B en W d.d

Transcriptie

1 B en W d.d Onderwerp Auditrapport 2012 doorlooptijd inkoopfacturen besluiten: Behoudens advies van de commissie 1. In te stemmen met het auditrapport 2012 inzake doorlooptijd inkoopfacturen, versie 17 oktober 2012; 2. In te stemmen met de actiepunten ter verbetering van het betalingsproces omtrent verbeteren contact SP71, verbeteren proces verplichtingen en veranderen van de te hanteren sturingsinformatie; 3. De gemeentesecretaris opdracht te geven deze actiepunten onder besluitpunt 2 uit te voeren; 4. De conceptbrief aan de raad vast te stellen waarin het auditrapport 2012 over doorlooptijd inkoopfacturen, versie 17 oktober 2012 en de suggesties met de vervolgacties conform de verordening doorlichtingsonderzoeken wordt aangeboden. Perssamenvatting: Het college van B en W voert jaarlijks onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. Deze audit naar de doorlooptijd van inkoopfacturen geeft de antwoord op de vraag wat het effect is geweest van de invoering van de digitale workflow op de doorlooptijd van inkoopfacturen. Ondanks dat uit het onderzoek blijkt dat de gemiddelde doorlooptijd van facturen niet significant is verkort beschrijven de auditoren een aantal belangrijke voordelen van het digitale factureringsproces: de facturen raken niet meer zoek binnen de organisatie en we kunnen de facturen volgen in welke processtap ze zich bevinden. De doorlooptijd van de inkoopfacturen schommelde in de periode van 2008 tot en met 2011 tussen de 43 en 39 dagen. Na een dip in de doorlooptijden in voorjaar 2012 zitten we nu mede op basis van een betere sturing en procesbewaking op een gemiddelde doorlooptijd van 34 dagen over het jaar Wij streven ernaar om binnen de met de leverancier afgesproken termijnen te betalen.

2 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de leden van de Gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 27 november 2012 Contactpersoon V. van der Heide Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer Onderwerp Auditrapport 2012 doorlooptijd inkoopfacturen Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het auditrapport doorlooptijd inkoopfacturen en de vervolgacties ter kennisname aan. Dit rapport is het resultaat van een onderzoek dat in 2012 door de interne auditpool is uitgevoerd in het kader van artikel 213a van de gemeentewet. Doelstelling en afbakening van het onderzoek De doelstelling van het onderzoek is inzicht krijgen in de wijze waarop de invoering van de digitale workflow de doorlooptijd van de inkoopfacturen en de naleving van de betalingstermijn heeft beïnvloed. Het onderzoek bestrijkt de periode van de invoering van Anders Werken (1 januari 2008) en eindigt op 31 december De periode die betrekking heeft op SP71 valt buiten de scope van het onderzoek. Uitkomsten van het onderzoek Ondanks dat uit het onderzoek blijkt dat de gemiddelde doorlooptijd van facturen niet significant is verkort beschrijven de auditoren een aantal belangrijke voordelen van het digitale factureringsproces: de facturen kunnen niet meer zoekraken binnen de organisatie en we kunnen de facturen volgen in welke processtap ze zich bevinden. Suggesties tot verbetering De auditoren doen een aantal suggesties ter verbetering van het proces. 1. We moeten klantenteams instellen bij Servicepunt71 (SP71). Deze teams adviseren de lijnorganisatie bij de inrichting van het proces rond de betaling van facturen binnen de afdelingen. Aansluitend op dit punt moet SP71 een vast contactpersoon benoemen die we kunnen benaderen als we (technische) vragen hebben over de workflow. De lijnorganisatie moet in samenspraak met SP71 bepalen welke sturingsinformatie nodig is om op doorlooptijden te sturen.

