GREENBRIDGE INTRANET GEBRUIKERSHANDLEIDING 0. VOORWOORD 1. REGISTRATIE ALS NIEUWE GEBRUIKER VAN HET SYSTEEM. Door Argus Technologies

Transcriptie

1 GREENBRIDGE INTRANET GEBRUIKERSHANDLEIDING Door Argus Technologies 0. VOORWOORD In deze handleiding gaan we er van uit dat u een Nederlandstalige webbrowser gebruikt. Indien u een Engelstalige webbrowser gebruikt zijn alle handelingen uit deze handleiding hetzelfde, maar zijn de teksten op de website in het Engels. Andere talen dan Nederlands en Engels zijn niet ondersteund op het GreenBridge Intranet systeem. Het Meet-On vergaderzaalboekingssysteem en Lunch-On bestelsysteem zijn online tools, hierdoor kunt u (mits internet toegang) van overal uw meetings in de Greenbridge Incubator opvolgen/beheren en uw middaglunch bestellen. Deze tool is toegankelijk via het adres 1. REGISTRATIE ALS NIEUWE GEBRUIKER VAN HET SYSTEEM Bij het openen van de site klikt u op het tabblad Registreer en ziet u het volgende beeld:

2 Op deze pagina wordt gevraagd om een Gebruikersnaam en een Echte naam, en deze twee velden hebben verschillende doelen. De gebruikersnaam dient (in combinatie met uw wachtwoord) enkel en alleen om in te loggen (en kunt u dus volledig persoonlijk kiezen), de echte naam wordt gebruikt bij het versturen van s in verband met het GreenBridge Intranet systeem. Gezien de vele inbraken op online systemen raden wij sterk aan om een uniek en veilig wachtwoord in te geven (combinatie van cijfers, hoofd/kleine letters en symbolen). De andere invulvelden (bedrijfsnaam, adres) spreken voor zich. Na het klikken op de knop Registreer krijgt u een bevestiging via en volgende melding op uw scherm: De beheerders van het GreenBridge Intranet systeem (zijnde de mensen van het GreenBridge secretariaat) worden automatisch van uw registratie op de hoogte gebracht, en wanneer zij uw account bevestigen krijgt u hiervan terug een met de melding dat u kunt inloggen. 2. INLOGGEN Wanneer u beschikt over een geactiveerde account, kunt u op het hoofdscherm inloggen met uw gebruikersnaam (niet uw echte naam of adres) en uw opgegeven wachtwoord.

3 3. OVERZICHT NA INLOGGEN Nu u bent ingelogd ziet u enkele componenten die we hier kort gaan overlopen en verder in detail uitleggen in de loop van de handleiding. Rechtsboven vindt u de snelkoppelingen om uw instellingen aan te passen, u af te melden en om snel van taal te wisselen indien u dit wenst: Linksboven bevind zich het menu om de verschillende pagina s te bezoeken: 4. MEET-ON: VERGADERZAAL RESERVATIESYSTEEM Direct na het inloggen komt u terecht op de pagina Kalender. Links ziet u een lijst van de beschikbare vergaderzalen: Rechts ziet u de legende van de verschillende statussen van de vergaderingen:

4 Onderaan ziet u de kalender met een overzicht van alle vergaderingen: U ziet hier enkel de tijden en titels van de vergaderingen, andere informatie is niet zichtbaar. 5. MEET-ON: NIEUWE VERGADERING AANVRAGEN Wanneer u een nieuwe vergadering wenst aan te vragen, klikt u op de dag waarop u de vergadering wilt houden zodat u doorgaat naar het dagoverzicht:

5 Op dit dagoverzicht kunt u met uw muis klikken (en de muisknop in blijven houden) op het uur waarop u wenst te starten, en daarna sleept u uw selectie tot het voorziene einduur: Hierna wordt u naar het invulformulier gestuurd waar uw datum en begin-/einduur automatisch worden ingevuld. Bij het veld Organisator ziet u ter controle nog es uw eigen gegevens waarmee de vergadering wordt aangevraagd. In het veld Vergadering kunt u de titel van uw vergadering invullen (dit is een verplicht veld). In het veld Beschrijving kunt u een korte beschrijving van de vergadering invullen. Het wordt sterk afgeraden om er gevoelige informatie in te plaatsen (de inhoud van dit veld wordt gebruikt in de uitnodigingen). In het deeltje Verstuur uitnodiging(en) naar kunt u adressen en namen ingeven van contacten die u wenst uit te nodigen op de vergadering. Bij het accepteren van de vergadering (door de beheerders van het GreenBridge Intranet systeem) wordt er automatisch een meeting request verstuurd naar deze personen. o o Lijnen/contacten toevoegen kunt u doen met het icoontje rechts naast de titel Echte naam. Lijnen/contacten verwijderen kunt u doen met het icoontje rechts van de lijn.

6 Wanneer u voordien al vergaderingen hebt opgemaakt met uitnodigingen, werden die automatisch opgeslaan in uw persoonlijk adresboek. Bij het ingeven van de contactnaam in het veld Toevoegen uit adresboek komt er een keuzemenu en vult ie de naam en het adres automatisch in bij het klikken op de correcte naam: Wanneer deze informatie werd ingevuld, zijn volgende velden aan de orde: De bovenste 3 veldjes wijzen zichzelf uit. Bij het selecteren van de vergaderzaal komt er vlak onder een overzicht van alle beschikbare informatie van de geselecteerde vergaderzaal. Het begin/einde van de vergadering werd automatisch ingevuld bij het selecteren van de correcte tijdsduur in op de vorige pagina, maar indien iets misliep kunt u dit hier nog aanpassen. Bij het klikken op de knop Toevoegen krijgt u ofwel volgend scherm (indien alles in orde was):

7 Ofwel wordt u terug naar het overzicht gestuurd met een overzicht van alle gemaakte fouten: Er wordt ook gecontroleerd op overlapping van reeds geaccepteerde vergaderingen in dezelfde vergaderzaal, dit is namelijk niet mogelijk! 6. MEET-ON: BESTAANDE VERGADERING AANPASSEN In het kalender overzicht met alle vergaderingen kunt u klikken op de titel van uw eigen aangevraagde vergadering(en) (vergaderingen bewerken van andere personen is uiteraard niet mogelijk): De velden zijn hier gelijk aan de velden die uitgelegd waren in het vorige hoofdstukje. Indien u een vergadering bewerkt die al geaccepteerd was, dan wordt de status automatisch terug op pending gezet totdat een van de beheerders van het GreenBridge Intranet systeem de vergadering terug accepteerd. 7. MEET-ON: ADRESBOEK BEHEREN In het menu bovenaan kunt u het tabblad Adresboek selecteren en komt u op het volgend overzicht van uw contacten: Indien u op het icoontje rechts klikt naast de naam, kunt u het contact uit uw adresboek verwijderen.

8 Contacten toevoegen gebeurt automatisch bij het aanmaken/bewerken van een vergadering. 8. LUNCH-ON: BESTEL UW MIDDAGMAAL Bij het GreenBridge secretariaat kunt u terecht voor het opladen van uw Lunch-On krediet, met dit bedrag kunt u dan uw maaltijd bestellen via de online tool. Wanneer dit gebeurd is, krijgt u hiervan een automatische bevestiging via . De bedrijven die rechtstreeks via facturering werken dienen dit gewoon te melden zodat dit correct kan worden ingesteld, bij hen is het opladen van dit krediet niet nodig. Op de Lunch-On pagina kunt u uw middagmaal bestellen. Het aantal broodjes (met optioneel commentaar) kunnen uit de lijst gekozen worden, waarna u onderaan het formulier de bestelling kan plaatsen: Wanneer de bestelling is aangekomen bij het secretariaat, krijgt u hiervan een automatische melding via e- mail. Na het bestellen van uw broodje (en voor de bestelling van het secretariaat) kunt u uw bestelling(en) in wacht nog nakijken (en eventueel nog snel annuleren) bovenaan deze pagina:

9 Onderaan deze pagina staat uw huidig krediet en een overzicht met uw betalingsgeschiedenis: