Functie Graadnaam: Afdelingshoofd vrije tijd Functienaam: Afdelingshoofd vrije tijd Functiefamilie: Leidinggevenden Functionele loopbaan: A4a-A4b Afdeling: Mens Dienst: Vrije tijd Subdienst: / Code: Doel van de dienst De dienst Vrije Tijd staat in voor de coördinatie, stimulatie en bevordering van het rijke en gevarieerde vrijetijdsleven in de stad. De dienst vrije tijd heeft naast de andere diensten sport, cultuur, toerisme en bibliotheek tot doel de nodige faciliteiten, activiteiten en dienstverlening aan te bieden om zo het cultuur- en sportbewustzijn bij de eigen inwoners maar ook bij bezoekers uit te bouwen en te ondersteunen. Belangrijk daarbij is om de samenhang tussen de verschillende projecten en diensten niet uit het oog te verliezen. Daarnaast bieden deze diensten ook ondersteuning aan het verenigingsleven en dit zowel via de verschillende adviesraden als bij de organisatie van activiteiten. Een goed beheer en waar mogelijk uitbouw van de beschikbare vrijetijdsinfrastructuur en de toeristische troeven van de stad is hierbij onontbeerlijk. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan: alle medewerkers van de afdeling Werkt onder leiding van en rapporteert aan: Algemeen directeur Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 12 september 2018 pagina 1 / 9
Kernresultaten Strategisch cultuur- en jeugdbeleid Uitwerken van beleidsdoelstellingen van het gemeentelijk/stedelijk cultuur- en jeugdbeleid en het organiseren van overleg. Doel: uitwerken van een gemeentelijk cultuur- en jeugdbeleid coördineren en begeleiden van de voorbereiding van de beleidsdoelstellingen, jaarlijkse actieplannen en acties opmaken, uitvoeren en evalueren van de beleidsdoelstellingen, het actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag m.b.t. cultuur en jeugd begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van de beleidsdoelstellingen omtrent cultuur en jeugd waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan op gang brengen van de lokale dynamiek door het ondersteunen van lokale actieve actoren en het opzetten van bijzondere en vernieuwende activiteiten uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal cultuur- en jeugdbeleid verzamelen van werkingsresultaten m.b.t. cultuur en jeugd en de verslaggeving ervan voorleggen aan bestuursorganen, beheerraad, bestuur, formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur Ondersteuning van het verenigingsleven Het verenigingsleven logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien uitwerken van een subsidiereglement behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden CC Consult 12 september 2018 pagina 2 / 9
Samenwerkingsinitiatieven m.b.t. cultuur Het uitbouwen van samenwerkingsinitiatieven tussen lokale besturen en met culturele actoren binnen en buiten de gemeente Doel: partnerschappen ontwikkelen, het culturele draagvlak vergroten, het creëren van een meerwaarde buiten de reguliere werking van de partners Cultuurprogrammatie Plannen en programmeren van culturele activiteiten en deze promoten bij het grote publiek Doel: aanbieden van een gevarieerd cultuurprogramma verkennen van het cultuuraanbod overleg met culturele actoren, scholen, gemeentelijke diensten contracteren van gezelschappen en afrekenen van de contracten opstellen van het jaarprogramma bekend maken en instaan voor de promotie van het cultuuraanbod coördineren van initiatieven rond naschoolse vorming en kunsteducatie programmeren van podiumkunsten (theater-, dans- en muziek ) en tentoonstellingen hedendaagse beeldende en toegepaste kunsten deelnemen aan werkgroepen in het kader van de programmering op (sub- )regionaal, provinciaal en Vlaams niveau Schoolprogrammatie Het ondersteunen en uitwerken van culturele jeugdprojecten. Samen met de scholen een attractief programma uitwerken. Doel: jongeren in contact brengen met podiumkunsten op een educatieve manier realiseren van een specifiek aanbod schoolprogrammatie prospecteren van voorstellingen verzorgen van schoolvoorstellingen Organisatie initiatieven/projecten Organiseren, begeleiden, opvolgen van lokale projecten en initiatieven. Doel: aanbieden van een gevarieerd aanbod activiteiten CC Consult 12 september 2018 pagina 3 / 9
behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten coördineren, begeleiden en stimuleren van de lokale activiteiten dienstverlening aan verenigingen: doorgeven van informatie, bemiddeling bij provinciale diensten organiseren en voorbereiden van activiteiten, evenementen en initiatieven meehelpen tijdens de activiteit Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden CC Consult 12 september 2018 pagina 4 / 9
instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, verzorgen van public relations voeren van promotie telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende diensten. Doel: de werking van de organisatie optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de dienst en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten CC Consult 12 september 2018 pagina 5 / 9
begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken kwaliteitszorg implementeren en opvolgen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Beheer sport- en cultuurinfrastructuur Instaan voor het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sport- en cultuurinfrastructuur. Doel: erop toezien dat de infrastructuur optimaal en veilig ter beschikking gesteld kan worden aan de verschillende gebruikers formuleren van voorstellen op het gebied van openingsuren, sluitingstijden, reglement van inwendige orde voor gemeentelijke sport- en cultuurcentra verantwoordelijk voor het kassabeheer verantwoordelijk voor het onderhoud in samenspraak met de technische diensten verantwoordelijk voor het bijhouden van de inventaris van het materiaal en materieel en ervoor zorg dragen dat de uitrusting in goede staat behouden blijft onthaal van bezoekers regelen van de bezettingen waarbij gewaakt wordt over een gelijke behandeling van de gebruikers en een evenredige spreiding van de uren voor de verschillende aanvragers bijhouden van een overzicht van de geplande activiteiten in de sport- en cultuurinfrastructuur CC Consult 12 september 2018 pagina 6 / 9
toezien op dat de praktische uitwerking en organisatie van activiteiten (logistiek, infrastructuur, ) en evenementen toezicht houden op het optimaal onderhoud en gebruik van de infrastructuur en de werking van de technische installatie onderhoud en controle van de infrastructuur Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 12 september 2018 pagina 7 / 9
grondig voldoende elementair Stad Zottegem Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X HR-management X X Strategisch management X X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Databanken X Werking werkmiddelen en PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties X X Rekenbladen X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking X X Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de entiteit X X CC Consult 12 september 2018 pagina 8 / 9
grondig voldoende elementair Stad Zottegem Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X X Organisatiebewustzijn X X X Visieontwikkeling X X Interactief gedrag Netwerken X X Teamwerk en samenwerken X X X Leiderschap Leiding geven X X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Veranderingsbereidheid X X X Probleemoplossend gedrag Initiatief X X Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Resultaatgerichtheid X X CC Consult 12 september 2018 pagina 9 / 9