XVII. Eindbodfase en contractclose

Transcriptie

1 XVII. Eindbodfase en contractclose Inhoud A. Doel en beschrijving eindbodfase... XVII-2 A.1. A.2. A.3. Doel... XVII-2 Beschrijving... XVII-2 Activiteiten... XVII-3 B. Voorbereidende werkzaamheden eindbodfase... XVII-3 B.1. B.2. B.3. B.4. Inhoud leidraad eindbod... XVII-3 Belangrijke keuzes en argumenten... XVII-4 Bottlenecks... XVII-5 Tips... XVII-5 C. Werkzaamheden tijdens de eindbodfase... XVII-5 C.1. C.2. C.3. C.4. Protocol beoordeling eindbiedingen... XVII-6 Belangrijke keuzes en argumenten... XVII-6 Bottlenecks... XVII-7 Tips... XVII-7 D. Werkzaamheden tijdens contractsluiting... XVII-8 D.1. D.2. D.3. Werkzaamheden... XVII-8 Bottlenecks... XVII-9 Tips... XVII-9

2 Na afronden van de onderhandelingsfase worden beide inschrijvers uitgenodigd om, op basis van het onderhandelingsresultaat (geoptimaliseerd DBFM-contract incl. outputspecificatie), hun Eindbod uit te brengen. De aanbestedende dienst/opdrachtgever selecteert vervolgens de inschrijver die het economische meest voordelige eindbod heeft gedaan. Deze inschrijver wordt ook wel de voorkeursinschrijver genoemd. Met deze voorkeursinschrijver wordt het definitieve DBFM-contract incl. outputspecificatie gesloten. In dit deelproduct wordt nader ingegaan op de eindbodfase en de fase van contractssluiting. A. Doel en beschrijving eindbodfase A.1. Doel Het doel van de eindbodfase is om de inschrijvers met hun economisch meest voordelige en onvoorwaardelijke eindbod te laten komen. Bij het project Montaigne 2005 betekende economische meest voordelige: het realiseren van zoveel mogelijk kwaliteit (conform de outputspecificatie) voor het beschikbare budget (zie deelproduct aanbestedingsstrategie). Op basis van de ingediende eindbiedingen zal de aanbestedende dienst/opdrachtgever de voorkeursbieder selecteren met wie het DBFM-contract incl. outputspecificatie wordt gesloten. A.2. Beschrijving De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal de zogenaamde leidraad eindbod opstellen. Op basis van deze leidraad moeten partijen hun laatste en definitieve bod uitbrengen. In de leidraad eindbod staat de procedure van deze fase beschreven, staan de eisen waar de eindbiedingen moeten voldoen en de gunningscriteria. De aanbestedende dienst/opdrachtgever zal op basis van de eisen en gunningscriteria de eindbiedingen beoordelen en tot een rangschikking van de eindbiedingen komen. De inschrijver die het hoogst gerangschikte eindbod heeft uitgebracht, wordt de voorkeursinschrijver. Met deze inschrijver wordt in principe het contract gesloten. XVII-2

