Meerjarenonderhoudsplanning

Meerjarenonderhoudsplanning B.Simons Even voorstellen CeDuBo: promotie duurzaam bouwen sinds 2001 CDG : Centrum duurzaam gebouwbeheer Nieuw initiatief, gelanceerd 2015 Ondersteuning gebouwbeheerders www.gebouwbeheerder.be 1

Centrum Duurzaam Gebouwbeheer Kennisplatform Werkgroepen Website Onderzoeksprojecten Opleidingen Platforms Inventarisatie Dagopleidingen Brandveilig houden van gebouwen Onderhoud van daken Pathologie Management van gebouwen Afternoon sessions Oplevering en commissioning Inhoud Probleemstelling Wat voorafgaat Vastgoedstrategie Inventarisatie Onderhoudsstrategieën Conditiemetingen Van Conditiemeting naar meejarenonderhoudsplanning Software Uitbestedingen 2

PROBLEEMSTELLING Vaststelling 3

Probleem 1 4

Probleem 2 5

Probleem 3 Probleem 4 6

Probleem 5 Zelfde gebreken Verschillende activiteiten WAT VOORAFGAAT 7

Waar doen we het voor? Kwaliteit Gebruiksgenot tegen lage kosten Integraal beheer van huisvesting Financiën Gebruiker Tevredenheid Veiligheid & Gezondheid Betaalbaarheid Direct rendement Indirect rendement Vastgoed Architectonisch Ruimtelijk Functioneel Technisch. 8

Vastgoedstrategie Beslissingsniveaus Strategisch Vastgoedvisie (globaal) Welke gebouwen bewaren Welke conditie. Tactisch Onderhoudsplannen Operationeel uitvoering 9

Kaders vastgoedbeleid zijn afgeleid van bedrijfsbeleid Niveau Activiteit Output Proces Strategisch Portefeuille management Strategisch huisvestingsplan Plannen Monitoren Bijstellen Tactisch Asset management Complexplannen Meerjaren onderhoudsplannen Projectplannen Plannen Monitoren Bijstellen Operationeel Property management Jaarplannen Plannen Monitoren Uitvoeren Van vastgoedbeleid naar uitvoering 10

Aandachtsgebieden gebouwbeheerder Bruikbaar houden van het gebouw Waardebehoud: borgen van gevraagde kwaliteit gedurende een bepaalde periode Reductie van onzekerheid, verkleinen van risico's! Verlaging/beheersen huisvestingskosten Plannen van de uitvoering van activiteiten/inkoop onderhoudsdiensten (Interne) communicatie Risico, kwaliteit en exploitatie Exploitatieresultaat 11

Exploitatiekosten Onderhoudskosten vormen een belangrijk deel van de kosten van onroerend goed. Aanbevelingen: soms zeer uiteenlopende onderhoudsmaatregelen Belang van personeelskosten Life cycle costs gebouw 100% 6% 90% 80% 5% 70% 4% 60% 50% 3% 40% 30% 2% 20% 1% 10% 0% bouwkost onderhoudskosten Personeelskost Series 1 1 Sustainable Building Technical Manual / Joseph J. Romm,Lean and Clean Management, 1994. 12

Simulatieproef kantoor: waargenomen kwaliteit Ventilatie 20 jaar oud tapijt Oud beeldscherm Linoleum, kit, planken De productiviteitswinst kan oplopen tot 15% wanneer het binnenmilieu geoptimaliseerd wordt. temp 6% luchtkwaliteit 7% Licht 3% geluid 9%. 13

Vaststelling 1 WAARDE PARAMETER bron WTCB preventief onderhoud status- conditiemeting 2 3 4 5 6 jaren 10j 20j 30j negatieve waarde - gebouw kost meer dan het waard is curatief onderhoud gebouwwaarde 0 na 33jaar 14

Van vastgoedbeleid naar uitvoering MeerJaren(onderhouds)Plan (MJP) Planmatig onderhoud Object op het gewenste kwaliteitsniveau houden goed PvE Slecht Gewenste kwaliteit Feitelijke kwaliteit 0 t1 tn tijdas Onderhoud correctief Object op het gewenste kwaliteitsniveau brengen Onderhoud basis, onderhoudscontracten en klachten onderhoud en onderhoud nodig om gevaarlijke situaties te voorkomen 15

ONDERHOUDSSTRATEGIEËN Onderhoudsconcept Calamiteit Correctief onderhoud Klacht Beheer & Onderhoud Storing Preventief onderhoud TIJD gebaseerd CONDITIE gebaseerd 16

