FUMO deelnemersonderzoek 2015

Transcriptie

1 FUMO deelnemersonderzoek 2015 FUMO Projectgroep Tevredenheidsonderzoek 5 november 2015

2 1 Inleiding Om te achterhalen op welke wijze de deelnemers aankijken tegen de prestaties van de FUMO, heeft de directie van de FUMO Ordina gevraagd een tevredenheidsonderzoek uit te voeren. Het onderzoek is bedoeld als nulmeting om de algemene tevredenheid te toetsen vanuit de diverse perspectieven (gemeenten, provincie en waterschap op ambtelijk en bestuurlijk niveau). Het onderzoek is niet bedoeld om inhoudelijke onderwerpen aan de orde te stellen. Het onderzoek omvatte een drietal onderdelen. Allereerst een kwantitatief onderzoek naar de prestaties van de FUMO. Dit betreft een tevredenheidsonderzoek naar haar prestaties onder de medewerkers van gemeenten, provincie, waterschap. De scores zijn gespiegeld aan de zelfbeoordeling van FUMO-medewerkers, het interne onderzoek. Daarnaast is een kwalitatief onderzoek gedaan naar de meningen van bestuurders, gemeentesecretarissen en directeuren van de deelnemers. Dit onderzoek is uitgevoerd door middel van interviews, persoonlijk of per telefoon, aan de hand van vooraf opgestelde vragen. Onderwerpen die aan de orde kwamen: het ontstaan en bestaansrecht van de RUD s in het algemeen, ervaringen met de FUMO tot nu toe en wensen voor de toekomst.

3 2 Inhoud Inleiding... 1 Inhoud... 2 Respondenten... 3 Communicatie resultaten... 4

4 3 Organisatie en onderzoeksopzet Het onderzoek is ontwikkeld door een multidisciplinaire projectgroep bestaande uit medewerkers van de FUMO en Ordina. Deze projectgroep was verantwoordelijk voor het projectplan, de uitvoering, het opstellen van de vragen en het uitvoeren van alle bijkomende werkzaamheden. De voorbereidingen vonden plaats van maart tot en met juli De uitvoering vond plaats in september en oktober De elektronische survey is uitgevoerd met een Nederlandse tool, de antwoorden zijn anoniem aan de FUMO verstrekt en beveiligd opgeslagen op een Nederlandse server. De vragen die gesteld zijn in het kwantitatieve onderzoek zijn tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de directeur van de FUMO. De directeur achtte het van groot belang dat alle respondenten vrijuit hun mening konden geven. De resultaten van het kwantitatieve onderzoek zijn daarom geanonimiseerd en op hoofdlijnen samengevat aan de FUMO verstrekt. Daarbij kan worden opgemerkt dat de samenvattingen gezien kunnen worden als interpretaties door de interviewer. Respondenten Het kwantitatief onderzoek d.m.v. een survey is gehouden onder ambtenaren die direct betrokken zijn bij de werkzaamheden van de FUMO. Hiervoor zijn 89 personen benaderd. Totaal is deze door 55 respondenten ingevuld. Voor deelname aan het interne onderzoek zijn 106 personen benaderd. Totaal is deze door 79 respondenten ingevuld. Het kwantitatieve onderzoek is gehouden onder 19 respondenten. Deze respondenten zijn benaderd op basis van sub-regio en functie. De interviews zijn zowel telefonisch als fysiek afgenomen, de vormkeuze was in de meeste gevallen op basis van de wens van de respondent. Alle personen die benaderd zijn hebben hun medewerking verleend. Hiervan hadden 14 deelnemers een functie als gemeentesecretaris/directeur en 5 respondenten hadden een bestuurlijke functie. De gemiddelde duur van een interview was 50 minuten.

5 4 Communicatie resultaten De directeur van de FUMO heeft besloten om de bevindingen op korte termijn integraal beschikbaar te stellen aan bestuur, medewerkers en andere geïnteresseerden. Hierbij moet worden aangemerkt dat de antwoorden op de open vragen zijn geconsolideerd. Tevens zijn de antwoorden op open vragen die positief of negatief direct herleidbaar zijn naar personen, uit de tekst verwijderd. Voorafgaand aan de integrale publicatie vindt een communicatietraject plaats waarin de bevindingen eerst mondeling gepresenteerd worden aan de belangrijkste groepen, te weten medewerkers, Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, het opdrachtgeversoverleg, het directeurenplatform en het controllersoverleg. Daarna komen de resultaten volledig beschikbaar. De presentatie en bespreking van de bevindingen zijn in handen van Ordina VisionWorks. Deze presentaties vinden plaats in de maanden november en december Belangrijkste bevindingen Om alvast een tipje van de sluier op te lichten volgt hieronder een overzicht van zaken die opvallen. De vier opvallendste bevindingen uit de survey 1. HOE WAARDEERT U DE DIENSTVERLENING DOOR DE MEDEWERKERS VAN DE FUMO OP DE ONDERSTAANDE ASPECTEN? De werkzaamheden zoals deze door de FUMO-medewerkers worden uitgevoerd worden voldoende tot goed beoordeeld door de deelnemers. De medewerkers schatten hierbij Figuur 1 Dienstverlening door medewerkers de eigen kwaliteit gemiddeld wat hoger in dan de deelnemers. In figuur 1 staan enkele

6 5 voorbeelden. Bij houding & gedrag bijvoorbeeld, beoordeelt iets meer dan 40% van de deelnemers de FUMO op goed tegenover 70% van de medewerkers. Terwijl de iets minder dan 40% van de deelnemers deze competenties op voldoende beoordelen tegenover iets meer dan 20% van de medewerkers. Eenzelfde beeld zien we bij de competentie initiatiefrijk. Ongeveer 50% van de deelnemers beoordeelt deze competentie op voldoende tegenover iets meer dan 30 % van de medewerkers. Bijna 50% van de medewerkers beoordeelt deze compentie op goed tegenover 20% van de deelenemers. 2. ALGEMENE INDRUK VAN DE FUMO. HOE BEOORDEELT U DE FUMO OP BASIS VAN ONDERSTAANDE ONDERWERPEN? Bij de vraag over de algemene indruk van de FUMO zien we een zelfde beeld als bij figuur 1, de medewerkers beoordelen de eigen organisatie op veel punten hoger dan de Figuur 2 Algemene onderwerpen deelnemers. Uitzondering hierop zijn de waarderingen voor de website. De medewerkers schatten opvallend genoeg de kwaliteit van de eigen website lager in dan de deelnemers. 72% van de deelnemers beoordeelt de website aan de positieve kant van de schaal tegenover 54% van de medewerkers. zie figuur HOE BEOORDEELT U DE DIENSTVERLENING DOOR HET MANAGEMENT VAN DE FUMO OP ONDERSTAANDE ASPECTEN? De medewerkers scoren in de gemiddelde waardering hoger dan het MT van de FUMO. Het MT kan bijvoorbeeld verbeteren op klantvriendelijkheid en politieke competenties. Bij deze twee competenties zijn de eigen medewerkers van de FUMO kritischer dan de deelnemers.

7 6 Figuur 3 Dienstverlening door het management 4. HOE VAAK NEEMT U HET ADVIES VAN DE FUMO OVER? De meeste deelnemers nemen de adviezen van de FUMO vaak tot altijd over. In de toelichtingen die deelnemers kunnen geven wordt deze score vooral gemotiveerd vanuit politiek oogpunt. Deelnemers vinden dat adviezen van de FUMO boven elke verdenking verheven dienen te zijn en altijd opgevolgd moeten worden. Daar tegenover wordt ook aangegeven dat er af en toe fouten in zitten dan wel dat de lokale kennis over bedrijven onvoldoende is meegenomen in het advies. Figuur 4 Toepassen FUMO-advies

8 7 Het kwalitatieve onderzoek In het kwalitaiteve onderzoek waren de vragen gericht op het beeld dat deelnemers van de FUMO hadden onwikkeld vanaf de start tot nu toe. De vragen gingen over de startfase, het heden en de ideeën over de toekomst. Vrijwel unaniem werd door geïnterviewden aangegeven dat een omgevingsdienst in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling als bezwaarlijk werd gezien. Nog voordat de FUMO als organisatie op papier stond was dit al een dergelijk grote bottleneck voor gemeenten, dat zij niet van harte hun medewerking verleenden aan de transitie. Verlies van capaciteit en regie werden als belangrijkste risico s gezien. In de meeste gevallen zagen gemeenten dit ook als belangrijkste uitkomst in de beoordeling van de huidige stand van zaken van de FUMO. Het onderwerp communicatie wordt op meerdere niveaus als probleem gezien. Deelnemers vinden de communicatie vanuit het bestuur niet altijd duidelijk. Een voorbeeld hiervan betreft de berichtgeving over de FUMO-begroting enerzijds en de communicatie over de DVO anderzijds. De FUMO ventileert grote tevredenheid bij de presentatie van de begroting, anderzijds vernemen de gemeenten via rapportages en werkoverleg dat de in de DVO vastgestelde uren niet gehaald worden. Deze dubbele boodschap leidt to grote onvrede bij gemeenten. Uit de interviews blijkt tevens dat de vertegenwoordigers van de deelnemers, verenigd in het bestuur van de FUMO, niet op één lijn zitten als het gaat over de koers die de FUMO moet gaan volgen. Dit lijkt te wijten aan het ontbreken van een gemeenschappelijk belang. Met name op thema s als risicogestuurd toezicht, de ontwikkeling van het takenpakket van de FUMO, de noodzakelijke bezuinigingen en de wijze waarop kwaliteitsverbetering ingezet moet worden ontbreekt het aan een visie. Daarnaast zeggen gemeenten last te hebben van de extra overlegtijd die zij kwijt zijn en de complexe besluitvormingsprocessen. Uit de gesprekken blijkt ook dat de deelnemers tevreden zijn over het werk dat uitgevoerd wordt door de FUMO. In veel gevallen wordt ook begrip getoond voor de ontstane situatie. Het komt echter ook voor dat deelnemers niet willen wijken in een discussie over de resultaten die de FUMO moet opleveren. Alle deelnemers zijn het eens over het feit dat een nieuwe organisatie zoals de FUMO tijd nodig heeft om zich te bewijzen en te ontwikkelen. Ook zijn vrijwel alle deelnemers tevreden over de kwaliteit van de werkzaamheden, dit is ook terug te zien in de survey. De uitkomsten van de interviews worden meer gedetailleerd besproken tijdens de presentaties. Daaropvolgend ontvangt men een overzicht van de gesignaleerde knelpunten, ontwikkelpunten en een aantal aanbevelingen.