3 2. Voor de procesbewaking en optimalisering is het van belang dat we de informatie over de doorlooptijden opsplitsen in drie fasen: verwerking van factuur bij SP71, behandeling van de factuur door lijnorganisatie en afronden factuurbetaling door SP71. Het is dan voor het management inzichtelijker op welke punten bijsturing nodig is. Daarvoor is het nodig per fase afspraken te maken over een doorlooptijd en per fase het eigenaarschap helder te beleggen. 3. Tot slot moeten we analyseren hoeveel verplichtingen worden aangemaakt nadat de factuur al is ontvangen. Dit maakt het mogelijk om, indien nodig, actie in te zetten om dit te voorkomen. Reactie op het onderzoek Ook al is de periode van vóór de start van SP71 onderzocht, er zijn voldoende bruikbare suggesties tot verbetering beschikbaar gekomen. Aanvullend op het rapport zien wij nog een aantal andere voordelen van het digitale proces: de opzet, bestaan en werking van het proces kunnen we beter aantonen, de organisatie is meer tevreden over het digitale proces dan het papieren proces en we krijgen meer grip op het inkoopproces in het kader van rechtmatigheid. De suggesties voor verbetering hebben we besproken met betrokkenen. Een aantal van de suggesties is al opgepakt of zullen we zo spoedig mogelijk ingang zetten. 1. SP71 heeft al klantenteams ingesteld. Elke budgethouder heeft een eigen financiële adviseur, en per product of dienst een aanspreekpunt bij de afdeling financieel beheer en bij de financiële administratie van SP71. De medewerker die bij de financiële administratie belast is met de controle van de inkoopfacturen (de controleur) is vast aanspreekpunt voor de budgethouder. Een verbeterpunt is dat de klantenteams nog niet bekend genoeg zijn bij de lijnorganisatie. SP71 moet haar teams beter profileren. De dag van de factuur die op 22 november j.l. die we samen met SP71 hebben georganiseerd heeft hier aan bijgedragen. Op deze dag heeft SP71 alle betrokkenen in het factureringsproces geïnformeerd en geïnstrueerd. Tijdens deze dag stond vanuit SP71 een team van adviseurs voor de budgethouders, codeurs en prestatiebeoordelaars klaar om te helpen met lastige facturen die maar blijven terugkomen in de workflow en andere knelpunten. 2. Het maandelijks overzicht van gemiddelde doorlooptijd en percentage op tijd betaalde facturen voor het lijnmanagement is raadpleegbaar vanuit financiële systeem. We gaan een standaard agenda opstellen voor de gesprekken tussen financieel adviseur en budgethouder. Verbeterpunt is dat op deze agenda de doorlooptijd van de facturen (in de verschillende fase van het betaalproces) onderwerp van gesprek is. Ook in de verantwoordingsgesprekken tussen de directeur en afdelingsmanager zal dit onderwerp op de agenda worden geplaatst, zeker waar er sprake is van te lange doorlooptijden. 3. Het aanmaken van een verplichting aan de voorkant van het betaalproces leidt tot de reductie van twee processtappen (te weten autoriseren en betaalbaar stellen) en

4 daarmee ook efficiency voordelen. We kunnen dit proces nog verder verbeteren door voor bulkopdrachten één verplichting aan te maken en de mogelijkheid te onderzoeken om voor jaar overschrijdende contracten één verplichting aan te maken. Tot slot De doorlooptijd van de inkoopfacturen schommelde in de periode van 2008 tot en met 2011 tussen de 43 en 39 dagen. Na een dip in de doorlooptijden in het voorjaar van 2012 zitten we nu mede op basis van een betere sturing en procesbewaking op een gemiddelde doorlooptijd van 34 dagen over het jaar Dit betreft het jaargemiddelde; de laatste maanden ligt de doorloop tijd lager. Wij streven ernaar om binnen de met de leverancier afgesproken termijnen te betalen. Met deze hierboven genoemde acties hopen we onze gestelde doelen te behalen voor wat betreft toonaangevende en klantvriendelijke gemeente. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