Efficiënt gebouwenonderhoud = Mix van onderhoud op klacht versus planmatig preventief onderhoud x,-- Totale Kosten aan onderhoud Kosten van planmatig onderhoud 0,-- Onderhoudsconcept 1 2 3 Kosten van onderhoud op basis van klacht Sturing preventief onderhoud Tijdsgebaseerd Garantievoorwaarden Onderhoudscontracten Wettelijke verplichtingen Conditiegebaseerd 17

Ingrepen 18

Conditiegebaseerde sturing Repareren Probleem: De mening en specialismen van de inspecteur leiden tot een subjectieve weergave van de werkelijkheid. Oplossing: persoonsonafhankelijke, objectieve en transparante registratie van de technische kwaliteit. Vervangen Niets doen Traditionele inspectie Zelfde gebreken Verschillende activiteiten 19

Traditionele inspectie Zelfde gebreken Verschillende activiteiten Conditiemeting Zelfde gebreken Eenduidige registratie 20

CONDITIEMETINGEN Een oplossing Conditiemeting volgens NEN 2767 NEN 2767-1:2011+C1:2013 nl, Conditiemeting van bouw- en installatiedelen Deel 1: Methodiek. NEN 2767-2:2008 nl, Conditiemeting van bouw- en installatiedelen Deel 2: Gebrekenlijsten. NEN 2767-4: Conditiemeting van Infrastructuur. 21

NEN 2767 Gestandaardiseerde manier van in kaart brengen van conditie van gebouwen Goed reproduceerbaar Eenvormig Initiatief rijksgebouwendienst Focus op techniek NEN 2767 kent nadrukkelijk een technische invalshoek. Bij het ondersteunen van vastgoedbeheer en -beleid is het van belang te onderkennen dat de technische kwaliteit één van de invloedsfactoren is die een rol spelen in de afwegingen. Aspecten als gebruikskwaliteit, maatschappelijke kwaliteit, locatie, flexibiliteit e.d. kunnen eveneens een belangrijke rol spelen. De conditiemeting is dus één van de relevante (objectief vast te stellen) hulpmiddelen in het organisatiebeleid. Het organisatiebeleid bepaalt de randvoorwaarden waarin de resultaten van de conditiemeting worden vertaald in toepassingen 22

Resultaat NEN 2767 inspectie Consistente management informatie: Inzicht in (technische)kwaliteit van object/installaties; Inzicht in onderhoudsbehoefte; Risico s bij uitstel van maatregelen; Inzicht in onderhoudskosten: meerjarenplanning. Waaruit bestaat een conditiemeting? Inventarisatie Gebouwdelen Terreinen Bouw- en installatiedelen Inspectie Gebreken vastleggen Intensiteit en omvang gebreken bepalen Risico s bij uitstellen verhelpen gebreken bepalen Optioneel Bepalen herstelactiviteiten Plannen onderhoud 23

Uitgangspunt is veroudering van elementen Conditie afhankelijk van veroudering (gebrekenbeeld) Restlevensduur Element in conditie 2 Bouwjaar 1990 Resterende levensduur ca 20 jaar 24

Restlevensduur Element in conditie 4 Bouwjaar 2000 Levensduur 1 jaar Conditiemeting NEN2767 Eenvoudige en objectieve meetmethode Staat van bouwelement Genormaliseerd hoe te scoren 3 parameters: ernst, intensiteit en omvang Verouderingscurve 25

Van vastgoedbeleid naar uitvoering Welke onderdelen meten? 26

Welke onderdelen meten we? Relevante bouw- en installatiedelen: Geven bij disfunctioneren aanleiding tot grote kostenconsequenties Leggen door omvang of korte levensduur een groot beslag op het onderhoudsbudget Zijn beleidsmatig van belang uit oogpunt van milieu, arbeidsomstandigheden, cultuur, etc. Gebouw Proces Functie Element BB/NL-SfB elementencodering basis voor NEN 2767-2 Van vastgoedbeleid naar uitvoering 27

Visuele inspectie....met hulp van alle zintuigen en eenvoudige meetmiddelen wordt een representatieve steekproef genomen. Traditionele inspectie Zelfde gebreken Verschillende activiteiten 28

