Volwassenheidsmeting rondom de strategische samenwerking tussen de lijnorganisatie en de IT-organisatie

Transcriptie

1 Volwassenheidsmeting rondom de strategische samenwerking tussen de lijnorganisatie en de IT-organisatie

2 2

3 I N H O U D S O P G A V E INLEIDING... 4 DOEL... 5 METHODE... 5 CONCLUSIES... 6 Communicatie; begrijpen we elkaar?... 6 Meetbaarheid, toegevoegde waarde... 9 Partnership, samenwerking IT en lijnorganisatie Governance, sturing Scope en architectuur Competenties Achtergrondvragen en uw persoonlijke mening COLOFON

4 4

5 I. I N L E I D I N G Het in lijn brengen van de business met IT, de zogenaamde business & IT alignment, is de laatste tijd een veel gehoord begrip. De mate waarin business & IT efficiënt en effectief met elkaar samenwerken, draagt immers in belangrijke mate bij aan het succes van de organisatie. Deze samenwerking is te meten, te vergelijken en te verbeteren aan de hand van verschillende professionaliteitsniveaus. II. D O E L Met behulp van het onderzoek Volwassenheidsmeting rondom de strategische samenwerking tussen de lijnorganisatie (Business) en de IT-organisatie hebben wij geïnventariseerd hoe Nederlandse organisaties scoren op de professionaliteitsladder van de samenwerking tussen business & IT. Voor deelname aan het onderzoek zijn ruim Nederlandse organisaties met een bedrijfsomvang variërend van 0 tot meer dan medewerkers benaderd. III. M E T H O D E Door middel van deze vragenlijst hebben wij de professionaliteit van samenwerking in de relatie tussen business en IT onderzocht. Indien in de vraagstelling werd gesproken over de business, dan bedoelen wij daarmee de (lijn)organisatie die ICT gebruikt en inzet om diensten en producten te kunnen leveren. Indien werd gesproken over IT dan had dit betrekking op de ITorganisatie (intern danwel extern). De vragenlijst bestond uit 30 vragen en behandelt de zes kritische succesfactoren in de samenwerking tussen business en IT. Deze factoren zijn: Communicatie Meetbaarheid Partnership Governance Scope en architectuur Competenties Voor elk van de vragen zijn respondenten verzocht om één antwoord te geven dat volgens het beste past of overeenkomt met de dagelijkse praktijk binnen hun organisatie. Deelname aan het onderzoek was anoniem en alle verstrekte gegevens zijn vertrouwelijk behandeld. 5

6 IV. CONCLUSIES 1 Communicatie; begrijpen we elkaar? De samenwerking en aansluiting van business met IT, de zogenaamde business & IT alignment, is de laatste tijd een veel gehoord begrip. Het veronderstelt een kloof tussen de business en de IT, die ondanks alle inspanningen nog altijd groot is. Komt dit door de wijze waarop business en IT met elkaar communiceren? Of spreken ze simpelweg verschillende talen? Uit het onderzoek komt naar voren dat de IT-discipline de problematiek van de lijnorganisatie veelal beter begrijpt dan vice versa. Dit is te verklaren uit het feit dat het onderzoek heeft plaatsgevonden onder personen die werkzaam zijn binnen de ITdiscipline. Zou dit onderzoek tevens hebben plaatsgevonden onder mensen in de lijnorganisatie, dan kan verwacht worden dat de antwoorden op vraag 1 en 2 gelijkelijk verdeeld zouden zijn. Immers, mensen uit de lijnorganisatie zullen juist van mening zijn dat zij de IT-problematiek beter begrijpen dan de IT-discipline de problematiek van de business kent. De waardering van de IT-problematiek door mensen in de lijnorganisatie (vraag 1) is overigens bij grotere organisaties (meer dan medewerkers) gemiddeld iets lager dan bij organisaties van een minder grote omvang. Vraag 01.: In welke mate vindt u dat de mensen 16% 32% in de lijn (business) de ITproblematiek begrijpen op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 4 6

