Raadsvoorstelinzake Plan van Aanpak en kaderstelling (middel)langetermij nhuisvesting gemeentelijke organisatie

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Strategie Raadsnummer 09.R Inboeknummer o9bstoa4yy Beslisdatum B&W rs december 2009 Dossiernummer 95I.55I Raadsvoorstelinzake Plan van Aanpak en kaderstelling (middel)langetermij nhuisvesting gemeentelijke organisatie Inleiding De gemeentelijke organisatie is sterk in beweging om de kwaliteit van de dienstverlening en de samenhangende uitvoering van gemeentelijke taken op een hoger niveau te brengen, afgestemd op de nieuwste kansen, uitdagingen en ontwikkelingen. Dit heeft per 1 januari 2009 geleid tot de opheffing van de dienstenstructuur en de komst van 24 sectoren, die steeds meer werken, zoals beoogd. Passende huisvesting is onmisbaar om organisatorische veranderingen van deze omvang tot een succes te maken en moet passen bij de prestaties die de organisatie nu en in de toekomst moet leveren. Gezien de betekenis van huisvesting voor het welslagen van de doorontwikkeling van de organisatie en het tot stand brengen van nieuwe en flexibele samenwerkingsvormen binnen de ambtelijke organisatie en tussen de ambtelijke organisatie en partners erbuiten, is er nu behoefte aan een samenhangende strategische visie op huisvesting voor de gemeentelijke organisatie op de (middel)lange termijn. Een visie die zoveel mogelijk "toekomstproof" is en ons in staat stelt flexibel in te spelen op ontwikkelingen die nu nog ongewis zijn. Doelstelling De doelstelling van dit raadsvoorstel is tweeledig: Een Plan van Aanpak vast te stellen om te komen tot een samenhangende strategische visie op de (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie. Deze strategische visie geeft zicht op de wijze waarop de gemeentelijke organisatie over vijf jaar en verder gehuisvest zal zijn. Vaststelling van de kaders behorend bij fase 1 van het Plan van Aanpak "Zoekrichting voor locatie" en mandaatverlening aan het College voor nadere uitwerking van fase 2 "Locatiekeuze". Voorstel 1 a Het "Plan van Aanpak (middel)lange termijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie" d.d. 24 november 2009 vast te stellen, waarin acht fasen worden onderscheiden: Fase 1: Zoekrichting voor locatie; Fase 2: Locatiekeuze; Fase 3: Programma van eisen; Fase 4: Keuze van architect Fase 5: Schetsontwerp; Fase 6: Definitief ontwerp en investeringsvoorstel;

2 Fase 7: Realisatie; Fase 8: Beheerfase. b Conform het Plan van Aanpak uit zijn midden een raadsadviescommissie voor (middel)langetermijnhuisvesting van de gemeentelijke organisatie in te stellen. 2 Als kaders voor de locatie-zoekrichting vast te stellen: a door werkplekdeling en ÃćâĆňâĂİ vervolgens -flexplektoepassing wordt het aantal vierkante meters voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie, ten opzichte van de huidige omvang, verminderd. Richtpunt hierbij is een vermindering van 20a/o ten opzichte van het huidige aantal vierkante meters; b het stadhuis blijft bestuurs- en ontmoetingscentrum; c In principe wordt de gemeentelijke organisatie binnen maximaal meter loopafstand van het Stadhuis gehuisvest; d de locatie voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie moet goed bereikbaar zijn voor diverse verkeerssoorten, milieuvriendelijk en duurzaam mobiliteitsbeleid ondersteunen, zich op maximaal 750 meter loopafstand van het station bevinden en de huisvesting moet voldoen aan de eisen die in deze tijd in het kader van duurzaamheid aan een kantoorpand gesteld mogen worden; e de huisvesting van de gemeentelijke organisatie draagt bij aan de stedelijke ontwikkeling; f het huidige huisvestingsbudget is taakstellend voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie op de (middel)lang termijn. Hierbij wordt het huisvestingsbudget opgevat als "total costs of ownership"; g in principe wordt uitgegaan van gemeentelijk eigendom van gebouwen die voor gemeentelijke huisvesting worden gebruikt. 3 Het college van burgemeester en wethouders het mandaat te geven binnen de onder 2 gestelde kaders de uitwerking van fase 2 Locatiekeuze uit het Plan van Aanpak (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie ter hand te nemen. Argumenten 1 Het Plan van Aanpak (mi ddel) langetermij nhui svesti ng voor de gemeentelijke organisatie geeft richting aan het proces voor toekomstige gemeentelijke huisvesting. In het plan is verwoord dat voor de (middel)langetermijnhuisvesting een project wordt ingericht met een looptijd van het eerste kwartaal 2010 tot en met het derde kwartaal van 2014, onder leiding van een projectleider. Ten aanzien van ieder van de acht fasen is beschreven wat het eindresultaat van deze fase is, wat de looptijd ervan is en wanneer en op welke wijze de raad en de ondernemingsraad bij het proces worden betrokken. Het Plan van Aanpak is als bijlage bij dit raadsvoorstel gevoegd. 1 Het Plan van Aanpak (mi ddel) langetermij nhui svesti ng voor de gemeentelijke organisatie brengt uw raadi n de positie bij i edere faseinvulling te geven aan de kaderstellende en controlerende taak en bij te sturen waar nodig. In het Plan van Aanpak is bij iedere fase beschreven op welk moment en op welke wijze uw raad in dit proces wordt betrokken. Zo stelt uw raad vooraf duidelijk op welk moment hij welke producten verwacht en wanneer hij in het kader van haar kaderstellende en controlerende taak aan zet is of geinformeerd wordt.

