Handleiding Keyplan Producten en automatische taken 03-01-2017 Inhoud Inleiding producten & automatische taken... 2 Hoofdstuk 1. Producten configureren... 3 1.1 Bestaande producten zien... 3 1.2 Bestaande producten wijzigen... 4 1.3 Product toevoegen... 4 Hoofdstuk 2. Automatische taken configureren... 5 2.1 Bestaande taken aanpassen... 5 2.2 Taakparameters... 6 2.3 Tags... 6
Inleiding producten & automatische taken In Keyplan is het mogelijk om automatisch taken te genereren op basis van reserveringen. Deze automatische taken kunt u van A tot Z helemaal zelf configureren. Om deze taken in te kunnen stellen, moeten er echter ook zogeheten Producten worden aangemaakt. Dit zijn er standaard zeven, maar ook deze zijn volledig flexibel. Om een taak automatisch door Keyplan te laten genereren, moeten eerst de zogeheten producten worden ingesteld. Een product kan een artikel vertegenwoordigen (zoals een kinderbed), maar ook een bepaalde actie omvatten (zoals schoonmaken). Per product moeten vervolgens taken worden geconfigureerd. Als u alleen een product aanmaakt maar geen taak instelt, gebeurt er niets. Bijvoorbeeld: Product 1: kinderbed Taak 1: Kinderbed inbrengen Taak 2: Kinderbed weghalen Product 2: Bos bloemen Taak: Bos bloemen bezorgen Product 3: Schoonmaken Taak: schoonmaken In dit geval zijn producten 1 gekoppeld aan een inbrengartikel in het reserveringssysteem. Een gast heeft immers zelf de keuze om een kinderbed bij te boeken. Product 2 en 3 laten zien dat dit niet het geval hoeft te zijn: u kunt ook een product en taak aanmaken voor iets dat u altijd uitgevoerd wilt hebben. Stel dat u bij iedere aankomst en bos bloemen wilt bezorgen, dan kunt u daar een product en de bijbehorende taak voor aanmaken. Tot slot is bij product 3 (de standaard schoonmaaktaak) nog te zien dat de naam van het product en de taak identiek kunnen zijn. Maar dat hoeft dus niet.
Hoofdstuk 1. Producten configureren 1.1 Bestaande producten zien Stap 1. Log in op de webapplicatie als manager. Stap 2. Klik links op de knop producten. 1 U komt in onderstaand overzicht 2 : U ziet hier: Figuur 1: Het productoverzicht 1. De naam van het product 2. Of een product altijd van toepassing is bij een reservering. - Ja betekent: dit product wordt altijd geactiveerd - Nee betekent: de input voor dit product wordt gegeven door uw reserveringssysteem (bijvoorbeeld het reisgezelschap of het aantal artikelen dat door de gast is bijgeboekt). (In dit geval moet het product dan ook worden gekoppeld aan een artikel in uw reserveringssysteem, zie het volgende hoofdstuk.) 3. Of de taak/taken van dit product moeten worden opgenomen in een controletaak. - Er wordt alléén een controletaak aangemaakt indien voor minimaal één van de staat aangegeven dat deze in de controletaak moet worden opgenomen. In onderstaand voorbeeld worden er altijd twee producten geactiveerd: Figuur 2: Het kenmerk 'Altijd bij reservering: Ja of Nee' 1 U kunt de boxes naar eigen inzicht in-, uitklappen en verslepen. 2 Standaard staan er 7 producten in uw omgeving: Schoonmaken, Handdoekenset, Bedlinnen, Keukenlinnen, Kinderbed, Kinderstoelen en Kinderboxen. In dit voorbeeld ziet u ook een achtste product: Bos bloemen.
1.2 Bestaande producten wijzigen Door op Product bewerken te klikken kunt u de naam van het product eventueel aanpassen. (Deze productnaam komt verder niet terug in de taaknaam.) Ook kunt u de optie altijd bij reservering aanpassen: 1.3 Product toevoegen Figuur 3: Product bewerken U kunt een nieuw product toevoegen door in het productoverzicht (zie figuur 1) op knop Product toevoegen te klikken. U kunt dan direct de naam en altijd bij reservering invullen zoals in figuur 4 te zien is. Figuur 4: Product toevoegen
Hoofdstuk 2. Automatische taken configureren 2.1 Bestaande taken aanpassen Door op het tabblad taken te klikken, kunt u de taken gaan configureren die met het product te maken hebben. In het geval van het product schoonmaken heeft de taak dezelfde naam: Figuur 5: Het tabblad 'taken' binnen een product U komt dan in onderstaand overzicht, waar u alle parameters van de taak kunt zien. Met de knoppen bovenin kunt u de taak bewerken of verwijderen. Figuur 6: De functie 'taak bewerken' LET OP: als u een bewerking van een taaktype doet terwijl er nog taken openstaan, zullen alle openstaande taken worden veranderd behalve wanneer deze reeds gestart zijn.
