DE MODULE ACTIVITEITEN

DE MODULE ACTIVITEITEN

Kluwer Fidura Postbus 23 7400 GA Deventer T: 0570 67 35 55 F: 0172 46 69 98 E: software@kluwer.nl I: www.wolterskluwer.nl\fidura Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden auteur(s), redacteur(en), uitgever deswege geen aansprakelijkheid. 2014, Kluwer Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht, c.q. de uitgeefster van deze uitgave, door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgeefster is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2, Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16b, Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form by means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the written permission of the publisher. 2 Module Activiteiten

INHOUDSOPGAVE 1. DE MODULE ACTIVITEITEN... 5 1.1 Inleiding... 5 1.2 Het Informatie Centrum... 6 1.2.1. Werkwijze... 7 1.3 De pictogrammenbalk in de module Activiteiten... 8 1.4 Snelstart-Werkbalk... 10 1.5 Volgorde kolommen instelbaar in het Informatie Centrum... 11 1.6 Acties... 12 1.6.1. Welke acties zijn mogelijk?... 12 1.6.2. Toevoegen van acties... 14 1.6.3. Het starten van acties... 16 1.7 Inkomende en uitgaande activiteiten... 17 1.7.1. Inkomend document... 18 1.7.2. Contentintegratie... 19 1.7.3. (Bulk)import inkomende of verzonden e-mailberichten... 22 1.7.4. Bijlagen E-mail... 31 1.7.5. Bijlagen ontvangen E-mail direct opslaan in Activiteiten... 31 1.7.6. Document-directory... 32 1.7.7. Uitgaand document voor een dossier... 33 1.7.8. Meerdere relaties selecteren binnen één dossier... 35 1.7.9. Uitgaand document voor een relatie... 37 1.7.10. Word-document genereren als PDF... 39 1.7.11. Telefoongesprekken registreren... 40 1.7.12. Uitgaande e-mailberichten... 42 1.7.13. E-mail in Fidura opslaan als concept... 44 1.7.14. Automatisch invullen onderwerpregel in e-mail... 46 1.7.15. E-mail beantwoorden of doorsturen vanuit het Informatiecentrum... 47 1.7.16. Afspraken vastleggen... 48 1.7.17. Termijnen vastleggen... 50 1.8 Activiteiten bewerken... 52 1.8.1. Weergave activiteiten... 52 1.8.2. Activiteiten openen... 53 1.8.3. Activiteiten gereedmelden... 53 1.8.4. Activiteiten verwijderen... 53 1.8.5. Activiteiten hernoemen... 54 1.8.6. Activiteiten afdrukken... 55 1.8.7. Documenten kopiëren en verplaatsen... 55 1.8.8. Eenvoudig of expert (geavanceerd) zoeken in documenten... 56 1.8.9. Een nieuwe versie maken... 60 1.8.10. Status van een activiteit aanpassen... 60 1.8.11. Datum van een activiteit wijzigen... 61 1.8.12. Eigenschappen van een activiteit aanpassen... 62 1.9 Standaarddocumenten... 63 1.9.1. Standaarddocumenten aanmaken... 63 1.9.2. Standaarddocumenten wijzigen... 65 1.9.3. Standaarddocument koppelen aan relatiesoort... 66 1.10 Het Postboek... 67 1.11 Mailing... 68 1.11.1. Mailingcode aanmaken... 68 1.11.2. Relaties koppelen aan een mailingcode... 69 1.11.3. Mailing versturen... 70 Module Activiteiten 3

1.11.4. Etiketten afdrukken... 72 1.12 Onderhoudstabellen voor de module Activiteiten... 80 2. BIJLAGE: KLUWER GIDS RECHTERLIJKE MACHT / KSU ADRESSENDISK / KLUWER GRM ONLINE... 82 2.1 Tot stand brengen koppeling Kluwer Gids Rechterlijke Macht/KSU Adressendisk... 82 2.2 Tot stand brengen koppeling Kluwer GRM online... 84 4 Module Activiteiten

1. DE MODULE ACTIVITEITEN 1.1 Inleiding Activiteiten binnen Fidura zijn alle mogelijke handelingen die u dient te verrichten tijdens het werken aan een dossier. Het dossier is een verzamelplaats van al deze handelingen en activiteiten en daarom biedt de module Activiteiten de mogelijkheid om een gestructureerd overzicht van het dossier, relatie of een specifieke medewerker van uw kantoor te krijgen. Verder is het o.a. mogelijk om vanuit de module Activiteiten telefoontjes te registreren en brieven samen te stellen voor bewerking in Microsoft Word. Het later wijzigen van deze handelingen of het gereedmelden van een activiteit kan ook vanuit de module Activiteiten. Behalve het opstarten van uitgaande e-mail acties vanuit een Fidura dossier of relatie is het ook mogelijk om in Outlook ontvangen e-mails in het electronisch Fidura dossier te slepen. Wanneer u vanuit Fidura een Termijn- of Agenda-afspraak opstart, wordt deze automatisch in uw Outlook-agenda geplaatst. Met het pictogram Contentintegratie kunt u de inhoud van gevonden informatiebronnen als activiteit laten aanmaken voor een dossier of een relatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Kluwer Navigator. Op deze wijze kunt u ook informatie van andere websites naar Fidura laten overzetten. Om de module Activiteiten te starten, klikt u in het hoofdmenu van Fidura op het menu Activiteiten. Hierna verschijnt het Informatie Centrum. Module Activiteiten 5

1.2 Het Informatie Centrum De centrale plek voor alle handelingen is het Informatie Centrum. Het scherm is verdeeld in drie delen; van links naar rechts zijn dat de Outlookbalk, het Navigatievenster en het Activiteitenvenster. Outlookbalk: Deze balk kunt u gebruiken om te wisselen tussen de ingangen Dossier, Relatie en Medewerker. Achter elke ingang staat tussen haakjes het aantal geopende items. Navigatievenster: In dit venster kunt u een selectie maken van het onderdeel waarvan u meer details wilt zien, zoals de openstaande activiteiten van de cliënt van een specifiek dossier. Activiteitenvenster: Hier ziet u de details betreffende het onderdeel dat u in het navigatievenster geselecteerd hebt. In dit venster kunt u middels de rechter muisknop een menu openen waarmee u onder meer nieuwe activiteiten kunt aanmaken. 6 Module Activiteiten

1.2.1. Werkwijze Voordat informatie verschijnt in het Fidura Informatie Centrum dient u eerst een keuze te maken welke gegevens van een bepaalde relatie of een bepaald dossier u als uitgangspunt wilt gebruiken. Klik daarom eerst in de ribbon om het scherm Selecteer Relatie, Dossier of Medewerker te openen. Vul of zoek het nummer in van de relatie, dossier of medewerker waarmee u wilt gaan werken. Klik - als een van deze drie waarden is ingevuld - op de knop naar het scherm Informatie Centrum. om terug te gaan Navigeren in het navigatievenster gebeurt door middel van het openen en sluiten van bepaalde vertakkingen in de boomstructuur die wordt weergegeven. U opent een extra detailniveau door te klikken op het -teken. U sluit een detailniveau door te klikken op het -teken. U selecteert een niveau in het navigatievenster door het eenmaal met de linker muisknop aan te klikken. Hierna verschijnen in het activiteitenvenster de bijbehorende details. Selecteert u bijvoorbeeld een specifieke relatie, dan worden van deze relatie de verrichte activiteiten, verstuurde of ingekomen brieven en dossiers waar de relatie in is opgenomen in het activiteitenvenster getoond. Deze activiteiten kunnen worden geopend en eventueel gewijzigd worden. U opent een activiteit door op deze activiteit te dubbelklikken. Een document (= een activiteit) dat door een secretaresse is gemaakt, kan door een advocaat bekeken en gewijzigd worden. Bovendien kan een activiteit gereedgemeld worden via het snelmenu dat u activeert via de rechter muisknop. Via dit snelmenu kunt u het gereedmelden van een gereedgemelde activiteit ook weer ongedaan maken. Bovendien is het mogelijk een activiteit achteraf een andere naam toe te kennen via de optie Hernoemen van het Rechtermuis-menu. Module Activiteiten 7

1.3 De pictogrammenbalk in de module Activiteiten De module Activiteiten beschikt over een pictogrammenbalk waarmee snel bepaalde acties kunnen worden uitgevoerd. Tabblad Startmenu De pictogrammen op dit tabblad zijn dynamisch en daardoor afhankelijk van de modules c.q. koppelingen die actief zijn. In de volgende tabel vindt u een overzicht van de beschikbare pictogrammen en de functie ervan. Waar mogelijk vermelden we ook de sneltoetscombinatie waarmee een bepaalde functie is te activeren. Door één van deze mogelijkheden te selecteren activeert u het scherm Selecteer Relatie, Dossier of Medewerker. Via dit scherm kunt u een dossier, relatie en eventueel een medewerker selecteren om vervolgens activiteiten toe te voegen, te wijzigen of te raadplegen. Door op dit pictogram te klikken of gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + N] activeert u het Actie Selectiescherm. Via dit scherm kan een actie worden gestart. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + I] kunt u van een bestaand document eenvoudig een nieuwe versie (kopie) maken. Via dit pictogram of via [Ctrl + P] start u het afdrukproces van een activiteit. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + B] start u snel een actie van het type Brief. De standaardbrief wordt standaard ingevuld. Via de keuzelijst kunt u een andere brief selecteren. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + F] start u snel een actie van het type Fax. De functionaliteit is gelijk aan die van het type Brief. Daar vindt u meer info. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + K] start u snel een actie van het type Processtuk. De functionaliteit is gelijk aan die van het type Brief. Daar vindt u meer info. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + R] start u snel een actie van het type Contract. De functionaliteit is gelijk aan die van het type Brief. Daar vindt u meer info. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + O] start u snel een actie van het type Overige tekstdocumenten. De functionaliteit is gelijk aan die van het type Brief. Daar vindt u meer info. 8 Module Activiteiten

Via deze pictogrammen kunt u snel acties starten van de actietypes Telefoon, E-mail, Afspraak en Termijn. U kunt ook gebruik maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + T] voor Telefoon, [Ctrl + E] voor E- mail, [Ctrl + A] voor Afspraak of [Ctrl + M] voor Termijn. Door op dit pictogram voor Contentintegratie te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + W]kunt u de inhoud van gevonden informatiebronnen als activiteit laten aanmaken voor een dossier of een relatie. Meer informatie over Contentintegratie vindt u in paragraaf 7.5.2. Door op dit pictogram te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + G] kunt u overige bestanden importeren. Het is ook mogelijk tekstbestanden vanaf een cd-rom te koppelen aan activiteiten van het type Overig bestand. Vóórdat u van deze optie gebruik kunt maken, moeten enkele aanpassingen uitgevoerd worden in de module Systeem onderhoud. Meer informatie hierover vindt u in de bijlagen. Via deze actie kunt u meerdere activiteiten ineens aan één of meerdere dossiers koppelen. Door op dit pictogram te klikken kunt u zowel in Outlook ingekomen e-mail als vanuit Outlook verzonden e-mail importeren. Via dit menu kunt u een Word-document in het Informatie Centrum of het Postboek (via het rechter muis-menu) selecteren en op de optie PDF genereren klikken om een PDF-bestand te maken. Als het PDF-bestand is aangemaakt, wordt de PDF-versie van het document middels een PDF-icoon aan de activiteitenregel toegevoegd. Uiteraard kunt u de gegenereerde PDF-bestanden lezen en indien gewenst verwijderen middels de nieuwe koppen in het Startmenu of het rechtermuismenu. Om PDF-bestanden te kunnen aanmaken en te lezen, dient u de volgende softwarepakketten op uw computer installeren, indien nog niet aanwezig: PDFCreator 1.5.1 (om de PDF te genereren) (ga naar www.fidura.nl en log in met uw Extranet-account om een gratis versie te downloaden door klikken op de menu-optie Downloads) Adobe Reader of Foxit reader (om de PDF te bekijken) (ga naar www.adobe.com pf naar www.foxitreader.com om een gratis versie te downloaden). Door op dit pictogram te klikken activeert u het Postboek waarin alle gestarte en/of geïmporteerde activiteiten worden getoond. Het activeren van dit pictogram biedt u de mogelijkheid om te zoeken binnen de Relaties, Dossiers en Activiteiten in Fidura, maar ook in lokale bestanden en in mappen op het netwerk volgens de door u bepaalde autorisatie en vastgelegde instellingen in de Indexing Service en in de module Systeemonderhoud/tabblad Systeeminstellingen onder de knop Module Zoeken. Module Activiteiten 9