7 11% 37% Vraag 02.: In welke mate vindt u dat u vanuit de IT-discipline de problematiek van de 42% lijnorganisatie (business) begrijpt op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? Opvallend bij de resultaten van vraag 2 is dat de waardering vanuit de IT-discipline voor de problematiek van de lijnorganisatie bij organisaties met een omvang van 250 tot 500 medewerkers gemiddeld iets hoger is dan bij de organisaties van een andere omvang. Ten aanzien van de communicatie tussen de IT-organisatie en de lijnorganisatie waarderen de respondenten deze voor ruim 4 als voldoende tot goed. Voor de overige 6 wordt de communicatie als matig tot onvoldoende, en in van de gevallen zelfs als slecht beoordeeld. De vraag of er een kloof tussen de business en IT heerst en of dit komt door de wijze waarop business en IT met elkaar communiceren of dat ze simpelweg verschillende talen spreken lijkt dan ook zeer gefundeerd. 34% Vraag 03.: Hoe beoordeelt u de communicatie tussen de IT-organisatie en de 21% 37% lijnorganisatie (business) op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? Een kleine meerderheid van de respondenten is van oordeel dat de informatievoorziening rond het applicatie portfolio ter ondersteuning van de business voldoende tot goed is. Slechts in van de gevallen blijkt dit onvoldoende. Echter, bij 4 van de organisaties is de informatievoorziening matig geregeld. De vraag die hierbij rijst is dan ook wat de oorzaak is van deze matige informatievoorziening. 47% Vraag 04.: Hoe beoordeelt u uw informatievoorziening om de business te 4 ondersteunen tijdens de implementatie, go-live en after go-live van uw applicatie portfolio op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 7

8 De effectiviteit van de samenwerking tussen de IT-organisatie en de lijnorganisatie laat in een overgrote meerderheid van de gevallen sterk te wensen over. Een kleine 37% waardeert de effectiviteit van de samenwerking als positief. Uit de antwoorden op de voorgaande vragen kan worden afgeleid dat het gebrek aan (wederzijds) begrip en communicatie ten grondslag ligt aan de geringe effectiviteit. 18% 32% 4 Vraag 05.: Hoe beoordeelt u de effectiviteit van de samenwerking met de lijnorganisatie (business) op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 8

9 2 Meetbaarheid, toegevoegde waarde De huidige financiële omstandigheden nopen organisaties tot het nemen van verstrekkende bezuinigingsmaatregelen. De rentabiliteit van IT staat hierdoor veelal ter discussie en plaatst IT-afdelingen onder sterke druk. Hoe kan IT een essentiële bijdrage leveren aan het realiseren van kostenbesparingen? En wat is nu werkelijk de (toegevoegde) waarde van IT? Opvallend is dat de mate waarin mensen uit de IT-discipline weten hoe de verschillende applicaties worden ingezet in de bedrijfsprocessen en op welke manier zij deze ondersteunen zeer uiteenlopend is. 21% Vraag 06.: In welke mate weet u vanuit uw IT- 1 21% 37% discipline hoe de verschillende applicaties worden ingezet in de verschillende bedrijfsprocessen op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 8% 5=slecht)? Uit het onderzoek blijkt dat men over het algemeen genomen redelijk op de hoogte is van de impact van applicaties op de bedrijfsresultaten. Echter, binnen 1/5 van de organisaties blijkt men niet goed op de hoogte van de gevolgen van (de inzet van) applicaties op de resultaten binnen de business. 9

