Trends in onderhoudscontracten binnen de Vlaamse overheid. Erik Smeets, Teamhoofd Bouwtechnisch Beheer, Het Facilitair Bedrijf

Transcriptie

1 Trends in onderhoudscontracten binnen de Vlaamse overheid Erik Smeets, Teamhoofd Bouwtechnisch Beheer, Het Facilitair Bedrijf

2 De positionering van onderhoud in facilitair beheer

3 Waarom onderhoud? Meerdere redenen Continuïteit van bedrijfsvoering Waardebehoud van vastgoed en andere investeringen Duurzaamheid en energiezorg Arbeidsveiligheid Bedrijfsimago

4 Een eenheidsworst? Onderhoud doe je met meer dan enkel technisch verstand Onderhoud kadert in het beheer van de vastgoedportefeuille De vastgoed status van de gebouwen wordt jaarlijks bepaald Afstoot Behoud Masterplan Met onderscheid : eigenaar / huurder De vastgoed status bepaalt de onderhoud effort Verplichtingen (wet) & arbeidsveiligheid Andere inspanningen : evaluatie in functie van vastgoed status dus toekomst van het gebouw / de activiteit + visie over activiteiten

5 Sturing van onderhoudscontracten & vastgoed Situaties : Nieuw gebouw eerste contract Bestaand gebouw vernieuwd contract Bestaand gebouw eerste contract Begrippen risico en conditie

6 De positionering van onderhoud

7 Soorten onderhoud Preventief onderhoud Regulier gepland onderhoud Dringend gepland onderhoud (= voorkomen uitval) Correctief onderhoud Modificatief (curatief) onderhoud Predictief onderhoud Prestatiegericht onderhoud Vervangingsonderhoud Omnium onderhoud (= nieuw toestel bij defect)

8 Soorten onderhoud

9 Soorten onderhoudscontracten Scope Unidisciplinair : 1 discipline Multidisciplinair : meerdere, niet noodzakelijk alle disciplines Verantwoorde combi mogelijk Contractvormen Basis contract met SLA s Basis + Vervangingsonderhoud Basis + Omnium (Totale waarborg) Basis + TW + energiezorg ESCO

10 Total Cost of Ownership Total Cost of Ownership geef je een plaats vanaf het ontwerp

11

12 Onderhoud in totaalprojecten Meten is weten: de correcte inventaris FMIS & BIM compatibel formaat Gegeven is gegeven: de oplevering Protocol van testen en verwachte resultaten voorbereiding, uitvoering en evaluatie You get what you pay You pay what you get Garantie dekt wettelijk niet alles: een beheerovereenkomst zorgt voor preventief onderhoud, opvolging van opmerkingen en finetuning

13 De kost-elementen meer dan techniek alleen Het operationeel belang van de toekomstige beheerder wordt groter naarmate het project zijn einde nadert. De beheerder heeft alle belang bij een kritische oplevering

14 De kost van onderhoud Het soort contract & de duur ervan De scope van het contract Gebouwen, installaties,.. en hun status Vaste en vermoedelijke hoeveelheden De clausules van het contract Welke SLA, welke KPI, opzeg & verlenging, facturatie, opvolging en communicatie 99% beschikbaar = 3,5 dagen/jaar out De tools Communicatieplatform (FMIS) GBS, gebouwbeheersysteem Laat uw IT afdeling remote toegang toe? Herstelling en vervanging FIX (herstellen basis bedrijfsvoering) en SOLVE (alles zoals het was) Omnium formules Denkt u ook aan technologische levensduur?

15 De meerwaarden van onderhoud You know what you have: wie het onderhoud doet kan een rol spelen in de levensloop van het gebouw Meerdere petten : voor, tijdens en na de werken en de integrator-pet Energiezorg Van nulmeting tot ESCO Verplichte verbeteringsvoorstellen Consolidatie van uitgevoerde maatregelen van de opdrachtgever

16 Beheer & opvolging is meer dan enkel onderhoud Beheer van het goed Wat is of omvat goed beheer? De term actief beheer komt vaak voor in contract teksten Opvolging De organisatie van de opvolging: wie doet / mag wat Gedurende de looptijd van het contract Start-benchmarks Einde-verificatie Tussenin? Beschikbare tools

17

18 Opvolging : status & risico Conditie-opvolging (NEN2767) in Alden Biesen 2013 Van 1 storing per dag naar <1 storing per werkdag 2015 De NEN2767 is een goede tool maar heeft ook zijn beperkingen!

19 Conditiemeting NEN2767 Gericht op een adres, maar resultaten kunnen geconsolideerd behandeld worden Regionaal Eigendomsstatus Organisatie

20 NEN2767 in Vlaanderen Reeds veel vermeld in bestekken, niet steeds voldoende uitgebouwd Certificatieproces voor Vlaamse inspecteurs in voorbereiding Theoretisch en praktisch examen Kwaliteitsvereisten: Examen minimum score naargelang conditie Minimum aantal doorlichtingen per jaar De organisatie zal gebeuren via een aantal keyspelers (incl. VO, HFB)

21 Beheer en opvolging De organisatie achter beheer Kennis- en support-lijnen 1 e lijn : dagdagelijkse opvolging in gebruik 2 e lijn : contract opvolging met vaktechnische focus 3 e lijn : vakspecialisten Opvolgings-lijnen Beheer van aanvragen en klachten Helpdesk Contract opmaak, evaluatie en bijsturing Bijaktes inhoudelijk facet & delegatie (goedkeuring van wijziging) Geconsolideerd contract overzicht van bijaktes (incl. inventaris FMIS) behouden!

22 Actief beheer Uitbreiding op goed beheer Niet enkel preventief, ook sturend of adviserend voor renovaties en vervangingen Niet enkel doen wat moet gedaan worden, partnership met tussen klant en uitvoerder om op eerlijke basis de scope te onderhouden Link met vastgoedbeheer: waarde-behoud en waarde vermeerdering Innovatieve toepassing : andere aanwending? Vergt lange termijn TCO-denken op operationeel en management level geen short term profit denken Meerjarenplanning voor onderhoud/vervanging

23 Meerjarenplanning: CAPEX Aandachtspunt: OPEX

24 Opvolging Dagdagelijks versus periodiek Dagdagelijks: focus op operationeel Periodiek: kwaliteitsopvolging, meer dan enkel incident management Periodiek periodiek: elke 4 e periodieke opvolgingsvergadering = management level Profiel van de verantwoordelijken voor opvolging Incl. scholing / continuïteit Tools voor opvolging : FMIS, audit, Operationeel en kwaliteitsgericht

25 Beheersovereenkomst - variante Context: een gebouw of faciliteit wordt door een eigenaar ter beschikking gesteld van een derde Belang: Afspraken met gebruikers Eigenaarslasten gebruikerslasten Verplichtingen van gebruikers Wettelijke Goed huisvaderschap Onderhoud van uitrustingen Intrede versus uittrede PV Conditie / risico

26 De toekomst Onderhoud is een TCO-facet van de beheertaak TCO denken omvat CAPEX en OPEX denken Goed duurzaam beheer laat dynamisch vastgoedbeleid toe Zichtbaarheid van goed beheer moet opgedreven worden