1.4 Snelstart-Werkbalk Net als in Microsoft Word kunt u in Fidura uw eigen snelstart-werkbalk per module samenstellen, waarna u de door u aan de snelstart-werkbalk toegevoegde acties met één druk op de knop kunt starten. In onderstaand schermvoorbeeld gaan we uit van de module Activiteiten en worden de acties Nieuwe brief en uitgaande E-mail aan de snelstart-werkbalk toegevoegd. 1. Toevoegen actie Nieuwe Brief: 2. Toevoegen actie uitgaande E-mail: 3. Nadat u de bovenstaande acties hebt toegevoegd aan snelstarten ziet de Snelstartwerkballk er in dit geval als volgt uit: 4. Overige opties: - klikken op om de snelstart-werkbalk te verplaatsen of de ribbon te minimaliseren; - klikken met de rechtermuis op een actie in de snelstart-werkbalk om deze actie uit de snelstart-werkbalk te verwijderen. N.B: u kunt in iedere module in Fidura uw persoonlijke snelstart-werkbalk op dezelfde wijze samenstellen. 10 Module Activiteiten

1.5 Volgorde kolommen instelbaar in het Informatie Centrum De volgorde, breedte en sortering van de kolommen in het scherm Informatie Centrum is door iedere gebruiker zelf te bepalen. U doet dit door met de linkermuis op de te verplaatsen kolomtitel te klikken en deze naar links of rechts te verslepen totdat de gewenste locatie is bereikt. U herhaalt deze stap totdat de door u gewenste indeling is bereikt (zie schermvoorbeeld). De nieuwe instellingen worden opgeslagen op gebruikersniveau bij het afsluiten van de module Activiteiten en/of Fidura. Bij het openen van het Informatie Centrum wordt de door u ingestelde indeling wederom getoond. Indien gewenst kunt u de standaardinstelling van de Kolommenindeling terugzetten door klikken op de optie Herstellen in het menu Beeld. Module Activiteiten 11

1.6 Acties In de module Activiteiten kunnen verschillende acties worden gestart voor een relatie, dossier of medewerker. In de volgende paragrafen wordt beschreven welke typen of soorten acties er in Fidura aangemaakt kunnen worden en hoe u daarbij te werk gaat. 1.6.1. Welke acties zijn mogelijk? In de module Activiteiten kunnen allerlei soorten communicatie worden vastgelegd. De software legt dit vast aan de hand van koppelingen met onder andere Microsoft Outlook en Microsoft Word. Voorwaarde is wel dat Microsoft Outlook volgens voorschriften van Kluwer Fidura is geïnstalleerd. Documenten worden gekoppeld aan het bijbehorende standaarddocument (sjabloon) zoals dat in Microsoft Word is gemaakt. De volgende acties zijn mogelijk: Brief: Deze activiteit omvat alle correspondentie die per post, koerier of mail wordt verzonden. Fax: Deze activiteit wordt gebruikt om faxen te versturen. Processtuk: Met dit actietype kunt u sjablonen (mits aanwezig) starten waarin gegevens van één of meerdere relaties worden geladen. Contract: Met dit actietype kunt u sjablonen (mits aanwezig) starten waarin gegevens van één of meerdere relaties worden geladen. Overige tekstdocumenten: Met dit actietype kunt u alle overige documenten starten anders dan brief, fax, processtuk of contract. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een (interne) Notitie. Telefoon: Deze activiteit omvat alle telefonische contacten (zowel inkomende als uitgaande gesprekken) die betrekking hebben op een relatie of dossier. E-mail (uitgaand): Deze activiteit wordt gebruikt om e-mailberichten aan te maken en vervolgens klaar te zetten om te versturen via Microsoft Outlook. Naast uitgaande e-mail kunnen inkomende e-mails als activiteit aan een dossier of relatie worden gekoppeld. Afspraak: Deze activiteit wordt gebruikt om afspraken in de Microsoft Outlook agenda te zetten. Termijn: Een termijn is de registratie van een te halen kritische datum. Via de module Activiteiten kunt u de begin- en einddatum van de termijnen vastleggen als agenda-afspraak in Microsoft Outlook. Denk hierbij aan verjaringstermijnen of het vastleggen van Rolverrichtingen indien u niet over de module Rol beschikt. 12 Module Activiteiten

Contentintegratie: Binnen Fidura is het mogelijk de inhoud van gevonden informatiebronnen als activiteit aan te maken voor een dossier of een relatie. Kortom: een koppeling met het Web. Overig bestand: Aan dit actietype kunt u bijvoorbeeld bestanden van het type Tekst, Excel, PDF, Email, JPG, Foto s etc. aan een relatie of dossier koppelen. Overige bestanden: Deze activiteit kunt u gebruiken om meerdere activiteiten ineens aan één of meerdere dossiers te (laten) koppelen. Om deze actie te kunnen gebruiken dient u wel eerst een (lokale) importeermap op uw pc of in uw home-directory aan te maken en deze koppeling aan uw gebruikersaccount te koppelen. E-mail (inkomend): Deze activiteit wordt gebruikt om zowel in Outlook ingekomen e-mail als vanuit Outlook verzonden e-mail te importeren. PDF-menu: Via dit menu kunt u een Word-document in het Informatie Centrum of het Postboek (via het rechter muis-menu) selecteren en op de optie PDF genereren klikken om een PDF-bestand te maken. Als het PDF-bestand is aangemaakt, wordt de PDF-versie van het document middels een PDF-icoon aan de activiteitenregel toegevoegd. Uiteraard kunt u de gegenereerde PDF-bestanden lezen en indien gewenst verwijderen middels de nieuwe koppen in het Startmenu of het rechtermuismenu. Documentscanning: In Fidura bestaat de mogelijkheid om zowel gescande informatie te koppelen aan relaties en/of dossiers als om vanuit Fidura scans te maken die direct aan relaties en/of dossiers gekoppeld zijn. Voorwaarde is uiteraard dat u de beschikking heeft over een scanner. Module Activiteiten 13

1.6.2. Toevoegen van acties De acties die u wilt starten via de module Activiteiten dient u eenmalig vast te leggen. Hierbij maakt u keuzes voor het soort actie en wijze van afhandeling door Fidura. Let op: De actie die u toevoegt, is meteen te gebruiken indien het een actie betreft van het type Overig bestand of Telefoon en gekoppeld aan de richting Ingaand. Als het een actie betreft die is gekoppeld aan de richting Uitgaand, dan moet er eerst een standaard-sjabloon gemaakt zijn, dat vervolgens moet worden gekoppeld aan de nieuwe actie. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Onderhoud en kies daarna voor Acties. Hierna verschijnt het Actie navigatiescherm. 2. Klik hierna op de knop of gebruik de toetscombinatie [Alt + T] om het scherm Actie toevoegen te openen. 14 Module Activiteiten

3. Geef voor de volgende velden een waarde in: ActieCode Omschrijving Actietype Richting Domein Standaarddocument Standaard actie Standaard relatiesoort Standaard activiteitensoort Deze code wordt automatisch toegekend door Fidura. Vul hier een omschrijving in om kort de inhoud van de actie aan te geven. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. Selecteer via de selectielijst een van de beschikbare actietypes. Geef hier via de selectielijst aan of het gaat om een uitgaande of ingaande actie. Indien u bij het veld Richting hebt gekozen voor de optie Uitgaand, dan kunt u hier via de selectielijst kiezen op welk domein deze actie betrekking heeft. Indien u bij het veld Richting hebt gekozen voor de optie Uitgaand, dan kunt u hier via de selectielijst een reeds ingevoerd standaarddocument kiezen. U vinkt dit vakje aan als deze actie als standaard dient voor dit actietype. Per actietype kan er maar één actie standaard zijn. U selecteert hier via de selectielijst welke relatiesoort standaard hoort bij deze actie. Dit is alleen van toepassing voor de actietypes Brief, Contract, Processtuk, Overige tekstdocumenten en E-mail, waarbij de richting Uitgaand is. Hier selecteert u via de selectielijst welke activiteitensoort standaard bij deze actie hoort. 4. Leg de actie vast door te klikken op de knop of door gebruik te maken van de toetscombinatie [Alt + O]. 5. Hierna verschijnt het Actie navigatiescherm waar de aangemaakte actie staat vermeld. Module Activiteiten 15

1.6.3. Het starten van acties Er zijn verschillende manieren om een actie te starten. Door gebruik te maken van de pictogrammenbalk kunt u het snelst een bepaalde activiteit starten. U kunt een actie ook starten door gebruik te maken van een snelmenu dat u activeert door met de rechter muisknop te klikken in het Activiteitenvenster. Als u in dit snelmenu kiest voor de menuoptie Nieuw, dan kunt u vervolgens kiezen welk actietype moet worden gestart. Als u kiest voor, dan wordt het scherm Activiteit geactiveerd waarin u eerst een activiteit dient te selecteren via de selectielijst. Dit scherm is ook te activeren door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N]. Na het kiezen van een bepaalde activiteit klikt u op de knop of u gebruikt de toetscombinatie [Alt + O]. Hierna verschijnt het bijbehorende actiescherm. 16 Module Activiteiten

1.7 Inkomende en uitgaande activiteiten Een activiteit wordt beschouwd als inkomend als de actie gestart wordt door een van de relaties van uw kantoor. Een activiteit wordt beschouwd als uitgaand als de actie gestart wordt door een medewerker van uw kantoor. In de volgende paragrafen geven we u enkele voorbeelden: Module Activiteiten 17

1.7.1. Inkomend document U gebruikt de activiteit Nieuw Overig Bestand om elektronisch ontvangen documenten op te nemen in Fidura. Werkwijze: 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op het pictogram op het tabblad Startmenu. 2. Selecteer het gewenste dossier. 3. Klik in de pictogrammenbalk op het pictogram. Hierna verschijnt het bijbehorende actiescherm. 4. Vul - desgewenst - voor de volgende velden een waarde in: Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker voor dit dossier voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. 18 Module Activiteiten

Document Vul hier de naam van het document in. Klik op de knop om het document te zoeken. Naam activiteit Het document krijgt automatisch de naam van het te importeren document. U hoeft hier niets in te vullen. Actietype Hier kunt u via de selectielijst alsnog kiezen voor een ander actietype. Omschrijving Gebruik de omschrijving om kort de inhoud van het document aan te geven. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. Venster sluiten U kunt een uitgebreide omschrijving invullen via de knop. Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Hierna keert u weer terug naar het Fidura Informatie Centrum. Het document is vanaf nu te openen in het Activiteitenvenster. 1.7.2. Contentintegratie Binnen Fidura is het mogelijk de inhoud van gevonden informatiebronnen als activiteit aan te maken voor een dossier of een relatie. Na activering van het pictogram verschijnt standaard de op het tabblad Systeeminstellingen vastgelegde startpagina met betrekking tot Contentintegratie, bijvoorbeeld de Kluwer Navigator, www.google.nl of www.rechtspraak.nl. Gebruikers met een abonnement op de Kluwer Navigator kunnen direct zoeken naar relevante informatie. De gevonden teksten kunt u verzamelen in een tussenscherm en vervolgens voorzien van een annotatie. De door u geselecteerde tekst kunt u ten slotte naar Fidura laten wegschrijven als activiteit (Word-document) en aan uw dossier of relatie koppelen. Op deze wijze kunt u ook informatie van andere websites naar Fidura laten overzetten. Hieronder worden de stappen beschreven die u dient te doorlopen. 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op het pictogram op het tabblad Startmenu. 2. Selecteer het gewenste dossier. 3. Kies in de menubalk voor het menu Onderhoud / Acties. Klik daarna op de knop om een nieuwe activiteit toe te voegen. Geef deze nieuwe activiteit bijvoorbeeld de naam Content of Webinhoud en koppel deze aan het Actietype en Standaard activiteitensoort Content. Uiteraard is de richting Ingaand, omdat het een importeeractie betreft. 4. Klik daarna op het pictogram. Hierna verschijnt de op het tabblad Systeeminstellingen vastgelegde startpagina met betrekking tot Contentintegratie, bijvoorbeeld Kluwer Navigator of Rechtspraak. U kunt met uw account inloggen: Module Activiteiten 19