Conditiemeting Zelfde gebreken Eenduidige registratie Conditiescores Conditie Omschrijving Toelichting 1 zeer goed (nieuwbouw) Incidenteel geringe gebreken 2 Goede conditie Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijke conditie Plaatselijk zichtbare veroudering Functievervulling van bouw en installatiedelen niet in gevaar 4 Matige conditie Functievervulling van bouw en installatiedelen incidenteel in gevaar 5 Slechte conditie De veroudering is onomkeerbaar 6 Zeer slechte conditie Niet meer te classificeren onder conditie 5 29

Conditie afhankelijk van: Gebrekenbeeld: Type gebrek Ontwikkelingsstadium gebrek Omvang gebrek Totale gebrekenbeeld Theoretische veroudering (installaties) Ernstgraad: Ernstige gebreken Werking primair: gebreken waardoor het bouwdeel- of installatiedeel niet functioneert. Constructief primair: gebreken die de stabiliteit en vormvastheid van het bouw- of installatiedeel beïnvloeden. Materiaalintrinsiek: gebreken die te maken hebben met degradatie van het materiaal waarvan het bouw- of installatiedeel gemaakt is. Basiskwaliteit: onjuiste ontwerp- en materiaalkeuzen beïnvloeden de werking, of de toegepaste materialen of middelen voldoen niet aan de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften. 30

Type gebrek: Ernstige gebreken Serieuze gebreken Werking secundair: gebreken waardoor het bouw- of installatiedeel niet voldoende functioneert. Constructief secundair: gebreken die de stabiliteit en vormvastheid van het bouw- of installatiedeel beïnvloeden, zonder het functioneren ervan direct aan te tasten. Materiaaloppervlak: gebreken aan het oppervlak van de materialen van het bouw- of installatiedeel. Basiskwaliteit en veroudering onderdelen: gebreken aan onderdelen van het bouw- of installatiedeel die de functionaliteit van het bouw- of installatiedeel niet direct aantasten. 31

Type gebrek: Serieuze gebreken Geringe gebreken Onderhoud: werkzaamheden voor het op lange termijn operationeel houden van het bouw- en installatiedeel zijn niet uitgevoerd. Afwerking: gebreken die de uitstraling van het bouw- of installatiedeel beïnvloeden, Basiskwaliteit en veroudering subonderdelen: gebreken aan subonderdelen van het bouw- of installatiedeel die geen afbreuk doen aan het functioneren van het bouw- of installatiedeel. Verval: conditiemeting op basis van theoretische levensduur. 32

Type gebrek: Geringe gebreken Omvangsklassen 33

Intensiteitscore Indicator die aangeeft in welk stadium het gebrek zich bevindt De conditiemeting gaat uit van een onderverdeling van de intensiteit in drie klassen Conditiescores Ernstige gebreken Omvang 1. Incidenteel 2. Plaatselijk 3. Regelmatig 4. Aanzienlijk 5. Algemeen Intensiteit (<2%) (2% tot 10%) (10% tot 30%) (30% tot 70%) ( 70%) 1. Laag (beginstadium) 1 1 2 3 4 2. Midden (gevorderd stadium) 1 2 3 4 5 3. Hoog (eindstadium) 2 3 4 5 6 Serieuze gebreken Omvang 1. Incidenteel 2. Plaatselijk 3. Regelmatig 4. Aanzienlijk 5. Algemeen Intensiteit (<2%) (2% tot 10%) (10% tot 30%) (30% tot 70%) ( 70%) 1. Laag (beginstadium) 1 1 1 2 3 2. Midden (gevorderd stadium) 1 1 2 3 4 3. Hoog (eindstadium) 1 2 3 4 5 Geringe gebreken Omvang 1. Incidenteel 2. Plaatselijk 3. Regelmatig 4. Aanzienlijk 5. Algemeen Intensiteit (<2%) (2% tot 10%) (10% tot 30%) (30% tot 70%) ( 70%) 1. Laag (beginstadium) 1 1 1 1 2 2. Midden (gevorderd stadium) 1 1 1 2 3 3. Hoog (eindstadium) 1 1 2 3 4 34

Vangnetconstructie: bepalen conditie op basis van ouderdom Let op: Alleen in specifieke gevallen te gebruiken: Nen 2767-2: alleen bij de elementen waarbij dit expliciet is vermeld door vermelding van technische levensduur icm het gebrek verval. Totale gebrekenbeeld Bij meerdere gebreken op het element wordt een samengestelde conditiescore berekend, waarbij individuele gebreken die leiden tot een slechtere conditie zwaarder meewegen. 35

Referentiebeelden Condtiemeting volgens NEN2767 Voordelen Objectief Breed toegepast Eenvoudig Goed overzicht Beperkingen Enkel conditiestaat Soms meer detail nodig 36

