IMPACTXRM CRM GENERAL GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)960070 info@impactxrm.com Herzien 12.09.2016
Inhoud Inhoud... 1 IMPACTXRM General Algemene informatie... 2 Gebruikersvoorkeuren... 3 Gebruikershandleiding... 4 Switchen tussen accounts... 4 IMPACTXRM Diensten... 4 IMPACTXRM Updates... 6 IMPACTXRM CRM Personalisatie... 6 IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1
IMPACTXRM General Algemene informatie De General Module vormt het hart van IMPACTXRM CRM. Geen enkele module kan geïnstalleerd of geactiveerd worden zonder dit essentieel onderdeel van IMPACTXRM CRM. De IMPACTXRM General Module zorgt er onder andere voor dat gebruikers zich kunnen aanmelden bij de IMPACTXRM Account, dat ze over de nodige rechten beschikken, dat de diverse transacties doorgestuurd worden naar de IMPACTXRM Databank, dat er automatische updates gebeuren zodat de software steeds up-to-date is, en nog veel meer. Na installatie van IMPACTXRM General verschijnt in uw bestaande Microsoft Outlook een extra menu. Via dit menu kunt u verschillende bewerkingen uitvoeren. Een overzicht van de verschillende opties: Bovenaan ziet u de naam van uw IMPACTXRM Account. Hier hebt u tevens de mogelijkheid om te switchen naar een ander account, mocht u voor verschillende bedrijven werken, of over verschillende accounts beschikken. Monitor: Geen verder belang voor gebruikers. IMPACTXRM Diensten: Mogelijkheid om problemen of suggesties te melden bij onze Supportdienst, het downloaden van alle handleidingen en een back-up van uw database uit te voeren. Updates: Controleren op Updates. Op regelmatige basis zijn er verplichte updates. Dit zijn algemene updates die altijd door een melding worden aangekondigd. Daarnaast zijn er ook Preview-Updates. Dit zijn updates die uitgevoerd worden nadat er een aanpassing op klantniveau werd doorgevoerd. Ook hier krijgt u eerst een melding alvorens u deze dient uit te voeren. De aanpassingen van de Update Preview worden om de zoveel weken gebundeld in een verplichte update, zodat alle gebruikers steeds met dezelfde versie van de software werken. IMPACTXRM Instellingen: Zie gebruikersvoorkeuren Sneltoets om een opportuniteit aan te maken (enkel toegankelijk indien u ook over de IMPACTXRM Sales module beschikt). Sneltoets om een ticket aan te maken (enkel toegankelijk indien u ook over de IMPACTXRM Services module beschikt). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2
Sneltoets om een contact aan te maken (enkel toegankelijk indien u ook over de IMPACTXRM Services module beschikt). Sneltoets om naar uw timesheet te navigeren (enkel toegankelijk indien u ook over de IMPACTXRM Time module beschikt). De aanmeldknop van IMPACTXRM CRM. Gebruikersvoorkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3
Gebruikershandleiding Switchen tussen accounts In sommige gevallen kunt u als gebruiker toegang hebben tot verschillende accounts (databases). Bijvoorbeeld: U werkt deeltijds voor firma A en deeltijds voor firma B. Beide firma s zijn IMPACTXRM gebruikers. Om te switchen tussen de verschillende accounts is het enkel nodig om het gewenste account te selecteren in het menu van IMPACTXRM General, om u daarna aan te melden via de Aanmeldknop. IMPACTXRM Diensten Klik op in het menu van IMPACTXRM General om de IMPACTXRM Diensten te openen. Tabblad Tickets Een probleem of suggestie melden: Uw naam is al ingevuld alsook uw e-mailadres. Voer titel en commentaar in en kies Type, Prioriteit, Product en Afdeling. Eventueel kunt u een bijlage toevoegen om uw probleem nog duidelijker te maken, bijvoorbeeld een screenshot. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4
Klik op toevoegen en uw probleem/suggestie komt rechtstreeks bij onze support terecht waar het ticket zal opgevolgd worden. Onderaan op het scherm vindt u eerder aangemaakte tickets met bijhorende informatie terug. Database Backup: U hebt de mogelijkheid om een extra database back-up te nemen. Hiervoor klikt u op deze knop (deze functie is enkel toegankelijk na 18u en voor 8u). IMPACTXRM LIVE Connect: Bij het aanklikken van deze knop wordt Teamviewer automatisch opgestart op uw pc en kan de Support-dienst uw scherm overnemen voor hulp op afstand. Tabblad Manuals : Download hier de laatste versies van de IMPACTXRM Handleidingen. Tabblad FAQ : Hier kunt u de meest gestelde vragen terug vinden, zowel over de CRM als de ERP en de mobiele applicatie. U kunt ook zoeken op trefwoorden, en zo een oplossing vinden voor uw probleem of een antwoord op uw vraag. Elk item van de FAQ vertrekt vanuit een Vraagstelling, waarop wij een Antwoord formuleren. De FAQ is eveneens in het Frans en in het Engels beschikbaar. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5