5. Geef uw zoekopdracht in en activeer het zoekproces via de knop. De gevonden resultaten worden getoond, waarbinnen u desgewenst de zoekopdracht verder kunt verfijnen. 6. Indien u de juiste tekst hebt gevonden, selecteert u deze in de webpagina. 7. Daarna klikt u op de knop om de geselecteerde tekst naar de verzamelbox (links boven) te verplaatsen. Deze handeling kan worden herhaald voor andere stukken geselecteerde tekst, waarna deze tekst eveneens in de verzamelbox wordt geplaatst. In het gele annotatieveld (links onder) kunt u eventuele opmerkingen plaatsen. 8. U bevestigt de verzamelde content in de verzamelbox via de knop. Hierna verschijnt het scherm Activiteit-Content waarin u de gevonden content aan het door u gewenste dossier of de relatie kunt koppelen. Indien u voor het activeren van het pictogram al een dossier of relatie had geselecteerd zijn de betreffende velden al gevuld. De naam van de activiteit fungeert tevens als titel van het document. In het veld Zoektermen kunt u de door u gebruikte zoektermen vastleggen. 20 Module Activiteiten

9. Na het sluiten van dit scherm via de knop kan het document op de gebruikelijke manier gevonden, geopend, gewijzigd en verwijderd worden in het informatiecentrum. Module Activiteiten 21

1.7.3. (Bulk)import inkomende of verzonden e-mailberichten Fidura kan op basis van een tweetal mechanismen herkennen bij welke relaties, dossiers en/of contactpersonen een e-mail hoort en zo een voorstel bepalen voor afhandeling van de te importeren e-mail. Herkenning vindt plaats op basis van een door Fidura gegeneerde Referentiecode of op basis van e-mail eigenschappen. Hoe een en ander in zijn werk gaat wordt in het hiernavolgende beschreven. Werkwijze: 1. Open Microsoft Outlook op uw lokale pc en selecteer in Postvak IN één of meerdere te importeren e-mailbericht(en) door deze aan te klikken. Door de CTRL-toets ingedrukt te houden, kunt u meerdere e-mailberichten tegelijk selecteren die niet onder elkaar staan. Let wel: de door u geselecteerde e-mailberichten worden allemaal aan dezelfde vooraf door u bepaalde relatie of dossier gekoppeld. 2. Wanneer u in het Activiteitenscherm in het startmenu op de knop E-mail importeren (Ctrl- L) klikt of door u geselecteerde e-mail(s) naar de module Activiteiten van Fidura sleept, wordt een nieuw scherm getoond. In dit scherm kunt u voorafgaand aan de importeeractie een aantal zaken bepalen (eenmalig, later wijzigbaar): a. Via de knop Instellingen kunt u aangeven met welke naam u de te importeren e-mail(s) standaard wilt opslaan in het Fidura dossier; b. Bij het veld Venster sluiten kunt u aangeven of het scherm na beëindigen van de importeeractie moet worden gesloten. N.B. Het is verplicht om een medewerker te selecteren. Indien de medewerkernaam in de systeeminstelling gekoppeld is aan de loginnaam (i.v.m. urenverantwoording), zal deze hier ook worden voorgesteld. 22 Module Activiteiten

Met deze knop kunt u in Outlook geselecteerde e-mail ophalen. Met deze knop kunt u te importeren e-mail selecteren. Niet geselecteerde e-mail wordt niet geïmporteerd. Met deze pijlen kunt u door de groepen navigeren of voor niet herkende e-mail een nieuwe groep aanmaken. Deze knop wordt actief zodra Fidura vindt dat er noodzakelijke gegevens ontbreken. Door op de knop te klikken krijgt u in een pop-up te zien wat er ontbreekt. Wanneer u deze optie in de module Systeemonderhoud heeft geactiveerd, is de knop actief als er direct te importeren e-mails zijn. Indien er meerdere groepen e- mails zijn, kunt u ook op de knop klikken om de direct te importeren mails te bekijken. Bij Instellingen bepaalt u met welke naam u de geïmporteerde e-mail in het Fidura dossier wilt opslaan. 3. E-mail herkenning op basis van een referentiecode Een referentiecode is een gecodeerde tekst die door Fidura in een e-mail wordt geplaatst. N.B: voordat de referentiecode in de e-mail wordt opgenomen dient u in de module Systeemonderhoud op het tabblad Activiteiten/E-mail het veld Referentiecode in e-mail aan te vinken. Indien u vanuit de module Activiteiten een uitgaande e-mailactie start wordt een referentiecode opgenomen in de e-mail. Wanneer de ontvanger de e-mail beantwoordt herkent Fidura in de e-mail voorkomende dossier(s), relatie(s) en eventuele contactpersonen uit deze code herkennen en daardoor koppelen aan het juiste dossier en/of relatie(s). N.B.: Iedere Fidura administratie krijgt een unieke referentiecode, zodat correcte communicatie kan plaatsvinden tussen kantoren die beide gebruik maken van Fidura. Iedere vanuit Fidura gestarte e-mail bevat een andere referentiecode. 4. E-mail herkenning op basis van eigenschappen Fidura kan ook zonder dat de e-mail een referentiecode bevat een voorstel bepalen voor afhandeling van de te importeren e-mail op basis van e-mail eigenschappen. Voordat een voorstel kan worden bepaald op basis van e-mail eigenschappen dient u eenmalig in de module Systeemonderhoud op het tabblad Activiteiten/E-mail de eigenschappen aan te vinken die u wilt gebruiken in het herkenningsmechanisme. Module Activiteiten 23

N.B.: Wanneer u in het schermgedeelte Systeeminstellingen/Activiteiten/tabblad E-mail geen velden aanvinkt ten behoeve van herkenning verschijnt in het scherm E-mail identificatie rechtsboven een melding. 5. Bepaling voorstel Na het ophalen of inslepen van e-mail(s) analyseert Fidura de e-mail op basis van bij de (systeem)instellingen aangegeven voorkeur en doet vervolgens een voorstel in één of meer groepen. Een voorstel kan bestaan uit diverse combinaties van relatie, dossier en/of contactpersoon, al dan niet op basis van een aangetroffen referentiecode. Zodra er één voorstel is met een combinatie van relatie, dossier en/of contactpersoon, wordt deze reeds geselecteerd getoond. In alle andere gevallen zal Fidura niets selecteren. Er zijn dan meerdere mogelijkheden waardoor Fidura de herkenning niet kan bepalen voor u. Wanneer u e-mail in een groep niet selecteert, wordt deze e-mail verplaatst naar de groep Niet Herkend. Attentie: indien u met de pijlen door de verschillende groepen bladert, kunt u ook een (laatste) groep Niet Herkend tegenkomen. Deze mails dient u zelf aan een dossier of relatie te koppelen, eventueel door een relatie of een dossier op te halen via de buttons onderaan het scherm. Ook het huidige dossier wordt in deze groep voorgesteld. 24 Module Activiteiten

Door aan- of uitvinken bepaalt u uiteindelijk hoe Fidura de e-mail(s) dient te verwerken. Pas na bevestiging met de button OK vindt de import in Fidura daadwerkelijk plaats. 6. Direct importeren E-mails die direct te importeren zijn komen in een lijst die in het scherm altijd opgevraagd kan worden met de knop Direct importeren. Direct te importeren e-mails worden herkend omdat ze een referentiecode van Fidura bevatten. Indien de direct te importeren e-mails weergegeven worden, zal de knop ge-highlight zijn. Ook hier is het mogelijk om e-mails niet te selecteren. In dat geval worden deze verplaatst naar de groep Niet Herkend. Om direct te kunnen importeren dienen de instellingen hiervoor juist te zijn geconfigureerd. 7. Voorstel o.b.v. automatische herkenning dossier-/relatienummer In onderstaand schermvoorbeeld heeft Fidura een voorstel bepaald op basis van herkenning van een dossiernummer in de inhoud van de e-mail. Dit scherm wordt uitsluitend getoond wanneer in de module Systeemonderhoud de optie Direct importeren uitstaat. In dat geval worden dossier en relaties geselecteerd en vet gedrukt getoond en hoeft u deze alleen nog maar te bevestigen met de knop OK. 8. Voorstel o.b.v. dossier-/relatienummer In onderstaand schermvoorbeeld heeft Fidura een voorstel bepaald op basis van de combinatie van een dossier- en relatienummer in de onderwerpregel. Daarom ziet u in het gedeelte Dossier/Relatie twee dossiers en dient u te bepalen aan welk(e) dossier(s) en relatie(s) u de e-mail wilt koppelen. Module Activiteiten 25

9. Meer dan één dossiernr., declaratienr. relatienr. in onderwerp of inhoud Het kan voorkomen dat er meer dan één dossiernummer, declaratienummer en/of relatienummer in de onderwerpregel en/of in de inhoud van de e-mail worden vermeld. In het geval van dossier- en declaratienummers worden in het gedeelte Dossier/Relatie alle bijbehorende dossiers getoond en dient u te bepalen aan welk(e) dossier(s) u de e- mail wilt koppelen. In het geval van relatienummers doet het relatienummer uit de onderwerpregel mee in het voorstel. Het in de inhoud van de e-mail gebruikte relatienummer wordt buiten beschouwing gelaten. U ziet het resultaat als volgt terug in het scherm E-mail identificatie. 26 Module Activiteiten

11 10. Voorstel import verspreid over meerdere groepen Wanneer Fidura bij het importeren van de e-mail gelijksoortige herkenning ondervindt, worden de e-mails in eenzelfde groep in het scherm E-mail identificatie geplaatst. U dient in dat geval de e-mail per groep af te handelen, al dan niet te selecteren of af te wijzen. Met de blauwe pijlen boven in het scherm kunt u de groepen doorlopen. 11. E-mail inzien vóór bevestigen van de importeeractie Als u de e-mail(s) vóór het bevestigen van de importeeractie wilt inzien, klikt u op de in de kolom E-mail Onderwerp. Module Activiteiten 27

12. E-mail reeds geïmporteerd of niet te importeren Wanneer een Outlook-item is geselecteerd dat niet in Fidura kan worden geïmporteerd en/of omdat een reeds geïmporteerde e-mail nogmaals wordt geïmporteerd, verschijnt er linksonder in het scherm E-mail identificatie een rode melding dat een aantal items niet zijn opgehaald met daarnaast een blauwe tekst Klik hier voor meer informatie. Door op de link te klikken wordt een scherm getoond met de e-mails die niet geïmporteerd zijn. Al eerder opgeslagen e-mails hebben in kolom Reden drie puntjes waar vervolgens op geklikt kan worden voor extra informatie over de reden en waar de e-mail is opgeslagen. 28 Module Activiteiten

13. Geïmporteerde e-mail zichtbaar maken in Outlook Het is mogelijk om in Outlook weer te geven dat een e-mail (ooit) geïmporteerd is in Fidura. Hiervoor dient u in Outlook uw configuratie als volgt aan te passen. Indien gewenst kunt u in Outlook aan meerdere weergaven het veld Fidura toevoegen. U doorloopt de volgende stappen: 1. Klik op het menu Beeld en kies voor Weergave wijzigen. a. Office 2007: Beeld -> Huidige weergave -> Weergaven bepalen b. Office 2010: Beeld -> Weergave wijzigen (pijltje) -> Weergaven beheren c. Office 2013: Beeld -> Weergave wijzigen (pijltje) -> Weergaven beheren 2. Kies een weergave 3. Klik op Wijzigen 4. Klik op Kolommen 5. Kies Nieuwe kolom 6. Vul het scherm als volgt in: N.B.: Deze stappen dient u te herhalen voor iedere map en iedere weergave waarvoor u de Fidura status in Outlook zichtbaar wilt maken. Wanneer een e-mail in Fidura is opgeslagen wordt de status bijgewerkt in Outlook voor de ingelogde gebruiker. Hetzelfde geldt bij het beantwoorden en het aanmaken van een nieuwe e-mail vanuit Fidura. N.B. 1: bij het verwijderen van e-mail in Fidura is het niet mogelijk om de status in Outlook bij te werken omdat ook een andere gebruiker, dan de gebruiker die de e-mail heeft geïmporteerd, e-mail kan verwijderen. Let op: Indien een e-mail vanuit de Verzonden items van Outlook wordt doorgestuurd, dan behoudt deze mail het vinkje in Outlook. Dus: wanneer de ontvanger een Fidura gebruiker is, dan heeft de e-mail het vinkje van de verzender meegekregen. Module Activiteiten 29

14. Kolommen indelen Net als op sommige andere plaatsen in Fidura kunt u in het bovenste gedeelte van het scherm E-mail importeren zelf de kolomindeling bepalen door de grootte van de kolommen aan te passen of door kolommen van plaats te wisselen. Wat u instelt wordt vastgehouden totdat u het weer wijzigt en met de knop standaardinstelling van Fidura terugzetten. kunt u de 15. Sneltoetscombinaties voor e-mail import U kunt het scherm E-mail importeren in de module Activiteiten ook starten met de toetsencombinatie: + 16. Binnen het scherm E-mail identificatie kunt u vervolgens met de Alt-toets andere sneltoetsen gebruiken, bijvoorbeeld Alt-h voor Ophalen (zie onderstreepte letters bij andere buttons). 30 Module Activiteiten

