' 7 MEi Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Transcriptie

1 I..n I hj <45 Mnstere van Bnnenlandse Zaken en Konnkrjksrelates > Retouradres Postbus AE Den Haag Mnstere van Economsche Zaken en Klmaat T.a.v. De mnster, de heer r. Erc Webes MBA Postbus EK Den Haag Rjnstraat 50 Den Haag Postbus AE Den Haag \Afww.bureaucttoetsng.n Contactpersoon BIT@rjksoverhed.nl Betreft ' 7 ME 2019 Defntef BIT-adves programma Kern Gezond Uw kenmerk PSG-DB / Bjlage(n) Geachte heer Webes, U heeft mj verzocht een toets ut te laten voeren door het (BIT) op het programma Kern Gezond. Het BIT heeft deze toets nmddels afgerond. Bjgaand treft u het defnteve adves aan. Uw ambtenaren zjn geïnformeerd over de strekkng van het adves. Voor de volledghed maak k u erop attent dat nu de perode van ver weken ngaat waarbnnen het BIT-adves met de bestuurljke reacte naar de Tweede Kamer dent te worden gestuurd. Met vrendeljke groet. OJ De staatss^qetars van Bnnenlandse Zaken en Konnkrjksrelates, 05 OM IS)* ÜI drs. R.W. Knops Pagna 1 van 1

2 I hj <45 / / y' / - /y Mnstere van Bnnenlandse Zaken en Konnkrjksrelates > Retouradres Postbus AE Den Haag Mnstere van Economsche Zaken en Klmaat T.a.v. de mnster, de heer r. Erc Webes MBA Postbus EK Den Haag Mnstere van Bnnenlandse Zaken en Konnkrjksrelates Rjnstraat 50 Den Haag Postbus AE Den Haag Contactpersoon BIT@rjksoverhed. nl 30 aprl 2019 Betreft Defntef BIT-adves programma Kern Gezond Uw kenmerk PSG-DB / Geachte heer Webes, U heeft het verzocht een toets ut te voeren op het programma Kern Gezond van de Kamer van Koophandel (KVK). De opdrachtgever voor het programma s de raad van bestuur van de KVK. In de nledng vndt u een korte beschrjvng van het programma. Daarna geven we de concluse van de toets, onze analyse en advezen. We concentreren ons herbj op de belangrjkste rsco's van het programma. De KVK heeft als wetteljke taak het regstreren, nformeren en advseren van ondernemers. De regstrate van bedrjven en rechtspersonen vndt plaats n het Handelsregster. Vanut het regster worden dverse nformateproducten geleverd aan overhedsorgansates en ondernemngen, zoals uttreksels en mutateabonnementen. Dt gebeurt va dgtale en net-dgtale kanalen. Het Handelsregster omvat twee systemen: het neuwe Handelsregsterdomen (HRD) dat snds 2010 wordt gebrukt, en het Natonale Mutate Programma (NMP), het oude Handelsregster ut Bj de neuwbouw van het HRD was beoogd NMP ut te faseren, maar dt Is net gebeurd, omdat er prortet s gegeven aan verneuwngswensen ut de organsate. Als gevolg hervan bestaan NMP en HRD nu naast elkaar, eder met een egen documentenarchef. Dt zorgt voor een complex systeemlandschap; gegevens worden geregstreerd n HRD, gekopeerd naar NMP en voornameljk geraadpleegd n NMP. NMP bevat gegevens de net n HRD staan en andersom. Sommge nformateproducten worden nog ut NMP samengesteld, andere ut HRD of een van de verschllende databasekopeën van HRD. De KVK s n januar 2017 het programma Kern Gezond gestart met als hoofddoel om het systeemlandschap van het Handelsregster te vereenvoudgen door NMP en het bjbehorende documentenarchef alsnog ut te faseren. Hervoor heeft de KVK de volgende doelen geformuleerd: HRD wordt de eendudge gegevensbron. Om dt doel te bereken moeten alle gegevens van het Handelsregster volledg n HRD komen te staan. Dat s nu net het geval, sommge wjzgngen op nschrjvngen kunnen alleen n NMP worden geregstreerd. Gegevens van vóór 2010 staan ook alleen n NMP; her moet een neuw hstorsch archef voor worden ngercht. Pagna 1 van 7

3 \ \ HRD wordt beter ontsloten. De HRD database s nu zodang ontworpen dat het 30 aprü 2019 opvragen van gegevens moeljk s; met behulp van neuw ontwkkelde nformateservces beoogt het programma dt beter mogeljk te maken. Ook de zoekfunctonaltet bnnen HRD wordt verbeterd. Informateproducten zullen alleen nog vanut HRD ontsloten worden. Naast deze consoldateopdracht heeft Kern Gezond van de raad van bestuur de opdracht gekregen om te ondersteunen bj het verneuwen van het Handelsregster, om nvullng te geven aan de ambte om de dgtale denstverlenng te verbeteren. Zo beoogt het programma bj te dragen aan het dgtalseren van regstrate- en mutateprocessen, het ontwkkelen van een oplossng voor het bjhouden van gegevens over natuurljke personen en adressen (NPA) en het optmalseren van gegevensbeheer van het Handelsregster. Om deze doelen te bereken bestaat het programma ut acht projecten, waarvan er dre zjn afgerond. \ Kern Gezond had bj aanvang n 2017 een geplande doorlooptjd van dre jaaren een budget van 34,7 mljoen. Bj de start van deze toets was de doorlooptjd ver jaar geworden en de begrotng van de kosten 39 mljoen. De toets s utgevoerd tussen oktober en december De concluse ludt als volgt: Wj onderschrjven het doel van de KVK om de systemen van het Handelsregster te vereenvoudgen. Met Kern Gezond gaat dat echter net lukken: actvteten de nodg zjn om het systeem NMP ut te zetten, worden utgesteld of vnden buten het programma plaats. Ook voert het programma actvteten ut de net bjdragen aan het vereenvoudgen van het Handelsregster en dat zelfs complceren. Daarbj ontbreekt een gedegen aanpak, wat ledt tot een gebrek aan sturng. We advseren u daarom om stevg n te grjpen op Kern Gezond: laat de KVK zch focussen op werkzaamheden zodat NMP utgezet kan worden. Breng de aanpak en sturng op orde en breng overge werkzaamheden elders onder. We lchten onze concluse heronder toe. KERN GEZOND LEIDT NIET TOT VEREENVOUDIGING HANDELSREGISTER Wj zjn flnk geschrokken van het programma Kern Gezond. We onderschrjven de gedachte van de KVK om met Kern Gezond de systemen van het Handelsregster te vereenvoudgen, met het utfaseren van NMP en het beter ontsluten van HRD als belangrjkste stappen. Wj zen echter n de aanpak net terug dat de raad van bestuur deze gedachte dudeljk heeft opgelegd aan het programma. Wj denken daarom dat vereenvoudgng van het Handelsregster met Kern Gezond nog ver weg s. We onderbouwen dt n de onderstaande dre punten. Pagna 2 van 7

4 ^0 bj <jd Zaken en Konnkrjksrelates A. Noodzakeljke actvteten voor het utzetten van NMP net n Kern Gezond Om het Handelsregster te vereenvoudgen moet Kern Gezond NMP utzetten. Hervoor moeten verschllende werkzaamheden worden utgevoerd, maar deze maken geen deel ut van Kern Gezond of worden op de lange baan geschoven: De gegevens de nu alleen n NMP staan voortaan alleen n HRD onder brengen. Dt vormt de belangrjkste stap bj het gestelde programmadoel om HRD tot de eendudge gegevensbron te maken. Deze actvteten worden utgevoerd bnnen het regulere onderhoud. Hoewel de voortgang voorspoedg s, zjn nog steeds voor tentallen bedrjven de actuele gegevens alleen n NMP correct vastgelegd. Het s onbekend wanneer de laatste gegevens ut NMP zjn overgezet en Kern Gezond bedt geen nzage n de voortgang hervan. Het utfaseren van het documentenarchef dat gekoppeld s aan NMP en het verbeterd ontsluten van het documentenarchef van HRD. Hoewel deze actvtet n maart 2018 gereed zou zjn, wordt dt end 2019 omdat het benodgde team net eerder beschkbaar s voor Kern Gezond. Het nrchten van een neuw hstorsch archef, nodg om gegevens ut NMP van vóór 2010 n op te slaan. Dt had n 2018 gereed moeten zjn, maar s nog net gestart en vooralsnog net zchtbaar n de plannng opgenomen. Het overhevelen van nformateproducten van NMP naar HRD. Dt wordt buten het programma utgevoerd en s vertraagd tot Overhevelng naar HRD gaat n aprl 2019 starten, 15 maanden later dan orgneel gepland. De overhevelng zou oorspronkeljk negen maanden kosten, n de laatste plannng s er echter bjna twee jaar ontwkkeltjd voor begroot, tot Welke producten er preces overgeheveld worden en hoeveel tjd en geld daarmee gemoed s, moet nog worden vastgesteld. Ook legt de KVK prortet bj het ontwkkelen van neuwe nformateproducten; het overzetten van bestaande producten ljkt lagere prortet te krjgen De realsate van neuwe zoekfunctonaltet n HRD om gegevens beter te kunnen ontsluten. Deze functonatet zou oorspronkeljk begn 2018 beschkbaar zjn. Dt s nmddels vertraagd tot half 2019 en beslutvormng erover moet nog plaatsvnden. 30 aprl 2019 B. Kern Gezond voert actvteten ut de net bjdragen aan vereenvoudgen van Handesregster Kern Gezond hnkt op twee gedachten: enerzjds het vereenvoudgen van het Handelsregster en anderzjds het ondersteunen van de verneuwngsbehoeften van de organsate. De bjdragen de Kern Gezond levert aan de verneuwngsbehoeften hebben als effect dat er veel neuwe functonaltet voor HRD wordt ontwkkeld de een verdubbelng s van de bestaande. Doordat Kern Gezond deze functonaltet net oprumt en doordat veel actvteten voor een betere ontslutng van HRD utlopen wordt het Handelsregster voorlopg alleen maar complexer: Pagna 3 van 7

5 V Het opspltsen van de HRD-database ljkt vooralsnog te leden tot een dubbele regstrate van deze gegevens. Kern Gezond probeert de HRD-gegevens voor natuurljke personen en adressen n een apart regster, genaamd NPA, te plaatsen en ut de HRD-database weg te halen. Hoewel NPA een klen deelregster s met een omvang van crca 350 functepunten, duurt het afspltsen ervan nmddels al twee jaar. Volgens Kern Gezond zal NPA gereed zjn n september 2019, maar hervoor ontbreekt onderbouwng. Ondertussen heeft Kern Gezond ervoor gekozen om de tabellen voor natuurljke personen en adressen voorlopg ook n HRD te laten staan, waarbj een nog te ontwkkelen mechansme voor synchronsate moet zorgen. Het s nog ondudeljk hoeveel nspannng het bouwen hervan gaat kosten. In het programma zjn ook geen zchtbare actvteten en budget gepland voor het ontvlechten van NPA ut de HRD-database. Kern Gezond heeft het voornemen om ook de rest van de HRD-database 'op te knppen'. Met deze herstructurerng wl Kern Gezond nvullng geven aan toekomstge behoeften van de KVK voor dgtale denstverlenng. Een utwerkng van esen aan het toekomstge Handelsregster de dt voornemen rechtvaardgen zen wj echter net. Er zjn straks dre soorten opvraagfunctonaltet voor HRD de naast elkaar onderhouden moeten worden: de bestaande raadpleegfunctlonaltet. Informateservces waar Kern Gezond mee gestopt s en neuw te ontwkkelen servces. Kern Gezond s al twee jaar bezg met het ontwkkelen van servces de ervoor moeten zorgen dat gegevens makkeljker ut de HRD-database ontsloten kunnen worden. End 2018 werd dudeljk dat de neuw ontwkkelde servces ncorrecte resultaten leveren en dat de performance te laag s. Het programma heeft op bass van deze tegenvallers een neuwe koers utgezet om servces te ontwkkelen naast de hudge raadpleegfunctonaltet. Er zjn echter geen zchtbare plannen om de oude servces op te rumen. Ook resulteert de koerswjzgng n een vertragng van vooralsnog negen maanden. Om tegemoet te komen aan de verneuwngsbehoefte, wordt regstratefunctonaltelt de al In HRD aanwezg s op een neuwe maner ontwkkeld. Kern Gezond bouwt een platform voor deze neuwe functonaltet om handmatg werk van KVK-medewerkers te automatseren. Hervoor worden gebrukersschermen en functonaltet voor gegevensvaldate en proceslogca opneuw gebouwd, zonder dat deze n HRD zelf worden opgerumd. Hoewel er een posteve busness case voor deze functonaltet s, zal deze met de hudge aanpak gedurende langere tjd op twee plekken moeten worden onderhouden. 30 apr 2019 We zen dat Kern Gezond ondertussen ook tjd en geld besteedt aan het utfaseren en vervangen van andere systemen, zoals Lotus Notes, en van het platform waarop NMP draat. Hoewel het utfaseren van dt systeem en dt platform een nuttg doel kan zjn, leden deze werkzaamheden nu vooral af van het hoofddoel: het utzetten van NMP. C. Ontbreken gedegen aanpak maakt Kern Gezond stuurloos In Kern Gezond ontbreekt een gedegen aanpak, wat ledt tot een gebrek aan sturng. Dt bljkt onder meer ut het volgende: Pagna 4 van 7

6 Cö hj Het s ondudeljk wat het programma preces wl bereken. De programmadocumentate s ondudeljk: projectstukken spreken elkaar tegen, vooral over de doelen van Kern Gezond en de door te voeren verbeterngen n het systeemlandschap. Het s ondudeljk wanneer het programma klaar s omdat resultaten en acceptatecrtera 'hoog over' zjn geformuleerd. Het heeft ons veel tjd gekost om te snappen wat er überhaupt gebeurt n het programma. Het programma doet teveel tegeljk. Het bestaat ut acht losse projecten waarvan de bjdrage en de samenhang net helder s. Hoewel er n 2015 al een scherp adves lag om het programma klenschalger op te pakken door het te beperken tot het utzetten van NMP, wordt daar n het programma n het geheel net op gestuurd. Er s geen goed beeld van de voortgang van het programma. De beschkbare rapportages geven de voortgang van allerhande actvteten n de projecten weer, maar er ontbreekt nzcht n de status van de vereenvoudgng van het Handelsregster. Hoewel er wordt gewerkt met een faserng, wordt deze n de praktjk net nageleefd. De eerste fase van het project zou één jaar duren, maar deze duurt nmddels dre jaar. Ingeplande en net gerealseerde werkzaamheden worden eenvoudg doorgeschoven naar latere fasen. Er s geen relate tussen de bestedng van mddelen en het behalen van resultaat. Inmddels s 15,5 mljoen utgegeven, de maandeljkse bestedng s momenteel ongeveer Kern Gezond heeft voor dt bedrag nog nauweljks geaccepteerde software opgeleverd de bjdraagt aan de hoofddoelen van het programma. De organsate s onvoldoende betrokken bj Kern Gezond. Er zjn vjf software-ontwkkelteams met een vjftgtal voornameljk externe medewerkers aan het werk. De twee teams de aan HRD ontwkkelen bepalen grotendeels zelf waar ze aan werken, zonder dat er gebrukers of opdrachtgevers ut de organsate bj betrokken zjn. De teams zjn begonnen met ontwkkelen zonder rekenng te houden met esen op het gebed van nformatebevelgng, prvacy en performance, met als gevolg dat delen van het werk opneuw gedaan moeten worden. Ook wordt net zchtbaar gewerkt aan de beloofde verbeterngen van de datakwaltet en prvacy. 30 aprl 2019 ADVIES: GRIJP IN OP KERN GEZOND, ZODAT HET HANDELSREGISTER WÉL VEREENVOUDIGD WORDT Met de hudge aanpak belandt de KVK van de regen n de drup. Om ervoor te zorgen dat het Handelsregster wél vereenvoudgd wordt, advseren we u om stevg n te grjpen op Kern Gezond. Wj advseren u om de KVK te laten focussen op het utzetten van NMP. Laat de KVK stoppen met het overkoepelende programma en draag zorg voor het op orde brengen van de projecthygëne n de overbljvende projecten. 1. Zet NMP ut Wj advseren u om de KVK zch volledg te laten concentreren op het utzetten van NMP en het bjbehorende documentenarchef. Doe daarvoor het volgende: Zorg dat alle actuele gegevens van bedrjven volledg n HRD staan. Maak de functonaltet af de het doorvoeren van alle mogeljke mutates n HRD mogeljk maakt. Bed nzage n de voortgang van deze actvtet. Pagna 5 van 7

7 Mnstere van Bnnenlandse Geef prortet aan het verbeterd ontsluten van het documentenarchef van HRD, zodat documenten net meer ut het archef van NMP worden geleverd. Zet het documentenarchef dat gekoppeld s aan NMP vervolgens ut. Breng op de meest eenvoudge maner de gegevens ut NMP daterend van vóór 2010 over naar een hstorsch archef. Rond het overhevelen van Informateproducten van NMP naar HRD zo snel mogeljk af. Maak dudeljk welke producten er preces overgeheveld worden en hoeveel tjd en geld daarmee gemoed s. Leg prortet bj het oprumen van bestaande producten. Maak de realsate van neuwe zoekfunctonaltet n HRD af zodat gegevens beter ontsloten kunnen worden. Trek na het afronden van deze actvteten de stekker ut NMP. 30 aprl Breng de aanpak op orde Breng de aanpak en de sturng op orde. Dt houdt n: Stop het programma Kern Gezond. De benodgde actvteten om NMP ut te zetten kunnen n een project utgevoerd worden. Zorg ervoor dat alle actvteten de heraan bjdragen onder dt project vallen. Benoem een egenaar van het Handelsregster n de KVK-organsate en maak hem of haar opdrachtgever van het project. Op deze wjze kan er vanut de organsate sturng gegeven worden aan de werkzaamheden. Breng de projecthygëne op orde door een projectplan te maken met als enge doelstellng het utzetten van NMP, hervoor te behalen resultaten, plannng en kosten. Wjk net af van dt doel. Draag zorg voor een voortgangsrapportage met nzcht n de status van de door te voeren vereenvoudgngen n relate tot de bestedng van mddelen. 3. Stop overge werkzaamheden of breng ze elders onder Stop werkzaamheden de nets met het hoofddoel te maken hebben, of stel ze ut. Dt geldt n het bjzonder voor het dee van de KVK om de HRD-database verder op te knppen. Stop met het vervangen van Lotus Notes en met systemen de op hetzelfde platform draaen als NMP totdat NMP Is utgezet. Breng specfek de volgende werkzaamheden - de nets te maken hebben met het utzetten van NMP - elders bnnen de KVK onder: Het beschkbaar maken van gegevens voor natuurljke personen en adressen voor andere doelenden. Creëer hervoor een oplossng de volledg losstaat van de HRD. Stop daartoe met het afspltsen van NPA van HRD. Maak deze werkzaamheden onderdeel van het project dat als eerste gebruk gaat maken van deze gegevens. Het dgtalseren van de regstrate- en mutateprocessen. Als gevolg van de posteve busness case begrjpen we dat de KVK dt wl doorzetten. Wj advseren deze actvtet n dat geval onder te brengen bj het programma voor dgtalserng van front- en backoffce. Draag ook bj dt project zorg voor het oprumen van dubbele functonaltet. Het optmalseren van gegevensbeheer. Deze actvtet kan worden utgevoerd door de neuw benoemde egenaar van het Handelsregster n de KVKorgansate en net bnnen Kern Gezond. Pagna 6 van 7

8 Co! LSI I IS.) Mnstere van Bnnenlandse Zaken en Konnkrjksrelates We herkennen dat de behoefte bestaat onn HRD-database beter te kunnen ontsluten. In een eerder adves s aangegeven hervoor een aparte datastore n te rchten. Zonder dat wj dt onderzocht hebben, ljkt dt ons op het eerste gezcht een znvolle en pragmatsche oplossng. We advseren de KVK om voor het beter kunnen ontsluten van HRD-database eerst een gedegen en beheerste aanpak te ontwkkelen. Hertoe moet n eder geval een gedegen softwarearchtectuur worden ontwkkeld op bass van de esen voor verbeterde dgtale denstverlenng. 30 aprl 2019 Tot slot danken wj alle geïntervewden voor hun medewerkng en openhed bj deze toets. Wj hopen dat wj met dt adves een bjdrage kunnen leveren aan het daadwerkeljk vereenvoudgen van het Handelsregster. Met de meeste hoogachtng, namens het ^reau ICT-toetsng, 4 ^ 3nde/van Amerongen wnd. hoofd BIT Pagna 7 van 7

9 eo j,n! t'-! GD «äix» PostNL Port betaald Port Payé Pays-Bas QD ««S' # «# * * *» m m m ^ #» * % À Da ONWanGSTDATUM r JSxZl. v/h Mln, V. Eco,ncnscheZ3ke7;7ÏÏKÂS;^ 0 8 ME! 2019 TIJDSTIP:... /Ve r