5. De extra kosten voor projectleiding en begeleiding inkoop en. Aanbesteding duurzame energie in de regio Arnhem Nijmegen

Transcriptie

1 Embargo tot 9 november 2016 Onderwerp Aanbesteding duurzame energie in de regio Arnhem Nijmegen Programma Openbare Ruimte Duurzaamheid BW-nummer Portefeuillehouder R. Helmer-Englebert H. Tiemens Samenvatting Op 1 januari 2018 lopen de gemeentelijke energiecontracten af. Op 3 april 2015 hebben de gemeenten uit de regio Arnhem-Nijmegen besloten om samen duurzame elektriciteit in te kopen, die bij voorkeur regionaal is opgewekt en waarvan de energiebronnen nog gerealiseerd moeten worden. Het inkoopteam heeft een marktconsultatie uitgevoerd en op basis hiervan de aanbestedingsstrategie opgesteld. Op 21 april 2016 hebben de 17 gemeenten overeenstemming bereikt over de 40 uitgangspunten voor de aanbesteding en hebben die op 31 mei 2016 (nr ) vastgesteld. Met dit collegevoorstel geven we opdracht aan de ambtelijke projectgroep de aanbestedingen voor elektriciteit en gas te starten. Daartoe stellen we een Plan van Aanpak van de aanbesteding en een Samenwerkingsovereenkomst vast. Ook willen we met de gezamenlijke aanbesteding voor gas starten. Ter besluitvorming door het college 1. Samen met de overige gemeenten uit de regio Arnhem Nijmegen de aanbestedingen voor de inkoop van duurzame energie (elektriciteit en gas) te starten. 2. In te stemmen met de Samenwerkingsovereenkomsten elektriciteit en gas ten behoeve van de gezamenlijke inkoop van energie. 3. Het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief vast te stellen. 4. De projectgroep mandaat te geven om volgens de afspraken uit het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief en de Samenwerkingsovereenkomsten Aanbesteding Elektriciteit Innovatief en Aanbesteding gas, de aanbestedingen op onderdelen uit te werken en aan te scherpen. 5. De extra kosten voor projectleiding en begeleiding inkoop en aanbesteden door de 17 gemeenten gezamenlijk te dragen en op basis van inwonertal te verrekenen. Dekking komt uit programma O.R. 6. De wethouder Openbare Ruimte van de gemeente Nijmegen eenmalig te mandateren en volmacht te verlenen om X zie vervolgblad Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PK10, Rene Holslag, 2169 Datum ambtelijk voorstel 29 september maart 2016 Registratienummer D Steller Rene Holslag Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 11 oktober 2016 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.8 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel aanbesteding duurzame energie D (2)

2 Vervolg beslispunten namens ons college en de 16 regio gemeenten: - In 2017 de gunningsbeslissing te nemen op advies van het inkoopteam; - te beslissen tot het inkopen (vastklikken) van de prijs voor elektriciteit en gas voor de gemeentelijke organisaties voor het jaar 2018 en de volgende jaren gedurende de looptijd van de overeenkomsten; - de contracten met de leveranciers te verlengen dan wel te ontbinden of wijzigingen overeen te komen na instemming van de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. 7. De brief aan de raad over Regionale aanbesteding inkoop duurzame elektriciteit vast te stellen.