10 Vraag 07.: 11% 24% 4 In welke mate weet u vanuit uw ITdiscipline wat de impact is van de verschillende applicaties op de resultaten binnen de business op een 18% schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? Bovendien blijkt men zelfs beter op de hoogte te zijn van de impact van applicaties op de bedrijfsresultaten in geval van een gepland, danwel ongepland incident. Ook hier geldt echter dat men binnen iets minder dan 1/5 van de organisaties onvoldoende op de hoogte blijkt te zijn van de gevolgen van applicaties op de resultaten binnen de business in geval van een incident. 26% Vraag 08.: In welke mate weet u vanuit uw IT- 16% 18% 39% discipline wat de impact is op de business resultaten in geval van een (gepland danwel ongepland) incident (zoals changes, upgrades, storingen, uitval, etc.) op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? Een kwart van de organisaties blijkt niet goed in staat om applicaties uit te faseren. Vraag 09.: 11% 29% 32% In welke mate bent u in staat om applicaties uit te faseren op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 11% 1 Daarentegen lijkt men iets beter in staat om bestaande functionaliteiten binnen het applicatie portfolio aan te laten sluiten op wensen vanuit de gebruikersorganisatie. Desalniettemin is ruim 6 van de organisaties matig tot onvoldoende in staat om hier een goede invulling aan te geven. 10

11 8% Vraag 10.: In welke mate bent u in staat om 11% 29% 5 bestaande functionaliteiten binnen het applicatie portfolio aan te laten sluiten op (nieuwe) wensen vanuit de gebruikersorganisatie op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? De waardering van de set van afspraken tussen de IT-organisatie en de lijnorganisatie evenredig positief als negatief beoordeeld. Vraag 11.: Hoe waardeert u de set van afspraken 1 34% 47% tussen u als IT-organisatie en de lijnorganisatie (business) op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 11

12 3 Partnership, samenwerking IT en lijnorganisatie Een goede samenwerking tussen business en IT houdt organisaties flexibel en tegelijkertijd stabiel. Maar hoe realiseer je een sterk samenwerkingsverband, waarbij beide partijen evenwaardig opereren en gezamenlijk optrekken om de beoogde doelstellingen te behalen? En hoe kan IT als smeermiddel fungeren bij het creëren van een betere betrokkenheid van beide partijen en het delen van risico's? Vraag 12.: Gemiddelde 7,01 Wat is volgens u het rapportcijfer dat u krijgt van uw collega's in de lijnorganisatie (business) ten aanzien Minimum 4,00 van de samenwerking? Op een schaal van 1 tot 10 waarbij Maximum 9,00 10=hoogste score en 1=laagste score) De rol die IT heeft gekregen binnen de strategische overall planning wordt overwegend matig tot slecht beoordeeld. Slechts een derde van de respondenten is positief over de rolverdeling. 11% Vraag 13.: Hoe waardeert u de rol die IT heeft 18% 24% 39% gekregen binnen de strategische overall (business) planning op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 8% 12

13 Een nog minder positieve waardering als bij vraag 13 is te zien bij het antwoord op de vraag in welke mate de IT-doelstellingen en KPI s worden afgestemd op de business doelstellingen. Hierover is slechts een kwart van de respondenten positief. Vraag 14.: In welke mate worden uw IT- 16% 21% 39% doelstellingen en KPI's afgestemd op de business doelstellingen op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 16% Volgens een overgrote meerderheid (84%) van de respondenten is Applicatie Portfolio Management een gedeelde verantwoordelijkheid is tussen de lijnorganisatie (business) en de IT-organisatie. Helemaal mee eens 39% Vraag 15.: In welke mate bent u het eens met de Mee eens Niet eens / niet oneens Oneens 4 stelling dat Applicatie Portfolio Management een gedeelde verantwoordelijkheid is tussen de lijnorganisatie (business) en de IT- Helemaal mee oneens organisatie? Geen mening De samenwerking en de gedeelde verantwoordelijkheid tussen de lijnorganisatie (business) en de IT-organisatie is evenzeer voldoende als onvoldoende vastgelegd en geborgd binnen organisaties. Opmerkelijk is dat in een aanzienlijk deel van de gevallen (16%) de samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid slecht is vastgelegd en geborgd. Vraag 16.: In welke mate is de samenwerking en 18% 29% 32% de gedeelde verantwoordelijkheid tussen de lijnorganisatie (business) en de IT-organisatie duidelijk vastgelegd en geborgd binnen uw organisatie op 16% een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 13

