Handleiding ROM module

Transcriptie

1 Handleiding ROM module Praktikon 2016

2 Praktikon B.V. Postbus GK Nijmegen tel fax Praktikon B.V. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Praktikon. No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.

3 Routine Outcome Monitoring Routine Outcome Monitoring (verder aangeduid met 'ROM') is het regelmatig meten van de uitkomsten van een zorgproces. Dit meten gebeurt met behulp van verschillende instrumenten die het verloop van een behandeling in beeld brengen. Meestal zijn dit metingen vóór en na een behandeling, maar het kunnen ook tussentijdse metingen of metingen na afloop van een zorgproces zijn. ROM maakt het mogelijk het individuele verloop van een behandeling te volgen, en eventueel bij te sturen. Daarnaast wordt ROM veel gebruikt om behandelresultaten van zorgprogramma s of zorginstellingen als geheel te meten, om zorgprogramma s te evalueren en/of om verantwoording af te leggen aan financiers. Bij ROM worden dezelfde instrumenten op dezelfde meetmomenten afgenomen bij een bepaald type behandeling of zorgproces. Door deze uniformering lenen ROM processen zich goed voor het standaardiseren van metingen. Die standaardisering houdt echter ook een groot risico in: zorgprocessen verlopen nu eenmaal lang niet altijd op een uniforme wijze, waardoor van te voren vastgestelde metingen uit de pas gaan lopen met het zorgproces. Een goed gestructureerde ROMprocedure dient daarom zowel gestandaardiseerd als flexibel te zijn, om optimaal te kunnen aansluiten bij het zorgproces en het uiteindelijke het doel betrouwbare uitkomstmetingen met een zo hoog mogelijke respons te bereiken. ROM in BergOp BergOp bevat een compleet instrumentarium voor ROM metingen in diverse sectoren van de zorg, die bij elke cliënt en op elk moment kunnen worden afgenomen. Omdat ROM processen voor veel cliënten van een bepaalde instelling of zorgmodule gelijk zijn en de ROM metingen grotendeels gestandaardiseerd zijn, is de ROM module in BergOp ontwikkeld; ROM processen kunnen hiermee gestandaardiseerd en zo veel mogelijk automatisch verlopen. Deze handleiding bestaat uit twee hoofdstukken, waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe: 1. een gestandaardiseerd ROM proces wordt aangemaakt en toegewezen aan cliënten via het menu ROM processen en het zorgpakket. 2. een individueel ROM traject (het ROM proces van de cliënt) wordt beheerd via het menu ROM metingen. Het aanmaken van een ROM proces (hoofdstuk 1) wordt uitgevoerd door de beheerder van een instelling. De individuele ROM trajecten (hoofdstuk 2) kunnen door alle medewerkers die daarvoor geautoriseerd zijn worden beheerd.

4 Inhoud 1. Het instellen van een ROM proces 1.1. Een ROM proces aanmaken 1.2. De eerste meting invoeren 1.3. Meerdere metingen toevoegen 1.4. Toewijzen van een ROM proces aan cliënten 1.5. Gelijktijdige verzending 2. Individueel ROM traject beheren 2.1. Overzicht van de ROM metingen 2.2. Werken met het overzicht 2.3. Inzoomen op vragenlijsten 2.4. Meerdere vragenlijsten klaarzetten voor verzending 2.5. Synchroniseren van metingen

5 1. Het instellen van een ROM proces In dit hoofdstuk: 1.1: Een ROM proces aanmaken 1.2: De eerste meting invoeren 1.3: Meerdere metingen toevoegen 1.4: Toewijzen van een ROM proces aan cliënten 1.5: Gelijktijdige verzending In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een ROM proces wordt aangemaakt (1.1 t/m 1.3). Het instellen van een ROM proces gebeurt in het menu ROM processen. In dit menu wordt een 'model' van het proces gemaakt; hier wordt onder andere ingesteld welke locaties en modules bij het proces horen, uit hoeveel metingen het proces bestaat, welke vragenlijsten bij de meting horen, en wanneer de vragenlijsten verzonden of ingevuld dienen te worden. Wanneer het ROM proces aangemaakt is, worden de metingen niet direct geactiveerd. Daarvoor moeten er eerst cliënten worden toegewezen aan het ROM proces (1.4). Het is ook mogelijk om een meting zonder toewijzing van een ROM proces voor meerdere cliënten tegelijk klaar te zetten (1.5). Het menu ROM processen is alleen toegankelijk voor degenen die over een beheerdersrecht in BergOp beschikken. Het is echter raadzaam om bij de inrichting meerdere personen te betrekken die met ROM te maken te hebben, zodat de inrichting optimaal aansluit bij de manier van werken van de instelling. Zodra een cliënt is toegewezen aan het ROM proces worden de metingen van zijn of haar ROMproces klaargezet. De metingen van de cliënt (het individuele ROM traject) zijn terug te vinden in het menu ROM metingen. Dit komt in hoofdstuk 2 aan bod. Legenda In de menu's van ROM komen verschillende iconen voor. De meest voorkomende iconen en hun betekenis vind je hieronder. = Verwijderen = Kopiëren = Nieuw = Bewerken Naar boven