3 2 1 Probleemstelling Op 1 januari 2018 lopen de gemeentelijke energiecontracten voor gas en elektriciteit af. Op 3 april 2015 hebben de gemeenten uit de regio Arnhem Nijmegen besloten dat ze samen duurzame elektriciteit willen inkopen, die bij voorkeur regionaal is opgewekt en waarvan de energiebronnen nog gerealiseerd moeten worden. Het inkoopteam heeft een marktconsultatie uitgevoerd en op grond hiervan de aanbestedingsstrategie bepaald. Op 21 april 2016 hebben de beleidsmedewerkers en portefeuillehouders uit de 17 gemeenten overeenstemming bereikt over de uitgangspunten voor deze aanbesteding. Op 31 mei 2016 hebben wij de uitgangspunten van deze aanbesteding vastgesteld (collegevoorstel met nummer ). In dit collegevoorstel en in de uitgangspuntennotitie hebben we het belang van de aanbesteding duurzame elektriciteit al toegelicht. Met dit collegevoorstel geven we opdracht aan de projectgroep de aanbesteding te starten. Daartoe zijn het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief en de Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Elektriciteit Innovatief opgesteld. Voor de gezamenlijke inkoop van gas is eveneens een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. De belangrijkste punten van deze onderdelen vatten we hieronder samen. 1. Plan van Aanpak aanbesteding elektriciteit innovatief Voor de inkoop van duurzame elektriciteit gaan wij geen traditionele aanbesteding doen, maar passen we de inkoopmethodiek Best Value Procurement (BVP) toe. De gedachte van BVP is dat het onderscheidend vermogen van de aanbieder goed tot uitdrukking komt en de aanbieder maximaal op zijn expertise wordt aangesproken. Wij vragen de markt met deze opdracht een bijdrage te leveren aan onze doelen, te weten: 1. Zo spoedig mogelijk 100% van de behoefte van de gemeenten hernieuwbare additioneel regionaal opgewekte elektriciteit af te nemen tegen een marktconforme prijs. 2. Deze opdracht op een duurzame wijze uit te voeren, waarbij aandacht is voor de drie aspecten People Planet Profit, waaronder: Duurzaamheid tijdens het maken/plaatsen, het gebruik en het ontmantelen van de benodigde installatie(s) (denk daarbij aan: circulaire economie en cradle to cradle) CO2 footprint transparant maken en reduceren Stimuleren regionale economie 3. Met dit project willen wij een voorbeeldrol vervullen en een extra impuls geven aan de transitie naar duurzame energieopwekking en (innovatieve) duurzame energieopwekking in de regio blijven stimuleren en ontwikkelen, ook nadat 100% van de te leveren elektriciteit voor de Opdrachtgever middels additioneel hernieuwbare regionaal opgewekte elektriciteit wordt geleverd. 4. Samenwerking met duurzaamheidsinitiatieven in de ontwikkeling van additioneel (regionaal) hernieuwbaar opgewekte elektriciteit, om zo de haalbaarheid en te vergroten. 5. De gemeenten streven een efficiënte samenwerking met de marktpartij na en willen aantoonbare resultaten. Hieronder verstaan we dat inzichtelijk en aantoonbaar is wat de bron is waaruit de elektriciteit wordt geproduceerd en dat de kosten die gemaakt worden voor de realisatie van additionele duurzame energie uit de regio maatschappelijk verantwoord transparant zijn. Efficiënte samenwerking ziet ook toe op concrete afspraken op het gebied van mutatiebeheer, clustering energiebelasting, facturatie en managementinformatie en de kosten van additionele duurzame energie uit de regio zijn op eenduidige wijze inzichtelijk.