14 4 Governance, sturing Bij de afstemming van de business- en IT-strategie spelen besluitvormingsprocessen een belangrijke rol en maken onderdeel uit van de algehele governance en sturing binnen een organisatie. In hoeverre zijn de business- en IT-strategie daadwerkelijk op elkaar afgestemd? En hoe is de besluitvorming rond de inzet van resources en financiële middelen geregeld? Naar de mening van de respondenten wordt de IT-discipline onvoldoende betrokken bij de strategische business planning. Dit antwoord ligt deels in de lijn met het antwoord op de vraag over de rol die IT heeft gekregen binnen de strategische overall planning, zij het dat hun betrokkenheid nog slechter wordt beoordeeld dan de rol die zij hebben in de strategische planning. 8% 26% 29% 32% Vraag 17.: In welke mate wordt u vanuit uw ITdiscipline mee-genomen in de strategische business planning op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? De mogelijkheden om prioriteiten te stellen rondom de inzet van resources en (financiële) middelen binnen het IT-domein worden gelijk evenredig beoordeeld (48% goed tot voldoende versus 47% matig tot onvoldoende ). 14

15 16% Vraag 18.: Hoe waardeert u de mogelijkheden die 8% 32% 39% u heeft om prioriteiten te stellen rondom de inzet van resources en (financiële) middelen binnen het IT-domein op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? Ook de wijze waarop men kan samenwerken met de lijnorganisatie (business) om prioriteiten te stellen rondom de planning van inzet van resources en (financiële) middelen binnen het IT-domein wordt zowel positief als negatief beoordeeld. 1 Vraag 19.: Hoe waardeert u de wijze waarop u 18% 32% 34% kunt samenwerken met de lijnorganisatie (business) om prioriteiten te stellen rondom de planning van inzet van resources en (financiële) middelen binnen het IT-domein op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? Een kleine meerderheid (56%) is positief over de investeringsvrijheid die hij heeft gekregen als IT-organisatie. 11% Vraag 20.: Hoe waardeert u de investeringsvrijheid 8% 32% 4 die u heeft gekregen als IT-organisatie op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 15

16 5 Scope en architectuur Architectuur, infrastructuur, processtructuur en een zorgvuldig beheer van het portfolio van applicaties en toepassingen kunnen een sleutelrol spelen bij het realiseren van een effectieve en efficiënte samenwerking tussen business en IT. Is de IT dusdanig gestructureerd ingericht dat flexibel kan worden ingespeeld op veranderingen en vernieuwingen binnen de organisatie? Een derde van de respondenten is van mening dat de flexibiliteit van de applicatie- en ITarchitectuur om in te spelen op de behoeften van de business voldoende tot goed aansluit bij die behoefte. Eenzelfde percentage vindt dat deze flexibiliteit onvoldoende tot slecht aansluit op de behoefte van de business. Opmerkelijk is dat organisaties met 250 tot 500 medewerkers overwegend positiever antwoorden dan organisaties met een andere bedrijfsomvang. 16% Vraag 21.: Hoe waardeert u de flexibiliteit van 18% 29% 34% uw applicatie- en IT-architectuur om snel in te spelen op de behoeften van de business op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 16

17 Hoewel meer dan een derde tevreden is over de wijze waarop binnen een standaard architectuurmodel tussen de lijnorganisatie en de IT-organisatie wordt gecommuniceerd, geeft bijna een kwart van de respondenten een slechte waardering over deze vorm van communicatie. 8% Vraag 22.: Hoe waardeert u de wijze waarop 18% 26% 42% binnen uw organisatie binnen een standaard architectuurmodel tussen de lijnorganisatie (business) en de ITorganisatie wordt gecommuniceerd op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 17