6 1.1 Een ROM proces aanmaken Ga in het hoofdmenu naar het menu ROM processen. Er verschijnt een (leeg) overzicht. In dit overzicht komen de ROM processen te staan. Om een nieuw proces aan te maken klik je op Nieuw onder het overzicht. In afbeelding 1 zie je een ingevuld venster met de basisgegevens van het nieuwe ROM proces 'Meten is Weten'. Afbeelding 1.Instellen van het ROM proces: de basisgegevens INVULLEN VAN HET SCHERM: ROM proces instellen (velden met een sterretje zijn verplicht) De Naam (1) van het ROM proces. Omschrijving (2) van het ROM proces. de Ingangsdatum proces (3): vanaf deze datum is het ROM proces beschikbaar en zichtbaar in het zorgpakket. Cliënten kunnen vanaf deze datum toegewezen worden aan het ROM proces. Afsluitdatum proces (4): vanaf deze datum verschijnt het ROM proces niet meer in het zorgpakket; het proces kan dus niet meer worden opgestart voor nieuwe cliënten. Lopende ROM processen kunnen wel altijd worden afgerond. Wanneer een lopend ROMproces moet worden aangepast (er wordt bijvoorbeeld een nieuwe vragenlijst gebruikt) is het beter het 'oude' ROM proces af te sluiten en een nieuw ROM proces aan te maken in plaats van het bestaande ROM proces te wijzigen. Gelijktijdige verzending (5): de procedure van gelijktijdige verzending wordt in paragraaf 1.5 toegelicht. Locaties en de Modules (6): hier leg je vast voor welke locaties en modules binnen de instelling het ROM proces toegankelijk is. Het ROM proces is alleen beschikbaar voor cliënten die aangesloten zijn bij de gekozen locaties en modules. Naar boven

7 1.2 De eerste meting invoeren Het ROM proces verschijnt na het opslaan van de basisgegevens in het overzicht. Als je het ROMproces in het overzicht selecteert, verschijnt een visuele weergave van het proces onder het overzicht (afbeelding 2). Afbeelding 2. Een nog lege (eerste) meting van het ROM proces Links staat een informatiekader met de zojuist gekozen Ingangs en Afsluitingsdatum op het eerste tabblad en de bijbehorende Locaties en Modules op de tabbladen eronder. Via het potloodje kun je de gegevens inzien en wijzigen. De bol naast het informatiekader verbeeldt de eerste (nog lege) meting van het ROM proces. Voor ieder meetmoment (aanvangsmeting, tussenmeting, eindmeting, etc.) zal een nieuwe bol verschijnen. Bij het invoeren van een nieuwe meting verschijnt een invulscherm met twee tabbladen: 1. Tabblad Instellingen: hier worden de naam van de meting, het startmoment, het moment van uitvoer, de vervaldatum en berichten naar keuze* ingesteld. Eventueel kan hier ook aangegeven worden dat een meting herhaald moet worden na een bepaalde tijd. 2. Tabblad Vragenlijst, informant en berichten: hier worden de vragenlijsten, de afnamemethode en de bijbehorende informanten ingevoerd. Eventueel kunnen ook de vervaldatum en berichten naar keuze* worden ingesteld. *De vervaldatum en de berichten kunnen op het niveau van de meting (voor alle vragenlijsten hetzelfde) of op het niveau van de vragenlijsten (voor iedere vragenlijst anders) worden ingesteld.

8 a) Tabblad: Instellingen Klik op het icoon Nieuw. Het venster in afbeelding 3 verschijnt. De gegevens voor de eerste meting van het ROM proces 'Meten is Weten' zijn hier al ingevuld. Afbeelding 3. Tabblad Instellingen, met de naam van de eerste meting, het meetmoment, de vervaldatum en berichten