1.7.4. Bijlagen E-mail Indien een inkomende of uitgaande e-mail één of meer bijlage(n) bevat is dit direct zichtbaar in het Informatie centrum van Fidura door middel van de extra kolom. 1.7.5. Bijlagen ontvangen E-mail direct opslaan in Activiteiten Het is mogelijk om bijlagen uit een ontvangen e-mail rechtstreeks vanuit Outlook in het elektronisch dossier in Fidura op te slaan. U doet dit door de stappen te volgen in onderstaand schermvoorbeeld. De bijlage wordt geïmporteerd via het actietype Overig bestand en krijgt de datum van importeren mee. Module Activiteiten 31

1.7.6. Document-directory Indien u bijvoorbeeld gescande ingekomen stukken of e-mailberichten in een aparte map opslaat onder Windows (mijn documenten, ingekomen post etc.) kunt u de inhoud hiervan in één keer in het bijbehorende geopende elektronisch Fidura-dossier in de module Activiteiten slepen. De werkwijze is `vergelijkbaar met het slepen van e-mailberichten in het elektronisch Fidura-dossier. De map zelf wordt niet meegenomen. Per te importeren bestand wordt onderstaand scherm geopend. Hierin kunt u nog een extra omschrijving toevoegen en/of de originele datum en tijdstip van de bestanden invullen door het vinkje bij Automatisch dateren weg te halen. 32 Module Activiteiten

1.7.7. Uitgaand document voor een dossier Als een document (brief, fax, processtuk, contract of overig document) bestemd is voor één of meerdere relaties en betrekking heeft op een dossier, dan kiest u voor het maken van een document vanuit een dossier. De koppeling naar dit document is later terug te vinden in het Fidura Informatie Centrum bij de activiteiten voor het dossier, maar ook bij de activiteiten voor de betreffende relatie. Als voorbeeld sturen we een brief aan een relatie, behorend bij een bepaald dossier 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op de Applicatieknop. 2. Selecteer het gewenste dossier. 3. Klik in de pictogrammenbalk op het pictogram. Hierna verschijnt een scherm met alle beschikbare acties van het type Brief bij het geselecteerde dossier. 4. Vul - desgewenst - voor de volgende velden en kolommen een waarde in: Module Activiteiten 33

Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker van het dossier voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. Selectie Vink alle relaties aan voor wie de brief bestemd is. Is een bepaalde relatie (nog) niet opgenomen in de module Relatie, dan vinkt u het vakje aan bij het veld [Lege relatie] in de kolom Naam. U kunt dan zelf de relatiegegevens invoeren in het sjabloon dat u gaat gebruiken. Contactpersoon Per relatie kunt u een contactpersoon selecteren. Adreskeuze Via de selectielijst in deze kolom kunt u het type adres wijzigen van een relatie of contactpersoon. U kunt hierbij kiezen voor Postadres relatie, Woonadres relatie, Postadres Naam activiteit Actietype Omschrijving Venster sluiten contactpersoon of Woonadres contactpersoon. Via de knop achter deze kolom opent u de module Relatie waar u voor de geselecteerde relatie eventuele wijzigingen kunt doorvoeren. De naam van de activiteit wordt automatisch overgenomen van de naam die is toegekend aan de standaardbrief, behorende bij de activiteit. Het is mogelijk om de naam van de activiteit hier te wijzigen en bijvoorbeeld aan te vullen met een datumkenmerk. Hier kunt u via de selectielijst alsnog kiezen voor een ander actietype. Er kan gekozen worden uit Brief, Fax, Contract, Processtuk en Overige tekstdocumenten. Gebruik de omschrijving om kort de inhoud van het document aan te geven. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. U kunt een uitgebreide omschrijving invullen via de knop. Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. 5. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Daarmee opent u de toepassing Microsoft Word met de geselecteerde standaardbrief. De gegevens uit Fidura worden naar Microsoft Word verzonden, het document wordt samengevoegd en is geschikt om tekstueel aangepast te worden. 34 Module Activiteiten

1.7.8. Meerdere relaties selecteren binnen één dossier Het is mogelijk om in een document van meerdere relaties binnen één dossier gegevens te plaatsen. U gaat hierbij als volgt te werk: 1. Nadat een dossier geselecteerd is, kan via de verschillende pictogrammen (Brief, Fax, Processtuk, Contract of Overig tekstdocument) een actie gestart worden. 2. In het relatieselectiescherm selecteert u meerdere relaties door er een vinkje bij te plaatsen. Is een bepaalde relatie (nog) niet opgenomen in de module Relatie, dan vinkt u het vakje aan bij het veld [Lege relatie] in de kolom Naam. U kunt dan zelf de relatiegegevens invoeren in het sjabloon dat u gaat gebruiken. 3. Met de grote pijlen aan de rechterkant van het scherm kunt u - indien gewenst - de volgorde van de relaties bepalen. 4. Na het geven van een naam, type en omschrijving aan de actie bevestigt u de ingevulde gegevens via de knop. Daarmee opent u de toepassing Microsoft Word met de geselecteerde standaardbrief. Module Activiteiten 35

5. Via de knop worden de gegevens uit Fidura getoond in het Worddocument. 6. Via de knoppen bladert u door de records van de meegestuurde relatiegegevens. 7. Via de knop kunt u de gemaakte brief samenvoegen met de gegevens van de geselecteerde relaties uit Fidura. Er wordt een nieuw document gemaakt. 8. Via de knop print u voor alle geselecteerde relaties de gemaakte brief, inclusief de samengevoegde gegevens uit Fidura. 9. Via de knop kunt u de gemaakte brief samenvoegen naar Outlook met de gegevens van de geselecteerde relaties uit Fidura. Hiervoor dient u in de geselecteerde standaardbrief de samenvoegvelden «Contactpersoon Email» en/of «Relatie Email» te activeren en aan de geselecteerde relaties een e-mailadres te koppelen. Indien aan die voorwaarden is voldaan, worden automatisch E-mailberichten in Outlook aangemaakt. 36 Module Activiteiten

1.7.9. Uitgaand document voor een relatie Als een document bestemd is voor een relatie, maar niet direct betrekking heeft op een dossier, dan kiest u voor het maken van een document voor een relatie. De koppeling naar dit document is later terug te vinden in het Fidura Informatie Centrum bij de activiteiten voor de betreffende relatie. Als voorbeeld sturen we een brief aan een relatie. 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op de Applicatieknop. 2. Selecteer de gewenste relatie. 3. Klik in de pictogrammenbalk op het pictogram. Hierna verschijnt een scherm met alle beschikbare acties van het type Brief van de geselecteerde relatie. Module Activiteiten 37

4. Vul - desgewenst - voor de volgende velden en kolommen een waarde in: Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker voor deze relatie voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. Selectie Vink alle relaties aan voor wie de brief bestemd is. Is een bepaalde relatie (nog) niet opgenomen in de module Relatie, dan vinkt u het vakje aan bij het veld [Lege relatie] in de kolom Naam. U kunt dan zelf de relatiegegevens invoeren in het sjabloon dat u gaat gebruiken. Contactpersoon Per relatie kunt u een contactpersoon selecteren. Adreskeuze Via de selectielijst in deze kolom kunt u het type adres wijzigen van een relatie of contactpersoon. U kunt hierbij kiezen voor Postadres relatie, Woonadres relatie, Postadres contactpersoon of Woonadres Naam activiteit Actietype Omschrijving Venster sluiten contactpersoon. Via de knop achter deze kolom opent u de module Relatie waar u voor de geselecteerde relatie eventuele wijzigingen kunt doorvoeren. De naam van de activiteit wordt automatisch overgenomen van de naam die is toegekend aan de standaardbrief, behorende bij de activiteit. Het is mogelijk om de naam van de activiteit hier te wijzigen en bijvoorbeeld aan te vullen met een datumkenmerk. Hier kunt u via de selectielijst alsnog kiezen voor een ander actietype. Er kan gekozen worden uit Brief, Fax, Contract, Processtuk en Overige tekstdocumenten. Gebruik de omschrijving om kort de inhoud van het document aan te geven. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. U kunt een uitgebreide omschrijving invullen via de knop. Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. 5. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Daarmee opent u de toepassing Microsoft Word met de geselecteerde standaardbrief. De gegevens uit Fidura worden naar Microsoft Word verzonden, het document wordt samengevoegd en is geschikt om tekstueel aangepast te worden. 38 Module Activiteiten

1.7.10. Word-document genereren als PDF Tegenwoordig worden in Word gemaakte documenten steeds vaker in PDF-versie per e-mail aan (cliënt)relaties verzonden. Om PDF-bestanden te kunnen aanmaken en te lezen, dient u de volgende softwarepakketten op uw computer installeren, indien nog niet aanwezig: PDFCreator 1.5.1 (om de PDF te genereren) (ga naar www.fidura.nl en log in met uw Extranet-account om een gratis versie te downloaden door klikken op de menu-optie Downloads) Adobe Reader of Foxit reader (om de PDF te bekijken) (ga naar www.adobe.com pf naar www.foxitreader.com om een gratis versie te downloaden). U kunt in Fidura PDF-bestanden als volgt genereren en bewerken: 1. Selecteer een document in het Informatie Centrum of het Postboek (via het rechter muismenu) en klik in het Startmenu op de optie PDF genereren. 2. Wanneer het PDF-bestand is aangemaakt, wordt de PDF-versie van het document middels een PDF-icoon aan de activiteitenregel toegevoegd. 3. U kunt de gegenereerde PDF-bestanden lezen en indien gewenst verwijderen middels de nieuwe knoppen en in het Startmenu of het rechtermuismenu. 4. Indien in het Word-document waarvan een PDF-versie is gegeneerd wijzigingen worden aangebracht en opgeslagen, verschijnt een waarschuwingssymbool versies weer laten matchen door klikken op de knop.. U kunt de 5. Wanneer u een uitgaande E-mail actie start kunt u de PFD-versie van een Worddocument als bijlage opnemen bij de aan te maken e-mail in het scherm Bijlagen toevoegen via de knop Module Activiteiten 39

1.7.11. Telefoongesprekken registreren Fidura is eenvoudig in te richten om zowel inkomende als uitgaande telefoongesprekken te registreren. U kunt zodoende een telefoonnotitie maken van de relevante telefoongesprekken. U beperkt zich zo niet tot het alleen registreren van het gesprek in het urenscherm. Werkwijze: 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op de Applicatieknop. 2. Selecteer het betreffende dossier en/of de relatie en/of medewerker. 3. Klik in de pictogrammenbalk op het pictogram. Hierna verschijnt een scherm met alle beschikbare acties van het type Telefoon van de geselecteerde relatie, dossier of medewerker. 40 Module Activiteiten

4. Geef desgewenst voor de volgende velden een waarde in: Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker voor deze relatie voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. Contactpersoon Selecteer een contactpersoon via de selectielijst. Naam activiteit Fidura stelt hier een naam voor. Het is mogelijk om de naam van de activiteit hier te wijzigen. Onderwerp Gebruik het onderwerp om kort de inhoud van het telefoongesprek aan te geven. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. U kunt een uitgebreide omschrijving invullen via de knop. Vraag Vermeld hier in het kort de vraagstelling tijdens het telefoongesprek. U kunt een uitgebreide vermelding invullen via de knop. Antwoord Vermeld hier in het kort het antwoord tijdens het telefoongesprek. U kunt een uitgebreide vermelding invullen via de knop. Venster sluiten Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. 5. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Hierna keert u weer terug naar het Fidura Informatie Centrum. Module Activiteiten 41

1.7.12. Uitgaande e-mailberichten U kunt een e-mailbericht versturen door het e-mailadres aan te klikken bij de adresgegevens. Ook via de module Activiteiten is het mogelijk e-mailberichten te versturen. Deze functionaliteit werkt alleen voor een volgens voorschriften van Fidura geïnstalleerde versie van Outlook. Alvorens u een e-mailbericht kunt versturen via de module Activiteiten dient er eerst een actie te worden aangemaakt van het type E-mail. Werkwijze: 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op de Applicatieknop. 2. Selecteer het betreffende dossier of de betreffende relatie of medewerker. 3. Klik op het tabblad Startmenu op het pictogram. Hierna verschijnt een scherm met alle beschikbare acties van het type E-mail van de geselecteerde relatie, dossier of medewerker. 4. Vul - desgewenst - voor de volgende velden en kolommen een waarde in: Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker voor deze relatie voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. 42 Module Activiteiten

Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. Selectie Vink alle relaties aan voor wie het e-mailbericht bestemd is. Contactpersoon Per relatie kunt u via de selectielijst in deze kolom een contactpersoon selecteren. Emailkeuze Via de selectielijst in deze kolom kunt u de e-mailkeuze wijzigen. U kunt hierbij kiezen voor Email relatie of Email contactpersoon. Via de knop achter deze kolom opent u de module Relatie waar u voor de geselecteerde relatie of contactpersoon eventuele wijzigingen kunt doorvoeren. Email-veld Indien bij de relatie geen e-mail adres is ingevuld, kunt u nu in het grid handmatig alsnog het e-mailadres invullen. Het voor deze actie handmatig ingevoerde e-mailadres wordt echter niet opgeslagen bij de relatie/contactpersoon). TO / CC / BCC Als u het vakje in de kolom TO aanvinkt, dan verstuurt u het e-mailbericht naar de relatie of contactpersoon die in deze regel vermeld staat. Als u het vakje in de kolom CC (Carbon Copy) aanvinkt, dan krijgt de relatie of contactpersoon die in deze regel vermeld staat een kopie van het e-mailbericht; de naam van deze relatie of contactpersoon is zichtbaar voor de andere geadresseerden. Als u het vakje in de kolom BCC (Blind Carbon Copy) aanvinkt, dan krijgt de relatie of contactpersoon die in deze regel vermeld staat een kopie van het e-mailbericht; de naam van deze relatie of contactpersoon is niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Onderwerp Vul in dit veld het onderwerp van het e-mailbericht in. Notitie Gebruik dit veld om kort de inhoud van het e-mailbericht aan te geven. U kunt een uitgebreid bericht invullen via de knop. Bijlage Via de knop selecteert u de documenten die u als bijlage wilt meezenden met dit e-mailbericht. Outlook instellingen Venster sluiten In Outlook kan een gebruiker zelf instellen welk briefpapier en/of handtekening voor nieuwe e-mails dient te worden toegepast. Bedrijfslogo, disclaimer en dergelijke kunnen worden opgenomen binnen e-mails die via Fidura worden aangemaakt. Door het vinkje aan te klikken kan men zelf instellen of men deze automatische instelling qua briefpapier cq. handtekening, al dan niet wil toepassen. NB1: Indien via Fidura een uitgaande e-mail wordt aangemaakt, waarbij het nieuwe vinkje is aangekruist, dan is het een vereiste dat de applicatie Outlook reeds is opgestart alvorens de knop OK wordt toegepast. NB2: niet bij alle combinaties van Windows en Office, werkt deze nieuwe functionaliteit geheel correct. In een dergelijk geval kan men dit echter eenvoudigweg omzeilen via de instelling met het nieuwe vinkje. Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. Module Activiteiten 43

5. Bevestig de gemaakte keuze via de knop. Hierna wordt Microsoft Outlook gestart. U kunt hier het e-mailbericht nog aanpassen, zoals het aanvullen van de tekst of het invoegen van een extra bijlage. 6. Nadat u de gewenste wijzigingen heeft doorgevoerd kunt via de knop het bericht verzenden. Hierna keert u weer terug naar het Fidura Informatie Centrum. Het verstuurde e-mailbericht wordt automatisch opgeslagen in het elektronisch dossier. 1.7.13. E-mail in Fidura opslaan als concept Indien u het vanuit Fidura gestarte e-mailbericht niet direct wilt verzenden, kunt u dit als concept e-mail opslaan in Fidura. Werkwijze: 1. Sluit het Outlook e-mail scherm (zonder te verzenden). Wanneer de e-mail nog niet verstuurd is en het e-mail scherm wordt gesloten, wordt de vraag gesteld of u de e-mail als concept wilt opslaan, zie schermvoorbeeld. 2. Afhankelijk van de configuratie van uw pc en het netwerk verschijnt de vraag in onderstaand scherm indien u de knop activeert in het scherm E-Mail-uitgaand- Dossier. 1. Wanneer u klikt op de knop Opslaan wordt de concept e-mail opgeslagen als activiteit onder de in Fidura gekozen medewerker, het gekozen dossier en/of 44 Module Activiteiten

de gekozen relatie. Indien geen relatie of dossier is gekozen bij het aanmaken van de e-mail, dan wordt de e-mail alleen opgeslagen onder de medewerker. Let op: een vanuit Fidura aangemaakte en als concept opgeslagen e-mail wordt niet opgeslagen in Outlook! 2. Indien u kiest voor Annuleren verschijnt onderstaand scherm. Bij klikken op Yes of Ja wordt de wijziging niet opgeslagen. 3. Als op de knop Naar e-mail' wordt geklikt, wordt de reeds geopende concept e-mail getoond en kunt u deze verder bewerken en/of verzenden. 3. De opgeslagen concept e-mails zijn zichtbaar in het betreffende dossier in: de map Concept (met vermelding van het aantal aanwezige concepten). De nieuwe map Concept is een vaste map onder de hoofdmap Activiteit en niet gerelateerd aan activiteitensoorten. de map Activiteiten het Postboek 4. De opgeslagen concept e-mail is te herkennen aan het nieuwe icoon. 5. U kunt in Fidura een als concept opgeslagen e-mail openen d.m.v. een dubbelklik (of Enter) op de bijbehorende activiteitenregel. De betreffende e-mail wordt vervolgens in Outlook geopend. Wanneer op Verzenden wordt geklikt dan wordt de e-mail door Outlook verstuurd en in het Activiteitenvenster verplaatst van de map Concept naar de map E-Mail. Module Activiteiten 45

1.7.14. Automatisch invullen onderwerpregel in e-mail Bij uitgaande E-mailberichten kunt u in de onderwerpregel Dossier- en/of relatievelden automatisch laten vullen. De mogelijkheden zijn: dossiernaam, dossiernummer, dossierkenmerk, relatienaam, relatienummer. Werkwijze: 1. Klik in het scherm E-mail-uitgaand-dossier op het in de onderwerpregel. 2. Klik op de optie Onderwerpregel bewerken. Het scherm E-mail-onderwerp sjablonen verschijnt. 3. Indien u klikt op het achter de knop (Auto-veld) worden de beschikbare dossier- en relatievelden getoond. Wanneer u een dossier als uitgangspunt kiest, kunt u de velden Dossiernaam,Dossiernummer en Dossierkenmerk gebruiken. Als u uitgaat van een relatie als uitgangspunt zijn de velden Relatienaam en Relatienummer te gebruiken. Door klikken op de gewenste velden worden deze velden in de regel onder Sjabloon beschrijving geplaatst. Deze velden worden omgezet zodra de e-mail aangemaakt wordt. 4. Wanneer u de sjablonen klaar heeft, kunt u de regel selecteren die u direct wilt gebruiken. Vervolgens klikt u op de knop Ok+overnemen, de geselecteerde regel verschijnt direct in de onderwerp regel. Een regel kan altijd (zowel met of zonder selecteren van een regel uit de dropdownlijst) nog handmatig bewerkt of door u zelf ingevuld worden. NB.1: u kunt de Onderwerpregel te allen tijde nog handmatig bewerken. NB.2: De onderwerpregels worden onder de persoonijke instellingen bewaard (opslag per werkstation). 46 Module Activiteiten

1.7.15. E-mail beantwoorden of doorsturen vanuit het Informatiecentrum U kunt een geïmporteerde e-mail beantwoorden of doorsturen vanuit het Informatie centrum door deze te openen en te kiezen voor Beantwoorden of Doorsturen. Na het verzenden of bewerken (concept) zal de betreffende e-mail onder hetzelfde dossier, relatie en/of medewerker als de oorspronkelijke e-mail worden opgeslagen binnen de Activiteitenmodule. Na het openen van een inkomende e-mail vanuit het Informatie Centrum, kan Fidura op de volgende acties vanuit het Outlookscherm reageren: - Beantwoorden - Allen beantwoorden - Doorsturen Indien het Outlookscherm wordt gesloten zonder verzenden kan de e-mail worden opgeslagen als concept. Module Activiteiten 47

1.7.16. Afspraken vastleggen U kunt via de module Activiteiten afspraken vastleggen in de agenda van Microsoft Outlook. Deze functionaliteit werkt alleen voor een volgens voorschriften van Fidura geïnstalleerde versie van Microsoft Outlook. Alvorens u een afspraak kunt maken, dient er eerst een actie te worden aangemaakt van het type Afspraak. Werkwijze: 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op de Applicatieknop. 2. Selecteer het betreffende dossier, relatie of medewerker. 3. Klik in de pictogrammenbalk op het pictogram. Hierna verschijnt het bijbehorende actiescherm: 48 Module Activiteiten

4. Geef voor de volgende velden een waarde in: Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker voor deze relatie voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. Datum Vul hier de datum in waarop de afspraak zal plaatsvinden. U kunt de Start tijd Eind tijd Onderwerp Notitie Venster sluiten datum ook selecteren via de knop. In dit veld kunt u de aanvangstijd van de afspraak invullen. In dit veld kunt u - desgewenst - de eindtijd van de afspraak invullen. Gebruik het onderwerp om kort te beschrijven om wat voor afspraak het gaat. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. In dit veld kunt u aanvullende informatie over de afspraak vermelden. Heeft u aan deze ruimte niet voldoende, dan kunt u een uitgebreide tekst invullen via de knop. Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. 5. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Hierna keert u weer terug naar het Fidura Informatie Centrum. 6. Bij het starten van Microsoft Outlook activeert u de functie Agenda. In de kalender staat bij de betreffende dag de afspraak genoteerd. Door de afspraak aan te klikken, kunt u lezen wat u genoteerd heeft als notitie. Module Activiteiten 49

1.7.17. Termijnen vastleggen U kunt via de module Activiteiten termijnen vastleggen in de agenda van Microsoft Outlook. Deze functionaliteit werkt alleen voor een volgens voorschriften van Fidura geïnstalleerde versie van Microsoft Outlook. Alvorens u een termijn kunt vastleggen, dient er eerst een actie te worden aangemaakt van het type Termijn. Werkwijze: 1. Activeer het selectiescherm door te klikken op de Applicatieknop. 2. Selecteer het betreffende dossier, relatie of medewerker. 3. Klik in de pictogrammenbalk op het pictogram. Hierna verschijnt het bijbehorende actiescherm: 50 Module Activiteiten

4. Geef voor de volgende velden een waarde in: Medewerker Standaard wordt hier de verantwoordelijke medewerker voor deze relatie voorgesteld. Desgewenst kan hiervan worden afgeweken indien in de standaarddocumenten wordt uitgegaan van de uitvoerende medewerker. Selecteer in dat geval via de selectielijst de naam van de gewenste medewerker. Activiteitensoort Hier kunt u desgewenst via de selectielijst de activiteitensoort wijzigen bij deze actie. Status Hier kunt u een status uit een vooraf gedefinieerde tabel aan de activiteit koppelen. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren in de tabel Activiteitenstatussen. Datum Vul hier de datum in waarop de termijn aanvangt. U kunt de datum ook Termijn Datum Start tijd Eind tijd Onderwerp Notitie Venster sluiten selecteren via de knop. Vul hier de datum in waarop de termijn eindigt. U kunt de datum ook selecteren via de knop. In dit veld kunt u de aanvangstijd van de termijn invullen. In dit veld kunt u - desgewenst - de eindtijd van de termijn invullen. Gebruik het onderwerp om kort te beschrijven om wat voor termijn het gaat. Op deze omschrijving kan later gezocht worden. In dit veld kunt u aanvullende informatie over de termijn vermelden. Heeft u aan deze ruimte niet voldoende, dan kunt u een uitgebreide tekst invullen via de knop. Hier kunt u zelf te bepalen of het startscherm van deze actie na het beëindigen van de actie wordt gesloten of op het scherm blijft staan. Indien het de bedoeling is, dat het scherm wordt gesloten na de actie dient u eenmalig een vinkje te zetten bij de optie Venster sluiten. 5. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Hierna keert u weer terug naar het Fidura Informatie Centrum. 6. Bij het starten van Microsoft Outlook activeert u de functie Agenda. In de kalender staat bij de betreffende dag de termijn genoteerd. Door de termijn aan te klikken, kunt u lezen wat u genoteerd heeft als notitie. Module Activiteiten 51