3 A.3. Activiteiten De activiteiten in de eindbodfase vallen uiteen in werkzaamheden ter voorbereiding van de eindbodfase en werkzaamheden tijdens de eindbodfase. Een voorbereidende werkzaamheid is het opstellen van de eindbodleidraad. Werkzaamheden tijdens de eindbodfase zijn bijvoorbeeld: het opstellen van het eindbodprotocol en het beoordelen van de eindbiedingen. Hieronder worden deze activiteiten uitgewerkt en worden de belangrijkste overwegingen, bottlenecks en tips gegeven. Tijdens de fase van contractclose worden alle documenten gereed gemaakt voor ondertekening, moet de voorkeursbieder zorgen dat hij de projectvennootschap heeft opgericht en alle benodigde contracten binnen de projectvennootschap met de bank, onderaannemers e.d. zijn getekend. B. Voorbereidende werkzaamheden eindbodfase De voorbereidende werkzaamheden voor de eindbodfase starten halverwege/aan het eind van de onderhandelingsfase. Om het aanbestedingsproces zo snel mogelijk te laten verlopen moet er gezorgd worden dat de gewijzigde DBFM-contracten incl. outputspecificatie en de leidraad eindbod zo snel mogelijk gereed zijn (± 2-3 weken). Pas als deze documenten gereed zijn kan de eindbodfase gestart worden. B.1. Inhoud leidraad eindbod Voordat de eindbodfase van start gaat, moet de aanbestedende dienst/opdrachtgever bedenken hoe zij de fase in gaat richten en de inschrijvers hiervan op de hoogte te stellen. Het proces/de procedure wordt vastgelegd in een leidraad eindbod. Deze leidraad bestaat op hoofdlijnen uit: Een beschrijving van het doel van de eindbodfase. Zie A.1 van dit deelproduct. De planning. Hierbij gaat het o.a. om een exacte planning van de eindbodfase, wanneer moeten de eindbiedingen ingeleverd worden en wanneer verwacht de aanbestedende dienst/opdrachtgever de eindbiedingen beoordeeld te hebben. Instructies voor de inschrijvers gedurende de eindbodfase. Hierbij gaat het om aspecten als gestanddoeningstermijn van het eindbod, dat het eindbod onvoorwaardelijk moet zijn, fiscale aspecten e.d. Instructies voor de inschrijvers ten aanzien van het indienen van het eindbod. Hierbij gaat het om aspecten als: de wijze van indiening van het eindbod en tot wanneer de inschrijvers vragen kunnen stellen over de leidraad eindbod. Gunningscriteria en beoordelingsmethode. Financial benchmark/definitieve budget. Bijlagen, zoals het DBFM-contract, de outputspecificatie, verklaring gestanddoeningstermijn, overzicht documenten/gegevens bijgesloten bij eindbod, inrichting financieel deel eindbod, XVII-3

4 format aanbiedingsbrief, inhoudelijk vereisen ontwerp, beoordeling economische kosten, gunningscriteria en te behalen scores, garantie contractsluiting en steunverklaringen eigen vermogenverschaffer en financier(s). B.2. Belangrijke keuzes en argumenten 1. Bepalen biedingsvormen die uitgevraagd worden In de biedingsfase was het mogelijk om naast een basisbieding bijvoorbeeld ook nog een optiebieding toe te staan. In deze fase is het mogelijk om naast een basisbieding ook een optiebieding e.d. toe te staan. De vraag is echter of dit verstandig en nodig is. Op basis van de onderhandelingen moet duidelijk zijn wat de aanbestedende dienst/opdracht al dan niet wil. Op dat moment is het mogelijk om één bieding uit te vragen. Dit maakt de vergelijkbaarheid tussen de biedingen ook een stuk eenvoudiger en brengt minder werk voor de inschrijvers met zich mee en daardoor lagere transactiekosten. Het advies is om in deze fase per inschrijver maar één eindbod uit te vragen. 2. Omgang met definitief budget Zoals in het deelproduct aanbestedingsstrategie uitgebreid behandeld is, hangt het van de gekozen strategie af welk budget in deze fase wordt gecommuniceerd en wat de status van dit budget is. Bij het project Montaigne 2005 was het doel om de economisch meest voordelige bieding, in de zin van beste kwaliteit voor het beschikbare budget, te selecteren. Aangezien het budget erg belangrijk was, waren de economische kosten een belangrijk gunningscriterium. Het was echter niet zo dat wanneer de beide bieders boven definitief budget (bij Montaigne ook wel financial benchmark genoemd) boden dat zij af vielen. De aanbestedende dienst/opdrachtgever van Montaigne heeft zich echter wel nadrukkelijk het recht voorbehouden om niet te gunnen. Onder meer wanneer de eindbiedingen na toetsing het definitieve budget overschreden. Er kan op basis van de onderhandelingen verschil zitten in het definitieve budget voor beide inschrijvers. Als een risico n.a.v. de onderhandelingen bij de ene inschrijver anders verdeeld is dan bij de andere inschrijver, dan moet hierbij in de bepaling van het definitieve budget rekening mee worden gehouden. Dit om te zorgen dat er bij beide partijen een eerlijke vergelijking met het definitieve budget wordt gemaakt. 3. Onvoorwaardelijkheid eindbieding In de aanbestedingsstrategie is al dan niet gekozen om in de eindbodfase een onvoorwaardelijk bod uit te vragen. Vooralsnog is het de praktijk bij pps-projecten om een onvoorwaardelijk bod uit te vragen (zie deelproduct aanbestedingsstrategie). Dit betekent dat het eindbod zonder enig (financierings)voorbehoud dient te worden gedaan. XVII-4