9 INVULLEN VAN HET TABBLAD: Instellingen De Naam (1) van de meting: voor een aanvangsmeting kan dat bijvoorbeeld 'eerste meting', 'aanvangsmeting', of zoals in het voorbeeld 'startmeting' zijn. Het Meetmoment (2): hier wordt het meetmoment gekozen. Dit meetmoment wordt meegegeven aan de vragenlijsten in de meting; zo krijgen de vragenlijsten uit de Startmeting bijvoorbeeld het meetmoment aanvang. Het Startmoment (3): hier kun je vastleggen op welk moment de meting moet worden ingepland. Dit moment is verbonden aan het zorgpakket (de module) van de cliënt. Bij Uitvoeren geef je aan hoeveel dagen na het gekozen moment de vragenlijst dient te worden verstuurd of ingevuld. Bij de eerste meting (de startmeting) zijn er drie mogelijkheden: 1. Na begindatum module: de meting wordt een x aantal dagen na de ingangsdatum van de module van de cliënt uitgevoerd. 2. Voor/na einddatum module: de meting wordt een x aantal dagen vóór of na de einddatum van de module van de cliënt uitgevoerd. 3. Vrije keuze: de datum van de startmeting wordt later bepaald (in het zorgpakket, wanneer de cliënt wordt toegewezen aan het ROM proces). Er hoeft niets te worden ingevuld bij Uitvoeren. Bij een tweede of volgende meting is het eveneens mogelijk het meetmoment te verbinden aan de begin of einddatum van de module. Daarnaast is het mogelijk de meting te verbinden aan: 1. De startmeting:de meting wordt een x aantal dagen na de startmeting uitgevoerd. 2. De vorige meting:de meting wordt een x aantal dagen na de voorgaande meting uitgevoerd. De Vervaldatum (4): het aantal dagen waarna een verzonden, maar niet ingevulde vragenlijst zal vervallen. De vragenlijst is na de vervaldatum niet meer beschikbaar. Er zijn twee mogelijkheden: als je kiest voor een vervaldatum 'Per meting' is de vervaldatum voor alle vragenlijsten van de meting gelijk. In dat geval voer je bij Uitvoeren het aantal dagen in: als je kiest voor 7 dagen, zoals in het voorbeeld, vervalt de vragenlijst dus 7 dagen na verzending. Je kan echter ook kiezen voor een vervaldatum 'Per vragenlijst', in dat geval kan de vervaldatum later per vragenlijst ingesteld worden. Het is mogelijk de meting na een vastgesteld aantal dagen te Herhalen (5). Als dit gewenst is kun je hier het aantal dagen invoeren. Dit kan handig zijn wanneer onduidelijk is hoelang de zorg gaat duren; de vragenlijsten worden op gezette tijden afgenomen (herhaald). Een herhalende meting wordt automatisch beëindigd als de volgende meting uit het proces is verzonden (bijvoorbeeld de eindmeting). Je kan een herhalende meting ook handmatig beëindigen (hoofdstuk 2). Tot slot kun je twee soorten berichten (6) instellen: 1. Herinneringen: via een e mail kan de informant eraan herinnerd worden dat hij of zij nog een vragenlijst moet invullen. Herinneringsmails kun je net als de vervaldatum 'Per meting' of 'Per vragenlijst' instellen. Als je kiest voor 'Per meting' vul je daaronder in hoeveel dagen na verzending van de vragenlijst een herinneringsmail naar de informant wordt verstuurd. Het is mogelijk meerdere herinneringen in te stellen, bijvoorbeeld één na 3 dagen en één na 6 dagen. Voor iedere herinneringsmail kies je het gewenste template. Als je kiest voor herinneringen 'Per vragenlijst' kan de herinnering later bij de vragenlijsten worden ingesteld. In paragraaf wordt uitgelegd hoe e mailtemplates kunnen worden aangemaakt. 2. Meldingen: Naast herinneringen kun je nu ook meldingen instellen. Met deze functionaliteit kun je een e mail laten sturen naar diverse belanghebbenden op het moment dat er een vragenlijst is ingevuld via het cliëntenportaal. Zie paragraaf voor verdere uitleg. N.B. Zowel herinneringen als meldingen kunnen zowel per meting als per vragenlijst ingesteld worden.

10 b) Tabblad: Vragenlijst, informant en berichten Na het invullen van het tabblad Instellingen gaan we naar het tweede tabblad: Vragenlijsten, informant en berichten instellen. In afbeelding 4 zijn de vragenlijsten, informanten en berichten voor de eerste meting van het ROM proces 'Meten is Weten' al ingesteld. Afbeelding 4. Tabblad Vragenlijst, informant en herinneringen, met de vragenlijsten van de meting

11 INVULLEN VAN HET TABBLAD: Vragenlijst, informant en berichten De Vragenlijst(en) die bij de meting horen. Er is geen limiet voor het aantal vragenlijsten. De Wijze van afname: de manier waarop de vragenlijsten worden verstuurd of ingevuld. Dat kan via scherm, via e mail, via wachtwoord, of via papier. Voor 'Meten is Weten' wordt één vragenlijst via e mail en één vragenlijst via wachtwoord ingevuld. Bij een afname via e mail selecteer je onderaan ook een passend Template voor de e mail die naar de informant verstuurd wordt. Als één informant meerdere vragenlijsten moet invullen wordt er (mits het template gelijk is) één e mailverzoek verstuurd. In het venster is ook te zien wanneer de vragenlijst verstuurd zal worden en na hoeveel dagen de vragenlijst zal vervallen. Dit is ingesteld bij ROM meting instellen (1.2a). Als er bij het instellen van de meting bij Vervaldatum voor Per vragenlijst' is gekozen kun je hier de vervaldatum voor iedere vragenlijst afzonderlijk instellen. Ten slotte selecteer je per vragenlijst de Informant: degene die de vragenlijst hoort in te vullen. Bij de CBCL/6 18 is gekozen voor 'automatisch'. Als er bij het instellen van een vragenlijst bij informant de optie automatisch wordt geselecteerd, zoekt BergOp zelf een match tussen de informant(en) die de vragenlijst mag/mogen invullen en de informanten die beschikbaar zijn in het adresboek van de cliënt. Voor verschillende vragenlijsten kunnen verschillende informanten geselecteerd worden. Als bovenstaande stappen zijn doorlopen is de eerste meting van het ROM proces af. In het overzicht verschijnt een vinkje achter het proces. De afgeronde meting verschijnt onder het overzicht, zoals in afbeelding 5 te zien is. Afbeelding 5. De eerste meting (startmeting) van het ROM proces in beeld Naar boven