IMPACTXRM Updates Op regelmatige basis zijn er verplichte updates. Dit zijn algemene updates die steeds aangekondigd worden door een melding, alvorens ze dienen te worden uitgevoerd. Daarnaast zijn er ook Preview-Updates. Dit zijn updates die uitgevoerd worden nadat er een aanpassing op klantniveau werd doorgevoerd. Onze supportmedewerkers zullen u indien nodig vragen deze uit te voeren. De aanpassingen van de Update Preview worden om de zoveel weken gebundeld in een verplichte update zodat alle gebruikers steeds met dezelfde versie van de software werken. Om een update uit te voeren klikt u op in het menu van IMPACTXRM General. Volgende melding verschijnt: Klik hierna op JA. Klik op Start Update om de Update uit te voeren. In sommige gevallen zal Outlook niet automatisch afsluiten, het is dan nodig om Force Outlook to Close aan te vinken. U krijgt een melding als de Update geslaagd is. IMPACTXRM CRM Personalisatie Enkele functies voor het personaliseren van de IMPACTXRM software: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6
De afmetingen en locatie van ieder individueel venster kunnen aangepast worden. De afmetingen van het venster kunnen gewijzigd worden door de rand van het kader te selecteren en vervolgens te verslepen. Dit kan in de breedte en in de hoogte. De locatie van het venster (bv. Links onderaan plaatsen) kan gewijzigd worden door het kader (via de balk bovenaan) op de gewenste plaats te verslepen EN vervolgens de afmeting van het formulier te wijzigen. BELANGRIJK: de locatie van het formulier wordt pas bewaard wanneer de locatie EN de afmetingen veranderen. Elke verandering van afmeting wordt wel opgeslagen, er is dus geen locatieverandering vereist. Indien u op een bepaalde plaats (bv uw kantoor) op een groot scherm werkt en op een andere plaats (bv thuis) op een kleiner scherm, vinkt u in het inlogscherm van IMPACTXRM CRM Negeer mijn opgeslagen schermposities aan. De lay-out van kolommen (lijsten) in tabellen kan aangepast worden. Om dit te doen dient u de rechtermuisknop in te drukken op de kolom, Layout instellen aan te klikken en vervolgens de gewenste instellingen te selecteren. De afmetingen (deze worden procentueel weergegeven links in de lijst), locatie, kleur, sortering, enz. van de kolommen kunnen aangepast worden. De veranderingen kunnen eventueel ongedaan gemaakt worden via de knop Standaardinstellingen. Bij Kolommen kunt u kolommen toevoegen of van de layout verwijderen. Bij Afmetingen en volgorde kunt u de afmeting en de volgorde van de kolommen wijzigen. Onder Algemene instellingen kunt u de sortering wijzigen. Onder Kolom instellingen kunt u de kolom een andere titel en een achtergrondkleur geven. Tevens kunt u hier de alineëring van de kolommen bepalen. De veranderingen kunnen eventueel ongedaan gemaakt worden via de knop Standaardinstellingen. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens vervolledigd werden, klikt u op Bewaren (onderaan) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7
De groepering van kolommen in IMPACTXRM kan aangepast worden. Als de melding Sleep een kolom om te groeperen boven een tabel staat, kunt u de weergave van de kolommen veranderen: U kunt een kolom groeperen door de kolomtitel in de grijze zone Sleep een kolom om te groeperen te slepen. De desbetreffende kolom wordt als het ware uitvergroot en u kunt de items uit die kolom in detail bekijken. Een voorbeeld: u wilt de kolom E-mail in detail bekijken. Volgend scherm wordt weergegeven: Om de kolom vervolgens opnieuw in de originele weergave weer te geven, sleept u de titel in de donkergrijze zone naar de onderste zone. Zo krijgt u opnieuw de originele weergave te zien. OPMERKING: Indien u ondersteuning of hulp nodig hebt met de installatie of de werking van IMPACTXRM, dan kunt u steeds gebruikmaken van de ondersteuning via onze de website www.impactxrm.com Data in kolommen sorteren van A -> Z en omgekeerd: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8
In veel kolommen vindt men naast de titel van de kolom ook een opwaartse of neerwaartse pijl. Bij het klikken op deze pijl kunt u de sortering wijzigen. Herbenoemen van teksten, tabs en knoppen In sommige gevallen willen bedrijven bepaalde teksten, benamingen van de tabs en knoppen aanpassen aan hun eigen voorkeuren. Dit is een aanpassing op bedrijfsniveau en enkel mogelijk door de administrator van het bedrijf. NB. In de handleidingen staan ten allen tijde de ORGINELE TEKSTEN. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9
In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene informatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Contacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reports Gebruikershandleiding IMPACTXRM Documents Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding voor Administrators Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Copyright IMPACTXRM NV. Alle rechten voorbehouden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10