5 Het eindbod mag dan niet meer aangepast worden vanwege ondermeer wijzigingen in marges, spreads of opslagen in de financiering. De inschrijver moet dit aantonen via steunverklaringen van de eigen vermogen verschaffers en financiers. De commitments door eigen vermogenverschaffers en financier(s) dienen onvoorwaardelijk te zijn. De beschikbaarstelling van financiering mag slechts afhankelijk zijn van afronding van de documentatiefase en het vervullen van de voorwaarden voor financial close, zoals gesteld in de over te leggen term sheet(s) van de financier(s). Ook is het de praktijk om een uitzondering te maken voor de aanpassing van de rente als gevolg van de fluctuatie van de rentestand tussen het indienen van het eindbod en de contractclose (zit ongeveer 3 maanden tussen). B.3. Bottlenecks Let op dat het niet is toegestaan om de minimumeisen en gunningscriteria tijdens het proces aan te passen. B.4. Tips Zorg dat de eindbodleidraad (op essentiële onderdelen) consistent is met eerdere documenten, zoals de gunningscriteria. Veel staat gewoon al vast. C. Werkzaamheden tijdens de eindbodfase Tijdens de eindbodfase moeten allereerst de vragen van de inschrijvers over de leidraad eindbod en de bijlagen (bijv. DBFM-contract en outputspecificatie) worden beantwoord. De antwoorden op de binnengekomen vragen worden via een algemene nota van inlichtingen, waarin alle vragen en antwoorden staan, naar alle inschrijvers gestuurd. Na binnenkomst van de eindbiedingen, moeten deze worden beoordeeld. De beoordeling van de eindbiedingen vindt plaats op basis van de minimumeisen, gunningscriteria en beoordelingsmethode die in de leidraad eindbod is opgenomen. Zoals al eerder aangegeven moeten deze aanbestedingsrechtelijk exact hetzelfde zijn als opgenomen in de biedingsleidraad (zie deelproduct biedingsleidraad). De interne procedure met betrekking tot de wijze waarop de beoordeling van de eindbiedingen uitgevoerd wordt, wordt in het protocol eindbod beschreven. Het protocol is voor intern gebruik van de projectorganisatie. Dit protocol zal naar verwachting niet veel afwijken van het biedingsprotocol. Probeer echter wel de opgedane leerervaringen, t.a.v. proces van de beoordeling van de biedingen, in dit protocol mee te nemen. XVII-5

6 C.1. Protocol beoordeling eindbiedingen Het protocol beoordeling eindbiedingen is een intern document van de projectorganisatie en beschrijft de interne procedure die de aanbestedende dienst/opdrachtgever volgt bij de beoordeling van de biedingen. Het uitgangspunt voor de beoordeling zijn de in de leidraad Eindbod gestelde eisen. Het protocol is uitsluitend voor intern gebruik van de projectorganisatie. Het protocol bestaat op hoofdlijnen uit: a) Rollen, taken en verantwoordelijkheden b) Locaties, tijdstippen c) Omgang met vragen d) Verslaglegging e) Communicatie over uitkomsten beoordeling (intern en extern) C.2. Belangrijke keuzes en argumenten 1. Bepalen welke vragen van inschrijvers al dan niet beantwoord worden De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet bepalen welke vragen over de leidraad eindbod (inclusief het concept DBFM-contract en de concept outputspecificatie) al dan niet beantwoord worden. Probeer echter zoveel mogelijk informatie te verstrekken aan de private partij. Het niet beschikbaar stellen van informatie levert extra risico s voor de private partij op, die in het bod geprijsd zullen worden of kan er toe leiden dat het bod niet financierbaar is.. 2. Bepalen verschillen tussen de contracten van de twee inschrijvers en kwantificeren van de verschillen voor de vergelijkbaarheid van de biedingen. De uitkomst van de onderhandelingen kan tot gevolg hebben dat er op bepaalde onderdelen verschillen zitten tussen het DBFM-contract incl. outputspecificatie van beide bieders. De eindbiedingen moeten echter wel vergelijkbaar blijven. Dit kan door de eindbiedingen op uniforme wijze te verwerken tot een kasreeks van te verwachten betalingen, aangevuld met additionele kosten en/of risico s voor de aanbestedende dienst/opdrachtgever. Het aanvullen van de biedingen met additionele kosten en/of de beprijzing van risico s dient om de kosten ten gevolge van verschillen tussen de individuele biedingen te compenseren. 3. Besluitvorming Bepaal wie binnen de aanbestedende dienst/opdrachtgever een besluit over de selectie van de voorkeursbieder moet nemen. Vaak zal dit het schoolbestuur en/of een vertegenwoordiger namens de gemeente (bijv. wethouder) zijn. Het kan zo zijn dat het definitieve besluit binnen de gemeente door het college van burgemeester en wethouders en/of gemeenteraad moet worden genomen. Dit traject kost vaak enkele weken. Bepaal of dit voor bekendmaking van de voorkeursinschrijver moet gebeuren of voor de definitieve contractondertekening. Wees hier zo duidelijk mogelijk over. XVII-6

7 Bedenk dat de private partij hoge transactiekosten maken en dus behoefte hebben aan een betrouwbare partner. 4. Communicatie van de uitkomsten van de beoordeling van de biedingen De aanbestedende dienst/opdrachtgever moet bepalen hoe zij de uitkomst van beoordeling van de biedingen richting de inschrijvers bekend wil maken. Aanbestedingsrechtelijk moeten geselecteerde afgewezen inschrijvers in ieder geval schriftelijk op de hoogte gesteld worden. In de brief richting de afgewezen inschrijvers moeten de redenen van afwijzing aangegeven worden. Niet geselecteerde inschrijvers hebben het recht om een verduidelijking van de redenen van afwijzing schriftelijk op te vragen. Hiernaast is het aan te raden om de afgevallen inschrijvers uit te nodigen voor een overleg om de redenen van afwijzing nader toe te lichten. 5. Positie afgevallen partij Er zijn uitzonderlijke situaties waarin de aanbestedende dienst/opdrachtgever de in eerste instantie afgewezen inschrijver alsnog als voorkeursinschrijver kan aanwijzen, bijvoorbeeld: - Als niet binnen een x aantal maanden na aanwijzing van de voorkeursinschrijver contractsluiting wordt bereikt. - Als voorafgaand aan contractsluiting blijkt dan een van de uitsluitingsgronden van toepassing is op de aangewezen voorkeursinschrijver, een van haar combinanten of een belangrijke onderaannemer. In de praktijk zal dit nauwelijks voorkomen, maar het is goed om dit punt met de afgevallen partij te bespreken en vragen of de afgevallen inschrijver hiertoe bereid is. C.3. Bottlenecks Indien bijvoorbeeld de risicoverdeling in een later stadium verandert, krijgen de inschrijvers de kans om een nieuw eindbod uit te brengen. Dit brengt extra transactiekosten met zich mee. Het is daarom van belang dat de partijen duidelijke afspraken maken en zo min mogelijk van positie veranderen. C.4. Tips - Bouw voldoende tijd in om de vragen te kunnen beoordelen en de antwoorden juridisch sluitend te formuleren. Het kan nuttig zijn om sommige vragen door verschillende adviseurs te laten bekijken, dus zorg ook dat hier voldoende tijd voor beschikbaar is. - Probeer de opgedane leerervaringen in het proces van de beoordeling van de biedingen in dit proces mee te nemen. - Splits de beoordeling van het financieel deel en het technisch deel, zodat de beoordeling op beide onderdelen objectief plaatsvindt. XVII-7