2.2 Taakparameters U kunt de volgende velden volledig zelf definiëren: De velden nog even op een rij: Figuur 7: Alle parameters die u per taak kunt instellen 1. Afdeling (wanneer bepaalde taken door een andere afdeling dan de huishouding worden uitgevoerd) 2. Titel: zo kort mogelijk 3. Details: een uitgebreidere omschrijving (eventueel instructies) van de taak 4. Deadline: hier kunt u selecteren of de deadline die de taak standaard mee krijgt, gebaseerd moet zijn op het vertrek van de taak of de aankomst 5. Controle taak: hier kunt u meegeven of deze taak in de controletaak wordt opgenomen (de titel van de taak verschijnt dan in de omschrijving van de controletaak) 6. Blokkeert object: Het kenmerk blokkeert object beïnvloedt of het object wel of niet verhuurbaar is. De status verhuurbaar wordt op zijn beurt weer doorgegeven aan het planbord van uw reserveringssysteem. Zo kunt u zelf aangeven welke taken voltooid moeten zijn voordat een nieuwe gast mag inchecken (bijvoorbeeld schoonmaak en bedlinnen inbrengen) en welke optioneel zijn (bijvoorbeeld een bos bloemen langsbrengen). 2.3 Tags In zowel de titel als de omschrijving kunt u nu zogeheten tags gebruiken om het aantal van een bepaald artikel weer te geven. U kunt combinaties maken tussen deze tags. Hieronder alle tags:
Tag (hoofdlettergevoelig!) {{product.amount}} {{product.name}} {{reservation.guestamount}}* {{bungalow.capacity}}** Beschrijving Het aantal (bij)geboekte artikelen bij de reservering De naam van het artikel in het reserveringssysteem Het aantal personen binnen de reservering De capaciteit van het object *Indien u deze tag wil gebruiken dient u hiervoor een apart product aan te maken, wat ook aan een apart product in uw reserveringssysteem gekoppeld is. **Deze tag is niet afhankelijk is van informatie uit uw reserveringssysteem maar is afhankelijk van de objectcapaciteit zoals deze in Keyplan bekend is. Voorbeeld 2: {{product.amount}} en {{product.name}} Deze tag gebruikt u om het aantal in de reservering (bij)geboekte artikelen over te brengen naar Keyplan. Stel bijvoorbeeld dat u het aantal van het door de gast bijgeboekte handdoekensets als taak in Keyplan wilt hebben. En dat u de naam van deze set uit het reserveringssysteem wilt overnemen (dit laatste hoeft niet, u kunt uiteraard ook zelf de naam van het artikel invullen). Dan configureert u de taak als volgt: Figuur 8: Het gebruik van de tags {{product.amount}} en {{product.name}} Stel dat er door de gast twee handdoeken bijgeboekt zijn, dan resulteert dit in de volgende taak: 2 Handdoekensets inbrengen
Voorbeeld 2: {{reservation.guestamount}} Let op: deze tag moet gebruikt worden in combinatie met een Product dat altijd wordt geactiveerd bij een reservering. Deze tag kijkt naar het aantal personen waaruit het reisgezelschap bestaat. Stel dat bij elke boeking een handdoekenset per persoon inbegrepen is. Dan configureert u het product als volgt: Vervolgens configureert u bijbehorende taak als volgt: Figuur 9: De tag {{reservation.guestamount}} Stel nu dat de boeking uit vier personen bestaat. Dan resulteert dit in de volgende taak: 4 Handdoekensets inbrengen Voorbeeld 3: {{bungalow.capacity}} Let op: ook deze tag moet gebruikt worden in combinatie met een Product dat altijd wordt geactiveerd bij een reservering. Stel bijvoorbeeld dat op uw vakantiepark altijd alle bedden opgemaakt worden bij elke schoonmaak. Dan kunt u hiervoor een apart product aanmaken: Maar aangezien dit een taak is die standaard bij elke schoonmaak gebeurt, kunt u er ook voor kiezen om deze taak in de schoonmaaktaak op te nemen, die immers ook altijd bij een reservering plaatsvindt: Vervolgens gebruikt u de tag {{bungalow.capacity}} in het gewenste veld (titel en/of details) van de bijbehorende schoonmaaktaak: Figuur 10: De tag {{bungalow.capacity}} Stel nu dat de objectcapaciteit 6 is. Dan resulteert dit in de volgende taak: Titel: Schoonmaken / Details: Stofzuigen, fornuis poetsen, 6 bedden opmaken