Gemeente Delft. Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende geinformeerd te hebben en verzoeken u de toezegging als afgedaan te beschouwen.

Transcriptie

1 Besturing Controlling Communicatie Bestuursondersteuning Retouradres : Bestuursondersteuning, Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de eden van de gemeenteraad Gemeente Delft De Torenhove Martinus Nijhoffiaan ES Delft IBAN NL21 BNGH t.n.v. gemeente Delft Internet Telefoon VERZONDEN - 9 JULI 2015 Datum Onderwerp Afdoening toezegging stand van zaken aanbevelingen accountant Ons kenmerk jaarrekening OBS Uw brief van Uw kenmerk Bijlage 1 Geachte leden van de raad, Op 28 mei heeft het college u toegezegd om u voor het zomerreces te informeren over de opvolging van de adviezen en aanbevelingen van de accountant bij de jaarrekening 2014 OBS B.V. In de bijlage vindt u de stand van zaken ten aanzien van de verschillende adviezen en aanbevelingen. Wij zullen u periodiek, via de kwartaalrapportage, op de hoogte houden over de opvolging van de adviezen en aanbevelingen. Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende geinformeerd te hebben en verzoeken u de toezegging als afgedaan te beschouwen. Hoogachtend, het college van burgemeester en weth ders v Delft, bur emeester PrezLb rs..w. Andriessen I.s.

2 Delft Stand van afdoening per juni 2015 Stand van zaken aanbevelingen zoals opgenomen in het openbaar accountantsverslag voor het boekiaar 2014 dd. 16 april 2015 In de tabel hieronder is in de kolom "aanbeveling" het betreffende hoofdstuk en het paginanummer van het openbaar accountantsverslag genoemd en de tekst van de aanbeveling/het advies van Deloitte opgenomen. In de kolom "stand van afdoenin. 'uni 2015" is de stand van zaken m.b.t de o a vol ii in. van de aanbevelin e en o. eenomen. Nr. Aanbevelingen en adviezen Stand van afdoening juni Hoofdstuk 5.2 Risicoreserve in de BC 6 Observatie: De risicoreserve bij gebiedsontwikkeling is gevormd op basis van de kosten. Er is geen risicoreserve gevormd voor de opbrengsten. In de waarderings- en sturingsvariant van de BC wordt onderscheid gemaakt tussen twee niveaus van de grondwaarde. 2 6 Observatie: Bij de risico-inventarisaties worden geen risico's geïdentificeerd die buiten de scope van de BC vallen, maar wel impact op de gemeente zouden kunnen hebben. 3 6 Advies: Deloitte adviseert om bij de bottom-up risico-inventarisatie ook gemeentelijke risico's te inventariseren, Deze risico's beïnvloeden weliswaar niet de BC, maar zijn wel relevant voor de gemeente Delft. 4 Hoofdstuk 5.3 Controlfunctie BC 7 Advies: Wij adviseren u een diepgaandere controle op het model en inhoud van de herziene business case aan de hand van een intern controleprogramma uit te voeren/te integreren. Deze controle zal ten minste moeten inhouden: 1. Een toets op de analyse van de BC per heden versus de vorige BC. 2. Een controle op de berekeningen en juiste verwerking van onderliggende ramingen en contracten. 3. Een toets op het logboek: zijn de wijzigingen voldoende onderbouwd? 4. Challenge van afweging op nieuwe informatie: wel/geen risico en waarom is er wel/geen wijziging in de business case? Mogelijk gebeurt een aantal van deze acties nu al wel impliciet, echter deze worden niet zichtbaar gemaakt. N.v.t. N.v.t. Bij de Risicosessies (met deelnemers uit Gemeentelijke organisatie en organisatie van OBS) die worden gehouden per deelproject,worden ook deze risico's nu geïnventariseerd. Reeds bij de Q4-rapportage 2014 is hiermee een begin gemaakt. Deze risico's worden door gemeentelijke organisatie gemonitord Bij de actualisatie van de Businesscase per 1 juli 2015 wordt hieraan invulling gegeven. De interne controle-werkzaamheden worden met ingang van 2015 door de gemeente uitgevoerd; de uitvoering van deze controle wordt door de gemeentelijke auditor gemeente-intern gemonitord. Over de resultaten van de interne controle wordt te zijner tijd gerapporteerd.aan bestuur en aandeelhouder. Pagina 1 van 3

