs Prick Bijlage(n) Steller Portefeuillehouder Documentnaam 1. Raadsbesluit (op de website! 2-uGR RA$f+ toelichting 3. Begroting RAR 2014 4. Uitga\^pup*ennota) Hans Hanegraaf/Sil van Doornmarerf J.J.T.M Leijdekkers Aansluiting SAB bij RAR 4
Raadsbesluit Raadsbesluit De raad van de gemeente Maasdriel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 april 2013, gelet op de Gemeentewet, besluit: 1. In te stemmen met het opheffen van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Bommelerwaard en aan te sluiten bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland met ingang van 1 januari 2014. 2. In te stemmen met de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland 2014 3. De achterblijvende gebouwafhankelijke lasten op te nemen in de financiele administratie van Zaitbommel en de lasten voor 2014 en 2015 te verdelen op dezelfde basis als binnen het Streekarchief Bommelerwaard, namelijk naar rato van het inwonertal. Na 1-1-2016 zijn de eventuele financiele risico's voor Zaitbommel. 4. Te benoemen tot leden en plaatsvervangende leden van het algemeen bestuur van het RAR met ingang van 2014 de leden van het college en van de gemeenteraad die nu al als zodanig zijn benoemd in relatie tot de huidige gemeenschappelijke regelingen. 5. Instemmen met de conceptbegroting voor 2014 voor de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (na aansluiting van het Streekarchief Bommelerwaard). 6. Instemmen met de Uitgangspuntennota met betrekking tot het beleidsprofiel van het Regionaal Archief Rivierenland na aansluiting van het Streekarchief Bommelerwaard. i