1.8 Activiteiten bewerken Een activiteit kan binnen Fidura twee statussen hebben, namelijk Openstaand en Gereed. Openstaand: Een activiteit kan geopend en gewijzigd worden. Zodra u een activiteit toevoegt, dan krijgt deze automatisch de status Openstaand. Gereed: Een activiteit kan gereedgemeld worden. De activiteit is dan nog steeds te openen, echter niet meer te wijzigen. U kunt er bovendien voor kiezen om voltooide activiteiten niet meer in het Activiteitenvenster te tonen. In de volgende paragrafen krijgt u informatie over het bewerken van activiteiten: 1.8.1. Weergave activiteiten Standaard worden van activiteiten zowel de status Gereed als Openstaand getoond. Het is echter mogelijk om alleen de openstaande of voltooide (= gereedgemelde) activiteiten te tonen. De weergave kunt u instellen via het menu Beeld van de menubalk of door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u via de menuoptie Weergave een keuze kunt maken. De aan het dossier gekoppelde relaties worden in alfabetische volgorde getoond en de activiteiten op datum, waarbij de meest recente datum bovenaan staat. Indien op één datum meerdere activiteiten in een dossier zijn opgestart, staat de laatst opgestarte activiteit bovenaan. 52 Module Activiteiten

1.8.2. Activiteiten openen Via het Activiteitenvenster kunt u gemaakte activiteiten openen. Dit kan door te dubbelklikken op een activiteit of door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Openen. 1.8.3. Activiteiten gereedmelden Via het Activiteitenvenster kunt u activiteiten gereedmelden. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Gereedmelden. Hierna verschijnt het volgende scherm: Om een activiteit gereed te kunnen melden moet u wel via de selectielijst een verantwoordelijke medewerker selecteren. De datum van gereedmelden wordt in het vervolg voor deze activiteit in het Activiteitenvenster getoond. Indien u hiervoor bent geautoriseerd kunt u via het Activiteitenvenster het gereedmelden van activiteiten ook weer ongedaan maken. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Gereedmelden ongedaan maken. N.B.: u kunt ook meerdere activiteiten in één keer gereed melden. 1.8.4. Activiteiten verwijderen Via het Activiteitenvenster kunt u gemaakte activiteiten verwijderen. U kunt zowel openstaande als voltooide activiteiten verwijderen door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Verwijderen. Acties van het type Brief, Fax en Telefoon kunnen ook worden verwijderd door de activiteit te selecteren en daarna te drukken op de toets [DEL]. Hierna vraagt het programma om een bevestiging. Module Activiteiten 53

Om acties van het type E-mail, Afspraak of Termijn te verwijderen, opent u de betreffende activiteit en daarna klikt u in het bijbehorende actiescherm op de knop. Wilt u meerdere activiteiten verwijderen, dan selecteert u de te verwijderen activiteiten in het Activiteitenvenster door ze met de linker muisknop aan te klikken met een ingedrukte Ctrl-toets. De geselecteerde activiteiten worden hierdoor gemarkeerd weergegeven. De geselecteerde activiteiten zijn nu te verwijderen door het snelmenu te activeren via de rechter muisknop en daarna te kiezen voor de optie Verwijderen. U kunt ook gebruik maken van de Del-toets. Hierna vraagt het programma om een bevestiging: 1.8.5. Activiteiten hernoemen Via het Activiteitenvenster kunt u aan een opgeslagen activiteit achteraf een andere naam toekennen. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Hernoemen. Hierna verschijnt het volgende scherm: Geef de geselecteerde activiteit de gewenste naam door de vorige naam te overschrijven in het invulveld. Bevestig de gewijzigde naam via de knop. Hierna keert u weer terug naar het scherm Informatie Centrum waar de gewijzigde naam in het Activiteitenvenster te zien is. 54 Module Activiteiten

1.8.6. Activiteiten afdrukken Via het Activiteitenvenster kunt u een activiteit afdrukken als dit een Word-document, een Excel- of een Pdf-document betreft of een telefoonnotitie. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Afdrukken. De afdrukfunctie is ook te activeren via het pictogram, via de menubalk door te kiezen voor de menuoptie Bestand / Afdrukken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie [Ctrl + P]. Telefoonnotities zijn eveneens af te drukken via het overzicht Telefoonnotities; dit overzicht is te activeren via de menubalk door te kiezen voor de optie Overzichten / Telefoonnotities. Let op: Na het selecteren van een activiteit waarbij het afdrukken niet wordt ondersteund, volgt een foutmelding: 1.8.7. Documenten kopiëren en verplaatsen Het is mogelijk om documenten die binnen een bepaald dossier of bepaalde relatie zijn gemaakt te kopiëren of te verplaatsen naar een ander dossier of andere relatie. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Kopiëren of Knippen om het geselecteerde document respectievelijk te kopiëren of te verplaatsen. Documenten kunnen ook worden gekopieerd of verplaatst door het document te selecteren en daarna gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + C] om te kopiëren of [Ctrl + X] om te verplaatsen. Hierna selecteert u de relatie of het dossier waar het document geplaatst moet worden. Activeer vervolgens het snelmenu via de rechter muisknop en kies de optie Plakken of gebruik de toetscombinatie [Ctrl + V]. Module Activiteiten 55

1.8.8. Eenvoudig of expert (geavanceerd) zoeken in documenten Het is mogelijk om te zoeken naar en in (lokale) bestanden, mappen op het netwerk en in de Fidura documenten en database. Voordat met deze functionaliteit kan worden gewerkt, zullen een aantal services moeten worden geïnstalleerd en geconfigureerd. Voor de Fidura-directory is een keuze mogelijk voor Windows Search of Indexing Service: * Indexing service: Fidura-directory op Windows 7 of lager * Windows Search: Fidura-directory op Windows 7 of hoger Slechts één van de twee opties is mogelijk. In het geval van Windows search volgt u de volgende stappen zoals beschreven in de Installatiehandleiding (zie ook: Technisch Voorbereidingsdocument). Beide documenten kunt u downloaden via de Fidura-site. Autorisatie aanpassen: Ga naar de module Systeemonderhoud en activeer een of beide onderstaande rechten voor de betreffende gebruiker(sgroep) op het tabblad Rechten/Groep. * Eenvoudig zoeken (uitsluitend zoeken binnen de Fidura-directory) * Expert zoeken (zoeken in de Fidura-directory en bestanden en mappen op de server) Indien aan u als gebruiker aan het recht getiteld Eenvoudig zoeken bent gekoppeld, kunt u op de hierna beschreven wijze zoeken. Eenvoudig zoeken De zoek-module kan worden geopend vanuit de Activiteiten module door het activeren van de menu-optie of de toetscombinatie Ctrl+Z. U komt terecht in een zoekscherm met de tabbladen Zoeken en Uitgebreid. Gezocht kan worden op hele woorden en/of een gedeelte van woorden. Een voorbeeld: Indien 'Fidura' wordt gezocht dan worden bestanden met hierin het woord 'Fidura' gevonden (exact match) Indien 'Fidu' wordt gezocht dan worden bestanden met hierin het woord 'Fidura' gevonden en ook bestanden met hierin bijv. het woord 'Fiduratestomgeving' (partial match). N.B.: indien u bij de zoekopdracht een asterisk * gebruikt, krijgt u geen resultaat. Op het tabblad Uitgebreid staat default een vinkje voor de opties Relatie, Dossier en Activiteiten. Binnen deze opties wordt in de Fidura database standaard gezocht op o.a. de in onderstaande tabel weergegeven velden. Hieronder worden de belangrijkste zoekvelden genoemd maar er wordt ook in andere velden gezocht. Bij de presentatie van de gevonden zoekresultaten wordt vermeld in welk veld een gegeven gevonden is. Module Activiteit: Naam activiteit Beschrijving Vraag (Telefoonnotitie) Antwoord (Telefoonnotitie) Module Dossier: Dossiernaam Toelichting Omschrijving Kenmerk Wederpartij Module Relatie: Zoeknaam Contactpersoon Achternaam Beroep Postadres Locatie Postadres Omschrijving Woonadres Omschrijving Woonadres toevoeging Woonadres Straatnaam Betalingsconditie Handelsnaam Statutaire naam Korte naam 56 Module Activiteiten

Werkwijze: 1. Voer in het veld onder Zoek naar het woord omgangsregeling als zoektekst in met op het tabblad Uitgebreid alle opties aangevinkt. Alle activiteiten waarbij het woord omgangsregeling voorkomt in de documentnaam en/of de beschrijving bij de activiteit worden als zoekresultaat worden aangeboden. Uiteraard kunt u ook uitsluitend binnen bijvoorbeeld de optie Activiteiten zoeken. 2. Selecteer uit het zoekresultaat het gezochte document en dubbelklik hierop. U komt in het Activiteitenscherm van de betreffende Relatie of Dossier terecht. Indien aan deze activiteit een fysiek document is gekoppeld (Word-document, Excelbestand, Email) wordt het betreffende document geopend. Wanneer de geselecteerde activiteit een Telefoonnotitie, een Termijn- of een Agenda-afspraak betreft wordt de cursor op de betreffende activiteit gepositioneerd. Indien de zoekterm in een relatienaam of dossiernaam voorkomt, wordt door dubbelklikken op het zoekresultaat het betreffende dossier of de betreffende relatie geopend. Module Activiteiten 57

Expert zoeken Indien aan u als gebruiker aan het recht getiteld Expert zoeken bent gekoppeld, kunt u op de hierna beschreven wijze zoeken. De zoek-module kan worden geopend vanuit de Activiteiten module door het activeren van de menu-optie of de toetscombinatie Ctrl+Z. U komt terecht in een zoekscherm. Werkwijze: 1. In het volgende schermvoorbeeld zijn de locatie Fidura share (dit is de plaats waar de Fidura-documenten van de module Activiteiten opgeslagen zijn) en de optie Zoeken in bestanden, mappen en Fidura geselecteerd en is als zoektekst het woord omgangsregeling ingegeven. Het zoekresultaat is vergelijkbaar met het resultaat onder Eenvoudig zoeken zoals hiervoor beschreven (zie schermvoorbeeld). De gevonden resultaten zijn verdeeld over 3 tabbladen: tabblad Bestanden, tabblad Mappen en tabblad Fidura. Door klikken op de tabblad-naam kunt u de respectievelijke resultaten bekijken. 2. Behalve zoeken in de Fidura-share kunt u ook zoeken in Exportbestanden (dit is de locatie waar u de bestanden opslaat die u vanuit de module Rapportage exporteert). Zie onderstaand schermvoorbeeld. 58 Module Activiteiten

3. Met de optie Browse kunt u ook zoeken naar bestanden van uw eigen (netwerk)locatie. Indien u onder locatie kiest voor de optie Browse en hierop klikt, wordt het volgende venster geopend. U kunt hier naar een lokale map of naar een map die zich op uw netwerk bevindt navigeren. De gewenste map wordt na bevestiging door klikken op de OK-knop toegevoegd aan de locatie lijst en direct geselecteerd. Deze lijst wordt pas geleegd na het sluiten van de zoek module. Module Activiteiten 59

1.8.9. Een nieuwe versie maken Het is mogelijk om van een geïmporteerd of bestaand document (Brief, Fax, Contract, Processtuk of Overig tekstdocument) een nieuwe versie te maken. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Nieuwe versie. U kunt ook een nieuwe versie maken door na het selecteren van een document te klikken op het pictogram. Hierna wordt er een kopie gemaakt van het geselecteerde document en deze krijgt dezelfde naam, gevolgd door een versienummer. 1.8.10. Status van een activiteit aanpassen U kunt een status aan een uitgaande of geïmporteerde activiteit koppelen. Hiervoor dient de tabel Activiteitenstatussen te worden gedefinieerd. De inrichting van deze tabel legt u vast via de menu-optie Onderhoud/Activiteitenstatussen met codes en bijbehorende omschrijvingen. Voorbeeld:, CNC - Concept, DEF Definitief, GEL Gelezen/gezien, PRN Printen, VERZ - Verzonden etc. De aan de activiteit gekoppelde status ziet u terug in het electronisch Postboek. Hier kunt u de status van een activiteit eveneens via het rechtermuis-menu aanpassen. U kunt tevens de status van meerdere activiteiten in één keer aanpassen. 60 Module Activiteiten

