De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Transcriptie

1 1/7 Advies nr 32/2011 van 30 nvember 2011 Betreft: Klacht met betrekking tt de drgifte van persnsgegevens dr een werkgever aan een prvider van mbiele telefnie in het kader van een systeem van gesplitste facturering vr privé en prfessineel gebruik (CO-A ) De Cmmissie vr de bescherming van de persnlijke levenssfeer; Gelet p de klacht die p 15 december 2010 werd ingediend dr X (hierna de klager ) tegen Y (hierna de werkgever ); Gelet p de wet van 8 december 1992 tt bescherming van de persnlijke levenssfeer ten pzichte van de verwerking van persnsgegevens (hierna WVP), inznderheid artikel 29; Gelet p het verslag van de Vrzitter; Nadat zij de argumenten van beide partijen in verweging genmen heeft; Brengt p 30 nvember 2011 het vlgend advies uit:.

2 Advies 32/2011-2/7 I. Cntext en vrwerp van de klacht 1. Op 12 december 2010 werd bij de Cmmissie een klacht ingediend tegen de werkgever, alsk tegen meerdere individuele persnen die een leidende functie hebben bij de werkgever, wegens een vermeende schending van de WVP. 2. De klager ntving van zijn werkgever een GSM die hij vr prfessinele en vr private deleinden kan gebruiken. Vr privé-cmmunicaties dient hij wel telkens vraf een specifieke cde in te tikken, zdat deze rechtstreeks aan hemzelf kunnen gefactureerd wrden. De prfessinele gesprekken wrden evident aan de werkgever gefactureerd. Men nemt deze methde split billing. 3. De klager stelde dat hij dr zijn werkgever was gevraagd m enerzijds een vereenkmst inzake het privégebruik van mbiele telefnie te tekenen, waarin nder andere stnd dat de gebruiker er zich mee akkrd verklaart m zijn adresgegevens aan de prvider dr te geven, en m anderzijds een cntract te nderschrijven met de prvider. Hewel geen van beide cntracten ndertekende mdat hij stelde dat hij de GSM nit vr privédeleinden zu gebruiken ntving hij peens een factuur van de prvider. Hieruit leidde hij af dat zijn gegevens dr zijn werkgever tch aan de prvider waren drgegeven. 4. De werkgever verdedigde zich als vlgt: In hfde van zijn functie dient X mbiel bereikbaar te zijn. X beschikt hiervr ver een GSM die ter beschikking wrdt gesteld [ ] en die k mag gebruikt wrden vr privégesprekken, dit laatste weliswaar p ksten van de werknemer. Het gaat hier ver een zgenaamd split-billing systeem. De medewerker dient telkens aan te duiden f hij een gesprek vert vr het werk dan wel privé, waardr de privégesprekken rechtstreeks aan de medewerker kunnen gefactureerd wrden. Het systeem is dusdanig uitgewerkt m te vermijden dat fiscus en RSZ er zuden vanuit gaan dat er sprake is van een vrdeel in natura, qud nn. ( ) Wanneer er geen privé-gesprekken wrden geverd met de bedelde GSM, wrdt er aan de medewerker een nulfactuur bezrgd. Het systeem werd ingeverd na verleg met de vakbnden en alle medewerkers die in hfde van hun functie ver een GSM beschikken, hebben een cntract ndertekend, enerzijds met de werkgever en anderzijds met de prvider. X heeft enerzijds geweigerd de cntracten te ndertekenen maar blijft anderzijds wel gebruik maken van de ter beschikking

