Projectnummer 16HBO Omschrijving werkwijze BBA. Actualiseren meerjaren- onderhoudsplannen Diverse objecten gemeente

Transcriptie

1 Projectnummer Omschrijving werkwijze BBA Actualiseren meerjaren- onderhoudsplannen Diverse objecten gemeente Voerendaal d.d. 23 september 2016

2 PROJECT: Omschrijving werkwijze BBA BETREFT: Omschrijving werkwijze BBA actualiseren MJOP s gemeente Voerendaal PROJECTNUMMER: OPDRACHTGEVER: Gemeente Voerendaal Postbus ZG VOERENDAAL Tel.: Fax: info@voerendaal.nl Contactpersoon: mevrouw J. Van der Bijl ADVISEUR: Bremen Bouwadviseurs b.v. Wilhelminaplein 25 Postbus AM HEERLEN Tel.: Fax: info@bremenba.nl Contactpersonen: de heer ing. M.M.W.H. Hellenbrand de heer ing. D.W.J. Pluijmen PARAAF: VERSIE: 02 Blad: 2 van 10

3 INHOUDSOPGAVE BLZ. Inleiding... 4 Conditiemeting... 5 Aanpassen conditiescore... 8 Samenvatting Blad: 3 van 10

4 INLEIDING Bremen Bouwadviseurs b.v. is een onafhankelijke advies- en managementorganisatie voor projecten op het gebied van vastgoed. Bremen Bouwadviseurs b.v. is gestart in 1977 en zet zich in voor de bouwkundige en installatietechnische aspecten van vastgoed. Daarvoor zijn de volgende afdelingen actief: - Beheer & Onderhoud ; - Bestekken, Contracten & (Europese) Aanbestedingen ; - Bouwfysica & Akoestiek ; - Bouwkosten en Budgetbewaking ; - Installatieconsulting ; - Total Engineering ; - Vastgoedadvisering & Projectmanagement. Ons team bestaat uit ca. 30 specialisten en generalisten die werken vanuit Heerlen en Rotterdam. Zij zijn gewend om hun kennis in te zetten voor elke fase van vastgoed. Bremen Bouwadviseurs b.v. heeft onafhankelijkheid en integriteit zeer hoog in het vaandel staan, zo werken wij nooit in opdracht van aannemers of projectontwikkelaars, noch voor leveranciers van producten. De reden van deze gedragscode is eenvoudig daar Bremen Bouwadviseurs b.v. veel werkt in opdracht van overheidsinstellingen en zelfs de schijn van belangenverstrengeling wil voorkomen door tegelijkertijd ook in opdracht van uitvoerende partijen werkzaamheden te verrichten. Expertise Bremen Bouwadviseurs b.v. Bremen Bouwadviseurs b.v. heeft een hoge mate van expertise en specialisme, zowel bouwkundig als installatietechnisch (beide disciplines onder 1 dak), in huis. Bremen Bouwadviseurs b.v. is een gerenommeerde en gespecialiseerde adviesdienst op het gebied van vastgoedbeheer. Zo heeft Bremen Bouwadviseurs b.v. alleen al in de afgelopen 3 jaar voor ruim 300 gemeentelijke gebouwen het meerjarenonderhoudsplan opgesteld dan wel geactualiseerd. Naast het opstellen en actualiseren van meerjarenonderhoudsplannen begeleiden we ook van diverse complexen door het hele land de onderhoudswerkzaamheden of nieuw(ver)bouwwerkzaamheden. Onze diensten bestaan dan voornamelijk uit het maken van bouwkundige- en installatietechnische bestekken en begrotingen, installatietechnische tekeningen, begeleiden van aanbestedingen, advisering op het gebied van energiezuinige concepten, directievoering en toezicht (bouwkundig en installatietechnisch) tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Tevens beschikt Bremen Bouwadviseurs b.v. over een eigen storingsdienst welke 24/7 beschikbaar is voor het melden en afhandelen van calamiteiten, storingen en dergelijke. Blad: 4 van 10

