Tijdregistratie havenarbeiders haven van Zeebrugge

Transcriptie

1 Tijdregistratie havenarbeiders haven van Zeebrugge Handleiding webtoepassing bedrijven Hardware Allegion - Software Cepa - Helpdesk Cewez 050/

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen in de toepassing Boekingen per firma uitleg scherm aanpassingen doorklikken boekingen per persoon voorbeelden aanpassingen manueel boekingen ingeven achterliggende regels Boekingen per persoon Boekingsrapport OPLA interface Rusttijdenrapport Rusttijdenrapport over verschillende shiften Afspraken voor gebruikers van de tijdsregistratietoepassing en hun IT-afdelingen Clausule i.v.m. arbeidsduur en rusttijden Bij vragen over te toepassing of bij problemen kunt u tijdens de kantooruren terecht bij Cewez vzw op het nummer 050/ of via mail ccalle@cewez.be. Bij afwezigheid kunnen ook collega s u verder helpen. Bij problemen aan het registratietoestel kunt u eerst terecht bij de IT-afdeling van het eigen bedrijf voor een eerste controle van de netwerkverbinding. Is dit in orde en lijkt er een probleem te zijn met het registratietoestel, dan dient u contact op te nemen met Cewez vzw. Cewez vzw neemt de nodige stappen voor verdere tussenkomsten met de fabrikant of met de serverbeheerder. Qua browser wordt Google Chrome aanbevolen. Internet Explorer (minstens IE 10) is qua snelheid trager en de lay-out wordt niet volledig gegarandeerd. 1

3 1. Inloggen in de toepassing In de webtoepassing, die toegankelijk is via de link kunnen de boekingen van de havenarbeiders van het algemeen contingent in de haven van Zeebrugge - Brugge beheerd worden. U060XXX XXXXYYYYYY XXXX code ontvangen van Cewez YYYY variabel getal op de token Het betreft daadwerkelijke boekingen bij de firma s APMT, de beroepsopleiding, BNFW, CHZ, C.RO PORTS, ICO, P&O NSF, SEABRIDGE, VERBRUGGE, WWL en ZIP en manuele boekingen bij de firma s 2XL, BORLIX, DPWA, MPA, MPS, PROGECO, PSAA en SST. De registratietoestellen zijn aangekocht bij de firma ALLEGION door Cewez vzw. De nutsvoorzieningen bij het bedrijf en de communicatie tussen het registratietoestel en de server zijn ten laste van het havenbedrijf waar het registratietoestel staat. Met behulp van een webbrowser bent u rechtstreeks geconnecteerd met de centrale database waarop de boekingen binnenkomen. 2

4 Met de webtoepassing kan u boekingen o opvragen voor het eigen bedrijf o opvragen voor een bepaald persoon o wijzigen voor het eigen bedrijf o aanpassen aanvangsuren en einduren (ter voorbereiding van verloning) o toevoegen boekingsrapporten o aanmaken o exporteren (xls, xlsx, pdf) o afdrukken opla-boekingen bestand o aanmaken rusttijdenrapporten o aanmaken o exporteren (xls, xlsx, pdf) o afdrukken Gewijzigde data wordt onmiddellijk in de centrale database verwerkt. 3

5 2. Boekingen per firma De boekingen van die dag voor die firma worden weergegeven. De selectie kan gewijzigd worden door aanpassing van datum van - datum tot. Optioneel kan de selectie verfijnd worden door ingave van het aanvangsuur van de shift en de gewenste locatie van het registratietoestel. De selectie wordt uitgevoerd na Enter of na het klikken op Zoeken. Volgende kleuraanduidingen geven u informatie over: blauw = geselecteerde lijn wisselende grijstinten = nieuwe aanvangsuren (A. Start) groen = manuele boekingen oranje = systeem boekingen Aanpassingen en controles die dienen te gebeuren zijn: De A. Start dient overeen te stemmen met het aanvangsuur van de uitbetaalde shift. Aanpassing is bijvoorbeeld noodzakelijk wanneer betrokkene voorbereidend werk heeft uitgevoerd (zie pagina 6). Het A. Eind dient overeen te stemmen met het einde van de shift zoals die uitbetaald zal worden (zie pagina 6). o o o bij halve shift, dan is dit A. Start uur bij volle shift, dan is dit A. Start uur bij uit te betalen overuren, dan is dit A. Start uur + # overuren (vol uur), bijvoorbeeld shift van met 1 overuur, heeft een A. Eind van

6 Alle aanwezigheden dienen vermeld te staan (zie pagina 6-7). o o o Bij havenarbeiders zonder boekingen, dienen de in- en uit-boekingen manueel ingegeven te worden. Bij havenarbeiders zonder in-boeking, dient de foutief geïnterpreteerde uit-boeking als in-boeking verzet te worden naar uit-boeking en dient de in-boeking manueel ingegeven te worden. Bij havenarbeiders zonder uit-boeking, dient de afgeleide-systeem-uit-boeking gecontroleerd (oranje) te worden. Doorklikken naar boekingen voor een bepaald persoon is mogelijk door te klikken op de naam, de naam wordt onderlijnd weergegeven. Terugkeren naar het overzichtsscherm gebeurd door te klikken op de knop Terug naar boekingen per firma. Verwijderen en toevoegen is mogelijk via de desbetreffende knoppen: lijn verwijderen geselecteerde persoon lijn verwijderen geselecteerde persoon lijn toevoegen nog te selecteren persoon lijn toevoegen geselecteerde persoon Het bewaren van aanpassingen is noodzakelijk en gebeurd na klikken op. 5

7 Betrokkene heeft voorbereidend werk verricht Aanpassing: of via klikken op + vóór Einde, wordt A. Start en A. Eind automatisch vermeerderd met 1 naar A. Start 07:00 en A. Eind 14:45 of manueel A. Start en A. Eind wijzigen naar 07:00 en 14:45 Betrokkene heeft langer gewerkt en zal overuren uitbetaald worden Aanpassing: of via klikken op + vóór Locatie Einde, wordt A. Eind automatisch vermeerderd met 1 naar A. Einde 14:45 of manueel A.Eind wijzigen van 13:45 naar 14:45 Betrokkene heeft voorbereidend werk verricht en een halve shift gepresteerd Aanpassing: - A. Start wijzigen van 06:00 naar 08:00 - A. Eind wijzigen van 13:45 naar 12:00 6

8 Betrokkene heeft geen in-boeking en geen uit-boeking Aanpassing: Boekingen toevoegen via de knop Volgende gegevens kunnen toegevoegd worden. De shiften van betrokkene wordt gevisualiseerd van de laatste 14 dagen geregistreerd bij alle bedrijven. Einde en A. Eind hoeven bij een gewone volle shift zonder overuren niet noodzakelijk ingevoerd te worden, aangezien het systeem deze elk uur manueel aanvult. Kent u het werkboeknummer niet, dan kan u klikken op de zoekknop en de naam of een deel van de naam ingeven en de gewenste persoon aanklikken en bevestigen met OK. Bewaren kan op verschillende manieren al naargelang wat u nog verder wenst in te geven: bewaren - bewaren en nieuwe shift (naam blijft staan) - bewaren en nieuwe persoon - bewaren en terug (terug naar Boekingen per firma scherm) - annuleren (wordt niet bewaard). 7

9 Achterliggende regels: A. Start Het systeem bepaalt de A. Start als volgt: - tot 15 minuten na een rond uur wordt geïnterpreteerd zijnde dat ronde uur, bijvoorbeeld A. Start tot 44 minuten vóór een rond uur wordt geïnterpreteerd zijnde dat ronde uur, bijvoorbeeld 07.50, A. Start A. Einde Het systeem bepaalt het A. Einde als volgt: - Is er meer dan 4.00 uur tussen 2 opeenvolgende boekingen binnen hetzelfde bedrijf, dan is het A. Einde = A. Start uur (volle shift). - Is er minder dan 4.00 uur tussen 2 opeenvolgende boekingen binnen hetzelfde bedrijf, dan is het A. Einde = A. Start uur (halve shift). 8