4 3 De looptijd van de overeenkomst voor de levering van elektriciteit bedraagt 5 jaar met een verlengingsoptie van maximaal 2 jaar. Op het moment dat de leverancier de bij gunning afgesproken opwek heeft gerealiseerd volgt een verlenging van 10 jaar. Vervolgens is het mogelijk om de overeenkomst nogmaals te verlengen met een periode van maximaal 5 jaar, waardoor de totale contractduur in potentie maximaal 20 jaar bedraagt. 2. Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Elektriciteit Innovatief Zeventien gemeenten gaan samen een innovatieve aanbesteding starten. De opdracht betreft zowel levering van duurzame elektriciteit gedurende vele jaren, als het stimuleren van opwek van duurzame elektriciteit in de regio. Dit vraagt om een langdurige overeenkomst. In de Samenwerkingsovereenkomst worden afspraken rondom het opdrachtgever-schap voor de aanbesteding, vertegenwoordiging en functie en mandaat van de projectorganisatie en mandaat voor gunnen, verlengen. Wijzigen, ontbinden en klikken vastgelegd. De Samenwerkingsovereenkomst is opgenomen in bijlage 1a. Het eerder vastgestelde document Aanbesteding duurzame energie: informatiedocument, met daarin de 40 uitgangspunten voor de aanbesteding vormt een bijlage van deze samenwerkingsovereenkomst. Een overzicht van de belangrijkste punten uit de Samenwerkingsovereenkomst: 1. De deelnemende gemeenten werken samen om de inkoop van duurzame additioneel in de regio opgewekte elektriciteit via een Europese aanbestedingsprocedure efficiënt en succesvol te organiseren; 2. Op basis van de aanbesteding zal elke gemeente met de gekozen leverancier een overeenkomst sluiten voor de levering van duurzame in Nederland opgewekte elektriciteit. De aanbesteding resulteert in een overeenkomst van alle gemeenten met één opdrachtnemer voor de levering van elektriciteit uit hernieuwbare energiebronnen uit de regio. De specifieke condities per gemeente ten aanzien van de levering van elektriciteit worden vastgelegd in een leveringscontract, die elke deelnemende gemeente individueel afsluit met deze opdrachtnemer. 3. De samenwerkingsovereenkomst heeft betrekking op de periode van start aanbesteding tot en met de duur van het leveringscontract dat we met de gekozen leverancier hebben afgesloten. Daarna - bij de uitvoering van de opdracht door de winnende marktpartij - willen de partijen de samenwerking met elkaar voortzetten. Hiervoor wordt een Uitvoeringsovereenkomst opgesteld. De gemeenten verbinden zich door ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst ertoe een nadere uitvoeringsovereenkomst met elkaar af te sluiten waarin afspraken worden vastgelegd ten behoeve van de uitvoeringsperiode, waaronder gezamenlijk contractmanagement. 3. Aanbesteding gas Gas besteden we via een aparte aanbestedingsprocedure aan. Deze aanbesteding betreft een traditionele aanbesteding met als doel een contract te sluiten voor een periode van 3 jaar met de mogelijkheid deze vier maal met een jaar te verlengen. Door gezamenlijk aan te besteden worden schaalvoordelen behaald en proceskosten beperkt. Elke gemeente uit het samenwerkingsverband bepaalt zelf of en hoe het gasverbruik wordt vergroend. Zoals afgelopen jaren willen de MARN-gemeenten (regio Nijmegen) het gasverbruik in ieder geval samen vergroenen door GvO s te kopen die voldoen aan het CO2 Gold Standard (Gold Standard is van toepassing op duurzame energieprojecten en is mede ontwikkeld met hulp van het WNF. Een Gold Standard project moet ook een bijdrage leveren aan de lokale samenleving). De afspraken voor de aanbesteding gas worden vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Gas (zie bijlage 1b).

5 4 2 Juridische aspecten Vanwege de aard van de overeenkomsten en de opdrachtwaarde (waarde boven de Europese drempel van ) moeten we twee Europese aanbestedingsprocedures doorlopen: één voor elektriciteit en één voor gas. Iedere gemeente fungeert zelf als opdrachtgever voor beide aanbestedingen. Gemeente Nijmegen fungeert als penvoerder bij beide aanbestedingen. Op de uit te voeren aanbestedingen is de Aanbestedingswet 2016 als implementatie van de Europese richtlijn 2014/24/EU van toepassing. Met dit voorstel stellen wij de aanbestedingsstrategie voor de inkoop van energie vanaf en verder vast en mandateren wij de wethouder Openbare Ruimte van de gemeente Nijmegen voor het nemen van het gunningsbesluit, het verlengen of ontbinden van de overeenkomst, het overeenkomen van wijzigingen en het vastklikken van de prijs voor energie. Elke gemeente sluit zelf na beide aanbestedingen een individueel leveringscontract met de energieleverancier(s) af. 3 Doelstelling De regio