5 Vervolgacties audit 2012 doorlooptijd inkoopfacturen Algemene reactie We zijn we blij met dit onderzoeksrapport. Ook al is de periode van vóór de start van het Servicepunt71 onderzocht, er is voldoende bruikbare informatie beschikbaar gekomen. In 2012 is het Servicepunt71 gestart. Hierdoor en ook door de overgang naar een gezamenlijk financieel systeem zijn er aanzienlijke betalingsachterstanden ontstaat. Dit onderzoeksrapport geeft inzicht in de knelpunten die opgelost zijn door de digitalisering van het betalingsproces en geeft een aantal verbetersuggesties voor bestaande en nieuwe knelpunten. Hierop komen we later nog even terug. In het rapport worden de volgende voordelen van de digitalisering van het factuurproces genoemd: Papieren facturen raakten gemakkelijk zoek tussen andere papieren of tijdens de verzending per interne post. Eén van de geïnterviewden geeft aan dat het per jaar om naar schatting 300 zoekgeraakte facturen ging. Dat lijkt niet veel, maar het kostte veel arbeidstijd om ze op te sporen en/of kopiefacturen aan te vragen. Er waren te weinig controlemogelijkheden om het proces te volgen. De voortgang kon niet worden bewaakt. Het was vaak niet bekend waar (bij welke medewerker) de facturen zich op een bepaald moment bevonden en hoe lang ze daar al waren. Aanvullend op deze belangrijke voordelen komen een aantal voordelen niet nadrukkelijk naar voren, maar zou we graag wel even willen aanstippen: De auditors constateren dat de opzet, het bestaan en de werking van het proces zijn aangetoond en efficiënt verloopt. Dat is een belangrijke constatering omdat bij veel andere audit-onderzoeken naar bedrijfsvoeringprocessen dit vaak als belangrijk manco wordt genoemd. Dat is dus gelukkig niet het geval bij het gedigitaliseerde betaalproces. Ook zijn we tevreden met de constatering in het rapport dat de geïnterviewden over het algemeen tevredener zijn over het proces dan vóór de digitalisering. Jammer genoeg worden er in het rapport geen opmerkingen gemaakt over het feit dat met de digitalisering van het factuurproces ook de rechtmatigheid van het inkoopproces verder bevorderd is. En dat de informatievoorziening over het factuurproces met de digitalisering geoptimaliseerd is. Omdat de vraagstelling van de audit technisch van aard is, zijn geen concrete aanbevelingen geformuleerd. Wel is een aantal onderwerpen benoemd die zich lenen voor nadere afspraken met het Servicepunt71. Het gaat om de volgende onderwerpen: 1. Het instellen van klantenteams zoals dat nu al gebruikelijk is bij HRM. Zij zouden kunnen adviseren bij de inrichting van het proces rond de betaling van facturen binnen de afdelingen. 2. Ook het benoemen van een vaste contactpersoon die medewerkers kunnen benaderen als zij (technische) vragen hebben over de workflow is daarbij van belang; 3. Afspraken tussen management en Servicepunt71 welke sturingsinformatie nodig is om op doorlooptijden te sturen. Bijvoorbeeld een maandelijks overzicht van gemiddelde doorlooptijd en percentage op tijd betaalde facturen voor het management zodat daarop kan worden gestuurd. 4. Daarnaast zou het verhelderend zijn als de informatie over doorlooptijden zou zijn opgesplitst in drie fasen: verwerking van factuur bij Servicepunt71, behandeling van de

6 factuur door lijnafdelingen en afronden factuurbetaling door Servicepunt71. Het is dan voor het management van de gemeente Leiden inzichtelijker op welke punten bijsturing nodig is. Daarvoor is het nodig per fase afspraken te maken over een doorlooptijd en per fase het eigenaarschap helder te beleggen. 5. Een analyse van (de ontwikkeling van) de frequentie dat een verplichting pas wordt aangemaakt als de factuur al is ontvangen. Dit maakt het mogelijk om, indien nodig, actie in te zetten om dit te voorkomen. Deze onderwerpen zijn besproken met het Servicepunt71, hieronder wordt de gezamenlijke reactie verwoord. Ad 1) Het instellen van klantenteams is gebeurd. Elke budgethouder heeft een eigen financiële adviseur, en per product of dienst een aanspreekpunt bij de afdeling financieel beheer en bij de financiële administratie. Ad 2) De medewerker die bij de financiële administratie belast is met de controle van de inkoopfacturen (de controleur) is vast aanspreekpunt voor de budgethouder in het inkoopfactuurproces. De hierboven genoemde klantenteams zijn nog niet bekend genoeg bij de klanten en zullen beter geprofileerd worden. Hiertoe wordt onder andere de Dag van de factuur georganiseerd. Op donderdag 22 november organiseerden we samen met Servicepunt71 een dag van de factuur om alle betrokkenen in het betalingsproces van facturering te informeren en instrueren. Ook werden op deze dag betwiste facturen grotendeels verwerkt. Tijdens deze dag stond er een team van adviseurs voor de budgethouders, codeurs en prestatiebeoordelaars klaar om te helpen met lastige facturen die maar blijven terugkomen in de workflow en andere knelpunten. Zo willen we ook de relatie met leveranciers verbeteren door eind % van de facturen na maximaal 30 dagen betaald te hebben. Deze dag moet naast een quick win in een lager aantal facturen in omloop ook een structureel karakter hebben doordat alle betrokkenen samen de verschillende rollen in het proces en de knelpunten bespreken en verhelpen. Ad 3) Het maandelijks overzicht van gemiddelde doorlooptijd en percentage op tijd betaalde facturen voor het management is aanwezig. Het is een rapport dat in Cognos door de budgethouder en financieel adviseur op elk moment geraadpleegd kan worden. Momenteel wordt een standaard agenda opgesteld voor de gesprekken tussen financieel adviseur en budgethouder. Verbeterpunt is dat op deze agenda de doorlooptijd van de facturen (in de verschillende fase van het betaalproces) onderwerp van gesprek is. Ook in de verantwoordingsgesprekken tussen de directeur en afdelingsmanager verdient het aanbeveling om dit onderwerp op de agenda te plaatsen, zeker waar er sprake is van te lange doorlooptijden. Ad 4) In Leiden hanteren we het (treasury)beleid om facturen na binnenkomst niet eerder dan binnen 30 dagen betaalbaar worden gesteld. Dit doen we omdat te vroeg betalen van facturen leidt tot aanzienlijk renteverlies. We hebben als gemeente de ambitie om de gemiddelde doorlooptijd te verkorten. Dan zouden we dit in alleen al kunnen bereiken door de ingestelde betaaltermijn in het digitale betaalsysteem te verkorten. Dit is naast een beleidsmatige ook een financiële afweging waar we terughoudend mee om zouden moeten gaan vanwege de daarmee samenhangende rentederving. Beter is om het

