Handleiding Pacemaker/ ICD

Transcriptie

1 Handleiding Pacemaker/ ICD Versie Datum aanpassing Naam 1.3 April 2017 S. Mobaser 1

2 Inhoudsopgave Inleiding Internet Browsers Inloggen Username en wachtwoord NCDR en ZorgTTP Token Encryptie en decryptie van patiëntgegevens Home Dashboard Databroker Dashboard PM/ICD Aantallen Dashboard Patiënt Patient overview Patiënt aanmaken Patiënt Zoek functie Patiënt details Authorized Hospital toevoegen Request card Pas printen Active devices en leads Procedures, Adverse event Add Procedure Edit procedure Add lead Opslaan Helpdesk

3 Inleiding Deze handleiding geeft stapsgewijs de werkwijze van de nieuwe NCDR applicatie voor de registratie van Pacemaker/ICD verrichtingen weer. Bij het ontwikkelen van de applicatie is rekening gehouden met feedback die wij de afgelopen jaren van de gebruikers in de verschillende ziekenhuizen hebben ontvangen. Wij verwachten met deze nieuwe Pacemaker/ICD applicatie de ziekenhuizen te ondersteunen bij het eenvoudig en overzichtelijk registreren van de gevraagde Pacemaker en ICD gegevens. De persoonsgegevens die volgens de Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) moeten worden beschermd, worden om die reden geëncrypteerd opgeslagen. De encryptie van deze gegevens wordt uitgevoerd door de firma ZorgTTP. De dataset voor de PM ICD registratie bevat ook een aantal gegevens die door NCDR verplicht worden aangeleverd aan het door het Ministerie van VWS ingestelde landelijk Implantatenregister. Door het vastleggen van de gevraagde gegevens in de NCDR Pacemaker/ICD registratie is derhalve ook voldaan aan de wettelijk plicht tot registreren in het landelijk Implantatenregister. De gegevens die automatisch aan het Implantatenregister zullen worden aangeleverd, zijn niet patiënt herleidbaar. 3

4 1. Internet Browsers De applicatie werkt in verschillende Internet browsers; Google Chrome, Mozilla FireFox en Internet Explorer vanaf IE 8. Indien u gebruikt maakt van de mogelijkheid om zelf uw passen te printen dan zijn Google Chrome, Mozilla FireFox en IE 10 een vereiste. Deze browsers ondersteunen de encryptie van gegevens die voor het printen van passen nodig is. 2. Inloggen In deze nieuwe applicatie worden de persoonsgegevens van de patiënt door ZorgTTP geëncrypteerd. Inloggen kan vanuit de NCDR site Als u op het PM of ICD logo klikt, komt u in de inlogpagina terecht Username en wachtwoord NCDR en ZorgTTP Op onze website vindt u het formulier: Aanmeldformulier registratie + databroker. Met dit formulier vraagt u een username en password aan voor toegang tot de PM ICD applicatie. U ontvangt van de NCDR een username en password. ZorgTTP verstuurt een met de username en een link waarmee het password voor encryptie kan worden ingesteld. Wij adviseren u deze e- mail/link te bewaren voor het geval u opnieuw een ZorgTTP Password wilt aanmaken. 4

5 De gebruiker logt in met de username en het password dat van de NCDR is verkregen en met de ZorgTTP username en password als men persoonsgegevens wil kunnen invoeren en opslaan of zichtbaar wil maken door middel van decryptie. De ziekenhuizen krijgen hierdoor alleen inzage in de persoonsgegevens van eigen patiënten en patiënten waarvoor als authorized hospital toegang is verleend Token Na het inloggen krijgt u de Algemene voorwaarden van de NCDR te zien. Lees de pagina en ga akkoord met de algemene voorwaarden. 5

