XIII. Consultatiefase

Transcriptie

1 XIII. Consultatiefase Inhoud A. Doel en beschrijving consultatiefase...xiii-2 A.1. A.2. A.3. Doel...XIII-2 Beschrijving...XIII-2 Activiteiten in de consultatiefase...xiii-3 B. Voorbereidende werkzaamheden: consultatieleidraad en consultatieprotocol...xiii-4 B.1. B.2. B.3. B.4. B.5. Inhoud consultatieleidraad...xiii-4 Inhoud consultatieprotocol...xiii-4 Belangrijke keuzes en argumenten...xiii-5 Bottlenecks...XIII-8 Tips...XIII-9 C. Werkzaamheden tijdens de consultatiefase: bijeenkomsten met gegadigden en verwerking uitkomsten...xiii-10 C.1. C.2. C.3. C.4. C.5. Bijeenkomsten met gegadigden...xiii-10 Verwerken uitkomsten van de consultatie...xiii-10 Belangrijke keuzes en argumenten...xiii-10 Bottlenecks...XIII-12 Tips...XIII-12 D. Voorbeeld consultatieleidraad en protocol...xiii-13 juni 2005, versie 2 XIII-1

2 De consultatiefase begint meteen nadat de selectiefase is afgerond (zie deelproduct selectiefase). De gegadigden 1 die geselecteerd zijn, krijgen naast de mededeling dat zij geselecteerd zijn ook gelijk de uitnodiging om aan de consultatiefase deel te nemen. A. Doel en beschrijving consultatiefase A.1. Doel Het doel van de consultatiefase is om door middel van informatie- en gedachtewisseling tussen de aanbestedende dienst/opdrachtgever en de gegadigden te komen tot een geoptimaliseerd DBFMcontract en outputspecificatie. De aanbestedende dienst/opdrachtgever wil van de gegadigden horen of het duidelijk is wat de (randvoorwaarden van) dagelijkse prestaties zijn die zij moeten leveren en of de outputspecificatie voldoende duidelijkheid en ruimte biedt om deze te vertalen naar een ontwerp. Anderzijds kan de aanbestedende dienst/opdrachtgever op basis van het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie de behoefte hebben om van de gegadigden te horen: Welke knelpunten zij signaleren in relatie tot het kunnen leveren van de beste prijskwaliteitverhouding en welke suggesties ter verbetering zij hebben. Of de documenten voldoende ruimte voor innovatie en alternatieve oplossingen bieden en wat voor innovatieve en alternatieve oplossingen zij zien. De consultatiefase biedt de gegadigden de mogelijkheid om te checken of zij de stukken juist hebben geïnterpreteerd. Het doel is expliciet niet om tijdens de consultatiefase gegadigden af te laten vallen of om een deel van de beoordeling naar voren te halen. Er vindt dus geen beoordeling en geen selectie plaats. A.2. Beschrijving De consultatiefase wordt met name gebruikt bij projecten waarbij het om een nieuw concept en/of een nieuwe werkwijze gaat. Dit is voor pps bij scholenbouw op dit moment zeker het geval. De ervaring uit het project Montaigne 2005 is dat de consultatiefase o.a. nuttig is om vertrouwen te krijgen in het feit dat de inschrijvers op basis van de outputspecificatie in staat zijn een goed ontwerp te maken. De verwachting is dat de consultatiefase, wanneer pps bij scholenbouw een wijdverbreide praktijk in Nederland is en het een gebruikelijk concept/werkwijze is, overgeslagen kan worden. De eerste tien projecten die na het project Montaigne 2005 via pps gerealiseerd worden, wordt aangeraden om de consultatiefase te benutten, in het bijzonder voor het ontwerp. 1 Een gegadigde is een partij die zich heeft aangemeld in de selectiefase en door de aanbestedende dienst/opdrachtgever is geselecteerd om deel te nemen aan de verdere aanbestedingsprocedure. XIII-2

3 Wanneer de aanbestedende dienst/opdrachtgever echter voldoende vertrouwen heeft dat de outputspecificatie in het ontwerp vertaald kan worden en er geen andere essentiële punten zijn, moet overwogen worden om de consultatiefase over te slaan. A.3. Activiteiten in de consultatiefase De activiteiten in de consultatiefase vallen uiteen in voorbereidende werkzaamheden en werkzaamheden tijdens de consultatiefase. Voorbereidende werkzaamheden zijn het opstellen van de consultatieleidraad en het consultatieprotocol. Activiteiten die tijdens de consultatiefase plaatsvinden zijn de bijeenkomsten met gegadigden en het verwerken van de uitkomsten van de consultatie. In de hoofdstukken B en C worden deze activiteiten uitgewerkt en worden de belangrijkste overwegingen, bottlenecks en tips weergegeven. XIII-3

4 B. Voorbereidende werkzaamheden: consultatieleidraad en consultatieprotocol De voorbereidende werkzaamheden voor de consultatiefase starten op het moment dat de selectieleidraad naar de gegadigden is gestuurd. Dit om te zorgen dat op het moment dat de selectiefase is afgerond (zie tevens het deelproduct Selectiefase), de consultatiefase gelijk gestart kan worden. Aangezien het eind van de selectiefase (de beoordeling van de aanmeldingen) een drukke en hectische tijd is, moeten de voorbereidingen voor de consultatiefase voor binnenkomst van de aanmeldingen (6 weken na aankondiging van de aanbesteding) voor het grootste deel afgerond zijn. De voorbereidende werkzaamheden zijn: opstellen consultatieleidraad, waarbij een concept DBFM-contract en concept outputspecificatie wordt gevoegd opstellen consultatieprotocol B.1. Inhoud consultatieleidraad Voordat de consultatiefase van start gaat, moet de aanbestedende dienst/opdrachtgever bedenken hoe zij de fase in gaat richten en hoe het proces/procedure zal verlopen en de gegadigden hiervan op de hoogte te stellen. Het proces/de procedure wordt vastgelegd in een consultatieleidraad. De consultatieleidraad bestaat op hoofdlijnen uit: Een beschrijving van het doel van de consultatiefase; De planning; Instructies voor gegadigden en informatie over de bijeenkomsten; De gunningscriteria en wijze van beoordeling van de biedingen in de biedingsfase op hoofdlijnen. Bij de consultatieleidraad wordt het eerste concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie gevoegd. Deze documenten moeten bij aanvang van de consultatiefase gereed zijn. Is dit niet het geval dan kan de consultatiefase niet worden gestart en treedt er vertraging in de planning op. Op basis van deze documenten vindt de inhoudelijke consultatie met gegadigden plaats. Voor de tot standkoming van deze documenten zie de deelproducten DBFM-contract en betalingsmechanisme en Outputspecificatie. Als bijlage I is een voorbeeld van een consultatieleidraad bijgevoegd. B.2. Inhoud consultatieprotocol Het consultatieprotocol is een nadere interne uitwerking van de consultatieleidraad en moet in overeenstemming met de consultatieleidraad zijn. Het beschrijft de interne procedure die de XIII-4

5 aanbestedende dienst/opdrachtgever volgt. Het protocol is uitsluitend voor intern gebruik van de projectorganisatie. Het consultatieprotocol bestaat op hoofdlijnen uit: Rollen, taken en verantwoordelijkheden Het consultatieteam bij het project Montaigne 2005 bestond bij alle bijeenkomsten uit: de projectleider, een vertegenwoordiger vanuit de aanbestedende dienst, de schoolvertegenwoordiger, de juridisch specialist of adviseur, de financieel specialist of adviseur en de technisch specialist of adviseur. Op het moment dat alleen het ontwerp geconsulteerd wordt, hoeven de juridisch en financieel specialist of adviseur niet aanwezig te zijn. De projectleider zit de bijeenkomsten voor. Lokaties, tijdstippen Omgang met vragen Verslaglegging Gedragsregels Communicatie over uitkomsten consultatie (intern en extern) Als bijlage II is een voorbeeld van een consultatieprotocol bijgevoegd. B.3. Belangrijke keuzes en argumenten Bij het opstellen van de consultatieleidraad en het consultatieprotocol zijn de volgende overwegingen van belang: 1. Bepalen inhoud van de consultatie Er moet een keuze gemaakt worden in de onderwerpen die geconsulteerd worden. Deze keuze hangt af van de gekozen aanbestedingsstrategie. Het is aan te raden dat de projectorganisatie, voordat de consultatiefase start, vragenlijsten opstelt. Hierbij gaat het om vragen die de aanbestedende dienst/opdrachtgever aan de gegadigden wil stellen of vice versa. Dit geeft een inschatting van de belangrijkste onderwerpen die tijdens de consultatie bij alle gegadigden aan de orde moeten/zullen komen. Mogelijke onderwerpen zijn: de vertaling van de outputspecificatie naar het ontwerp (comfort voor de gebruikers) de hoogte van de eisen die in het concept DBFM-contract (specifiek het betalingsmechanisme en de risico-verdeling) en de concept outputspecificatie gesteld worden de ruimte die wordt geboden om met innovatieve ideeën/alternatieve oplossingen te komen de haalbaarheid en/of realiseerbaarheid en/of kwaliteit van het project en de mogelijkheden om dit te verbeteren. XIII-5

6 Een waarschuwing is op zijn plaats: de consultatiefase kan een zeer tijdrovende fase worden als de aanbestedende dienst/opdrachtgever veel onderwerpen wil consulteren. Zorg dat je de punten consulteert waarvan je ook daadwerkelijk bereid bent ze te veranderen. Algemene contractvoorwaarden worden bijvoorbeeld om deze reden niet meegenomen als onderwerp voor de consultatie. De consultatiefase kan belangrijke informatie opleveren over de prijs kwaliteit verhouding en een realistisch budget. Houd echter wel in het achterhoofd dat de gegadigden vanuit hun eigen visie argumenten zullen aanvoeren. Er moet dan ook kritisch gekeken worden naar mogelijke bezwaren zoals een te korte bouwtijd (vermindert het risico voor de gegadigde) en een te laag budget (hoe hoger het budget hoe meer er te verdienen valt). Op basis van het lijstje met onderwerpen moet bepaald worden welke onderwerpen geconsulteerd moeten worden. Wees wel bewust dat de private partijen in deze fase nog geen financieel totaalplaatje hebben gemaakt van de gestelde eisen. De aanbestedende dienst moet altijd goed afwegen welke wijzigingen zij n.a.v. de consultatie door wil voeren. Een argument kan zijn dat de uitvraag hierdoor realistischer/meer betaalbaar wordt. 2. Huiswerk meegeven aan gegadigden Er moet een keuze gemaakt worden of gegadigden gevraagd worden om voor de individuele bijeenkomsten huiswerk in te leveren. Wees hierin selectief, zodat de gegadigden niet met onnodig veel werk worden opgezadeld. Hierbij kan gedacht worden aan het alvast beantwoorden van de schriftelijke vragen die de aanbestedende dienst/opdrachtgever heeft, het inleveren van een schetsontwerp of het aanleveren van een essay. Het doel van het stellen van vragen moet zijn dat private gegadigden daadwerkelijk gaan nadenken over wat voor hun eventuele knelpunten zijn in de documenten (zoals bijv. de concept outputspecificatie en het concept DBFM contract, maar bijvoorbeeld ook de planning). Dit zorgt er voor dat knelpunten zo vroeg mogelijk in het proces aan het licht komen en de gegadigden in staat zullen zijn om betere biedingen te doen. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal het huiswerk voor de bijeenkomsten moeten bekijken en eventueel nadere vragen formuleren. Het voordeel hiervan is dat de individuele bijeenkomsten goed voorbereid zullen zijn door beide gegadigden en deze sneller zullen verlopen of dat er zelfs minder bijeenkomsten nodig zullen zijn. Het vraagt wel extra kosten en extra inspanning van de gegadigden. Dit betekent voor de planning dat er wel voldoende tijd ingebouwd moet worden voor de beantwoording van de vragen door de gegadigden. Het brengt tevens een extra inspanning voor de projectorganisatie met zich mee, aangezien zij het huiswerk moeten bekijken voordat het consultatiegesprek met een gegadigde plaatsvindt. Wees dus selectief in het geven van huiswerk en beperk je tot de onderwerpen die er daadwerkelijk toe doen. XIII-6

7 Bij het project Montaigne 2005 is er op basis van bovenstaande afwegingen voor gekozen om de partijen twee huiswerkopdrachten mee te geven: het inleveren van een schetsontwerp en het inleveren van een essay. Het doel van het schetsontwerp was om te toetsen of de outputspecificatie in een ontwerp vertaald kon worden (zie verder punt 3). Het essay was bedoeld om te toetsen of de gegadigden op basis van de outputspecificatie in staat zouden om een aanpak en monitoringsysteem te ontwikkelen, waarmee de gevraagde dagelijkse prestatie geleverd kan worden. 3. Al dan niet vragen van een schetsontwerp Het is een mogelijkheid om de gegadigden in de consultatiefase een schetsontwerp in te laten leveren. Een schetsontwerp vraag je wanneer de aanbestedende dienst/opdrachtgever en/of de gebruikers meer zekerheid/comfort willen hebben dat de gegadigden op basis van een outputspecificatie een goed ontwerp kunnen maken. Het is immers een andere werkwijze dan de traditionele werkwijze. In het geval dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever en gebruikers hier zonder een consultatie voldoende vertrouwen in hebben, is het niet nodig om een schetsontwerp te vragen. Het vragen van een schetsontwerp aan de gegadigden kost meer tijd, waardoor deze fase met twee weken verlengd dient te worden en heeft effect op de biedingskosten (deze worden hoger en dit wordt vertaald naar het bod). Neem dit in de afweging mee. 4. Beoordelen van een schetsontwerp? Een ontwerp kan pas echt beoordeeld worden als deze op basis van de definitieve outputspecificatie is opgesteld. Aangezien de concept outputspecificatie één van de elementen is waarop geconsulteerd wordt en nog gewijzigd kan worden, is deze nog niet definitief. De definitieve outputspecificatie kan/zal afwijken van de concept outputspecificatie die in de consultatiefase is meegezonden, het is dan eerlijker om de gegadigden de mogelijkheid te geven om op basis van de definitieve outputspecificatie in de biedingsfase met een ander ontwerp te komen. In het project Montaigne 2005 betekende dit wel dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever conform de Europese aanbestedingsregels alleen maar richting de gegadigden aan kan geven of een ontwerp al dan niet (en op welke onderdelen) in lijn met de concept outputspecificatie is. Er mag geen oordeel worden gegeven (bijvoorbeeld dit ontwerp is mooi), want dat is beoordelen. Een argument om het ontwerp wel te beoordelen is dat je meer zekerheid hebt dat zo veel mogelijk gegadigden een ontwerp indienen bij de bieding die voldoet aan de verwachtingen. Uit de ervaring van Montaigne 2005 blijkt dat dit ook zonder beoordeling van het ontwerp bereikt wordt. Op basis van bovenstaande argumenten wordt geadviseerd om het ontwerp niet te beoordelen. XIII-7

8 5. Keuze wat te verwerken in het concept DBFM-contract en/of de concept outputspecificatie De beslissing om iets al dan niet te verwerken is een strategische beslissing en heeft te maken met de volgende afwegingen: een reële en logische aanpassing een verbetering van een fout of inconsistentie een verduidelijking de verwachting dat dit een zeer positief effect op de prijs van de bieding zal hebben/de betaalbaarheid zal vergroten wil de aanbestedende dienst/opdrachtgever dit punt vanuit strategische overwegingen nog voor zichzelf houden en bewaren tot de onderhandelingsfase (zie deelproduct onderhandelingsfase). Op het moment dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever het in het concept DBFM-contract of in de concept outputspecificatie wijzigt, is wijziging daarna zeer moeilijk. B.4. Bottlenecks Gunningscriteria goed doordenken en tijd voor nemen. De gunningscriteria moeten op hoofdlijnen aangegeven worden in de consultatieleidraad. Er moet goed nagedacht worden over de gunningscriteria die in de consultatieleidraad worden opgenomen. De gunningscriteria die in de consultatieleidraad staan moeten juridisch gezien overgenomen worden in de biedingsleidraad en mogen niet meer gewijzigd worden. In de biedingsleidraad worden de gunningscriteria slechts nader uitgewerkt. Wanneer er bij de tot standkoming van de consultatieleidraad niet goed genoeg over de gunningscriteria nagedacht is, bestaat het risico dat er in de biedingsfase met criteria moet worden gewerkt die niet optimaal zijn. Rol stakeholders als stedenbouwkundigen (indien van toepassing) De praktijk van het project Montaigne 2005 leert dat gegadigden veel vragen over en behoefte aan duidelijkheid hebben over de stedenbouwkundige randvoorwaarden. Deze vragen kunnen door de projectorganisatie niet beantwoord worden. De stedenbouwkundigen moeten deze vragen beantwoorden. Dit betekent wel dat de desbetreffende instanties bereid moeten zijn om hieraan mee te werken en er afspraken gemaakt moeten worden over hun rol en hoe er met de vragen om wordt gegaan. De werkwijze is voor deze instanties ook nieuw. Traditioneel gezien hebben zij veel interactie met de architect over één ontwerp en nu moeten zij bereid zijn om de vragen van meerdere architecten te beantwoorden. Over de rol en de wijze waarop deze instanties betrokken worden in het aanbestedingsproces moeten voordat de consultatiefase start goede afspraken worden gemaakt. XIII-8

9 B.5. Tips Probeer de consultatiefase zo snel en efficiënt mogelijk te doorlopen. Denk dus goed na welke onderwerpen echt noodzakelijk zijn om te consulteren en hoe de consultatiefase het beste ingericht kan worden. Als er vanuit de aanbestedende dienst/opdrachtgever geen noodzaak wordt gezien om te consulteren (als er vertrouwen is dat de gestelde eisen en risico-verdeling realistisch/betaalbaar zijn en dat de outputspecificatie in het ontwerp vertaald kan worden en geen andere essentiële punten zijn), overweeg dan om de consultatiefase over te slaan en direct na de selectiefase, de biedingsfase te starten. In dat geval worden de gunningscriteria in de biedingsleidraad aangegeven (zie deelprodukt Biedingsfase). XIII-9

10 C. Werkzaamheden tijdens de consultatiefase: bijeenkomsten met gegadigden en verwerking uitkomsten C.1. Bijeenkomsten met gegadigden Zoals reeds aangegeven, vinden er tijdens de consultatiefase bijeenkomsten (algemeen en/of individueel) met de gegadigden plaats. Van deze bijeenkomsten moeten verslagen gemaakt worden. De verslagen hebben een vertrouwelijk karakter. De verslagen zijn als naslagwerk bedoeld voor de aanbestedende dienst/opdrachtgever en de gegadigden. De verslagen van de algemene bijeenkomsten worden ter kennisgeving aan alle gegadigden gezonden en de verslagen van de individuele bijeenkomsten worden alleen ter kennisgeving aan de desbetreffende gegadigde gezonden. C.2. Verwerken uitkomsten van de consultatie Op basis van de gestelde vragen en gemaakte opmerkingen van de gegadigden tijdens de bijeenkomsten en in de schriftelijk gestelde vragen beslist de aanbestedende dienst/opdrachtgever op welke punten het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie al dan niet aangepast zullen worden. De gewijzigde documenten worden vervolgens meegestuurd met de biedingsleidraad (zie tevens het deelproduct Biedingsfase). C.3. Belangrijke keuzes en argumenten Veel beslissingen omtrent de werkzaamheden in de consultatiefase worden reeds tijdens de voorbereidende werkzaamheden genomen. De inrichting van de consultatiefase moet ook reeds vaststaan voordat de consultatiefase daadwerkelijk begint. Echter, ook tijdens de consultatiefase moet aandacht aan de inrichting ervan geschonken, daarom wordt dit onderdeel hier behandeld. Inrichting van de consultatiefase Op basis van de onderwerpen die aan de orde zullen komen moet een keuze gemaakt worden voor de inrichting van de consultatiefase. Hierbij gaat het om de wijze waarop deze onderwerpen het beste aan de orde gesteld kunnen worden om zoveel mogelijk informatie te krijgen/uit te wisselen. Afhankelijk van de onderwerpen van de consultatie kan er een keuze gemaakt worden uit of een combinatie worden gemaakt van: XIII-10

11 a) Een algemene informatie bijeenkomst met alle gegadigden Een algemene bijeenkomst is gericht op informatie uitwisseling vanuit de aanbestedende dienst/opdrachtgever naar de gegadigden. Hierbij kan gedacht worden aan een toelichting van de aanbestedende dienst/opdrachtgever op de procedure, de onderwijskundige visie, de vertaling van de onderwijskundige visie naar de dagelijkse praktijk. Het geeft de aanbestedende dienst/opdrachtgever de mogelijkheid om nog eens mondeling neer te zetten wat zij wil aan dienstverlening en van de gegadigden verwacht. De te bespreken onderwerpen zijn beperkt. Dit vanwege het feit dat gegadigden in het bijzijn van hun concurrenten hun gedachten/ideeën en specifieke vragen niet prijs zullen geven. Gegadigden zullen hun concurrenten niet op ideeën willen brengen omdat dit zou kunnen leiden tot cherry picking (waarbij de concurrenten elkaars beste ideeën gebruiken). b) Individuele bijeenkomsten met individuele gegadigden De inrichting van individuele gesprekken is van groot belang in verband met de gelijke behandeling van partijen. Vooraf moet bepaald worden wat een aanbestedende dienst wel mag zeggen en wat zij absoluut niet mag zeggen. Antwoorden op vragen naar het ontwerp kunnen bijvoorbeeld binnen het kader van de outputspecificatie vallen. Echter, er mogen geen antwoorden gegeven worden die een waardeoordeel bevatten. Een individuele bijeenkomst heeft het voordeel dat er interactie zal plaats vinden aangezien het gevaar van cherry picking niet aanwezig is en er dieper op onderwerpen ingegaan kan worden. Individuele bijeenkomsten kosten echter wel veel meer tijd, omdat er aparte gesprekken met alle gegadigden gevoerd moeten worden. De vertaling van de outputspecificatie naar een ontwerp via het bespreken van een door de gegadigde gemaakt schetsontwerp, een mal of bijvoorbeeld een presentatie, kan een onderwerp voor individuele bijeenkomsten met individuele gegadigden zijn. c) Schriftelijke vragenrondes Schriftelijke vragenrondes bieden de mogelijkheid om gegadigden vragen te laten stellen over onderwerpen die tijdens de bijeenkomsten niet aan bod konden komen of de gegadigden op basis van de gestelde bijeenkomsten te vragen om schriftelijk uitgewerkte en specifieke suggesties voor verbetering aan te leveren. d) Aantal sessies over het ontwerp met de aanbestedende dienst/opdrachtgever Gezien het doel om duidelijkheid te krijgen of de outputspecificatie vertaald kan worden naar het ontwerp, moeten er voldoende individuele sessies (minimaal twee) over het ontwerp gehouden worden. In het project Montaigne 2005 was er in eerste instantie één individuele sessie per inschrijver over het ontwerp gepland, gedurende de consultatiefase bleek dat er en bij de aanbestedende dienst/opdrachtgever en bij de inschrijvers behoefte was aan een extra individuele sessie. Deze extra individuele sessie is dan ook georganiseerd. Voor de tweede sessie hebben de XIII-11

12 inschrijvers de mogelijkheid gekregen om op basis van de eerste sessie één of meer nader uitgewerkte schetsontwerpen of nieuwe schetsontwerpen in te dienen. e) Bepalen of iets al dan niet van algemene strekking is Wanneer bepaalde informatie uit een individuele bijeenkomst naar het oordeel van de aanbestedende dienst/opdrachtgever van algemene strekking is en/of de objectiviteit en transparantie bekendmaking vereisen, dan zal deze informatie aan alle gegadigden bekend worden gemaakt. Dit moet door de jurist bepaald worden op basis van het aanbestedingsrecht. Het gaat bijvoorbeeld om het al dan niet toestaan dat het gebouw gefaseerd opgeleverd mag worden of het geven van nadere uitleg op hoe de outputspecificatie geïnterpreteerd moet worden. De gegadigden dienen de mogelijkheid te hebben om te beslissen de vraag terug te trekken als blijkt dat de vraag van algemene strekking is. C.4. Bottlenecks Andere werkwijze ten aanzien van het ontwerp De interactie tussen school en architect over het ontwerp wordt in de consultatiefase juridisch gezien aan banden gelegd vanwege de gelijke behandeling van gegadigden. Dit is een groot verschil met de traditionele werkwijze, waarbij er veel één op één contact tussen de architect en de school is. In het aanbestedingsproces van Montaigne 2005 was het in de individuele bijeenkomsten met de gegadigden, om de gelijke behandeling van de gegadigden te waarborgen, alleen mogelijk om antwoorden te geven op de vragen in de zin of iets al dan niet conform de concept outputspecificatie was. De ervaring uit het project Montaigne 2005 is dat er relatief weinig interactie met de architecten plaatsvindt in de consultatiefase. Er wordt momenteel gekeken of er, binnen de juridische kaders, mogelijkheden zijn om de interactie te vergroten. In vergelijking tot de traditionele situatie ziet men bij pps wel vier verschillende schetsontwerpen. Er is gebleken dat de aangeleverde schetsontwerpen allemaal in lijn met de outputspecificatie waren en dat een outputspecificatie dus goed te vertalen is naar een ontwerp. C.5. Tips Wanneer er de aanbestedende dienst/opdrachtgever op basis van de eigen behoefte en/of de behoefte van gegadigde besluit een extra sessie in te lassen, probeer deze sessie dan zo snel mogelijk te organiseren om geen of zo min mogelijk vertraging in de planning op te lopen. Zorg dat er in de planning voldoende tijd (ongeveer 2 weken) wordt ingebouwd om de uitkomsten van de consultatie in het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie te verwerken. XIII-12

13 D. Voorbeeld consultatieleidraad en protocol Als bijlagen I en II zijn een geanonimiseerde versie van een consultatieleidraad (bijlage I) en van een consultatieprotocol (bijlage II) toegevoegd. XIII-13