Arnhem Nijmegen wil in 2050 een energie-neutrale regio zijn. Dat betekent dat de energie die in de regio wordt gebruikt afkomstig is van hernieuwbare energiebronnen in de regio. Dus ook de stroom die wij als gemeenten gebruiken. We willen dat de door ons af te nemen stroom hernieuwbaar, additioneel regionaal opgewekte elektriciteit is. Daarnaast hebben we een voorbeeldfunctie in de regio met betrekking tot duurzaamheid en energieneutraliteit. Met deze opdracht geven we hier ook invulling aan. We willen zo maximaal mogelijk, additioneel regionaal hernieuwbaar opgewekte elektriciteit inkopen tegen een marktconforme prijs, zodat we een substantiële bijdrage leveren aan de duurzaamheidsdoelstelling op beleidsniveau. 4 Argumenten 4.1 Opdrachtverlening aanbesteding duurzame energie. Wij geven de projectgroep de opdracht om samen met de andere 16 deelnemende gemeenten uit de regio Arnhem Nijmegen, de aanbesteding duurzame energie te starten. De bevoegdheid voor deze opdrachtverlening ligt bij ons college. Omdat het karakter en de duur van de overeenkomsten voor levering van gas en elektriciteit sterk verschillen, is gekozen voor twee aparte (Europese) aanbestedingen. De reden waarom we geen innovatieve aanbesteding voor gas doen, is uiteengezet in de eerder vastgestelde uitgangspunten. Hierbij een korte samenvatting daarvan: Aardgas is een eindige bron die de komende jaren wordt uit-gefaseerd (Energierapport van ministerie Economische Zaken, 2016) in de bebouwde omgeving. Groen gas is geen vervanger voor aardgas in deze. De beperkte hoeveelheid groen gas dat geproduceerd kan worden, kan het beste ingezet worden in de transportsector en in industriële processen. De ambitie om het aardgasnet af te bouwen, maakt dat het niet voor de hand ligt via deze aanbesteding te investeren in bijvoorbeeld de productie van biogas. De andere alternatieven voor verwarming zijn veelal installatietechnisch en gebouw-gebonden en gekoppeld aan gemonopoliseerde warmtenetten of het uit-faseren van de gasvraag door elektra Mandaat aan de projectgroep documenten aan te scherpen Met dit collegevoorstel, het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief en de bijbehorende Samenwerkingsovereenkomst zijn de doelen en de werkwijze van de aanbesteding

6 5 voor duurzame elektriciteit vastgesteld. Op basis van voortschrijdend inzicht, juridische mogelijkheden en projectrisico s worden de doelstellingen in een iteratief proces nader uitgewerkt. Wij bieden daarom aan de projectgroep de ruimte om de aanbestedingsdocumenten (bestek) op onderdelen uit te werken en te nuanceren. Dergelijke aanpassingen gebeuren volgens de afspraken uit het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief en de bijbehorende Samenwerkingsovereenkomst. Deze afspraak voorkomt dat de projectgroep voor kleine aanpassingen opnieuw de besluitvorming via het college moet doorlopen en de planning van de aanbesteding wordt vertraagd Vaststellen Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief Het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief geeft een samenvatting van de aanbestedingsstrategie van deze innovatieve aanbesteding. Het vaststellen hiervan is de bevoegdheid van ons college Instemmen met Samenwerkingsovereenkomsten Om de samenwerking in deze aanbestedingen tussen de 17 gemeenten vlot te laten verlopen zijn samenwerkingsovereenkomsten opgesteld. Het is een bevoegdheid van ons college om deze vast te stellen voordat deze van kracht worden. 4.5 Verdeling extra kosten De kosten voor de voorbereiding van de deze aanbestedingen worden betaald uit het budget van de regionale samenwerkingsagenda De Groene Kracht. Als gevolg van inhuur op expertise van contractbeheersing en contractmanagement ten behoeve van het opstellen van een bestek en raadpleging van aanbestedingsjuristen is er sprake van een uitzetting van de kosten. Aan de bestuurders in het regionaal Portefeuilleoverleg Duurzaamheid is voorgesteld deze uitzetting voor zover mogelijk uit het restant van De Groene Kracht te betalen. Daar waar de middelen van de Groene Kracht ontoereikend zijn worden extra kosten naar inwonertal, verhoudingsgewijs verdeeld. Dat hebben de wethouders van de 17 gemeenten tijdens het bestuurlijk overleg over deze aanbesteding (d.d. 14 september jl.) besloten. 