5 CONDITIEMETING In opdracht van de gemeente Voerendaal heeft Bremen Bouwadviseurs b.v. de meerjarenonderhoudsplannen voor het gemeentelijk vastgoed opgesteld en geactualiseerd. Daarbij hebben wij gebruik gemaakt van de normering voor het vaststellen van de conditie van elementen op basis van gebreken, de NEN 2767 Conditiemeting. De achterliggende gedachte van de norm NEN 2767 Conditiemeting is om als instrument te dienen voor het objectief en uniform meten van de fysieke kwaliteit van bouw- en installatiedelen van gebouwen en/of infrastructuur. De NEN 2767 Conditiemeting hanteert een zespuntsschaal (1 t/m 6) voor het categoriseren van de onderhoudstoestand. In tabel 1 is te zien welke omschrijvingen aan de verschillende conditieniveaus zijn gekoppeld. Tabel 1: Omschrijving conditieniveaus Conditie 1: Uitstekende onderhoudstoestand Conditie 2: Goede onderhoudstoestand Conditie 3: Redelijke onderhoudstoestand Conditie 4: Matige onderhoudstoestand Conditie 5: Slechte onderhoudstoestand Conditie 6: Zeer slechte onderhoudstoestand Nieuwbouwkwaliteit op basis van een gedegen ontwerp, uitvoering en materiaalkeuze. Zeer incidenteel kan een gebrek worden aangetroffen, veroorzaakt door een calamiteit (bijv. vandalisme) maar zeker niet als gevolg van veroudering. Invloeden vanuit het gebruik, weer en wind manifesteren zich in geringe mate. Het bouwdeel is ingelopen, het nieuwe is er af. De primaire functievervulling is zonder meer gewaarborgd. Invloeden vanuit het gebruik, weer en wind manifesteren zich in de eerste echte gebreken, zoals houtrot en corrosie. Het verouderingsproces is over de gehele linie duidelijk op gang gekomen. Incidenteel kan een verstoring van de primaire functievervulling optreden. Het verouderingsproces heeft het bouwdeel duidelijk in zijn greep. De beste tijd is voorbij, het einde nadert. Storingen in functievervulling komen plaatselijk voor en/of zijn reeds meerdere malen voorgekomen. Het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden. Regelmatig worden ernstige gebreken aangetroffen. De primaire functievervulling is niet meer gewaarborgd. Het bouwdeel heeft het einde van z n levensduur bereikt. Het verouderingsproces is dusdanig vergevorderd dat er geen sprake meer is van functievervulling. De conditie 6 wordt gebruikt voor gevallen die niet binnen de eerste vijf condities in te kaderen zijn. Onderstaand geven wij u inzicht in onze werkwijze betreffende het opstellen van meerjarenonderhoudsplannen en het bepalen van conditiescores aan de hand van de NEN2767. Voor het in kaart brengen van de onderhoudstoestand van het vastgoed middels een conditiemeting conform de NEN2767 en het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan is onze aanpak gericht op optimalisatie van de levenscycluskosten. Dit betekent de juiste balans vinden tussen preventief onderhoud, correctief onderhoud en vervangingen. In 2014 heeft Bremen Bouwadviseurs b.v. een inspectie van betreffende panden van gemeente Voerendaal uitgevoerd. De gegevens uit deze inspectie zijn destijds verwerkt tot een meerjarenonderhoudsplan. Deze meerjarenonderhoudsplannen zijn gebaseerd op een Conditie Na Onderhoud van 2 (een goede conditie). Op verzoek van gemeente Voerendaal een zijn deze plannen in 2016 geactualiseerd. Onder andere de vernieuwing van elementen (bijvoorbeeld: cv-ketels, schilderwerk e.d.) is verwerkt in het geactualiseerde onderhoudsplan. De wijzigingen zijn aangebracht op aangeven van gemeente Voerendaal. Blad: 5 van 10