10 Systeem boeking bij vergeten gaan-boeking Constateert het systeem dat er na uur na de komen-boeking nog geen gaan-boeking volgde bij hetzelfde bedrijf, dan zal het systeem het interval afsluiten met een gaan-boeking welke ligt op uur na het A. Einde. Constateert het systeem dat er na een komen-boeking bij het ene bedrijf, een boeking volgt bij een ander bedrijf, dan zal het systeem na het interval bij het ene bedrijf afsluiten met een gaan-boeking en wordt de boeking bij het ander bedrijf beschouwd als een komen-boeking. - Is er meer dan 7.45 uur tussen de 2 komen-boekingen, dan wordt er een systeem-gaan-boeking aangemaakt van de eerste daadwerkelijke komen-boeking plus 7.45 uur. A. Einde = A. Start uur (volle shift). - Is er minder dan 7.45 uur en meer dan 4.00 uur tussen de 2 komen-boekingen, dan wordt er een systeem-gaan-boeking aangemaakt van de eerste daadwerkelijke komen-boeking plus 4.00 uur. A. Einde = A. Start uur (halve shift). - Is er minder dan 4.00 uur tussen de 2 komen-boekingen, dan wordt er een systeem-gaan-boeking aangemaakt van de vorige komen-boeking + 1 minuut. A. Einde = A. Start uur (halve shift). - CEWTR560 elk uur tussen

11 3. Boekingen per persoon De boekingen van die dag voor die persoon worden weergegeven. De selectie kan gewijzigd worden door aanpassing van datum van - datum tot. Optioneel kan de selectie verfijnd worden door ingave van het aanvangsuur van de shift, de gewenste firma en de gewenste locatie van het registratietoestel. De selectie wordt uitgevoerd na Enter of na het klikken op Zoeken. Dezelfde wijzigingen zijn mogelijk in dit scherm zoals in het scherm Boekingen per firma. Uitleg zie daar. 4. Boekingsrapport Een boekingsrapport kan aangevraagd worden voor een bepaalde periode ofwel voor een bepaald werkboek ofwel voor iedereen binnen die firma. De selectie kan verfijnd worden voor een bepaald aanvangsuur en voor bepaalde locaties registratietoestellen. Qua output kan er gekozen worden Excel (xls, xlsx) en/of pdf. Na het klikken op Genereer worden de aangemaakte rapporten g d naar de mailbox van de gebruiker. 10

12 5. OPLA interface Het boekingenbestand voor OPLA kan aangemaakt worden voor een bepaalde periode. Na het klikken op Genereer wordt het bestand g d naar de mailbox van de gebruiker. 6. Rusttijdenrapport Een rusttijdenrapport kan aangevraagd worden voor een bepaalde periode voor de op te geven firma. De selectie kan verfijnd worden voor een bepaald aanvangsuur. Qua output kan er gekozen worden Excel (xls, xlsx) en/of pdf. Wanneer criteria afgevinkt wordt, wordt er niet gecontroleerd op dat criteria. Dit rapport kan gevraagd worden voor iedereen tewerkgesteld binnen uw bedrijf ofwel voor een bepaald persoon (via werkboek) binnen uw bedrijf. Overtredingen die enkel te wijten zijn aan shiften bij andere bedrijven worden niet getoond. Na het klikken op Genereer worden de bestanden g d naar de mailbox van de gebruiker. 11

13 7. Rusttijdenrapport over verschillende shiften Een rusttijdenrapport over verschillende shiften kan aangevraagd worden voor een bepaalde periode. De selectie kan verfijnd worden voor een bepaald aanvangsuur. Qua output kan er gekozen worden Excel (xls, xlsx) en/of pdf. Wanneer criteria afgevinkt wordt, wordt er niet gecontroleerd op dat criteria. Dit rapport kan gevraagd worden voor iedereen tewerkgesteld binnen uw bedrijf ofwel voor een bepaald persoon (via werkboek) binnen uw bedrijf. Overtredingen die enkel te wijten zijn aan shiften bij andere bedrijven worden niet getoond. Na het klikken op Genereer worden de bestanden g d naar de mailbox van de gebruiker. 12