4.6 Mandatering wethouder Openbare Ruimte Om in regioverband gezamenlijk energie in te kunnen kopen dient pragmatisch te worden gehandeld, waarbij een snelle daadkrachtige aanpak voor alle gemeenten tegelijkertijd nodig is. Hiervoor is mandatering en volmacht-verlening aan de wethouder Openbare Ruimte van Nijmegen nodig voor het nemen van het gunningsbesluit, het verlengen of ontbinden van de overeenkomst, het overeenkomen van wijzigingen en het vastklikken van de prijs voor elektriciteit en gas. 5 Klimaat Door onze inkoop van elektriciteit te koppelen aan de realisatie van additioneel duurzaam opwekvermogen in de regio, leveren we een wezenlijke bijdrage aan de doelstellingen op het gebied van duurzame energie, zoals verwoord in de Duurzaamheidsagenda en in het regionale programma De Groene Kracht. De aanbesteding van elektriciteit biedt kansen om het streven naar een energie-neutrale organisatie, stad en regio een impuls te geven. 6 Financiën De kosten van deze aanbestedingen en de te leveren energie bestaan uit meerdere onderdelen. Dekking van de kosten komt uit het Programma Openbare Ruimte. 1. Kosten van de aanbestedingsprocedures. De kosten voor de procedure van de innovatieve aanbesteding van elektriciteit worden betaald uit de Groene Kracht. Voor de uitzetting op de oorspronkelijke begroting die heeft plaatsgevonden,

7 6 is aan het bestuur van het regionaal portefeuilleoverleg Duurzaamheid voorgesteld deze voor zover mogelijk uit het restant van De Groene Kracht te betalen. Een mogelijk tekort dat daarna resteert (maximaal ), zal volgens de verdeelsleutel op basis van inwonertal, onder de gemeenten worden verdeeld. Bij deze berekening is geen rekening gehouden met eventuele extra kosten vanwege juridische procedures tijdens de aanbesteding. De kosten voor de aanbesteding van gas zijn beperkt (inclusief advies van de externe adviseur op het klikken bedraagt dit ). Deze kosten zullen, voor zover ze niet gedekt kunnen worden uit De Groene Kracht, eveneens volgens de verdeelsleutel op basis van inwonertal onder de gemeenten worden verdeeld. Voor een uitgebreidere omschrijving van deze totale kosten per gemeente zie bijlage 1d. 2. Kosten duurzame elektriciteit De omvang van de inkoop van elektriciteit vanaf 2018 voor wat betreft het aandeel Nijmegen zal circa ,- per jaar betreffen. De budgetten hiervoor staan in de genoemde programma s. Door gezamenlijk aan te besteden, verwachten we schaalvoordelen te bereiken. 3. Kosten Groene Verleiding. De kosten voor het daadwerkelijk gerealiseerde duurzame, additionele en regionale elektriciteit zijn voor Nijmegen tussen de ,- en ,- en zijn opgenomen in de Zomernota Deze kosten zijn voor de programma's, die nu ook de energie verbruiken en betalen: Openbare Ruimte, Vastgoed, Sport en Accommodaties en Personeel, Informatie en Facilitair. 4. Uitvoeringskosten / contractmanagement duurzame elektriciteit De kosten voor het contractmanagement zijn geschat op 0.5 fte gedurende de looptijd van het contract. Deze kosten worden door de gemeenten samen gedragen en naar verhouding verdeeld. Gezien het innovatieve karakter en de doelstelling van de opdracht dienen wij bij de Provincie Gelderland een subsidieverzoek in om daarmee in deze kosten tegemoet te komen. Indien deze subsidie niet wordt verkregen, moeten de gemeenten deze kosten jaarlijks samen dragen (geschat pj). Voor advisering bij het klikken is jaarlijks een bedrag van benodigd. 5. Kosten gas Bij de aanbesteding van gas vragen we leveranciers een marktconforme prijs aan te bieden. We verwachten geen extra budget nodig te hebben ten opzichte van voorgaande jaren, onverlet prijsontwikkelingen in de energiemarkt. De omvang van de inkoop van gas vanaf 2018 voor wat betreft het aandeel Nijmegen zal circa ,- per jaar betreffen. 