12 Meldingen Op het moment dat er een vragenlijst is ingevuld via het cliëntenportaal en/of een bericht wordt verstuurd naar een contactpersoon kun je daarover automatisch een e mail laten sturen naar diverse belanghebbenden. We noemen dit een melding. Je kunt dit instellen bij het invoeren van een meting. Afbeelding 6. Meldingen instellen

13 INSTELLEN VAN MELDINGEN Selecteer bij Bericht (1) de optie Melding of CC melding. De ontvanger krijgt dan bericht wanneer respectievelijk een vragenlijst is ingevuld, of een mail naar de contactpersoon wordt verstuurd (een uitnodiging of herinnering voor het invullen van vragenlijsten). Bij Naar (2) geef je aan wie de melding moet ontvangen. Dat kunnen de volgende belanghebbenden zijn: 1. De gebruiker die de vragenlijst heeft verstuurd; 2. De hulpverlener die is gekoppeld aan de vragenlijsten (via het zorgpakket); 3. Het team dat is gekoppeld aan de vragenlijst (via het zorgpakket); 4. Een andere interne contactpersoon, die je kunt aanmaken in het daarvoor bestemde adresboek van de cliënt. Let op: Hiervoor moet eerst een contacttype worden aangemaakt. Zie punt 4 hieronder. Hieronder leest u hoe u instelt dat de juiste persoon de melding ontvangt: 1. Gebruiker: Je hoeft niets extra's in te voeren. De Gebruiker is bekend in BergOp en heeft automatisch een e mailadres. 2. Team: Ga naar het menu Teams. Hier kan je per team een e mailadres invoeren waarop de meldingen moet worden ontvangen. Elke vragenlijst is gekoppeld aan één team (via de module) en naar dit team wordt een melding gestuurd. 3. Hulpverlener: Ga naar het menu Hulpverleners. Hier kan je per hulpverlener een e mailadres invoeren waarop de melding moet worden ontvangen. Elke vragenlijst is gekoppeld aan één hulpverlener (via de module) en naar deze hulpverlener wordt een melding gestuurd. 4. Ander contacttype door instelling aangemaakt: De beheerder van de instelling kan een contacttype aanmaken in het menu Contacttypes meldingen. Wanneer deze zijn aangemaakt verschijnt er een adresboek ontvangers meldingen bij de cliënt. Hierin kan het e mail adres worden ingevoerd van de persoon die een melding moet ontvangen. Een voorbeeld: Bij één meting horen twee vragenlijsten, waarvan er één relevant is voor de behandelcoördinator (een CBCL) en één voor de logopedist (een taaltest). De beheerder maakt bij Contacttypes meldingen een behandelcoördinator aan en een logopedist. In het adresboek ontvangers meldingen van de cliënt kunnen de e mailadressen van deze behandelaars worden ingevoerd. Vervolgens kan in het ROMproces worden ingesteld dat de behandelcoördinator een mailtje krijgt als de CBCL is ingevuld, en de logopedist als de taaltest is ingevuld. N.b. Er is een speciaal e mailtemplate beschikbaar voor het opstellen van de tekst in de meldingen. Zie hiervoor de volgende paragraaf. Naar boven

14 1.3 Meerdere metingen toevoegen Een ROM proces bestaat doorgaans uit meer dan één meting om het verloop of het effect van een zorgtraject te meten. In afbeelding 8 is te zien dat er een tweede meting is aangemaakt. Voor het ROM proces 'Meten is weten' is de tweede meting meteen ook een eindmeting, maar ROM processen kunnen natuurlijk uit meer dan twee metingen bestaan. Het aantal metingen is onbeperkt. Afbeelding 8. De start en de eindmeting in beeld Het aanmaken van een nieuwe meting kan op twee manieren: je kan een geheel nieuwe meting aanmaken (bij 1 in afbeelding 8): de gegevens van de meting vul je op dezelfde manier in als bij de vorige meting. Je kan de eerste meting met bijbehorende gegevens echter ook kopiëren (bij 2 in afbeelding 8). Als je de meting kopieert hoef je alleen de gegevens aan te passen waarop de gekopieerde meting verschilt van de originele meting; bijvoorbeeld de naam van de meting en het meetmoment. Indien bij de eerste meting is gekozen voor het startmoment vrije keuze wordt het startmoment niet gekopieerd. Vrije keuze kan namelijk alleen gekozen worden bij de eerste meting. Het ROM proces 'Meten is Weten' is nu af. Om de metingen van het ROM proces uit te voeren dient het ROM proces eerst toegewezen te worden aan cliënten. Hoe dat in zijn werk gaat wordt in de volgende paragraaf uitgelegd. Naar boven