En Nu??? Meten is (nog niet) weten Interpretatie Factor risico Bepaling door bestuur Elementen Belevingswaarde Esthetica Gebruik Binnenmilieu Binnenluchtkwaliteit, vocht, rookgassen of Veiligheid Constructieve veiligheid, Gevaar op letsel Vervolgschade, Toename Storingsonderhoud,, Milieu/Duurzaamheid, etc. 37

Risicomanagement Bij toepassing van de conditiemeting worden naast de kenmerken van gebreken organisatie specifieke risico s van gebreken geschat. Hiermee worden de mogelijke gevolgen van het eventueel niet oplossen van het gebrek aangegeven. Risico aspect Prioriteit Laag Hoog 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Veiligheid/gezondheid Cultuurhistorische waarde Gebruik en bedrijfsproces Technische vervolgschade Toename klachtenonderhoud Beleving, esthetica (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) Gering effect (2) Matig effect (3) Sterk effect 38

Risico/prioriteiten Zelfde gebrek, zelfde conditie, ander risico, andere prioriteit Bevindingen inspecteur(s) 39

40

Factor risico Bepaling door bestuur Elementen Belevingswaarde Esthetica Gebruik Binnenmilieu Binnenluchtkwaliteit, vocht, rookgassen of Veiligheid Constructieve veiligheid, Gevaar op letsel Vervolgschade, Toename Storingsonderhoud,, Milieu/Duurzaamheid, etc. Kaderstellingen NEN 2767 Conditie Omschrijving Risico aspect Laag Prioriteit Hoog 1 zeer goed (nieuwbouw) 2 Goede conditie 3 Redelijke conditie 4 Matige conditie 5 Slechte conditie 6 Zeer slechte conditie Veiligheid/gezondheid Cultuurhistorische waarde Gebruik en bedrijfsproces Technische vervolgschade Toename klachtenonderhoud Beleving, esthetica 9 8 7 6 5 4 3 2 1 (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) (1) (2) (3) Exploitatieduur: X jaar 41

Inspectieresultaat Van vastgoedbeleid naar uitvoering 42

Knelpuntenlijst Elementen risico Beleid Knel punt Gevelafwerking metselafwerking cond Belei d 4 3 4 3 Knel punt Gevelbekleding staal 2 3 6 3 Hemelwaterafvoer PVC 5 3 5 3 Beglazing enkel 4 3 3 3 Plafondafwerking pleisterwerk 5 3 1 3 Output een overzicht van aanwezige bouwdelen, hoeveelheden geconstateerde gebreken met hun kenmerken, voorzien van foto s of tekeningen van de locatie en de gebreken ter toelichting) conditiescores; directe onderhoudsbehoefte onderhoudsbehoefte en kosten voor een nader vast te stellen termijn 43

Output samenvattende managementrapportages over de verschillende onderdelen van het rapport, presentatie van de rapportages aan een nader vast te stellen groep belanghebbenden van de opdrachtgever, bijvoorbeeld de beheerder(s) van het object, het managementteam, of aan huurders of investeerders. conditie vergeleken met gehanteerde kwaliteitsbeleid; onderhoudsbegroting met toepassing gehanteerde kwaliteitsbeleid; Instrument prestatiecontracten Conditie- en risicoscores o.b.v. NEN 2767 Functionele eisen -> Kritische Prestatie Indicatoren (KPI); Kwaliteitseisen die buiten de conditiemeting vallen Storingsgedrag, responstijden en maximaal aantal storingen Uitvoeringseisen en kwaliteit Aanvullende eisen zoals; aanleveren rapportages, keuringen, tijdstippen van onderhoud en maximale duur van onderhoud 44

BOEI methodiek VAN CONDITIEMETING NAAR MEEJARENONDERHOUDSPLANNING 45

Van conditiemeting naar meerjarenonderhoudsplanning Conditiemeting en risicobeoordeling Bepaling verwerking incl Kostprijzen Beleidskeuzen Inventarisatie bouwelementen Staat van onderhoud Meerjarenonderhoudsbehoefte Meerjarenbegroting Planning en uitvoering Elementen, restlevensduur, risico Element 1 Element 2 Element 3 Element 4 Element 5 Element 6 Element 7 Element 8 Element 9 Element 10 Element 11 Element 12 Element 13 Element 14 Element 15 Element 16 Element 17 Element Element N Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11.. Startjaar, risico bij uitstel Taakstellend Prognose 46