7 Participatie en Communicatie Het collegevoorstel is onder embargo tot 26 oktober 2016 omdat dit voorstel niet in alle colleges tegelijk wordt behandeld. Uiterlijk 25 oktober 2016 heeft elk college een besluit genomen. Dit maakt het mogelijk om een gezamenlijk persmoment te organiseren. De deelnemende gemeenten worden via hun vertegenwoordigers in de projectgroep en in het regionale Klimaatberaad op de hoogte gehouden van de voortgang. In het projectteam zijn de deelnemende gemeenten met verschillende disciplines vertegenwoordigd. Dat geldt ook voor het Inkoopteam, dat de aanbesteding zal begeleiden en uitvoeren. Het Inkoopteam stelt de aanbestedingsdocumenten op, beoordeelt de inschrijvingen en selecteert de aanbieder die het best scoort op de Prijs Kwaliteit Verhouding. De keuze voor de winnende partij wordt bepaald aan de hand van het bestek en de

8 7 beoordeling van de inschrijvingen. Dit resulteert in een bindend gunningsadvies, dat wordt voorgelegd aan de portefeuillehouder van de gemeente Nijmegen. Het inkoopteam heeft in september jl. een vooraankondiging van de aanbesteding voor duurzame elektriciteit op TenderNed gepubliceerd, zodat de markt zich op onze vraag kan voorbereiden. Na de publicatie van de aanbestedingsdocumenten krijgen de inschrijvers de mogelijkheid om vragen te stellen. Dat doen we zowel schriftelijk als in bilaterale gesprekken. We informeren de raad middels bijgaande brief. Greenpeace is ook op de hoogte van onze ambitie en aanpak en hierop is positief gereageerd 8 Uitvoering en evaluatie Een werkgroep bestaande uit de projectleider, adviseur(s) inkoop en aanbesteden, beleidsadviseurs Duurzaamheid, energiebeheerders, adviseur juridische zaken, project-assistent, adviseur risicobeheer voeren samen met een aantal ingehuurde externe deskundigen de werkzaamheden uit. We publiceren de aanbesteding op 31 oktober 2016 of zo spoedig mogelijk daarna op TenderNed. Vervolgens doorlopen we de verschillende fasen van de aanbestedingsprocedure op basis van de inkoopmethodiek Best-Value Procurement. Na publicatie volgt er een schriftelijke vragenronde (Nota van Inlichtingen). We houden hierbij rekening met twee vragenrondes. Tevens zullen er tussen de eerste en tweede Nota van Inlichtingen op verzoek van de aanbieders bilaterale gesprekken plaatsvinden. Nadat de aanbieders hun inschrijving hebben ingediend start de beoordelingsprocedure. De offertes worden beoordeeld op een aantal dossiers: prestatieonderbouwing, risicodossier, kansendossier en prijs. Beoordeling van de dossiers vindt plaats op grond van de beste Prijs Kwaliteit Verhouding. Een (vooraf vastgesteld) aantal inschrijvers (de best scorende op de Prijs Kwaliteit Verhouding) worden toegelaten tot de interviewronde. Op basis van de offertebeoordeling en de behaalde scores voor de interviews wordt één inschrijver (de best scorende inschrijver op de totale Prijs Kwaliteit Verhouding) uitgenodigd voor de concretiseringsfase. Na positieve afronding van de concretiseringsfase (die ca. 8 weken bedraagt) stelt het inkoopteam een gunningsadvies op dat wordt voorgelegd aan de projectgroep. Vervolgens wordt het voornemen tot gunning bekend gemaakt. Tijdens de duur van het contract wordt een contractmanager aangesteld die namens de deelnemende gemeenten de leverancier bij het realiseren van opwek in de regio faciliteert en die de prestaties op dit gebied van de leverancier inventariseert en aan de gemeenten rapporteert. Ook berekent hij de financiële vergoeding voor gerealiseerde opwek (Groene Verleiding) voor iedere gemeente. 9 Risico Volgende risico s zijn denkbaar: 1. Niet eerder heeft een gemeente of een groep van gemeenten aan energieleveranciers gevraagd om duurzame energie te leveren, waarvan de bronnen nog in de regio ontwikkeld moeten worden. Op basis van de marktconsultatie verwachten we dat dit geen probleem hoeft te zijn. Juridische procedures zijn nooit helemaal uit te sluiten. 2. Tot 1 december 2016 kunnen gemeenten nog uit de aanbesteding stappen, dit kan enkel en alleen op basis van bezwaren van de Raad. In dat geval worden