3 Advies 32/2011-3/7 gestelde GSM. Vandaar dat wij de persnsgegevens hebben drgegeven aan de prvider met het g p de ndzakelijke facturatie. 5. De Vrzitter van de Cmmissie heeft in nderhavig geschil geprbeerd m een minnelijke schikking te bewerkstelligen. Zijn vrstel werd evenwel niet aanvaard dr één van de partijen. Bijgevlg is het dssier aan de Cmmissie vrgelegd (cf. artikel 31 e.v. van het Huishudelijk Reglement). II. Berdeling van de ntvankelijkheid 6. De Cmmissie stelt vast dat de klacht ntvankelijk is, aangezien: de klacht werd ndertekend en gedagtekend de klacht een uiteenzetting van de feiten bevat de klager van een belang det blijken, daar zijn persnsgegevens werden drgegeven aan een GSM-prvider en hij meent dat deze gegevensverwerking niet cnfrm de WVP verliep. III. Berdeling van de gegrndheid a. Standpunt van de Cmmissie 7. De Cmmissie merkt vreerst p dat de klacht niet alleen tegen de werkgever gericht is, maar k tegen meerdere bestuurders en tegen derden die een link hebben met de werkgever. 8. De stukken in het dssier tnen aan dat er vanuit de werkgever gegevens van de klager werden drgegeven aan de prvider. Het dssier bevat evenwel geen elementen die er p wijzen dat deze drgifte een persnlijk initiatief van één f meerdere persnen zu betreffen tegen wie klacht werd ingediend. Alles wijst er p dat de drgifte luter in pdracht van en nder de verantwrdelijkheid van de werkgever gebeurde. 9. Gelet p deze vaststellingen, rdeelt de Cmmissie dat de werkgever de enige verantwrdelijke vr de kwestieuze gegevensverwerking was en zij verklaart dan k de klachten tegen de natuurlijke persnen (bestuurders en derden) niet gegrnd. 10. Wat de klacht tegen de werkgever betreft, merkt de Cmmissie p dat de gangbare praktijk bij het ter beschikking stellen van een GSM dr een werkgever erin bestaat m de werknemer drie pties aan te bieden. Naast het systeem van split billing, is het mgelijk

4 Advies 32/2011-4/7 m de werknemer te laten kiezen vr de betaling van een frfaitair bedrag (ngeveer 6 /maand als belastbaar vrdeel), dan wel vr de ndertekening van een dcument waarin de werknemer p erewrd verklaart dat het GSM-gebruik strikt beperkt blijft tt prfessinele cmmunicatie en dus elk privé-gebruik ervan wrdt uitgeslten. 11. Wanneer de werknemer pteert vr het frfaitaire bedrag en de werkgever bij nazicht van de ksten vaststelt dat deze substantieel hger zijn, dan kan de werknemer daarp wrden aangesprken m de reden hiervr te achterhalen en kan de werkgever indien ndig maatregelen treffen. 12. Hetzelfde geldt wanneer zu blijken dat de werknemer die een verklaring p erewrd deed, de prfessinele GSM tch vr privé-deleinden zu aanwenden. In deze situaties zullen alle uitgeverde cmmunicaties verndersteld wrden m een prfessineel karakter te hebben en de werkgever is dus gerechtigd m deze te cntrleren (telefnnummers, tijdstippen, enz.) znder dat er specifieke maatregelen wrden genmen m privéinfrmatie te beschermen. 13. Het split-billing systeem heeft als belangrijke tref dat de werkgever de factuur vr het privé-gebruik van de GSM niet te zien krijgt, wat evident psitief is vr de bescherming van het privéleven van de werknemer. Maar deze methde impliceert ndzakelijkerwijze dat de persnsgegevens van de werknemer ter beschikking gesteld wrden van de telefnprvider. 14. In nderhavig geval had de werkgever enkel het systeem van split-billing aan de klager vrgesteld. Uit de stukken in het dssier blijkt k dat elke medewerker van de werkgever die een GSM vr individueel gebruik ter beschikking kreeg, quasi wrdt verplicht m een vereenkmst te ndertekenen waarin hij instemt met het split billing -systeem. 15. Hewel de Cmmissie (zals gezegd in randnummer 13) rdeelt dat het systeem van gesplitste facturering een belangrijk vrdeel heeft p het vlak van privacy-bescherming, meent zij dat de werknemer geheel vrij met kunnen beslissen f hij al dan niet gebruik wenst te maken van een prfessinele GSM vr privé-deleinden. Het patrnaal gezag van de werkgever 1 reikt niet z ver dat laatstgenemde dit zu kunnen pdringen. 16. Daarnaast stelt de Cmmissie k vast dat de werkgever in nderhavig geval de gegevens van de klager aan de prvider drgaf, k al had de klager de vereenkmst waarin 1 Cf. artikel 17, 2 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsvereenkmsten.