6 Na akkoord komt men bij de volgende stap; het aanvragen van een Token. Het Token is toegevoegd als extra stap i.v.m. het waarborgen voor het veilig en betrouwbaar inloggen in de database. Het Token is alleen geldig in dezelfde browsersessie. Klik op verzenden, hierna ontvangt u een met een link. Door op de link te klikken wordt de URL geopend in de browser die standaard op de computer is ingesteld. Wanneer dit niet de browser is waarmee het token is aangevraagd, kopieer dan de URL en plak dit in de browser. U bent vervolgens ingelogd. Uit het oogpunt van veiligheid wordt u automatisch uitgelogd wanneer u langer dan een half uur de database niet hebt gebruikt. Gebruikt u altijd dezelfde PC, dan heeft u tot 4 uur na inloggen geen nieuw Token nodig om opnieuw in de database in te loggen Encryptie en decryptie van patiëntgegevens De patiënt herleidbare gegevens worden vanaf januari 2017 geëncrypteerd getoond in de applicatie. Deze gegevens zijn niet meer zichtbaar en beschikbaar voor de NCDR medewerkers. Als u inlogt met ZorgTTP, dan kunt u middels het icoontje: naast de geëncrypteerde parameters op de demografie-pagina of rechts boven aan de pagina de patiëntgegevens alsnog zichtbaar maken. Dit geldt ieder keer wanneer u van pagina verandert. Als u inlogt zonder ZorgTTP en u wilt de naam van de patiënt en BSN alsnog decrypteren, dan krijgt u automatisch het verzoek om uw ZorgTTP gegevens in te vullen. 6

7 3. Home Na het inloggen komt u op de Home pagina. In de bovenbalk vindt u naast de knop Home, de knoppen Dashboard, Patiënts en Procedures. Home : Cards to print; de actuele lijst met pasjes die nog geprint moeten worden. Dashboard : Databroker Dashboard; aantal geregistreerde records per registratie. PM/ICD Aantallen Dashboard; implantatie/replacement en compleetheid van bepaalde parameters worden vergeleken met de landelijke data. Patients : Patient overview, invoer van Authorized Hospitals en Active devices en leads. (Procedures, Adverse events) Procedures : Procedure overview van Last added/modified procedures. Op de home pagina vindt u een overzicht van de Cards to print. 7

8 4. Dashboard Op de dashboard pagina vindt u zowel het Databroker Dashboard als het PM/ICD Aantallen dashboard Databroker Dashboard Klikt u op Databroker Dashboard dan komt u op de volgende pagina terecht. Op basis van jaar, maand of dag wordt het aantal geregistreerde records per registratie getoond. Tevens ziet u de naam van het bestand die in de geselecteerde periode is geüpload naar de databroker. 8

9 4.2. PM/ICD Aantallen Dashboard Klikt u op PM/ICD Aantallen Dashboard dan komt u op de volgende pagina terecht waar u op basis van het jaar, maand of dag een periode kunt kiezen. Wanneer u klikt op PM/ICD registratie worden de aantallen weergegeven. Bij Adverse events worden de aantallen in percentages getoond. U ziet ook gelijk een vergelijking van uw data met de landelijke dataregistratie over de aangegeven periode voor de gekozen registratie. Onderaan wordt de compleetheid van bepaalde parameters van uw data vergeleken met de landelijke dataregistratie over dezelfde periode bij de NCDR. 9

10 Gebruik het PDF icoontje om een pdf bestand te maken van de getoonde gegevens van uw ziekenhuis. 10

11 5. Patiënt Na het inloggen kiest u Patiënts. Nu komt u in het scherm Patiënt overview. U ziet een overzicht van de laatst gewijzigde en toegevoegde patiënten, zodat u snel terug kunt naar de procedure waar u recent in gewerkt hebt. Tevens maakt u hier nieuwe patiënten aan, of zoekt u een bestaande patiënt Patient overview Patiënt aanmaken Kies voor Add patient om een nieuwe patiënt aan te maken. Last added/modified patients : Een overzicht van de laatst gewijzigde en toegevoegde patiënten verschijnt Patiënt Zoek functie Via Search is een geregistreerde patiënt in de database te zoeken op basis van Naam, Geboortedatum, ID in het ziekenhuis en het BSN nummer. Voor de ziekenhuizen is het nu mogelijk om zonder decryptie van de patiëntgegevens de patiënten op basis van ID nummer en geboortedatum in het ziekenhuis te zoeken. 11