3 --. 1 Delft 5 Hoofdstuk 6.2 Onderhanden projecten Hoofdstuk 7 Fraude Hoofdstuk 9 Administratieve organisatie en interne beheersing Nr. Aanbevelingen en advieze Stand van afdoening juni Advies: Hoe verder de afrekening in de tijd wordt doorgeschoven, hoe groter het risico wordt dat kosten mogelijk niet volledig doorbelast kunnen worden of dat betwisting plaatsvindt. Deloitte adviseert dringend om prioriteit te geven aan: 1. Het afspraken maken over de verdeelsleutels van de directe kosten.. Het doorbelasten/verrekenen van de indirecte kosten aan de opdrachtgevers.. Het prioriteit geven aan afspraken met derden omtrent opslagen over indirecte kosten 13 Advies: In 2012 heeft OBS een workshop frauderisico's voor haar medewerkers georganiseerd en de uitkomsten geëvalueerd. Deloitte adviseert hier spoedig een update op te verrichten. 14 Advies inzake procesbeschrijving (onder verwijzing naar de Deloitte adviseert procesbeschrijvingen te actualiseren ten aanzien van bijvoorbeeld het gewijzigde risicomanagementproces Advies inzake frauderisicoanalyse (onder verwijzing naar de Deloitte adviseert het op korte termijn actualiseren van de frauderisicoanalyse. Advies inzake kasritme (onder verwijzing naar de Deloitte adviseert 1. periodiek in beeld te brengen wat de cumulatieve besteding is ten opzichte van het afgesproken kasritme. 2. Daarnaast adviseren wij u prioriteit te geven aan het formaliseren van deze hernieuwde kasstroomafspraak. Advies inzake controlfunctie BC (onder verwijzing naar de Met de gemeentelijke organisatie vindt overleg plaats over de doorbelasting van de (in)directe kosten over de deelprojecten, waaronder de realisatie van het HNK. Met MRDH zijn afspraken gemaakt m.b.t. alle tramgerelateerde werkzaamheden en met ProRail vindt overleg plaats over de afrekening van de gemaakte kosten voor de realisatie van de stationshal. Naar verwachting zijn eind 2015 met gemeente en alle opdrachtgevers sluitende afspraken gemaakt over de doorbelasting van de (in)directe kosten. Voor alle medewerkers van OBS is in het vierde kwartaal 2015 een workshop integriteit en frauderisico's gepland, bij voorkeur direct na het zomerreces in september. OBS actualiseert de procesbeschrijvingen en werkwijzen naar aanleiding van de stresstest en Second Opinion door Rebel. Met de gemeentelijke organisatie zijn in dat kader reeds een aantal procesbeschrijvingen aangepast. Vastlegging van de voor de bedrijfsvoering cruciale procesbeschrijvingen zal plaatsvinden in Q3-2015; een eerste audit op de werking en naleving daarvan vindt plaats aan het einde van Q en het begin van Q OBS is voornemens de frauderisicoanalyse concreet de rapportage over de door OBS betreffende fraudepreventie en integriteit genomen maatregelen - in het vierde kwartaal 2015 te actualiseren. Zie ook nummer 6 van dit overzicht. Met ProRail zijn nieuwe kasstroom-afspraken gemaakt en ook voor de overige projecten die onder aanstu ring van OBS staan, zijn afspraken vastgelegd. Monitoring hiervan vindt plaats in het kader van liquiditeitsbeheer. Stand van zaken afdoening; Zie nummer 4 van dit overzicht. Pagina 2 van 3

4 Delft Vervolg hoofdstuk 9 Administratieve organisatie en interne beheersing Hoofdstuk 10 Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking Hoofdstuk 11 Tot slot Nr. Aanbevelingen en adviezen Stand van afdoening juni Advies inzake digitale factuurverwerking (onder verwijzing naar de Alle drie adviezen zijn afgedaan. Opgemerkt kan worden dat OBS gebruik maakt van de Deloitte adviseert aanzien van: gemeente voor integrale ondersteuning op ICT-gebied. 1. Realiseer bij het aanmaken van een nieuwe account functiescheiding. Advies nummer 3 (logging van handelingen) heeft betrekking 2. Voorschriften ten aanzien van in- en uitdiensttreding. op het gemeentelijk inlogproces. OBS heeft het advies van 3. Logging van handelingen binnen de applicatie Deloitte met de gemeentelijke afdeling ICT besproken. Ten tijde van het uitbrengen van de managementletter (begin april) was OBS bezig deze adviezen te implementeren. 14 Advies: Deloitte heeft bij de audit 2014 specifieke aandacht besteed Stand van zaken afdoening; Zie nummer 7 van dit overzicht. aan de digitale factuurverwerking en hierbij een aantal adviezen in de management-letter geformuleerd ter versterking van de IT-omgeving (zie hiervoor hoofdstuk 9 van het accountantsverslag). 14 Advies (zie ook nummer 4 van dit overzicht): Stand van zaken afdoening; Zie nummer 4 van dit overzicht. Deloitte adviseert in 2015 prioriteit te geven aan het vormgeven en zichtbaar maken van de inhoudelijke 'control' op de business case. Delft, 24 juni 2015 Pagina 3 van 3

5