9 8 de proceskosten voor de overige deelnemende gemeenten, waaronder Nijmegen, hoger. Inhoudelijk hoeft dit geen gevolgen te hebben. 3. De medewerking van de gemeenten in de uitvoeringsfase is essentieel. Gemeenten spelen een belangrijke rol in het realiseren van additionele duurzame opwekcapaciteit voor elektriciteit in deze regio. Bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van gronden en andere mogelijkheden en de vergunningverlening. Marktpartijen hebben dat ook in marktconsultatie aangegeven. Als gemeenten dit niet doen, dan lopen we het risico dat we minder duurzame elektriciteit uit de regio geleverd krijgen dan we willen. De deelnemende gemeenten hebben zich gecommitteerd aan een inspanningsverplichting en faciliterende rol op dit vlak. 4. Voor de overige risico s is een risicodossier opgesteld met bijbehorende beheersmaatregelen. Bewaking van deze risico s is een verantwoordelijkheid van de projectgroep. Bijlagen: 1a. Samenwerkingsovereenkomst Elektriciteit 1b. Samenwerkingsovereenkomst Gas 1c. Plan van Aanpak 1d. Kosten overzicht

10 Ruimtelijke Ontwikkeling Aan de gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postbus HG Nijmegen Datum 9 november 2016 Ons kenmerk RO10/D Contactpersoon Kim Kerckhoffs Onderwerp Regionale aanbesteding inkoop duurzame Energie: stand van zaken Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte leden van de Raad, Afgelopen mei hebben wij u per brief (geregistreerd onder nummer ) geïnformeerd over de aanbesteding voor de levering van duurzame elektriciteit die wij momenteel met 16 andere gemeenten voorbereiden. In die brief hebben wij het belang van de gezamenlijke aanbesteding, ons beoogde doel en de belangrijkste uitgangspunten van die aanbesteding toegelicht. Wij willen wij een overeenkomsten afsluiten met elektriciteits- en gasleveranciers, zodat wij en de regiogemeenten groene elektriciteit kunnen gebruiken. Door onze inkoop van energie te koppelen aan de realisatie van additioneel duurzaam opwekvermogen in de regio, leveren we een bijdrage aan de doelstellingen op het gebied van duurzame energie, zoals verwoord in onze Duurzaamheidsagenda en de regionale Routekaart De Groene Kracht. Ondertussen zijn we weer in stap verder in de voorbereiding. Graag informeren wij u nu over de stand van zaken. Daartoe is het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief en de Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Elektriciteit Innovatief opgesteld. Behalve elektriciteit gaan we samen met de regiogemeenten gas aanbesteden. De belangrijkste punten van deze onderdelen vatten we hieronder samen. 1. Plan van Aanpak aanbesteding Allereerst hebben we het Plan van Aanpak Aanbesteding Elektriciteit Innovatief vastgesteld. Dit plan geeft een samenvatting van de te volgen aan bestedingsstrategie. Voor de inkoop van duurzame elektriciteit gaan wij geen traditionele aanbesteding doen, maar passen we de aanbestedingsmethodiek Best Value Procurement (BVP) toe. De gedachte van BVP is dat het onderscheidend vermogen van de aanbieder goed tot uitdrukking komt. Wij vragen de markt met deze opdracht een bijdrage te leveren aan onze doelen, te weten: Brief aan de raad aanbesteding energie D

11 Gemeente Nijmegen Ruimtelijke Ontwikkeling 1 1. Zo spoedig mogelijk 100% van de behoefte van de gemeenten hernieuwbare additioneel regionaal opgewekte elektriciteit af te nemen tegen een marktconforme prijs. 2. Deze opdracht op een duurzame wijze uit te voeren, waarbij aandacht is voor de drie aspecten People Planet Profit, waaronder: Duurzaamheid tijdens het maken/plaatsen, het gebruik en het ontmantelen van de benodigde installatie(s) (denk daarbij aan: circulaire economie en cradle to cradle) CO2 footprint transparant maken en reduceren Stimuleren regionale economie 3. Met dit project willen wij een voorbeeldrol vervullen en een extra impuls geven aan de transitie naar duurzame energieopwekking en (innovatieve) duurzame energieopwekking in de regio blijven stimuleren en ontwikkelen, ook nadat 100% van de te leveren elektriciteit voor de Opdrachtgever middels additioneel hernieuwbare regionaal opgewekte elektriciteit wordt geleverd. 