Van vastgoedbeleid naar uitvoering Planvorming: Integrale aanpak Van behandeling van onderdelen......naar denken in het geheel 94 47

Benoemen en clusteren activiteiten Maatregel 1 Maatregel 2 Maatregel 3 Maatregel 4 Maatregel 5 Maatregel 6 Maatregel 7 Maatregel 8 Maatregel 9 Maatregel 10 Maatregel 11 Maatregel 12 Maatregel 13 Maatregel 14 Maatregel 15 Maatregel 16 Maatregel 17 Maatregel Maatregel N Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11.. Afstemming klant Taakstellend Prognose Afstemming klant Functionele aanpassingen Beperking overlast Spreiding uitgaven Verandering exploitatieperiode.. 48

Afstemmen activiteitenclusters Maatregel 1 Maatregel 2 Maatregel 3 Maatregel 4 Maatregel 5 Maatregel 6 Maatregel 7 Maatregel 8 Maatregel 9 Maatregel 10 Maatregel 11 Maatregel 12 Maatregel 13 Maatregel 14 Maatregel 15 Maatregel 16 Maatregel 17 Maatregel 18 Maatregel 19 Maatregel Maatregel N Jaar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11.. Cluster 6 Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3 Cluster 4 Cluster 8 Cluster 5 Cluster 7 Taakstellend Prognose SOFTWARE 49

SOFTWARE Input Ernst, vorderingsgraad, omvang Opmerkingen Risico Beeld Aanpassingen Software Databases Eenheidsprijzen Onderhoudsfrequenties Levensduren 50

51

MJP per gebouw 52

MJP per patrimonium 53

Keuze software Weet wat je wil Integratie in totaal FM concept of enkel gebouwen? Flexibiliteit Ondersteuning UITBESTEDINGEN 54

Uitbesteden van conditiemetingen: aandachtspunten Oefening vooraf: Wat willen we bereiken? Prijs recht evenredig met complexiteit en detailniveau Samenstelling projectteam Hoe willen we resultaten zien? Wat doen we zelf, wat besteden we uit? Wat is het vervolg? Uitbesteding van een conditiemeting: aandachtspunten Aangeven Welke gegevens worden gevraagd en hoe gepresenteerd Informatie over te inspecteren object (ligging, grootte, plannen, onderhoudscontracten, ) Detailniveau en steekproefniveau Kwaliteitspolitiek Budgettaire mogelijkheden en beperkingen 55

Uitbesteding van een conditiemeting: aandachtspunten Draagvlak bij gebruikers Goede communicatie Toegankelijkheid van te inspecteren objecten Basisdata Plannen Onderhoudscontracten Veiligheid (bv inspecties van daken) Uitbesteding van een conditiemeting: mogelijke selectiecriteria Aanpak van de opdracht: organiseren en uitvoeren Procedure/proces rondom inspecties en actueel houden van VBIS Opdrachtgever Samenstelling Projectteam Interne en externe communicatie Borgen van de kwaliteit van de opdracht inhoud van de inspecties verwerken van de resultaten innovatief en onderscheidend vermogen met meerwaarde 56

Uitbesteding van een conditiemeting: mogelijke selectiecriteria Planning in fases Voorbereiding Uitvoeren pilot inspectie, inclusief verwerken data en opstellen planning Proces herinspecties met verwerken data Beheersen van onderstaande interne en externe risico s voor Opdrachtgever aangevuld met tegenmaatregelen. Financieel Organisatorisch Tijd Ontbreken van informatie Kwaliteit Uitbesteding onderhoud Wat voorafgaat Inventaris te onderhouden elementen + hun conditie Bouwkundig Installaties Plannen Historiek Lijst meldingen en tussenkomsten Logboeken, keuringsverslagen, 57

Uitbesteding onderhoud Doel bepalen Plaats in vastgoedstrategie Kwaliteitsniveau: Prestatie-eisen KPI s: kritische prestatie indicatoren (bv conditie 3) SLA s: service level agreements (bv interventies binnen x tijd) Bij NEN2767 als referentie Detailniveau, wanneer steekproef,.. Bijkomende bepalingen Uitbesteding onderhoud Open dialoog Redelijke vraagstelling Garanties oneigenlijk gebruik Wetswijzigingen Vandalisme 58

Conclusies Patrimonium: zonder onderhoud: waardeverlies Onderhoud: systematische benadering noodzakelijk Investering in systematiseren loont Verantwoordelijkheden leggen waar ze horen En 59

Dank aan Dank aan 60