14 8. Afspraken voor gebruikers van de tijdsregistratietoepassing en hun IT-afdelingen Het is verboden informatie, tekst of documenten aangeboden via Cewez software in welke vorm dan ook te kopiëren, laten zien, downloaden, verdelen, reproduceren, opnieuw publiceren of doorzenden, alsook om afgeleid werk te creëren op basis van afbeeldingen, tekst of informatie op deze software (web scraping, web harvesting, web data extraction, ) of informatie over te nemen op een andere wijze dan voorzien in de aangeboden software, behalve na voorafgaandelijke of schriftelijke toestemming door Cewez vzw en na voorafgaandelijke testing van de implicaties hiervan. Het wijzigingen van informatie op een andere wijze dan voorzien in de aangeboden software, het belasten van de Cewez software of Cewez server, het zelf installeren van software op het informaticasysteem van Cewez vzw, is niet toegestaan. Alle hard- en software die door Cewez vzw ter beschikking worden gesteld van de gebruikers dienen ter uitvoering van hun functie, evenals de hieruit ter beschikking gestelde informatie. Oneigenlijk gebruik van de hardware is niet toegestaan. Alle gegevens hebben uitsluitend informatieve doeleinden. Cewez vzw kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit het betreden of gebruiken van deze software, uit de onmogelijkheid om de software te gebruiken of voor fouten of weglatingen in de inhoud op deze software. 9. Clausule i.v.m. arbeidsduur en rusttijden De opvolging van de arbeidsduur en het respecteren van de rusttijden zijn de verantwoordelijkheid van de individuele bedrijven. De controles kunnen uitgevoerd worden aan de hand van het tijdsregistratiesysteem. Cewez vzw neemt ter zake geen enkele aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid. De inhoud van de rusttijdenrapporten is slechts correct wanneer alle boekingen gevalideerd worden door alle bedrijven, wat betekent dat de A.Start en A.Eind in het boekingenscherm overeenstemt met de realiteit en met de uitbetaalde shift. Concreet betekent dit dus dat: registreert iemand zich bijvoorbeeld om 03:06 uur omdat hij voorbereidend werk dient te verrichten voor een shift met aanvangsuur 04:00 uur, dan dient de A.start en A.eind aangepast te worden in het boekingenscherm, zodat deze overeenstemmen met het aanvangsuur en het einde van de uitbetaalde shift verricht iemand bijvoorbeeld 1 overuur, dan dient de A.eind hieraan aangepast te worden verricht iemand bijvoorbeeld 3 overuren, dan dient het eigenlijke einduur bovendien te staan als het einde van de shift en niet als het begin van een nieuwe shift, want anders komt betrokkene onterecht op de lijst van minder dan 8 uur tussen verschillende shiften bij het wijzigen van een 24:00 uur naar een andere gaan-boeking vóór 24:00 uur, vergeet dan vooral ook de lijn met de 00:00 uur de volgende dag niet te verwijderen Kleinere bedrijven die over geen registratietoestel beschikken moeten de noodzakelijke informatie omtrent begin- en eindtijden van de gepresteerde shiften manueel registreren in het tijdsregistratiesysteem via de door Cewez vzw aangeleverde webtoepassing. Dit is noodzakelijk voor het aanmaken van de aanwezigheidslijsten, de opvolging van de arbeidsduur en de controles op de rusttijden. Dit conform de afspraken vastgelegd in de codex voor de havenarbeiders van het algemeen contingent. Alle bedrijven die gelegenheidshavenarbeiders tewerkstellen moeten de noodzakelijke informatie omtrent begin- en eindtijden van de gepresteerde shiften door gelegenheidshavenarbeiders manueel registreren in het tijdsregistratiesysteem via de door Cewez vzw aangeleverde webtoepassing. Dit conform de afspraken vastgelegd in de codex voor de havenarbeiders van het algemeen contingent. 13