1.8.11. Datum van een activiteit wijzigen Indien u ingekomen/gescande stukken, ontvangen e-mailberichten etc. op een later moment aan de betreffende Fidura dossiers koppelt, kunt u alsnog de originele (brief)datum en tijdstip aan de bestanden koppelen door de optie Automatisch dateren. Deze optie is zichtbaar in het startscherm van alle bestaande Acties, behalve de Actie Telefoon. Standaard is de optie Automatisch dateren afgevinkt. Indien u het vinkje uitzet, verschijnt onderstaand scherm en kunt u de datum en het tijdstip handmatig ingeven. Bij de actie Telefoon wordt standaard de systeemdatum en het tijdstip van starten van de actie getoond maar deze kunnen door u worden gewijzigd. Module Activiteiten 61

1.8.12. Eigenschappen van een activiteit aanpassen Het is mogelijk om de eigenschappen van een activiteit aan te passen. Dit kan door in het Activiteitenvenster met de rechter muisknop éénmaal op een activiteit te klikken. Hierna verschijnt een snelmenu waarin u kiest voor de menuoptie Eigenschappen. Vervolgens verschijnt het scherm Eigenschappen. In dit scherm kunt u de volgende velden aanpassen:. Actietype: Hier kunt u via de selectielijst alsnog kiezen voor een ander actietype. Er kan gekozen worden uit Brief, Fax, Contract, Processtuk en Overige tekstdocumenten. U verplaatst hiermee een activiteit naar een andere (sub)map. Activiteitensoort: Hier kunt u via de selectielijst alsnog kiezen voor een andere activiteitensoort. U verplaatst hiermee een activiteit naar een andere (sub)map. Status: Hier kunt u alsnog kiezen uit een van de vooraf in de tabel Activiteitenstatussen gedefinieerde correspondentie-statussen, in deze administratie zijn dit: CNC - Concept, DEF - Definitief, GLZ Gelezen/Gezien, PRN Printen. De door u gecreëerde inrichting ziet u terug in het scherm Informatie centrum en in het Postboek. Omschrijving: In het witte tekstvak kan achteraf de omschrijving van de activiteit veranderd worden. 62 Module Activiteiten

1.9 Standaarddocumenten 1.9.1. Standaarddocumenten aanmaken Alvorens u acties van het type Brief kunt maken, dient er ten minste één standaarddocument of sjabloon te zijn aangemaakt. In dit document kunt u een aantal zaken vastleggen. Ten eerste kunt u een groot aantal velden vanuit de verschillende modules (domeinen) van Fidura koppelen. Daarnaast kunt u de lay-out van het document via de Word-functionaliteit geheel zelf inrichten. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Onderhoud en kies daarna voor Standaarddocumenten. Hierna verschijnt het scherm Wordkoppeling. Kies eerst het domein waarvoor u het document wilt maken; in ons voorbeeld is dat het domein Relatie- Dossier. 2. Via de selectieknoppen in het midden van dit scherm kunt u een keuze maken uit de beschikbare velden en deze verplaatsen naar de geselecteerde velden. De geselecteerde velden kunt u later in het standaarddocument opnemen. Als u de [Ctrl]- toets ingedrukt houdt, kunt u meerdere velden tegelijkertijd selecteren. 3. Door het wel of niet aanvinken van het vakje bij Geen merge uitvoeren kunt u aangeven of dit document wel of niet automatisch moet worden samengevoegd. 4. Door het aanvinken van het vakje bij Meerdere relaties, één document weet Fidura dat bij het gebruik van dit standaarddocument geen dossiermailing dient te worden aangemaakt, maar dat de gegevens van meerdere relaties binnen één standaarddocument dienen te worden geplaatst. Module Activiteiten 63

5. Zodra u klaar bent met de selectie van beschikbare velden klikt u op de knop om een nieuw document definiëren. Hierna verschijnt een scherm waarin u een naam kunt geven aan het nieuwe document. 6. Klik op de knop om de naam te bevestigen. Hierna start Microsoft Word. 7. U kunt nu in Microsoft Word het document gaan samenstellen. Met behulp van de menubalk Afdruk Samenvoegen kunt u de geselecteerde velden in het document opnemen. U kunt de velden willekeurig en zo vaak als u wilt in een document plaatsen. Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 8. Zodra u klaar bent met het samenstellen van uw document, slaat u het op via de menuoptie Bestand, Sluiten. Het document wordt automatisch op de juiste manier opgeslagen. 9. Bij het aanmaken van een nieuwe actie kunt u nu in het vervolg het gemaakte document koppelen aan een actie van het type Brief of Fax. 64 Module Activiteiten

1.9.2. Standaarddocumenten wijzigen U kunt een standaarddocument of sjabloon wijzigen. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Onderhoud en kies daarna voor Standaarddocumenten. Hierna verschijnt het scherm Wordkoppeling. 2. Selecteer eerst het domein, vervolgens kiest u voor dat domein het standaarddocument dat u wilt wijzigen. Indien u ook extra of nieuwe velden wenst mee te nemen in het te wijzigen standaarddocument, dan dient u deze eerst te selecteren. Dat is niet nodig indien u uitsluitend tekstuele wijzigingen wenst door te voeren. 3. Door te klikken op de knop wordt Microsoft Word gestart en kunt u het standaarddocument wijzigen. Module Activiteiten 65

1.9.3. Standaarddocument koppelen aan relatiesoort U kunt een standaarddocument koppelen aan een relatiesoort. Na de intake van een nieuwe zaak wordt bijvoorbeeld veelal een opdrachtbevestiging met daarin vastgelegde afspraken met betrekking tot de behandeling van een zaak en het overeengekomen uurtarief aan de cliënt gestuurd. Indien u van een dergelijke opdrachtbevestiging een standaarddocument hebt gemaakt, kunt u dit document aan de relatiesoort Cliënt koppelen. Als u vervolgens de aan dit standaarddocument gekoppelde actie start, is het vinkje bij de cliënt al gezet. U kunt hiervan uiteraard nog altijd afwijken. 66 Module Activiteiten

1.10 Het Postboek Via de functie Postboek kunt u documenten snel zoeken. Verder is het mogelijk om vanuit het Postboek meerdere documenten tegelijk af te drukken en/of te openen. U activeert het Postboek door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie. U kunt zoeken op de velden Medewerker (de medewerker namens wie het document gemaakt is), Actietype, Actie, Relatie en Dossier. Daarnaast kunt u onderscheid maken tussen documenten die vandaag, deze week, een specifieke datum of periode of ooit (alle) zijn aangemaakt. Vervolgens kunt u één of meerdere documenten selecteren door ze met de linker muisknop aan te klikken. Door gebruik te maken van de Shift toets kunt u een aaneengesloten blok documenten selecteren. Daartoe klikt u met een ingedrukte Shift-toets op het eerste document en daarna op het laatste document van het te selecteren blok. Indien u de Ctrl-toets ingedrukt houdt, kunt u documenten één voor één selecteren. De geselecteerde documenten kunt u afdrukken via de knop. De geselecteerde documenten kun u openen via de knop. In het elektronisch Postboek zijn onder de rechtermuisknop dezelfde opties beschikbaar als onder de rechtermuisknop in het hoofdscherm van Activiteiten. Module Activiteiten 67

1.11 Mailing Met de functie Mailing kunt u een groep relaties tegelijk hetzelfde document toesturen. Dit document wordt per relatie opgeslagen en krijgt als omschrijving Mailing. De functionaliteit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het versturen van een adreswijziging, het maken van etiketten, etc. Om een mailing te kunnen versturen, dient u de volgende stappen te doorlopen: Werkwijze: 1.11.1. Mailingcode aanmaken 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Onderhoud en kies daarna voor Onderhoud mailingcode. Hierna verschijnt het scherm Mailingcodes onderhouden. 2. Klik op de knop of gebruik de toetscombinatie [Alt + T] om het scherm Malingcodes toevoegen te openen. 3. Vul in dit scherm de nieuwe mailingcode en desgewenst een omschrijving in. 4. Klik op de knop om de ingevulde gegevens te bevestigen. 68 Module Activiteiten

1.11.2. Relaties koppelen aan een mailingcode In Fidura kunt u relaties koppelen aan een mailingcode. Het programma biedt uitgebreide selectiemogelijkheden op zowel dossier- als relatieniveau. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Proces en kies daarna voor Toewijzen mailingcode aan relatie. Hierna verschijnt het scherm Toewijzen mailingcode aan relaties. 2. Het scherm Toewijzen mailingcode aan relaties heeft twee tabbladen, namelijk tabblad Zoek en tabblad Huidig. Op het tabblad Zoek bepaalt u de selectiecriteria, bijvoorbeeld Contactpersoon Hoofd, Contactpersoon Kenmerken, Relatie Relatienummer, Relatie Relatiesoort. Op het tabblad Huidig kunnen de geselecteerde relaties desgewenst worden bewaard. Bij gebruik van dezelfde mailingcode in de toekomst, worden de bewaarde relaties, die nog aan de selectiecriteria voldoen, weer meegenomen en de overige relaties uit de selectie verwijderd. 3. Klik na het maken van de gewenste selectie op de knop om het zoekproces te starten. Hierna verschijnen onderin uw scherm alle relaties die aan de selectie voldoen. Module Activiteiten 69

4. Vink de relaties aan die u wilt aanschrijven. Via de knop kunt u alle relaties selecteren die aan de selectiecriteria voldoen. 5. Klik vervolgens op de knop om de selectie op te slaan. De selectie wordt aan de reeds geselecteerde groep toegevoegd. 1.11.3. Mailing versturen U kunt een mailing versturen nadat u een mailingcode hebt aangemaakt en relaties aan deze mailingcode hebt gekoppeld. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Proces en kies daarna voor Mailing versturen. Hierna verschijnt het scherm Mailing verzenden. 2. Selecteer de mailingcode waarvan u de mailing wilt versturen. 3. Selecteer in het veld Actie via de selectielijst welke actie (document) u wilt gaan gebruiken voor de mailing. Deze actie moet reeds aanwezig zijn. 70 Module Activiteiten

4. In het veld Naam mailing geeft u de mailing een naam. Deze naam verschijnt na het versturen van de mailing per relatie in het Activiteitenvenster. 5. In het veld Omschrijving kunt u een korte toelichting invullen. U kunt een uitgebreide omschrijving invullen via de knop. 6. Selecteer via de selectielijst de verantwoordelijke medewerker van deze mailing. 7. Via het veld Datum gereed kunt u de mailing gereedmelden waardoor het een Alleenlezen document wordt. Om de mailing gereed te melden, selecteert u in het veld Namens medewerker welke medewerker de mailing gereed meldt. 8. Bevestig de ingevoerde gegevens via de knop. 9. Fidura stuurt nu de gegevens naar Microsoft Word. Het tekstverwerkingsprogramma wordt automatisch gestart. U kunt nu - desgewenst - het te verzenden document aanpassen. 10. Via de knop kunt u de afzonderlijke brieven maken. De velden worden nu vanuit Fidura gevuld. 11. Via de knop kunt u de mailing rechtstreeks afdrukken. 12. Via de knop kunt u de gemaakte brief samenvoegen naar Outlook met de gegevens van de geselecteerde relaties uit Fidura. Hiervoor dient u in de geselecteerde standaardbrief de samenvoegvelden «Contactpersoon Email» en/of «Relatie Email» te activeren en aan de geselecteerde relaties een e-mailadres te koppelen. Indien aan die voorwaarden is voldaan, worden automatisch E-mailberichten in Outlook aangemaakt. Module Activiteiten 71

1.11.4. Etiketten afdrukken Via de functie Mailing is het mogelijk etiketten af te drukken. Hiervoor neemt u de volgende stappen: 1. Maken van een standaarddocument (sjabloon) voor etiketten 2. Aanmaken van een actie: etiketten 3. Maken van een mailingcode t.b.v. de etiketten 4. Koppelen van relaties aan de mailingcode 5. Mailing versturen => Maken van de etiketten Stap 1: Maken van een standaarddocument (sjabloon) voor etiketten 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Onderhoud / Documenten. Hierna verschijnt het scherm Wordkoppeling. Kies eerst het domein waarvoor u het document wilt maken. 2. Via de selectieknoppen in het midden van dit scherm kunt u een keuze maken uit de beschikbare velden en deze verplaatsen naar de geselecteerde velden. De geselecteerde velden kunt u later in het standaarddocument opnemen. Als u de Ctrl-toets ingedrukt houdt, kunt u meerdere velden tegelijkertijd selecteren. 3. Zodra u klaar bent met de selectie van beschikbare velden klikt u op de knop om een nieuw document definiëren. Hierna verschijnt een scherm waarin u een naam kunt geven aan het nieuwe document. 4. Klik op de knop om de naam te bevestigen. Hierna start Microsoft Word. 5. U kunt nu in Microsoft Word het document gaan samenstellen. Met behulp van de menubalk Afdruk Samenvoegen kunt u de geselecteerde velden in het document opnemen. U kunt de velden willekeurig en zo vaak als u wilt in een document plaatsen. 6. Klik vervolgens op de knop. Hierna verschijnt het scherm Afdruk samenvoegen: Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 72 Module Activiteiten