6 Om vast te kunnen stellen of er schade of storingen kunnen ontstaan en of er gebreken aanwezig zijn, wordt door Bremen Bouwadviseurs b.v. de technische staat van de bouwkundige en installatietechnische componenten geïnspecteerd en vastgelegd in een rapportage. De inspectie wordt uitgevoerd door deskundige en ervaren inspecteurs (zowel bouwkundig als installatietechnisch) en heeft in 2014 plaatsgevonden. Dit is gedaan aan de hand van een nulmeting. Bouwkundig heeft de nulmeting in eerste instantie een visueel karakter (inclusief steekproefsgewijs controle kruipruimten alsook openen systeemplafonds). Alle gebouwelementen zijn beoordeeld. De installatietechnische nulmeting heeft deels een destructief karakter, te denken valt aan onder andere het openen van cv-ketels en luchtbehandelingskasten (voor zover hiervoor de bedrijfsvoering niet in het geding komt). Overige installatietechnische onderdelen zijn beoordeeld op datum van ingebruikname in relatie tot de draaiuren, locatie, eventuele storingsfrequentie (logboek, overleg met technische beheerder op locatie) en eventueel gebrekenbeeld. Het kwantificeren van de onderhoudsgevoelige elementen gebeurt grotendeels in het werk tijdens de inspectie, waarbij de betreffende elementen ingemeten worden. Anderzijds worden op kantoor de hoeveelheden bepaald vanaf tekening (plattegronden, doorsnedes en gevel- / dak-aanzichten). Vervolgens worden de aanwezige elementen ingevoerd in de onderhoudssoftware van Bremen Bouwadviseurs b.v. In deze onderhoudssoftware worden aan de betreffende elementen de bijbehorende onderhoudsactiviteiten en eenheidsprijzen gekoppeld. De eenheidsprijzen worden periodiek getoetst en bijgesteld aan de marktsituatie. Dit gebeurt enerzijds doordat Bremen Bouwadviseurs b.v. diverse onderhoudswerkzaamheden aanbesteed en begeleid waardoor de marktconforme bedragen bij ons bekend zijn. Anderzijds hebben wij een calculatie afdeling die specifieke zaken prijstechnisch kan bepalen of opvraagt bij leveranciers. Tot slot maken wij gebruik van voorhanden documentatie. De resultaten van de nulmeting volgens NEN2767 zijn digitaal vastgelegd inclusief een beschrijving van alle gebreken van zowel vaste bouwkundige en installatie componenten als aanvullende componenten. Ook achterstallig onderhoud is in het rapport vermeld. Tevens zijn foto s gemaakt en toegevoegd aan de rapportage. Op basis van de nulmeting zijn de gegevens conform de NEN2767 verwerkt in de onderhoudssoftware van Bremen Bouwadviseurs b.v. In de onderhoudssoftware koppelen wij een conditiescore conform NEN2767 aan het betreffende gebouw- of installatieonderdeel (zie tabel 1). De conditiescore wordt bepaald door per bouw- en installatiedeel de meest relevante gebreken te classificeren/op te nemen conform de gebrekenmatrix van NEN2767. Deze matrix is opgebouwd uit drie parameters, namelijk de ernst van een gebrek, de omvang van een gebrek en de intensiteit van een gebrek. Met deze parameters kunnen alle gebreken, inclusief de visueel geconstateerde verouderingsaspecten en oppervlaktedegradaties worden vastgelegd. De gebrekenmatrix is in de onderstaande tabel weergegeven. Tabel 2: Gebrekenmatrix NEN2767 Omvang Incidenteel Plaatselijk Regelmatig Aanzienlijk Algemeen Gebrek Intensiteit <2% 2-10% 10-30% 30-70% >70% Gering beginnend duidelijk eind Serieus beginnend duidelijk eind Ernstig beginnend duidelijk eind Blad: 6 van 10