8 - Probeer bij overleg over de redenen van afwijzing met afgevallen inschrijvers ook alvast een deel van het project te evalueren. Leren door evalueren. D. Werkzaamheden tijdens contractsluiting Als de voorkeursbieder geselecteerd is en dit gecommuniceerd is, dan volgt de laatste fase van de aanbesteding: het sluiten van het contract. De aanbestedende dienst/opdrachtgever sluit het contract met de door de inschrijver opgerichte projectvennootschap. De projectvennootschap moet dus opgericht zijn voor contract ondertekening. De contractsluiting bestaat uit twee onderdelen: de commercial close (ook wel contractdatum genoemd) en de financial close (sluiten van de financieringsovereenkomsten). Bij onderwijshuisvesting is het mogelijk dat de financiers bereid zijn om de financieringsovereenkomsten al te regelen als het contract (commercial close) nog niet is getekend. De risico s dat er in de tussentijd dusdanige wijzigingen voordoen die gevolgen hebben voor de financieringsovereenkomsten zijn verwaarloosbaar. Bij minder complexe pps-projecten als scholenbouw moet dan ook bevorderd worden dat commercial en financial close op dezelfde dag te doen. Bij Montaigne was dit dan ook het geval. D.1. Werkzaamheden Op het moment dat de voorkeursbieder bekend is, wordt gezamenlijk de planning opgesteld om tot contractclose te komen. Gezamenlijke acties voor de aanbestedende dienst/opdrachtgever en voorkeursinschrijver zijn: o Puntjes op de i zetten t.a.v. het DBFM-contract incl. outputspecificatie. Er mag niet meer onderhandeld worden over het contract en de prijs, maar nog wel de puntjes op de i gezet worden. Bijv. in onderhandelingen is op sommige onderdelen afgesproken om na contractclose de formulering nog bij te schaven, maar dusdanig dat het DBFM-contract inhoudelijk niet veranderd. o De ondertekening regelen. Een datum voor de ondertekening plannen en een bijeenkomst organiseren. o De externe communicatie regelen (persbericht, uitnodigingen voor ondertekening e.d.). XVII-8

9 Als de gemeente de aanbestedende dienst/opdrachtgever is, dan is het mogelijk dat er in deze fase nog formele goedkeuring nodig is van het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad. Zie C2. punt 3 van dit document. Ook al is dit in de praktijk vaak een formaliteit, het kost wel tijd en geeft nog een stukje onzekerheid. Geef dit tijdig aan richting de voorkeursinschrijver aan (bij voorkeur al in de leidraad Eindbod) en zet het proces z.s.m. na de selectie van de voorkeursbieder in gang. Dit proces en de tijd die dit proces kost kan overigens per gemeente verschillen. Het meeste werk tijdens deze fase ligt bij de voorkeursinschrijver. De bankgarantie ondertekening DBFM-contract moet afgegeven worden, de projectvennootschap moet opgericht worden, de financieringsovereenkomsten en contracten met belangrijke onderaannemers moeten getekend worden e.d. Let wel de voorkeursbieder moet zo n 50 overeenkomsten sluiten. D.2. Bottlenecks Het kan zo zijn dat de aanbestedende dienst/opdrachtgever bij de uitvraag van het eindbod op een onderdeel een optie heeft uitgevraagd omdat zij nog geen beslissing hierover kon nemen. Na de selectie van de voorkeursbieder moet de aanbestedende dienst snel een definitieve keuze maken. De keuze heeft nl. effect op de documenten voor contractsluiting. Laat deze beslissing op zich wachten, dan kan dit een vertraging van de ondertekening betekenen. Als de beslissing eerst genomen wordt en vervolgens teruggedraaid wordt, dan is de kans groot dat een aantal documenten gewijzigd alsnog gewijzigd moet worden. D.3. Tips Maak samen met het consortium een realistische planning en bespreek regelmatig de stand van zaken en eventuele problemen. Als er nog definitieve keuzes gemaakt moeten worden, maak die dan z.s.m. maar wel zorgvuldig. Betrek alle interne besluitvormers tijdig. Probeer te voorkomen dat op eerder gemaakte keuzes halverwege het proces teruggedraaid worden. XVII-9