4. Samenwerking met duurzaamheidsinitiatieven in de ontwikkeling van additioneel (regionaal) hernieuwbaar opgewekte elektriciteit, om zo de haalbaarheid en te vergroten. 5. De gemeenten streven een efficiënte samenwerking met de marktpartij na en willen aantoonbare resultaten. Hieronder verstaan we dat inzichtelijk en aantoonbaar is wat de bron is waaruit de elektriciteit wordt geproduceerd en dat de kosten die gemaakt worden voor de realisatie van additionele duurzame energie uit regio transparant. Efficiënte samenwerking ziet ook toe op concrete afspraken op het gebied van administratie, facturatie en managementinformatie. 2. Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Elektriciteit Innovatief Zeventien gemeenten gaan samen een innovatieve aanbestedingsprocedure aan. De opdracht betreft zowel levering van duurzame elektriciteit gedurende vele jaren, als het stimuleren van opwek van duurzame elektriciteit in de regio. Dit vraagt om een langdurige overeenkomst. Gedurende vele jaren zullen gemeenten samenwerken met elkaar en met de leverancier die tevens additionele opwek in de regio gaat realiseren. Daar horen wederzijdse verplichtingen bij. In de Samenwerkingsovereenkomst staat verder onder andere het opdrachtgeverschap voor de aanbesteding, vertegenwoordiging en functie en mandaat van de beoordelingscommissie, mandaat voor gunnen en klikken. 3. Aanbesteding gas Gas besteden we via een aparte traject aan. Deze aanbesteding betreft een kortdurende traditionele aanbesteding. Hierbij is het hoofddoel om door gezamenlijk aan te besteden schaalvoordelen te realiseren en de proceskosten te beperken. Elke gemeente bepaalt zelf of en hoe het gasverbruik wordt vergroend. Zoals afgelopen jaren willen de MARN-gemeenten (regio Nijmegen) het gasverbruik in ieder geval samen vergroenen door GVO s te kopen die voldoen aan het CO2 Gold Standard. (Gold Standard is van toepassing op duurzame energieprojecten en is mede ontwikkeld met hulp van het WNF. Een Gold Standard project moet ook een bijdrage leveren aan de lokale samenleving). Ook voor de aanbesteding gas wordt de Samenwerkingsovereenkomst Aanbesteding Gas gesloten. De reden waarom we geen innovatieve aanbesteding voor gas doen is omdat aardgas een eindige bron is die de komende jaren wordt uitgefaseerd in de gebouwde omgeving Brief aan de raad aanbesteding energie D

12 Gemeente Nijmegen Ruimtelijke Ontwikkeling 2 (Energierapport van ministerie Economische Zaken, 2016). Groen gas is geen vervanger voor aardgas in deze. De beperkte hoeveelheid groen gas welke geproduceerd kan worden, kan het best ingezet worden in transport en industriële processen. De ambitie om het aardgasnet af te bouwen, maakt dat het niet voor de hand ligt via deze aanbesteding te investeren in bijvoorbeeld de productie van biogas. De andere alternatieven voor verwarming zijn veelal installatietechnisch en gebouwgebonden en gekoppeld aan gemonopoliseerde warmtenetten of het uitfaseren van de gasvraag door elektra. 4. Planning Een vooraankondiging van de aanbesteding hebben we inmiddels gepubliceerd, zodat marktpartijen op onze vraag zijn voorbereid. We hebben het voornemen om 31 oktober de aanbestedingsdocumenten te publiceren. Vervolgens doorlopen we de verschillende fasen van de aanbestedingsmethodiek Best-Value Procurement doorlopen. Eerst het schriftelijk beantwoorden van vragen (Nota van Inlichtingen), en bilaterale gesprekken. Nadat de inschrijvers hun bod hebben uitgebracht start de selectieprocedure, waarna vijf partijen doorgaan naar de interviewronde. Op basis van hun biedingen, onderbouwingen en interview stelt de projectgroep een gunningsadvies op en selecteren we een winnaar. In het najaar van 2017 moet de winnaar bekend zijn zodat voldoende tijd over is om te implementeren en te klikken. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls mr. drs. A.H. van Hout Brief aan de raad aanbesteding energie D