18 6 Competenties Degelijke kennis en kunde en goede sociale vaardigheden bevorderen de samenwerking tussen business en IT. Maar ook inlevingsvermogen, flexibiliteit en (technisch) inzicht zijn belangrijke competenties. In hoeverre beschikt de IT over het vereiste kennisniveau, de veranderingsbereidheid en instelling om goed te kunnen samenwerken met de business en vice versa? Het kennisniveau binnen de IT-organisatie om te kunnen innoveren is bij 6 van de organisaties voldoende tot goed. Voor de overige 4 is dit echter matig tot slecht. 1 Vraag 23.: Hoe waardeert u het kennisniveau 32% 47% binnen uw IT-organisatie om te kunnen innoveren op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? De veranderingsbereidheid en ondernemersattitude van IT-medewerkers om mee te denken met de lijnorganisatie (business) is overwegend positief. Bij circa een kwart van de organisaties is dit echter niet het geval. 16% Vraag 24.: Hoe waardeert u de veranderings- 18% 24% 34% bereidheid en ondernemersattitude van uw IT-medewerkers om mee te denken met de lijnorganisatie (business) op een schaal van 1 tot 5 8% (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 18

19 De aansluiting van de kennis en kunde (competenties) van IT-medewerkers op de geïdentificeerde bedrijfskritische applicaties is overtuigend voldoende tot goed. Opmerkelijk is dat wederom organisaties met 250 tot 500 medewerkers (vgl. vraag 21) de aansluiting van kennis en kunde overwegend positiever waarderen dan organisaties met een andere bedrijfsomvang. 11% Vraag 25.: Hoe waardeert u de aansluiting van de 11% 18% 58% kennis en kunde (competenties) van uw IT-medewerkers op de geïdentificeerde bedrijfskritische applicaties op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1=goed en 5=slecht)? 19

20 7 Achtergrondvragen en uw persoonlijke mening Vraag 26.: werkplekken werkplekken 8% 16% Wat is het aantal werkplekken (PC's, terminals) die u met uw ITorganisatie beheert? werkplekken 26% werkplekken 29% meer dan werkplekken 21% Vraag 27.: applicaties applicaties 26% 5 Wat is het aantal applicaties dat binnen uw organisatie is ingezet? applicaties applicaties meer dan applicaties 8% Maar liefst 31% van de respondenten weet niet wat naar schatting de totale kosten zijn die op jaarbasis verbonden zijn met het beheer van applicaties % Vraag 28.: Wat zijn naar schatting op meer dan % jaarbasis de totale kosten verbonden met het beheer van deze applicaties (licentiekosten, technische en functionele Geen antwoord 31% beheerkosten)? 20

21 Ruim een kwart van de respondenten geeft aan niet te weten wat het percentage aan besparingen rondom het applicatiebeheer naar schatting zou kunnen zijn. Meer dan de helft schat dat de besparing tussen de 1 en 2 zal bedragen. Vraag 29.: % Welk percentage aan besparingen % 52% rondom het applicatiebeheer zou er naar schatting volgens u gerealiseerd kunnen worden? meer dan 4 Geen antwoord FTE's FTE's 8% 39% Vraag 30.: Wat is het totaal aantal FTE's binnen de IT-organisatie (eigen personeel en FTE's 17% inhuur)? FTE's 6% FTE's 8% meer dan 50 FTE's 22% Geen antwoord 6% 21

22 22

23 COLOFON Titel: Volwassenheidsmeting rondom de strategische samenwerking tussen Business & IT Datum: 1 oktober 2012 Project: Campagne APM, Michel Eckersley Uitgevoerd door: Nathalie Ramas Contactadres voor deze publicatie: Mavim B.V. Adres: Postbus AG Noordwijk Telefoon: +31 (0) Telefax: +31 (0) info@mavim.com Website: 23

24 Oude Zeeweg TB Noordwijk Postbus AG Noordwijk Nederland T (0) F. +31 (0) I. E. info@mavim.com