15 1.4 Toewijzen van een ROM proces aan cliënten ROM processen hebben geen functie zolang zij niet aan cliënten zijn toegewezen. In dit hoofdstuk is het ROM proces 'Meten is Weten' aangemaakt dat is gekoppeld aan de Locatie Midden Zuid en de module 'Toegang'. Rudi Nieuweling is aangemeld voor de module 'Toegang'. Dat Rudi is aangemeld voor deze module betekent niet dat het ROM Proces 'Meten is Weten' automatisch voor Rudi wordt geactiveerd; daarvoor is de volgende stap nodig. Ga via het hoofdmenu naar Cliënten en vervolgens naar het tabblad ROM processen. In het keuzemenu bij ROM processen verschijnen automatisch alle actuele ROM processen die aan het zorgpakket (de locaties en modules) van deze cliënt verbonden zijn. In afbeelding 9 is het ROMproces 'Meten is Weten' al geselecteerd. Afbeelding 9. Rudi Nieuweling wordt toegewezen aan het ROM proces 'Meten is Weten' Bij het ROM proces verschijnen de modules uit het zorgpakket van Rudi waar het proces aan gekoppeld kan worden. Wanneer de juiste module is geselecteerd verschijnt automatisch de datum van de eerste meting. Als bij het instellen van het ROM proces is gekozen voor vrije keuze dien je hier zelf een datum in te voeren. Een automatisch ingevulde datum kan gewijzigd worden. Na het opslaan is het ROM proces voor Rudi Nieuweling geactiveerd. Het beheer van Rudi's individuele ROM traject komt in hoofdstuk 2 aan bod. Naar boven

16 1.5 Gelijktijdige verzending Bij het instellen van een ROM proces kan gekozen worden voor Gelijktijdige verzending. Via gelijktijdige verzending kun je een ROM meting voor meerdere cliënten tegelijk activeren. De procedure bij gelijktijdige verzending is net iets anders dan bij andere ROM processen, waarbij het proces via het zorgpakket aan cliënten wordt toegewezen, zoals in paragraaf 1.4 is uitgelegd. Bij gelijktijdige verzending is dat niet nodig: de metingen worden in het menu ROM processen direct voor meerdere cliënten geactiveerd. Het ROM proces voor gelijktijdige verzending verschijnt dus ook niet in het zorgpakket! INVULLEN VAN EEN GELIJKTIJDIGE VERZENDING Een voorbeeld: Je wil weten hoe cliënten over een bepaalde behandeling denken. Je hebt een tevredenheidsvragenlijst opgesteld die je onder de cliënten van de behandeling wil verspreiden. Maak eerst een nieuw ROM proces aan en vink in het scherm ROM proces instellen Gelijktijdige verzending aan. Er verschijnen er twee opties: Welke manier van verwerken je kiest hangt af van je wensen. Omdat het proces aan meerdere modules kan worden gekoppeld, is het mogelijk dat een cliënt die voor meerdere modules is aangemeld de vragenlijst ook meer dan één keer ontvangt. Als dat wenselijk is (omdat de cliënt beide modules moet beoordelen), kies je voor meerdere processen mogelijk per cliënt, is dat echter niet wenselijk, en is het de bedoeling dat de cliënt de vragenlijst maar één keer invult, dan kies je voor slechts één proces per cliënt. Net als bij andere ROM processen voer daarna je de overige gegevens in en selecteer je de locatie(s) en module(s). Eén stap is anders: bij de afnamegegevens kies je een specifieke startdatum (in plaats van een afnamemoment) waarop de meting zal worden ingepland. Na het opslaan van de gegevens verschijnt de meting in het overzicht van ROM processen. In tegenstelling tot de ROM processen zonder gelijktijdige verzending verschijnt er in het overzicht achter dit ROM proces een envelopje. Wanneer je op het envelopje klikt verschijnen de cliënten die aangemeld zijn voor de gekozen module(s) en de vraag: Wilt u voor deze cliënten een ROM proces aanmaken? Na bevestiging wordt de meting voor alle cliënten uit de lijst geactiveerd. Voor iedere cliënt verschijnen de metingen in het metingenoverzicht (hoofdstuk 2). Vanuit het metingenoverzicht kan de vragenlijst uiteindelijk worden verzonden. Naar boven

17 2. Individueel ROM traject beheren In dit hoofdstuk: 2.1: Overzicht van de ROM metingen 2.2: Werken met het overzicht 2.3: Inzoomen op vragenlijsten 2.4: Meerdere vragenlijsten klaarzetten voor verzending 2.5: Synchroniseren van metingen Als een ROM proces is toegewezen aan een cliënt verschijnen de metingen in het menu ROMmetingen. In dit menu vind je een overzicht van alle metingen die ingepland staan voor cliënten. Via de zoekcriteria naast het overzicht kun je snel en eenvoudig de gewenste informatie zoeken. In het overzicht kunnen de metingen worden klaargezet en worden verstuurd en wordt de status van iedere meting weergegeven. Het is ook mogelijk de metingen via het overzicht te wijzigen. Daarvoor zoom je in op de vragenlijstafnames die bij de meting horen. Het is onder andere mogelijk om de datum van verzending aan te passen, vragenlijsten te verwijderen of toe te voegen en de afnamemethode te wijzigen. In dit hoofdstuk wordt eerst het overzicht van de metingen getoond en toegelicht (2.1). Daarna wordt uitgelegd hoe vragenlijsten via acties in het overzicht kunnen worden klaargezet, verstuurd of ingevuld (2.2) en hoe vragenlijsten afzonderlijk kunnen worden afgehandeld of aangepast (2.3). In paragraaf 2.4 wordt uitgelegd hoe je meerdere vragenlijsten gezamenlijk kan klaarzetten voor verzending en ten slotte wordt uitgelegd hoe metingen gesynchroniseerd kunnen worden (2.5). Naar boven