7 verbeterpunt van het auditteam op te volgen. Het auditteam adviseert in punt 4 namelijk om de informatie over de prestatie indicator gemiddelde doorlooptijd facturen op te splitsen in drie fasen: verwerking van factuur bij Servicepunt71, behandeling van de factuur door lijnafdelingen en afronden factuurbetaling door Servicepunt71. De gemeente Leiden en het Servicepunt71 zal dan nog meer gaan sturen op de doorlooptijd in de eerste twee fasen: verwerking van factuur bij Servicepunt71, behandeling van de factuur door lijnafdelingen. Ook een mogelijkheid is om nog meer te gaan sturen op het percentage facturen dat te laat is betaald. Overigens zijn in de producten diensten catalogus van het Servicepunt71 afspraken gemaakt over de doorlooptijd bij het Servicepunt voor verwerking (< 5 werkdagen). Hieronder wordt in een schema aangegeven hoe dit proces in de gewenste situatie zou zijn en wat dan het maximale aantal dagen is dat een afdeling er over zou mogen doen om goed te keuren. Ad 5) Dit verbeterpunt betreft het nieuwe knelpunt na de digitalisering dat het aanmaken van een verplichting voor facturen > een extra handeling is in het betaalproces. Opgemerkt moet worden dat het aanmaken van een verplichting aan de voorkant van het betaalproces ook leidt tot de reductie van twee processtappen (te weten autorisen en betaalbaarstellen) en daarmee ook efficiency voordelen met zich meebrengt. Neemt niet weg dat het waardevol is om een aantal acties in te zetten om dit knelpunt te reduceren, te weten: - De mogelijkheid wordt momenteel onderzocht om jaar overschrijdende contracten in één verplichting voor verschillende jaren op te voeren. - Verplichtingen o.b.v. een contract kunnen ingevoerd worden voor een bulk opdrachten en niet voor elke opdracht afzonderlijk een verplichting aanmaken. Deze mogelijkheid is er nu al maar wordt nog onvoldoende gebruikt. - Knelpunt is dat er voor opdrachten boven een (digitaal) formulier moet worden ingevuld om bij de afdeling inkoop een meldcode aan te vragen en dat daarnaast boven een bedrag van een (digitaal) formulier moet worden ingevuld om een verplichting aan te maken. Dit terwijl een groot deel van de gegevens hetzelfde zijn. Er wordt momenteel onderzocht of het mogelijk is om deze invulactie te combineren. Er wordt momenteel onderzocht of het mogelijk is om deze invulactie te combineren. - Te overwegen valt om de grens waarboven een verplichting moet worden aangemaakt en waarboven een melding bij inkoop moet worden gedaan gelijk getrokken wordt naar één bedrag van De voor- en de nadelen van deze actie zullen afgewogen worden in samenspraak met de interne accountant.

8 Tot zover de reactie op de genoemde verbeteringen op blz. 16 van de audit. Naast deze genoemde verbeteracties zijn we momenteel met bedrijven in gesprek over facturen waarbij verschillende budgethouders betrokken zijn. Deze zogenoemde verzamelfacturen zorgen voor veel vertraging in het betaalproces. Met deze acties hopen we tot een optimale samenwerking te komen tussen Servicepunt71, de gemeentelijke organisatie en de crediteuren zodat we onze gestelde doelen wat betreft toonaangevende en klantvriendelijke gemeente.