7 Hieronder is ter verduidelijking een voorbeeld opgenomen van houten buitendeuren waarbij 2 gebreken zijn waargenomen en die samen zorgen voor de gewogen (eind)conditie. Voorbeeld: Buitendeur loopdeur algemeen Conditie: 5 Opname E.: Functiekl.: G101 Gevels 101 A1 Gevels Toelichting Gebrek EM000 Over het algemeen verkeren de houten buitendeuren in een slechte staat. Een groot deel van de deuren is doorgezakt, rot en sluit slecht. Met vervanging van de betreffende deuren dient op termijn rekening te worden gehouden. Houtrot (Ernstig) Intensiteit/Omvang Eind / Plaatselijk (2% - 10%) Conditie Gebrek EW204 3 Redelijk Defecten (Ernstig) Intensiteit/Omvang Eind / Aanzienlijk (30% - 70%) Conditie 5 Slecht Blad: 7 van 10

8 AANPASSEN CONDITIESCORE In het gemeentelijk vastgoed- of accommodatiebeleid kunnen bepaalde uitgangspunten geformuleerd zijn in welke staat van onderhoud men het vastgoed wenst te hebben en/of te houden. Daarbij zal naast de toekomstvisie ten aanzien van (bepaalde) gebouwen onder andere ook de conditiescores als leidraad dienen voor bepaalde besluitvorming. Immers wanneer een gebouw wordt afgestoten of gesloopt zal men er niet meer voor kiezen hier nieuwe kozijnen in te plaatsen. Anderzijds zullen er gebouwen zijn die een hogere status c.q. prioriteit / aanzien hebben dan andere locaties. Conditiescore Na Onderhoud 1 Normaliter geven wij aan dat een gebouw slechts bij oplevering in een conditie 1. Immers zodra een gebouw in gebruik is zullen zich ook de eerste gebreken manifesteren. Zou men een gebouw toch in een Conditiescore Na Onderhoud 1 willen houden, betekent dit dat iedere vervuiling, beschadiging of defect direct verholpen moet worden. Kostentechnisch is dit niet zinvol noch haalbaar. Conditiescore Na Onderhoud 2 Bremen Bouwadviseurs b.v. gaat in de meerjarenonderhoudsplannen uit van een Conditiescore Na Onderhoud van 2. Wanneer men deze onderhoudsconditie hanteert zullen de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden voornamelijk planmatig plaatsvinden en zal het correctief onderhoud (storingen e.d.) beduidend minder worden. Met andere woorden, men kan de kosten en werkzaamheden beter in de hand houden. Conditiescore Na Onderhoud 3 Wanneer men echter zou besluiten om van een Conditiescore Na Onderhoud 2 naar een Conditiescore Na Onderhoud 3 te gaan heeft dit bepaalde consequenties. Het planmatig onderhoud zal worden uitgesteld met als gevolg dat het correctief onderhoud zal toenemen. Bij het uitstellen van het onderhoud kan gestuurd worden op de diverse aspecten die aan de onderhoudsactiviteiten gekoppeld zijn. Daarnaast kunnen cycli van de onderhoudsactiviteiten worden verlengd, waardoor permanent op lagere conditiescore wordt gestuurd. Dit sturen kan op gebouwniveau gebeuren of op specifieke elementen. Bijvoorbeeld een gebouw dient wind- en waterdicht te zijn, maar qua interieur mag de prioriteit lager liggen. Een andere manier om op onderhoudskosten te sparen zonder direct de cycli aan te passen of om onderhoudswerkzaamheden uit te stellen is om geen A-merken te gebruiken. Over het algemeen levert dit een vergelijkbare (gemiddelde) kostenbesparing op als bij het verlengen van de onderhoudscycli. Bij een door Bremen Bouwadviseurs b.v. uitgevoerd onderzoek is gebleken dat bij een versobering van het onderhoudsniveau van Conditiescore Na Onderhoud 2 naar Conditiescore Na Onderhoud 3 de gemiddelde jaarlijkse besparing van de kosten ten opzichte van Conditiescore Na Onderhoud 2 ca. 15% bedraagt. Daar staat tegenover dat, indien gebouwen op conditiescore 3 worden gehouden, er incidenteel een verstoring van de primaire functievervulling kan optreden. Hetgeen inhoudt in dat er klachten kunnen ontstaan zoals houtrot bij kozijnen, lekkages, het niet functioneren van cv of koeling (storingen), etc. Met andere woorden, het aantal storingen zal toenemen, waardoor vaak ad-hoc en snel iets vervangen dient te worden. Het onderhoud wordt niet goedkoper, ofschoon de gemiddelde jaarlijkse kosten dalen. Wanneer op basis van de theoretische levensduur gedurende een x aantal jaar budget gespaard wordt voor het vervangen van een element, bijvoorbeeld voor een dakbedekking, wordt 20 jaar lang ieder jaar bedrag x gespaard. Op het moment van vervanging is vervolgens voldoende budget beschikbaar voor deze activiteit. Wanneer onderhoud wordt uitgesteld, heeft men theoretisch langer de tijd om hetzelfde budget bij elkaar te sparen en dalen dus de jaarlijkse kosten. Blad: 8 van 10