12 De zoekfunctie vindt automatisch plaats binnen de patiënten die geregistreerd staan als levend. De zoekfunctie kan worden uitgebreid binnen de database middels het vinkje: show all patiënts, te vinden naast het searchveld. Daarmee zoekt u ook binnen alle patiënten die geregistreerd staan als overleden. De gezochte patiënt wordt onder de zoekfunctie getoond. Wilt u direct naar de demografie van de gezochte patiënt, klik op Edit. Door op een patiënt te klikken zowel de gezochte patiënt of een patiënt vanuit de lijst last modified komt u in de Patiënt details terecht. Wilt u een patiënt met geregistreerde procedure(s) verwijderen, klik op Delete. 12

13 6. Patiënt details 6.1. Patiënt demografie wijzigen Bovenaan worden de patiënt gegevens getoond. De demografie van de patiënt kunt u wijzigen middels de Edit knop Authorized Hospital toevoegen Wilt u een ander ziekenhuis inzage geven in de patiëntgegevens, omdat de patiënt voor verdere behandeling en follow up naar het ziekenhuis is verhuisd? Klik op Add Hospital en voeg het ziekenhuis toe. Op twee manieren wordt dit doorgegeven aan NCDR. 1. Het uitvoerende ziekenhuis geeft het Follow Up ziekenhuis door in het bestand 2. Het Follow Up ziekenhuis stuurt de gegevens van de patiënt voor registratie naar NCDR met het vermelden van het uitvoerende ziekenhuis. Wilt u inzage krijgen in de geregistreerde patiënt gegevens omdat de patiënt voor verdere behandeling en follow up naar uw ziekenhuis is verhuisd? Dan kunt u dit op twee manieren doen; 1. Het uitvoerende ziekenhuis vragen om uw ziekenhuis toe te voegen aan de lijst met Authorized Hospital. (Dit kan wanneer het uitvoerende ziekenhuis zelf eigen patiënten registreert in de database.) 2. Een verzoek indienen per aan de NCDR. Omdat de medewerkers van NCDR geen toegang meer hebben in de patiënt herleidbare gegevens, kunt u uw verzoek voorzien van informatie over de geboortedatum en de procedure (eventueel het serienummer van het device welke bij de patiënt geregistreerd staat). 13

14 6.3. Request card Wilt u een pas printen voor een patiënt, dan kunt u na het invoeren van de gegevens een pasprintopdracht geven door op de knop Request card te klikken. De patiënt waarvoor u een pasprintopdracht heeft gegeven, komt op de lijst Cards to print op de Home pagina te staan. NB: naar aanleiding van het verzoek van Follow Up ziekenhuizen worden voortaan de Follow Up ziekenhuizen op de pasjes vermeld. NB: altijd het ziekenhuis die de pas heeft aangevraagd bij Follow Up Hospital invoeren. Is het Follow Up ziekenhuis hetzelfde als het uitvoerende ziekenhuis dan wordt het ID nummer van de patiënt automatisch overgenomen. Is het Follow Up ziekenhuis anders dan het uitvoerende ziekenhuis, voer het ID nummer van de patiënt in bij het veld Follow Up ziekenhuis Pas printen 14

15 Op de Home pagina bij Cards to print staat een lijst van de patiënten met een verzoek voor Pas printen. De informatie op de lijst: naast de patiënt gegevens die op de pas komen staan, ziet u Requested Hospital en last Follow up Hospital. Last Follow up Hospital: dit is het ziekenhuis welke op de pas van de patiënt komt staan. Vermeld dit ziekenhuis altijd bij de demografie van de patiënt als Last Follow Up Hospital. Voert het ziekenhuis zelf de patiënt gegevens in en zijn zowel uitvoerende als Last Follow Up ziekenhuis hetzelfde, dan wordt automatisch het uitvoerende ziekenhuis overgenomen op de pas. Requested Hospital: dit is het ziekenhuis welke het verzoek tot pas printen heeft ingediend. Dit komt bijna altijd overeen met het Follow Up ziekenhuis en/of uitvoerende ziekenhuis. Wilt u vanuit de lijst Cards to print een pas printen? Kies een patiënt door op de patiënt te klikken. Vervolgens opent zich de volgende pagina: Kies Print card, er wordt een PDF bestand met de patiënt gegevens aangegeven. 15