7. Klik op de knop Maken en maak de keuze Adresetiketten. Hierna vraagt het programma u de volgende keuze te maken: Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 8. Klik op de knop Documenttype wijzigen of op de knop Opties. Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 9. Kies een etiketlay-out (productnummer) en klik op de knop. Hierna verschijnt het scherm Etiketten maken: Module Activiteiten 73

Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 10. Klik op de knop Samenvoegveld invoegen en selecteer de gegevens die u op het etiket wilt afdrukken. Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 11. Zodra het etiket klaar is, kunt u via de knop het venster sluiten; het document is nu klaar. U komt nu terug in het menu Afdruk samenvoegen. Daar klikt u op de knop Sluiten. U komt nu vanzelf terug in het Word-document. 74 Module Activiteiten

Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 Voordat u dit document kunt gebruiken, dient u eerst een actie aan te maken waaraan het document gekoppeld wordt. Stap 2: Aanmaken van een actie (etiketten) De mogelijke acties die gestart worden binnen de module Activiteiten worden eenmalig vastgelegd. Hierbij worden keuzes gemaakt voor het soort actie en vorm van afhandeling door Fidura. 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Onderhoud / Acties. Hierna verschijnt het scherm Actie navigatiescherm: 2. Klik nu op de knop of gebruik de toetscombinatie [Alt + T]. 3. U kunt nu een nieuwe actie toevoegen. Module Activiteiten 75

In de volgende tabel vindt u een omschrijving van de beschikbare velden. ActieCode Omschrijving Actietype Richting Domein Standaarddocument Standaard actie Standaard relatiesoort Standaard activiteitensoort Deze code wordt automatisch toegekend door Fidura. Dit veld is voor de omschrijving van de actie die automatisch wordt overgenomen bij het starten van een activiteit van deze actie. Selecteer hier via de selectielijst het actietype Brief. Geef hier via de selectielijst aan dat het gaat om een uitgaande actie. Selecteer hier via de selectielijst het domein Relatie-Dossier. Selecteer hier via de selectielijst het document Etiketten. U vinkt dit vakje aan als deze actie als standaard dient voor dit actietype. Per actietype kan er maar één actie standaard zijn. U selecteert hier via de selectielijst welke relatiesoort standaard hoort bij deze actie. Dit is alleen van toepassing voor de actietypes Brief, Contract, Processtuk, Overige tekstdocumenten en E-mail, waarbij de richting Uitgaand is. Hier selecteert u via de selectielijst welke activiteitensoort standaard bij deze actie hoort. Stap 3: Maken van een mailingcode t.b.v. de etiketten U kunt een mailingcode aanmaken door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Onderhoud Mailingcode 76 Module Activiteiten

Stap 4: Koppelen van relaties aan de mailingcode 1. Vervolgens moet u nu de relaties koppelen aan de mailingcode. Daarvoor kiest u in de menubalk voor de menuoptie Proces / Toewijzing mailingcode aan relatie. Hierna verschijnt het scherm Toewijzen mailingcode aan relaties: 2. Selecteer de mailingcode die bedoeld is voor het versturen van de etiketten. 3. Maak eventueel een selectie op bijvoorbeeld Verantwoordelijke, Postcode of Relatietype. Indien u geen selectie wilt maken, kunt u rechtstreeks op de knop relaties worden nu getoond. klikken. De 4. Vink de relaties aan waarvan u een etiket wilt printen. Via de knop worden alle relaties geselecteerd. 5. Klik op de knop om de selectie op te slaan. U heeft nu de relaties gekoppeld. 6. U kunt deze handelingen meerdere malen herhalen, want bij het opslaan van de selectie worden de geselecteerde relaties aan de eerdere selecties toegevoegd. Module Activiteiten 77

Stap 5: Mailing versturen => Maken van de etiketten 1. U kiest u in de menubalk voor de menuoptie Proces / Mailing versturen. Hierna verschijnt het scherm Mailing verzenden: 2. Selecteer de mailingcode die u gebruikt voor de etiketten. 3. Selecteer vervolgens de actie die geschikt is voor het afdrukken van de etiketten. 4. Geef de mailing een duidelijke naam, eventueel uitgebreid met een omschrijving. 5. Klik vervolgens op de knop. Microsoft Word wordt nu opgestart. 78 Module Activiteiten

Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 6. Klik op de knop. Hierna verschijnt het scherm Samenvoegen: Microsoft Word Office XP 7. Door te klikken op de knop Samenvoegen worden de etiketten gemaakt. U kunt nu de etiketten gaan afdrukken. Microsoft Word Office XP Microsoft Word Office 2007/2010 Module Activiteiten 79

1.12 Onderhoudstabellen voor de module Activiteiten De selectielijsten binnen Fidura worden gevuld met gegevens die in standaardtabellen worden ingevoerd. Sommige van deze tabellen zijn aan te vullen met nieuwe selectiemogelijkheden door de juiste gegevens in de onderhoudstabellen op te nemen. Binnen de module Activiteiten zijn de volgende tabellen te onderhouden: Acties: U activeert deze tabel via het menu Onderhoud / Acties. In deze tabel zijn alle bestaande acties opgenomen. U kunt zelf nieuwe acties toevoegen en deze o.a. koppelen aan een actietype en actiegroep. Het is ook mogelijk een ingevoerde actie te definiëren als standaard actie. Verder is het mogelijk acties te wijzigen of te verwijderen. Groepen: U activeert deze tabel via het menu Onderhoud / Groepen. Deze menuoptie is uitsluitend beschikbaar indien de module Incasso is geactiveerd. In deze tabel zijn alle bestaande actiegroepen opgenomen. U kunt zelf nieuwe actiegroepen toevoegen en deze koppelen aan een actietype, een actie en de agenda van een medewerker die verantwoordelijk is voor een dossier of relatie of een medewerker die werkzaam is voor de verantwoordelijke medewerker voor een dossier of relatie. Het is ook mogelijk actiegroepen te wijzigen of te verwijderen. Verwijderen is alleen mogelijk als er geen acties aan de actiegroep verbonden zijn. Soort: U activeert deze tabel via het menu Onderhoud / Soort. In deze tabel zijn alle bestaande actietypes opgenomen. U kunt zelf nieuwe activiteitensoorten definiëren conform de fysieke indeling van uw dossier, bijvoorbeeld mapjes Correspondentie, Processtukken, Diversen, Financiën. Nadat u de tabel Activiteitensoorten hebt aangevuld met door u gewenste soorten kunt u nieuwe en bestaande activiteiten aan de betreffende activiteitensoorten koppelen. Verder is het mogelijk activiteitensoorten te wijzigen of te verwijderen. De door u gecreëerde inrichting ziet u terug in het scherm Informatie centrum. Status: U activeert deze tabel via het menu Onderhoud / Status. In deze tabel kunnen de verschillende statussen van een activiteit worden gedefinieerd. U kunt zelf activiteitenstatussen definiëren met codes en bijbehorende omschrijvingen. Voorbeeld:, CNC - Concept, DEF Definitief, GLZ Gelezen/Gezien, PRN - Printen etc. Vervolgens kan per activiteit de gewenste status worden gekoppeld bij het starten van een activiteit, in het Activiteitenscherm via het rechtermuis-menu of vanuit het Postboek. De door u gecreëerde inrichting ziet u terug in het scherm Informatie centrum en in het Postboek. 80 Module Activiteiten

HOOFDSTUK 2 BIJLAGEN Module Activiteiten 81

2. BIJLAGE: KLUWER GIDS RECHTERLIJKE MACHT / KSU ADRESSENDISK / KLUWER GRM ONLINE Deze bijlage beschrijft hoe u eenmalig de koppeling van Fidura met het pakket Gids Rechterlijke Macht, de KSU Adressendisk en de Kluwer GRM online tot stand kunt brengen. Het gebruik van de koppeling met de Gids Rechterlijke Macht en de KSU adressendisk vereist dat de meest recente versies zijn geïnstalleerd. 2.1 Tot stand brengen koppeling Kluwer Gids Rechterlijke Macht/KSU Adressendisk Om de koppeling met Kluwer Gids Rechterlijke Macht, Kluwer GRM online en/of KSU Adressendisk tot stand te brengen doorloopt u een aantal stappen. Dit document beschrijft slechts hoe u te werk gaat bij het maken van een koppeling met het pakket van Kluwer. Voor de koppeling met KSU gaat u op eenzelfde manier te werk. Bij een nieuwe relatie van het type organisatie is het mogelijk de desbetreffende gegevens over te nemen van de Kluwer Gids Rechterlijke Macht, Kluwer GRM online en/of KSU De Adressendisk voor de Rechtspraktijk. De bijbehorende software dient dan wel beschikbaar te zijn op het netwerk van uw organisatie. In ons voorbeeld is Kluwer Gids Rechterlijke Macht geïnstalleerd op de C-schijf. Dit kan uiteraard elke andere willekeurige (netwerk)schijf zijn. 1. Activeer nieuwe relatie toevoegen door in het zoekscherm te klikken op de knop of gebruik te maken van [Alt+T]. Het is ook mogelijk een nieuwe relatie toe te voegen via de toetscombinatie [Ctrl+N] of via de menubalk door bij de Applicatieknop te kiezen voor de optie Toevoegen. U komt in onderstaand scherm terecht. 2. Selecteer via de selectielijst bij het veld Type relatie voor Organisatie. 3. Selecteer via de selectielijst bij het veld Gegevens overnemen van voor Kluwer Gids Rechterlijke Macht. 82 Module Activiteiten

4. Klik nu op de knop. Het volgende scherm wordt geopend. 5. Selecteer bij het veld Telefoonnummer naar welke communicatiesoort het telefoonnummer geëxporteerd moet worden. 6. Selecteer bij het veld Faxnummer naar welke communicatiesoort het faxnummer geëxporteerd moet worden. 7. Selecteer bij het veld E-mailadres naar welke communicatiesoort het e-mailadres geëxporteerd moet worden. 8. Zoek via de knop de locatie van de Kluwer Gids Rechterlijke Macht. 9. Door te klikken op de knop wordt de koppeling met de Kluwer Gids Rechterlijke Macht tot stand gebracht en kunt u dit programma op de u bekende wijze gebruiken. Module Activiteiten 83

2.2 Tot stand brengen koppeling Kluwer GRM online Om de koppeling met Kluwer Gids Rechterlijke Macht online tot stand te brengen doorloopt u een aantal stappen. Dit document beschrijft slechts hoe u te werk gaat bij het maken van een koppeling met het online pakket van Kluwer. De voorwaarde voor het tot stand brengen van de koppeling is een geldig abonnement met de Gids Rechterlijke Macht online. 1. Activeer nieuwe relatie toevoegen door in het zoekscherm te klikken op de knop of gebruik te maken van [Alt+T]. Het is ook mogelijk een nieuwe relatie toe te voegen via de toetscombinatie [Ctrl+N] of via de menubalk door bij de Applicatieknop te kiezen voor de optie Toevoegen. U komt in onderstaand scherm terecht. 2. Selecteer via de selectielijst bij het veld Type relatie voor Organisatie. 3. Selecteer via de selectielijst bij het veld Gegevens overnemen van voor Kluwer GRM Online 4. Klik nu op de knop. Het volgende scherm wordt geopend. 84 Module Activiteiten

5. Selecteer bij het veld Telefoonnummer naar welke communicatiesoort het telefoonnummer geëxporteerd moet worden. 6. Selecteer bij het veld Faxnummer naar welke communicatiesoort het faxnummer geëxporteerd moet worden. 7. Selecteer bij het veld E-mailadres naar welke communicatiesoort het e-mailadres geëxporteerd moet worden. 8. Zoek via de knop de locatie van de Kluwer GRM online. 9. Door te klikken op de knop wordt de koppeling met de Kluwer GRM online tot stand gebracht. 10. U komt terecht in een inlogscherm: 11. Na het inloggen kunt U in onderstaand schermvoorbeeld een zoekoptie ingeven, in dit voorbeeld de Hoge Raad der Nederlanden te s-gravenhage. Module Activiteiten 85

12. Middels de linkerknop (terug naar Fidura en inlezen gedownload GRM bestand) wordt de infomatie uit de GRM online ingelezen in Fidura. 86 Module Activiteiten