5 Advies 32/2011-5/7 nder andere stnd dat er een drgifte van gegevens zu zijn inzake split-billing niet ndertekend. 17. De WVP vrziet meerdere grnden m de verwerking van persnsgegevens te rechtvaardigen. Eén van deze basissen betreft de ndubbelzinnige testemming van de betrkkene (artikel 5, a) WVP). Een andere mgelijkheid betreft artikel 5, b), WVP: wanneer de verwerking ndzakelijk is vr de uitvering van een vereenkmst waarbij de betrkkene partij is ( ) Hewel deze grndslagen in het algemeen wel in aanmerking zuden kunnen kmen m een systeem van split billing te rechtvaardigen in het licht van de WVP, kunnen deze in casu evident niet wrden ingerepen aangezien de klager steeds geweigerd heeft m de kwestieuze vereenkmst te ndertekenen. 18. De WVP vrziet k ng andere grndslagen m gegevensverwerkingen te rechtvaardigen. Z had de werkgever zich p artikel 5, f), WVP kunnen baseren: Persnsgegevens mgen slechts verwerkt wrden in één van de vlgende gevallen: ( ) f) wanneer de verwerking ndzakelijk is vr de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de verantwrdelijke vr de verwerking ( ), mits het belang f de fundamentele rechten en vrijheden van de betrkkene die aanspraak maakt p bescherming uit hfde van deze wet niet zwaarder drweegt 19. De klager heeft in zijn functie immers een GSM ndig. Om dit instrument te kunnen ter beschikking stellen znder hierbij de fiscale regels uit het g te verliezen, is het mgelijk m met gesplitste facturatie te werken en m deze gesplitste facturatie in de praktijk te kunnen uitwerken is een drgifte van persnsgegevens ndzakelijk. Artikel 5, f), WVP rechtvaardigt een dergelijke verwerking van persnsgegevens. 20. Dr de specifieke cntext de werkgever legde enkel de kwestieuze split-billing - vereenkmst vr aan de klager (znder hem de twee ander pties vr te stellen) en laatstgenemde weigerde bvendien het cntract te tekenen meent de Cmmissie dat de drgifte van gegevens aan de prvider in casu k niet kan gesteund wrden p het in de vrige alinea geciteerde artikel 5, f), WVP. Had de werkgever immers de twee andere pties k aangebden (verklaring p eer, split billing f betaling van een frfaitair bedrag), dan was het in nderhavig geval niet ndzakelijk geweest m de gegevens van de klager aan de prvider dr te geven. 21. Zelfs al mcht artikel 5, f), WVP, in casu tch kunnen weerhuden wrden, dan ng kan niet wrden ntkend dat de werkgever vrafgaand aan de drgifte de betrkkene ervan p de

6 Advies 32/2011-6/7 hgte had meten brengen (cf. artikel 9 WVP) dat zijn gegevens ndanks zijn weigering alsng zuden wrden drgegeven aan de prvider. Aangezien dit niet gebeurde, handelde de werkgever in elk geval in strijd met het principe dat persnsgegevens p een eerlijke en een transparante wijze meten verwerkt wrden Gelet p wat vraf gaat is de Cmmissie van rdeel dat de klacht tegen de werkgever gegrnd is. b. Aanbevelingen ten aanzien van de werkgever 23. De Cmmissie beveelt ten aanzien van de werkgever aan m mtrent het gebruik van de GSM (vr prfessinele en privé-deleinden) vrtaan twee pties (split billing f verklaring p eer m de prfessinele GSM niet vr privé-deleinden te gebruiken) te vrzien (in het arbeidsreglement). De werknemers dienen per ptie geïnfrmeerd te wrden mtrent de cnsequenties die deze met zich meebrengen p het vlak van de verwerking van hun persnsgegevens 3 en mtrent de sancties ingeval de gemaakte afspraken niet wrden nageleefd. er bij de prvider p aan te dringen m de gegevens van de klager en van werknemers die desgevallend in dezelfde situatie verkeren uit haar systemen te verwijderen; OM DEZE REDENEN, Is de Cmmissie van rdeel dat de klacht tegen de werkgever en tegen de bedelde natuurlijke persnen (bestuurders en derden) ntvankelijk is de klacht tegen de werkgever gegrnd is; Zij det hierbij twee aanbevelingen ten aanzien van de werkgever (cf. randnummer 23); 2 Artikel 4, 1, 1 WVP. 3 Bij de verklaring p eer is het de werkgever tegelaten m te cntrleren welke cmmunicaties de werknemer met de GSM verrichte. Bij het split billing -systeem zal de werkgever dit niet kunnen, maar zullen er wel namen en adressen van de werknemers wrden drgegeven aan de prvider en dit met het g p de gesplitste facturering.

7 Advies 32/2011-7/7 de klacht tegen de bedelde natuurlijke persnen (bestuurders en derden) niet gegrnd is. Beslist de Cmmissie dat de vlledige tekst van nderhavig advies enkel zal wrden meegedeeld aan: de klager; de werkgever; de Minister van Justitie, vereenkmstig artikel 31, 5, WVP. Beslist de Cmmissie m een versie van nderhavig advies waarin de namen van de partijen zijn geannimiseerd, te publiceren p haar website. Vr de Administrateur m.v., De Vrzitter, (get.) Patrick Van Wuwe (get.) Willem Debeuckelaere