18 2.1 Overzicht van de ROM metingen Nu Rudi Nieuweling is toegewezen aan het ROM proces 'Meten is Weten' kunnen we zijn individuele ROM traject bekijken. Ga in het hoofdmenu naar ROM metingen. In het overzicht worden de ROMmetingen per cliënt weergegeven, zoals in afbeelding 1 te zien is. Afbeelding 1. ROM metingen in het overzicht Iedere regel beslaat één meting (meetmoment) van het ROM proces van de cliënt. De verschillende metingen van één ROM proces staan dus onder elkaar in het overzicht.

19 INVULLEN VAN HET TABBLAD: Vragenlijst, informant en herinneringen Cliënt: voor en achternaam van de cliënt. Proces: naam van het ROM proces. Module: naam van de zorgmodule van de cliënt. Meting: naam van de meting. Verzenddatum: de datum waarop de eerstvolgende vragenlijst(en) van de meting ingepland staat. Vervaldatum: de datum waarop de vragenlijst vervalt en niet langer beschikbaar is voor de informant. Afname: de wijze van afname: via e mail, wachtwoord, scherm of papier. 'MIX' wil zeggen dat de vragenlijsten die tot de meting behoren op verschillende manieren worden afgenomen. De indeling van de kolommen kun je aanpassen. In afbeelding 1 is op de kolom Meting geklikt. Zo kun je de desbetreffende kolom alfabetisch rangschikken en via Columns kun je bepalen welke kolommen je in het overzicht wil laten zien. Als je een vinkje voor een categorie verwijdert verdwijnt de kolom uit het overzicht. Naast het algemene overzicht zijn er nog twee overzichten: In het overzicht met Herinneringen (het tweede tabblad) kun je per vragenlijst zien hoeveel herinneringen er al verzonden zijn en op welke datum de eerstvolgende herinnering verzonden zal worden. De invulling van het overzicht met Meldingen (het derde tabblad) kan naar wens van de instellingen worden geprogrammeerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om hier een bericht te laten verschijnen wanneer een vragenlijst door een informant is ingevuld. Maar ook andere meldingen zijn mogelijk. Zoekcriteria Met behulp van het zoekmenu naast het overzicht kun je bepalen welke gegevens er in het overzicht getoond worden. Je kan een selectie maken op basis van de status van de meting ('opengeklapt' in het venster hiernaast), maar ook op basis van de module, het ROMproces, de meting, de wijze van afname of de verzend of vervaldatum (ook uitgeklapt in het venster). Op die manier kun je bijvoorbeeld de vragenlijsten selecteren die nog verzonden moeten worden (verzenddatum vanaf vandaag) of de vragenlijsten die binnen twee weken zullen vervallen (met een vervaldatum vanaf vandaag tot twee weken na vandaag). Je kunt de zoekcriteria opslaan en op ieder moment aanpassen. Naar boven

20 2.2 Werken met het overzicht Vragenlijsten van een meting die (a) via e mail verzonden worden of vragenlijsten waarvoor een (b) wachtwoord gegenereerd wordt kunnen via het overzicht worden afgehandeld. Metingen met vragenlijsten die (c) via scherm of papier worden ingevuld, of met een combinatie van afnamemethoden, worden afzonderlijk afgehandeld. In het overzicht staat weergegeven hoe de vragenlijsten worden afgenomen. Als er 'MIX' staat is er sprake van een combinatie van afnamemethodes. De status van metingen Vóór iedere meting in het overzicht staan gekleurde vierkantjes die de status van de meting weergeven. Onder het overzicht staat een legenda: Waar staan de statussen voor? De meting is nog niet verzonden of klaargezet. De meting is verzonden of klaargezet. De vragenlijsten zijn tijdig ingevuld. De meting is geslaagd en afgerond. De vragenlijsten zijn niet op tijd ingevuld. De vragenlijsten vervallen en kunnen niet meer door de informant worden ingevuld, tenzij de vervaldatum wordt aangepast, of de vragenlijst opnieuw worden klaargezet of verzonden. De status verandert dan weer in: 'in behandeling'. De vragenlijst is niet ingevuld. De reden voor non respons is ingevuld. a) Vragenlijsten via e mail Metingen met vragenlijsten die via e mail verzonden worden kunnen via het overzicht worden 'klaargezet' voor verzending. Als je klikt op het actiepijltje achter een meting met vragenlijsten die per e mail worden verstuurd, verschijnt in het overzicht de melding zoals weergegeven in afbeelding 2.

21 Afbeelding 2. Melding bij het klaarzetten van vragenlijsten die per e mail worden verstuurd via het overzicht In het venster is te zien welke vragenlijsten bij de meting horen, wie de vragenlijsten dient in te vullen (de informant; in dit geval moeder), en wat de naam en het e mailadres is van de contactpersoon. Deze gegevens worden opgehaald uit het adresboek. Via het potloodje kunnen gegevens in het adresboek nog gewijzigd worden. Als de informatie kies je voor Opslaan. De vragenlijsten worden nu 'klaargezet' en zullen op de ingestelde verzenddatum automatisch worden verzonden. b) Vragenlijsten via wachtwoord Ook metingen met vragenlijsten waarvoor een wachtwoord gegenereerd wordt kunnen worden afgehandeld via het overzicht. Als je klikt op de actieknop achter een meting met vragenlijsten waarvoor een wachtwoord gegenereerd wordt, verschijnt eerst een melding zoals in afbeelding 3. Na Opslaan wordt voor iedere informant een wachtwoord gegenereerd dat toegang geeft tot het Cliëntenportaal. Afbeelding 3. Melding bij het genereren van een wachtwoord via het overzicht c) Vragenlijsten op papier, scherm of een combinatie van afnamemethodes Metingen met vragenlijsten die via papier, scherm of een combinatie van afnamemethoden worden afgenomen kunnen alleen afzonderlijk worden afgehandeld. Daarvoor zoom je in op de vragenlijsten van de meting. Hoe dat in zijn werk gaat wordt uitgelegd in de volgende paragraaf. Naar boven

22 2.3 Inzoomen op vragenlijsten Via het overzicht kun je inzoomen op een meting om de afzonderlijke vragenlijsten die bij de meting horen te verzenden of in te (laten) vullen. Tevens is het mogelijk om hier de vragenlijstafnames aan te passen. Afnames kunnen op individueel niveau op ieder moment (tenzij de vragenlijst al is klaargezet, verstuurd of ingevuld) bijgesteld worden om flexibel in te spelen op de praktijk. Stel je voor; een cliënt is op vakantie en kan de vragenlijsten niet op tijd invullen, of: vader in plaats van moeder vult de vragenlijst in. In deze gevallen kun je de verzenddatum en de informant aanpassen. ROM processen zijn dus deels gestandaardiseerd en geautomatiseerd, maar kunnen op individueel niveau altijd handmatig worden aangepast. We zoomen nu in op één van de metingen van Rudi. In het overzicht selecteren we de startmeting van het ROM proces 'Meten is Weten'. De startmeting verschijnt direct onder het overzicht, samen met de eindmeting die bij hetzelfde ROM proces hoort. Door te klikken op het vergrootglas in de bol bij de startmeting verschijnen de afzonderlijke vragenlijsten die bij de meting horen. Dit is te zien in afbeelding 4. Afbeelding 4. Inzoomen op de vragenlijsten van de meting Voor de aanvangsmeting van Rudi Nieuweling zijn twee vragenlijsten ingepland: een CBCL/6 18 via e mail en een SDQ Jongeren via wachtwoord. Ieder venster representeert één vragenlijst. Bovenin het venster is te zien om welke vragenlijst het gaat en wie de vragenlijst invult. Daaronder zien we de status van de vragenlijst. De statuskleuren hebben hier weer dezelfde betekenis als in het overzicht, maar geven ditmaal de status per vragenlijst weer. In ieder venster staan drie tabbladen: 1. Vragenlijst 2. Informant 3. Berichten a) Tabblad: Vragenlijst In afbeelding 5 is het eerste tabblad Vragenlijsten geopend. Op het tabblad is te zien om welke vragenlijst het gaat, hoe de vragenlijst wordt verzonden en wat de verzend en vervaldatum is.

23 Afbeelding 5. Tabblad Vragenlijst Via het potloodje kun je de gegevens wijzigen. Via de knop VRAGENLIJST VERZENDEN kan de vragenlijst direct worden verzonden. Als je inzoomt op metingen met andere afnamemethoden zullen er andere knoppen op dit tabblad zichtbaar zijn: Via wachtwoord Via scherm Via papier Via de knop WACHTWOORD AANMAKEN kun je direct een wachtwoord genereren. Met dit wachtwoord kan de informant inloggen in het Cliëntenportaal om de vragenlijst in te vullen. Via de knop VRAGENLIJST INVOEREN kan de vragenlijst direct worden ingevoerd. Na het drukken op de knop verschijnt er een venster waar je de invuldatum en informant kan invoeren. Daarna verschijnt de vragenlijst in BergOp en kan de lijst worden ingevuld. Een afname via papier bestaat uit twee stappen: de eerste stap is het overhandigen van de papieren vragenlijst aan de informant. Deze stap kun je bevestigen door te klikken op de knop VRAGENLIJST MEEGEVEN. Er verschijnt dan een nieuwe knop: VRAGENLIJST INVOEREN. Zodra de informant de vragenlijst heeft ingevuld en geretourneerd, kan de vragenlijst worden overgenomen in BergOp. Om de vragenlijst over te nemen klik je op de knop VRAGENLIJSTEN INVOEREN. Net als bij een schermafname verschijnt dan een venster waar je de invuldatum en informant kan invoeren. Vervolgens verschijnt de vragenlijst in BergOp en kan de lijst worden overgenomen. Let op: de invuldatum is de datum waarop de informant de vragenlijst heeft ingevuld. b) Tabblad: Informant In afbeelding 6 is het tweede tabblad: Informant te zien. Ook op dit tabblad kun je de ingestelde gegevens bekijken of wijzigen.

24 Afbeelding 6. Tabblad informant Onderin het venster staat de knop NONRESPONS INVULLEN. Als de informant de vragenlijst niet op tijd heeft ingevuld kun je via deze knop de reden voor de non respons invoeren. Er verschijnt een lijst van SBG waarin je de reden die van toepassing is kan selecteren. c) Tabblad: Berichten In afbeelding 7 is het derde tabblad: Berichten te zien. Je kunt hier inzien welke herinneringen en meldingen zijn ingesteld en gegevens wijzigen. Je kunt bijvoorbeeld e mailadressen van contactpersoon die een melding moet ontvangen toevoegen of bewerken. Let op: Je kunt alleen een nieuwe herinnering toevoegen. Het is niet mogelijk om een nieuwe melding toe te voegen. Afbeelding 7. Tabblad Berichten Op het tabblad is te zien hoeveel herinneringen en meldingen er zijn ingesteld en wanneer de eerstvolgende herinnering zal worden verstuurd. Ten slotte is het mogelijk een geheel nieuwe vragenlijst toe te voegen, een vragenlijst te kopiëren of een vragenlijst in zijn geheel te verwijderen, via de iconen die achter iedere vragenlijst zichtbaar zijn. Door in te zoomen op de vragenlijsten kunnen gegevens dus eenvoudig worden aangepast. De aanpassingen verschijnen ook in het overzicht. Naar boven 2.4 Meerdere vragenlijsten klaarzetten voor verzending Via het metingenoverzicht kun je meerdere metingen in één keer klaarzetten voor verzending per . Na het klaarzetten van de metingen worden de vragenlijsten op de geplande datum automatisch verzonden.

25 Om vragenlijsten klaar te zetten voor verzending klik je op: Verwerken onder het overzicht. De metingen verschijnen dan in een nieuw venster, zoals in afbeelding 8 te zien is. Afbeelding 8. Venster met metingen die worden klaargezet voor verzending. Via het potloodje kun je de gegevens aanpassen of aanvullen. Wanneer er een meting in de lijst staat die je liever nog niet wil klaarzetten kun je deze uit de lijst halen door op het prullenbakje te klikken. Deze meting kun je dan op een ander moment alsnog klaarzetten of versturen. Wanneer je op Verzenden klikt worden de vragenlijsten automatisch verzonden op de verzenddatum die per meting is ingesteld. Via de filters in het zoekmenu naast het overzicht kun je de metingen selecteren die je wil klaarzetten. Dat kunnen bijvoorbeeld metingen van een specifieke module zijn of metingen die binnen een week verzonden moeten worden. Als de juiste metingen in het overzicht staan klik je op Verwerken onder het overzicht en vervolgt de hierboven beschreven procedure. Naar boven

26 2.5 Synchroniseren van metingen In het kader van een ander zorgtraject wordt Rudi Nieuwe ling aangemeld voor een tweede ROMtraject. De twee ROM processen van Rudi worden automatisch gekoppeld om synchronisatie van de metingen mogelijk te maken. In het overzicht verschijnt nu een koppelteken achter de metingen, zoals in afbeelding 9 te zien is. Via het koppelteken kunnen metingen gesynchroniseerd worden. Afbeelding 9. Gekoppelde (nog niet gesynchroniseerde) metingen in het overzicht Als we klikken op het koppelteken achter de startmeting van 'Meten is Weten', wordt er gezocht naar de eerstvolgende meting van het tweede ROM proces van Rudi. Er verschijnt een synchronisatiescherm, zoals te zien is in afbeelding 10. Afbeelding 10. Synchronisatiescherm Voor moeder staan drie vragenlijsten ingepland; een CBCL/6 18 voor beide ROM processen en een BRIEF Oudervragenlijst voor het tweede ROM proces. Door de metingen te synchroniseren kan moeder de CBCL/6 18 en de BRIEF Oudervragenlijst op dezelfde datum invullen en hoeft zij de CBCL/6 18 maar één keer in te vullen. Om te synchroniseren kies je ja en kies je een gezamenlijke verzenddatum. Via Opslaan bevestig je de synchronisatie. Zowel in het overzicht als bij de afzonderlijke vragenlijsten zullen de afnamemomenten worden aangepast. Het koppeltekens van de gesynchroniseerde metingen in het overzicht kleuren magenta. Let op:het is mogelijk dat er veel tijd zit tussen de metingen van de twee ROM processen in het synchronisatiescherm. BergOp hanteert geen maximale periode die tussen de metingen mag zitten. De gebruiker beslist of de metingen samengevoegd moeten worden.

27 Colofon BergOp is ontwikkeld door Praktikon. Praktikon BV is een zelfstandige en onafhankelijke organisatie voor onderzoek en ontwikkeling in de zorg en onderwijs. Meer informatie over Praktikon vindt u op: Meer informatie over BergOp vindt u op: Naar boven