16 Open het PDF bestand en geef opdracht voor printen aan de juiste printer, om vervolgens het pasje te printen. Na het printen van de pas ziet u de vraag is de pas geprint?. Wanneer voor Geprint wordt gekozen, wordt het verzoek voor pas printen uit de lijst Cards to print op de Home pagina gehaald. NB: Pas printen kan ook gelijk vanuit de Patient details. Klik op Request card, vervolgens verschijnt print pas Active devices en leads Bij patient details komen de actieve device en leads van de patiënt te staan. Deze gegevens worden tevens geprint op het pasje van de patiënt. Wanneer op de lijst van actieve device en leads de gegevens ontbreken, wordt een waarschuwing getoond. Deze gegevens dient u bij te werken voordat een pas print opdracht wordt gegeven Inactieve devices en leads op de pas U kunt desgewenst een inactieve devices en/of leads van de patiënt toevoegen aan de lijst actieve devices en leads. U kunt dit vervolgens op de pas printen. De volgende test patiënt heeft een PM en RV lead als actieve device en lead. 16

17 Op de pas komen in eerste instantie deze gegevens te staan. Om inactieve device en leads toe te voegen klik je op "Add". U ziet een lijst van de inactieve devices en/of leads; Wanneer u op een device en/of lead klikt, komen deze op de lijst van Actieve devices en leads terecht (Inactieve devices en leads worden in het geel gemarkeerd). Print u de pas, dan komen alle actieve gegevens van de patiënt plus gekozen inactieve devices en/of leads op de pas te staan. Passen niet alle gegevens op de voorkant van de pas, dan kunt u de rest op de achterkant printen. Om een deel van de gegevens op de achterkant van de pas te printen, moet u de pas na het printen van de voorkant, handmatig opnieuw in de pas printer leggen. U kunt deze inactieve devices of leads verwijderen van de lijst van Actieve devices en leads door op Remove te klikken Procedures, Adverse event In het patiënt details gedeelte wordt een overzicht van de procedures en adverse events weergegeven. 17

18 Klik op een balk naar keuze: de onderliggende data wordt getoond. Voor het aanmaken van een Procedure of Adverse event, kies de Add knop die hierbij hoort. Daarna komt u in het juiste scherm om de gegevens in te voeren. Edit knop: hiermee kom je bij de procedure terecht om dit vervolgens bij te werken. Delete knop: hiermee wordt een procedure verwijderd. Deze functie is alleen zichtbaar wanneer uw ziekenhuis het uitvoerend ziekenhuis is. Heeft u alleen inzage in de patiënt gegevens, dan kunt u een procedure van een ander ziekenhuis niet verwijderen. Wanneer de Add procedure wordt gekozen, verschijnt het volgende pop-up scherm. Vul alle proceduregegevens in en druk op Submit om toe te voegen Add Procedure NB: wilt u een ICD procedure invoeren en heeft u voor een ziekenhuis gekozen waarin geen ICD procedure plaats vind? Dan krijgt u bij het item Procedure niet de mogelijkheid om voor een ICD procedure te kiezen. 18

19 Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat een ICD procedure onterecht onder een ziekenhuis zonder ICD vergunning kan worden geregistreerd. Na Submit, opent het procedure gedeelte Edit procedure Onder Edit procedure ziet men de vragen over de symptomen en indicatie, procedure en hospital admission. Wanneer deze niet bekend zijn dan kunt u ze altijd op unknown zetten. Op basis van de gekozen procedure, bestaat de mogelijkheid om device- en lead gegevens in te voeren. NB: voer alle gegevens in die door het ziekenhuis zijn doorgegeven Add lead Voor het invoeren van de leads gegevens klik op Add lead. Het volgende venster wordt geopend. 19

20 Opslaan Hierna moet de procedure worden opgeslagen. Cancel kunt u gebruiken wanneer u de ingevoerde gegevens niet wilt opslaan of wanneer geen gegevens zijn toegevoegd en u het Procedure gedeelte wilt verlaten. U krijgt de volgende melding; Kies OK als u wilt cancelen. Na Save of Cancel, komt u automatisch bij Patient details terecht. 20

21 7. Helpdesk Voor vragen en eventuele problemen kunt u contact opnemen met uw eigen contact persoon (project managers) bij de NCDR. Zijn ze niet bereikbaar, neem dan contact op met het bureau via of stuur een naar pm@ncdr.nl. 21