3 1 Het Plan van Aanpak (mi ddel) langetermij nhui svesti ng voor de gemeentelijke organisatie doet recht aan de Ondernemingsraad en brengt de Ondernemingsraadi n de positie acti ef betrokken tezijn en haar rol te vervullen. In het Plan van Aanpak (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie is bij iedere te doorlopen fase vermeld wanneer en op welke wijze de ondernemingsraad wordt betrokken. Door het Plan van Aanpak vast te stellen doet uw raad vanuit zijn rol als werkgever recht aan de ondernemingsraad en brengt deze in de positie, conform het recht en de wens van de OR, actief betrokken te zijn en zijn rol te vervullen. 2 De kaders moeten voldoende richting geven, maar geen strak keurslij fzij n. De kaders die in dit raadsvoorstel onder 2 zijn vermeld en in het Plan van Aanpak in fase 1 Zoekrichting voor locatie zijn opgenomen en nader zijn uitgewerkt geven duidelijk aan in welke richting huisvestingsoplossingen voor de (middel)langetermijn gevonden moeten worden. Op basis van deze kaders kan ons college diverse huisvestingscenario s ontwikkelen die aansluiten bij de wensen van uw raad en deze met elkaar vergelijken. Tegelijkertijd zijn deze kaders geen te strak keurslijf dat het aantal oplossingsmogelijkheden aanzienlijk beperkt en de onderhandelingsruimte van de gemeente bij mogelijke verwervingen van panden sterk onder druk zet. 2 De kaders moeten zo veel mogelijk aansluiten bij, en een bijdrage leveren aan, gemeentelijke (belei ds) doelstellingen. Bij de keuze voor (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie gaat het om een besluit met mogelijk een grote financiele en ruimtelijke impact voor de stad. Gewogen moet worden in welke mate bijgedragen kan worden aan voor de gemeente relevante (beleids)doelstellingen. Om deze reden is ervoor gekozen kaders te formuleren met betrekking tot: werkplekdeli ng en ÃćâĆňâĂİ vervolgens ÃćâĆňâĂİ flexplektoepassi ng met alsinzet een vermindering van 20%o van het huidige aantal vierkante meters: dit draagt bij aan de doelstelling van de gemeente efficient en effectief met middelen om te gaan en als moderne en aantrekkelijke werkgever in te kunnen spelen op de vraag naar flexibiliteit in werkplek door werknemers; het stadhuis blijft bestuurs- en ontmoetingscentrum: dit draagt bij aan de doelstelling van de gemeente herkenbaar en zichtbaar in de stad aanwezig te zijn en sluit aan bij de behoeften van de organisatie aan ruimtes voor ontmoeting en samenwerking; i n principe wordt de gemeentelijke organisatie binnen maximaal meter loopafstand van het Stadhuis gehuisvest : dit draagt bij aan goede bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en voorkomt onnodig, mogelijk milieuonvriendelijke, verkeersbewegingen tussen onderdelen van de organisatie onderling en tussen ambtelijke organisatie en het bestuur; de locatie voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie moet goed bereikbaar zijn voor diverse verkeerssoorten, milieuvriendelijk en duurzaam mobi li tei tsbelei d ondersteunen, zich op maximaal 750 meter loopafstand van het station bevinden en de huisvesting moet voldoen aan de eisen di ei n deze tijdi n het kader van duurzaamheid aan een kantoorpand gesteld mogen De raad heeft eerder aangegeven deze afstand als maatstaf te willen hanteren. De Ondernemingsraad heeft aangegeven een voorkeur te hebben voor een maximale loopstand van 500 m.