9 Daarnaast heeft het uitstellen van onderhoud het gevolg dat een gebouw er verouderd uitziet. Een verouderde uitstraling, in combinatie met het optreden van storingen/gebreken, zorgt er ook voor dat de gebruikers een andere beleving van een gebouw krijgen. De gebruikers hechten vanzelf dan minder waarde aan de uitstraling van een gebouw en zullen minder zorgvuldig met het gebouw omgaan. Ook zullen eventuele gebruikers wegblijven omdat een en ander verouderd is. Het terugbrengen van het conditieniveau van een gebouw naar conditie na onderhoud van 3 heeft dus naast technische aspecten ook gevolgen voor de exploitatie en voor de organisatie (meer belasting door extra klachtenafhandeling). Conditiescore Na Onderhoud 4 Zou men zelfs besluiten om de conditiescore te verlagen naar Conditiescore Na Onderhoud 4, betekent dit concreet dat er geen planmatig onderhoud meer wordt uitgevoerd, maar alleen nog in geval van klachten / calamiteiten wordt gehandeld. In eerder genoemd onderzoek kwam naar voren dat bij het verlagen van de conditiescore naar Conditiescore Na Onderhoud 4 dat voor de korte termijn (tot ca. 10 jaar) de kosten aanzienlijk lager worden, echter voor de middellange tot lange termijn worden de kosten beduidend hoger. Immers wanneer iets niet (voldoende frequent) wordt onderhouden zal het eerder vervangen moeten worden als gevolg van overmatige slijtage. Bovendien stijgen de kosten voor het afhandelen van de klachten / calamiteiten. Blad: 9 van 10

10 SAMENVATTING Bremen Bouwadviseurs b.v. maakt in opdracht van de gemeente Voerendaal de meerjarenonderhoudsplannen voor het gemeentelijk vastgoed. Daarbij wordt gebruik gemaakt van NEN 2767 voor het bepalen van conditiescores. Op basis van voorgaande hoofdstukken kan geconcludeerd worden dat de NEN 2767-methodiek een goede onderbouwing is om de staat van onderhoud van een gebouw op een objectieve manier (o.b.v. kwalificatie en kwantificatie van gebreken) vast te leggen. Bovendien levert de methodiek voldoende input om ook het vastgoed- c.q. accommodatiebeleid verder op te zetten. Op basis van onze ervaringen zouden wij adviseren voor het beleid van het gemeenschappelijk vastgoed uit te gaan van een conditie na onderhoud tussen niveau 2 en 3 in. Genoemd conditieniveau resulteert namelijk in een geoptimaliseerde aanpak van het onderhoud en de bijkomende onderhoudskosten. Momenteel wordt op deze wijze het onderhoud ook door de gemeente uitgevoerd. Bij deze aanpak wordt de staat van onderhoud jaarlijks beoordeeld aan de hand van een rondgang langs de complexen en de onderhoudsactiviteiten welke zijn opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan. Zo vindt periodiek controle plaats van de onderhoudssituatie en kunnen bepaalde activiteiten worden uitgesteld danwel vervroegd worden uitgevoerd. Daarbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met eventuele specifieke gebouwen en de toekomstplannen die men hiermee heeft. Blad: 10 van 10