4 worden. Hiermee wordt de gemeentelijke doelstelling van milieuvriendelijk en duurzaam mobiliteitsbeleid en duurzaam bouwen en gebruik van gebouwen voor zowel burgers als werknemers ondersteund; de huisvesting van de gemeentelijke organisatie draagt bij aan de stedelijke ontwikkeling: hiermee wordt beoogd de huisvestingskeuzes goed te laten aansluiten en een versterking te laten zijn van de stedelijke ontwikkeling van de stad; het huidige huisvestingsbudgetis taakstellend voor de huisvesting van de gemeentelijke organi sa ti e op de (mi ddel) lang termijn. Hierbij wordt het hui svesti ngsbudget opgevat als "total costs ofownershi p": dit draagt bij aan de doelstelling van de gemeente efficient en effectief met middelen om te gaan en is bedoeld om investeringen in duurzame en milieuvriendelijke huisvesting kostenneutraal te stimuleren; i n principe wordt uitgegaan van gemeentelijk eigendom van gebouwen di e voor gemeentelijke huisvesting wordengebruikt: dit maakt het mogelijkflexibel invulling te geven aan de kwalitatieve en kwantitatieve huisvestingsbehoefte, vooral waar het gaat om het bij de gemeente onder een dak kunnen huisvesten van ketenpartners in het kader van samenwerking en betere dienstverlening aan de burger. 3 Fase 2 (Locati ekeuze) is marktgevoelig; daarom nadere uitwerking door ons college van door uw raad gegeven kaders. Op basis van de kaders voor de locatie-zoekrichting kunnen in fase 2 diverse scenario s (tenminste twee) voor locatiekeuze in beeld worden gebracht, met inbegrip van een raming van de financiele consequenties ervan. Omdat de uitwerking van deze scenario s, en de uiteindelijke keuze voor een locatie, zeer marktgevoelig zijn wordt voorgesteld ons college de opdracht te geven fase 2 (locatiekeuze) integraal uit te voeren. Zo houdt de gemeente Eindhoven de beste mogelijke onderhandelingspositie op de onroerendgoedmarkt en voorkomt ze een prijsopdrijvend effect. Kanttekeningen 3 Besluitvorming over de locatiekeuze aan ons college. Krachtens de gemeentewet is ons college bevoegd privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de gemeente aan te gaan. Daarbij is ons college wel verplicht uw raad hierover vooraf te consulteren als uw raad daarom verzoekt en als de uitoefening van deze bevoegdheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Aangezien het de inschatting is dat dit laatste het geval zal zijn, consulteert ons college voorafgaand aan de definitieve besluitvorming de raadsadviescommissie voor de (middel) langetermijnhuisvesting vertrouwelijk, zodat deze zijn wensen en bezwaren omtrent het voorgenomen besluit kenbaar kan maken. Kosten Voor de (middel)langetermijnhuisvesting geldt het huidige gemeentebrede huisvestingsbudget als taakstelling. Hierbij geldt het principe van de "total costs of ownership". Concreet betekent dit dat bij de kostenberekening van de totale huisvesting exploitatiekosten worden meegenomen. Om de financiele consequenties van beslissingen rondom huisvesting goed te kunnen beoordelen heeft een grondige analyse plaatsgevonden, waardoor er inmiddels permanent een actueel inzicht is in de huidige totale kosten van de gemeentelijke

5 huisvesting. Dit bedrag is taakstellend. Uitdrukkelijk geldt dat eventuele meerkosten op korte termijn op de middellange termijn zullen moeten worden terugverdiend (binnen vier jaar). In iedere fase uit het Plan van Aanpak (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie worden de financiele consequenties nader in beeld gebracht. Naarmate het proces vordert ontstaat een steeds scherper beeld van de totale kosten en financiele consequenties. Hierop kan per fase worden bijgestuurd. In iedere fase wordt uw raad betrokken, om zo de kaderstellende en controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Communicatie Communicatie met de ambtelijke organisatie in algemene zin vindt plaats via het lijnmanagement. De Ondernemingsraad wordt intensief betrokken bij de uitvoering van dit Plan van Aanpak voor de (middel)langetermijnhuisvesting. Dit is een wettelijke verplichting, maar daarnaast ook van groot belang voor het welslagen ervan en voor het draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie. De ondernemingsraad toont zich zeer betrokken en heeft een OR Kadernota Huisvesting aangereikt die wordt betrokken bij de uitvoering van het Plan van Aanpak. Planning en uitvoering Het Plan van Aanpak (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie omvat acht uitvoeringsfasen die tussen 1 januari 2010 en 1 oktober 2014 worden gerealiseerd. Voor de planning per fase wordt verwezen naar het Plan van Aanpak. Evaluatie Evaluatie op hoofdlijnen vindt plaats door middel van de reguliere verantwoordingsdocumenten als de turap en het jaarverslag en via het meerjarenprogramma gemeentelijke huisvesting, dat onderdeel uitmaakt van fase 3: Programma van Eisen. Het Plan van Aanpak is fasegewijs opgebouwd. ledere fase levert een eindproduct op. Onderdeel van dat eindproduct is een evaluatie van de af te sluiten fase. In het Plan van Aanpak is weergegeven op welke wijze uw raad bij iedere fase wordt betrokken. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: 1 Plan van Aanpak (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie, d.d. 24 november 2009; 2 Advies van de OR, d.d. 8 december 2009; 3 OR kadernota huisvesting; 4 Uitkomsten enquete OR inzake huisvesting. De bijlagen zijn separaat toegezonden. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

6 A. Brunninkhuis, secretaris. Raadsnummer 09.R

7 Onteer praadsbeslui t De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 december 2009; besluit: 1 a het Plan van Aanpak (middel)lange termijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie, d.d. 24 november 2009 vast te stellen, waarin acht fasen worden onderscheiden: Fase 1: Zoekrichting voor locatie; Fase 2: Locatiekeuze; Fase 3: Programma van eisen; Fase 4: Keuze van architect Fase 5: Schetsontwerp; Fase 6: Definitief ontwerp en investeringsvoorstel; Fase 7: Realisatie; Fase 8: Beheerfase; b conform het Plan van Aanpak uit zijn midden een raadsadviescommissie voor (middel)- langetermijnhuisvesting van de gemeentelijke organisatie in te stellen; 2 als kaders voor de locatie-zoekrichting vast te stellen: a door werkplekdeling en ÃćâĆňâĂİ vervolgens -flexplektoepassing wordt het aantal vierkante meters voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie, ten opzichte van de huidige omvang, verminderd. Richtpunt hierbij is een vermindering van 20a/o ten opzichte van het huidige aantal vierkante meters; b het stadhuis blijft bestuurs- en ontmoetingscentrum; c In principe wordt de gemeentelijke organisatie binnen maximaal meter loopafstand van het Stadhuis gehuisvest; d de locatie voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie moet goed bereikbaar zijn voor diverse verkeerssoorten, milieuvriendelijk en duurzaam mobiliteitsbeleid ondersteunen, zich op maximaal 750 meter loopafstand van het station bevinden en de huisvesting moet voldoen aan de eisen die in deze tijd in het kader van duurzaamheid aan een kantoorpand gesteld mogen worden; e de huisvesting van de gemeentelijke organisatie draagt bij aan de stedelijke ontwikkeling; f het huidige huisvestingsbudget is taakstellend voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie op de (middel)lang termijn. Hierbij wordt het huisvestingsbudget opgevat als "total costs of ownership"; g in principe wordt uitgegaan van gemeentelijk eigendom van gebouwen die voor gemeentelijke huisvesting worden gebruikt;

8 3 het college van burgemeester en wethouders het mandaat te geven binnen de onder 2 gestelde kaders de uitwerking van fase 2 Locatiekeuze uit het Plan van Aanpak (middel)langetermijnhuisvesting voor de gemeentelijke organisatie ter hand te nemen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van, voorzitter., griffier. BA